嚴(yán)峰 高華

【摘要】文檔一體化管理與竣工資料同步化運(yùn)行是工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，作為一門管理性質(zhì)的專業(yè)，如何充分發(fā)揮文檔管理在項(xiàng)目整體管理中的先導(dǎo)作用和規(guī)范作用，哈薩克斯坦PKOP項(xiàng)目一期改造工程以先進(jìn)做法和典型經(jīng)驗(yàn)做了回答。本文就其做法、經(jīng)驗(yàn)和特點(diǎn)進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】PKOP項(xiàng)目；文檔一體化管理

奇姆肯特?zé)捰蛷S位于古絲綢之路交匯點(diǎn)的哈薩克斯坦南哈州，是哈薩克斯坦三大煉廠之一，煉油廠現(xiàn)代化改造項(xiàng)目受到哈國(guó)政府高度重視，成為國(guó)家戰(zhàn)略投資項(xiàng)目并作為國(guó)家級(jí)重點(diǎn)工程進(jìn)行監(jiān)督管理。該工程參與建設(shè)的共有20多家單位，項(xiàng)目文件數(shù)量巨大，文件種類及版本繁多。文檔管理貫穿于工程建設(shè)始末，作為煉油廠建設(shè)、安全運(yùn)行三大支柱之一的文檔在煉廠項(xiàng)目管理中占有重要的地位。

一、主要做法

奇姆肯特?zé)捰蛷S現(xiàn)代化改造工程文檔管理體系建設(shè)充分汲取公司以往海外項(xiàng)目積累的經(jīng)驗(yàn)，以文檔信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為依托，結(jié)合國(guó)際先進(jìn)文檔管理理念，實(shí)行文檔一體化管理，建成一個(gè)管理規(guī)范、職責(zé)明確、流程清晰、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的文檔管理體系，為工程建設(shè)提供高效的文檔信息服務(wù)，確保工程竣工后向業(yè)主保留并提交完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案。

（一）前期準(zhǔn)備。包括如下幾個(gè)方面：

1.項(xiàng)目初期召開竣工資料專題會(huì)議。公司責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目部主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程竣工資料工作非常重視，多次組織召開竣工資料專題會(huì)議。會(huì)議上強(qiáng)調(diào)了資料編制工作是一個(gè)看得見摸得著的東西，是一個(gè)“硬件”。會(huì)議要求各施工單位及各級(jí)人員在建設(shè)過程中不要只重進(jìn)度與質(zhì)量，而忽視了資料工作。由于前期工作不足，只靠后天的彌補(bǔ)是難以達(dá)到滿意效果的。

2.制定資料管理制度。不以規(guī)矩不成方圓，做好工程資料的前提就是制定工程資料管理制度。工程資料管理制度要明確資料管理人員執(zhí)業(yè)資格、崗位職責(zé)及資料管理流程。管理人員要持證上崗專人專崗；資料管理流程更好地明確了各管理人員之間工作的銜接、交互配合。各管理人員依據(jù)資料管理制度和流程負(fù)責(zé)填寫各自工作中形成的資料，使工作井然有序，資料員及時(shí)收集形成資料，這樣避免了施工資料與工程進(jìn)度不同步、不及時(shí)、不真實(shí)，忙中出亂的現(xiàn)象。

3.編制切實(shí)可行的程序文件。根據(jù)哈國(guó)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制并經(jīng)業(yè)主批復(fù)的《PKOP奇姆肯特?zé)捰蛷S現(xiàn)代化改造工程竣工資料組卷及移交方案》要求，實(shí)行“統(tǒng)一管理、同步收集、準(zhǔn)確完整”的原則，確保項(xiàng)目竣工文件管理的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、可追溯性和安全性，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件管理工作的規(guī)范化和制度化。根據(jù)哈國(guó)相應(yīng)規(guī)范并結(jié)合以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，編制了《工程竣工驗(yàn)收需準(zhǔn)備的資料》《產(chǎn)品完工資料要求》及《QA/QC質(zhì)量表格》等并下發(fā)給相關(guān)部門，明確了各部門職責(zé)及范圍，要求產(chǎn)品廠家根據(jù)相關(guān)要求編制符合項(xiàng)目要求的產(chǎn)品竣工資料。

4.軟硬件設(shè)施配備及成立竣工資料小組。通過資源共享，對(duì)打印機(jī)、掃描儀及具有竣工資料工作經(jīng)驗(yàn)的員工進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，提高了物力及人力資源的使用效率；建立項(xiàng)目竣工資料小組群，確定設(shè)計(jì)、施工、采購三大區(qū)塊及其他相關(guān)部門具體負(fù)責(zé)竣工資料責(zé)任人，與其直接溝通交流，針對(duì)共性問題和要求及時(shí)發(fā)布信息并共享。

5.組織人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。建筑工程由于其工期長(zhǎng)，各單位工程資料涉及分部、分項(xiàng)及工程管理資料等工作項(xiàng)目繁多，工程資料編制、整理工作比較繁瑣。工程資料的整理必須做到及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，工作要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)一絲不茍，作為工程管理人員和資料員，這一點(diǎn)尤為重要，是做好工程資料最基本的前提。通過培訓(xùn)使人員掌握工作規(guī)范，獲得必要的工作技能，提高人員整體素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，從而在以后的工作中減少失誤，提高工作質(zhì)量與工作效率。

（二）過程控制。包括如下幾種做法：

1.定期召開竣工資料匯報(bào)會(huì)。為了確?？⒐べY料及時(shí)提交，定期組織召開竣工資料匯報(bào)會(huì)，對(duì)各施工單位實(shí)體進(jìn)度與資料進(jìn)度偏差進(jìn)行通報(bào)，以便督促各部門、各分包及時(shí)提交資料；編制《資料入庫臺(tái)賬》和《竣工資料完成周進(jìn)度表》，以便動(dòng)態(tài)掌控資料提交進(jìn)度；對(duì)施工分包商提交資料的進(jìn)度及完成情況進(jìn)行評(píng)比，以督促各施工單位加快資料的提交。

2.質(zhì)量項(xiàng)目部對(duì)施工資料進(jìn)行檢查，加強(qiáng)協(xié)作與制約。項(xiàng)目部QA/QC部聯(lián)合各施工單位進(jìn)行月檢查，對(duì)基礎(chǔ)、主體分部各階段驗(yàn)收前的資料進(jìn)行檢查。主要檢查資料的真實(shí)性、及時(shí)性、完整性，按月按階段檢查可及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保工程資料的順利驗(yàn)收。加強(qiáng)各部門相互間的監(jiān)督與檢查力度，制定相關(guān)制度以求達(dá)到最佳效果。

3.赴廠家進(jìn)行竣工資料宣講與督促。采購類廠家資料由于內(nèi)容重要、數(shù)量大、涉及面廣、影響因素多而往往成為各方面關(guān)注的焦點(diǎn)。為了確保采購類資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性、格式的統(tǒng)一性、譯文的正確性及其它方面能合乎業(yè)主要求，竣工資料小組人員多次赴廠家進(jìn)行宣講。宣講內(nèi)容包括資料編制注意事項(xiàng)、翻譯及資料裝訂等方面，并對(duì)廠家提出具體要求，廠家全面檢查資料無誤后才能提交項(xiàng)目采購部。資料小組人員對(duì)廠家資料翻譯與編制進(jìn)行指導(dǎo)后，極大提高資料翻譯的準(zhǔn)確率和符合率。

4.加強(qiáng)資料日常管理與過程整改?？⒐べY料日常管理工作的好壞，對(duì)資料后續(xù)整理和歸檔有著非常大的影響。因此，平時(shí)就應(yīng)該關(guān)注監(jiān)督檢查和過程整改工作，保證基礎(chǔ)資料合規(guī)合理、完整無缺、內(nèi)容準(zhǔn)確、目錄清晰，一定要做到分類收集、整理、存放；根據(jù)總包與業(yè)主相關(guān)會(huì)議要求，業(yè)主各專業(yè)人員應(yīng)定期到總包資料室進(jìn)行資料檢查并提出問題，發(fā)現(xiàn)問題后通知施工方相應(yīng)責(zé)任人提前進(jìn)行整改，避免了以后部分問題未及時(shí)整改而影響資料的組卷。

（三）組卷移交。工程竣工驗(yàn)收完成后，總包方與業(yè)主聯(lián)系做好竣工資料移交工作，根據(jù)合同要求對(duì)資料進(jìn)行整理、組卷、裝訂，限定期限要求資料員向業(yè)主移交竣工資料，資料移交時(shí)做好移交記錄表，寫明工程名稱、資料名稱、份數(shù)、日期，移交方、接收方簽字確認(rèn)，雙方各留存，作為資料移交的依據(jù)。

二、基本經(jīng)驗(yàn)

（一）按國(guó)際慣例的文檔有效運(yùn)行體制。與國(guó)際規(guī)范、國(guó)際慣例接軌，走管理國(guó)際化之路。海外項(xiàng)目管理執(zhí)行的是與國(guó)際規(guī)范和國(guó)際慣例接軌的項(xiàng)目合同。一方面，項(xiàng)目執(zhí)行過程中日常文件資料的收發(fā)、傳遞、審批、分類、移交、保管等都要按合同和業(yè)主的要求；另一方面，項(xiàng)目完工后項(xiàng)目檔案資料的整理、組卷、編號(hào)、劃分保管期限，要參照有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定，逐漸形成項(xiàng)目資料文檔一體化管理模式，項(xiàng)目檔案管理向項(xiàng)目執(zhí)行過程中的文件資料控制過程延伸，國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目檔案管理制度與國(guó)際慣例、國(guó)際規(guī)范相結(jié)合，促進(jìn)海外項(xiàng)目文檔管理與國(guó)際慣例的融合接軌，這是海外事業(yè)國(guó)際化進(jìn)程中項(xiàng)目檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果和必經(jīng)之路。

（二）體現(xiàn)高端項(xiàng)目特點(diǎn)的文檔優(yōu)質(zhì)管理方式。體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1.文檔一體化管理。奇姆肯特?zé)捰蛷S現(xiàn)代化改造工程文檔管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。文檔分中心負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔工作的歸口管理，集中統(tǒng)一管理工程項(xiàng)目文件、檔案和圖書資料，并對(duì)各部門文檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。煉油廠改造工程，建立以公司檔案中心為中心，工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立文檔分中心，各部門設(shè)立兼職檔案員的文檔管理組織機(jī)構(gòu)。分中心負(fù)責(zé)工程文件的統(tǒng)一分發(fā)，形成自上而下的文件控制流程；各部門專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)日常文件的收集整理，并定期向文檔管理部門移交，形成由下而上的檔案移交流程，實(shí)現(xiàn)了文件和檔案的集中控制與一體化管理。

2.竣工資料與項(xiàng)目生產(chǎn)同步化管理。為了讓建設(shè)工程施工與竣工資料整理工作同步化，建設(shè)工程剛開始立項(xiàng)的時(shí)候就將項(xiàng)目各個(gè)機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的資料采集、整理等工作都分好，并安排具體負(fù)責(zé)人。實(shí)行建設(shè)項(xiàng)目竣工資料整理工作的“三同步”規(guī)范，就是建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)施工與竣工資料整理工作的同步化，建設(shè)項(xiàng)目施工階段與竣工資料建檔工作的同步化，建設(shè)項(xiàng)目施工完成驗(yàn)收與竣工資料整理工作的整體驗(yàn)收同步化。對(duì)所接收的文件進(jìn)行嚴(yán)格的審查、清點(diǎn)，對(duì)不符合規(guī)范要求的資料及時(shí)退回責(zé)成修改完善，對(duì)于合格并流轉(zhuǎn)完成的工程資料及時(shí)分階段、分類別進(jìn)行整理歸檔，做到項(xiàng)目建設(shè)與竣工資料歸檔同步進(jìn)行。高度重視過程監(jiān)管，緊密結(jié)合、同步進(jìn)行，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”原則，才能逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理同步化、制度化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、突出特點(diǎn)

（一）規(guī)范化。首先，在遵循相關(guān)法律法規(guī)及檔案法規(guī)前提下建章立制，梳理業(yè)務(wù)流程，劃分工作界面，完善文檔業(yè)務(wù)開展基礎(chǔ)建設(shè)；持續(xù)夯實(shí)管理基礎(chǔ)，發(fā)布主要業(yè)務(wù)流程手冊(cè)，實(shí)現(xiàn)工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化；把海外項(xiàng)目文控和檔案管理納入項(xiàng)目質(zhì)量、HSE和內(nèi)控管理體系中，規(guī)范、統(tǒng)一項(xiàng)目文檔管理的記錄表式和內(nèi)容格式，加強(qiáng)項(xiàng)目執(zhí)行過程中文檔形成階段的質(zhì)量控制，提高項(xiàng)目文控和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

（二）信息化。利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，改變了檔案工作的內(nèi)容、方法和手段，從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化操作，從檔案資源分散利用到共享集成利用。

（三）優(yōu)質(zhì)化。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案信息資源重要性的認(rèn)識(shí)，使檔案管理工作方式成為“主動(dòng)服務(wù)，自主開發(fā)”。文件的時(shí)效性控制準(zhǔn)確、及時(shí)，減少了文件流轉(zhuǎn)的中間環(huán)節(jié)，將文件的分發(fā)與著錄同步進(jìn)行，確保使用部門及時(shí)查閱。同時(shí)，為推進(jìn)檔案工作落實(shí)，檔案人員應(yīng)因勢(shì)利導(dǎo)，加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)與服務(wù)，進(jìn)一步規(guī)范文件材料的整理，以點(diǎn)帶面，迅速推進(jìn)，按時(shí)完成檔案工作的目標(biāo)任務(wù)，為項(xiàng)目提供優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。

四、結(jié)語

通過項(xiàng)目文檔一體管理和數(shù)字化建設(shè)，奇姆肯特?zé)捰蛷S現(xiàn)代化改造工程文檔信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化管理，滿足了工程建設(shè)需要，文檔管理體系也日趨成熟和完善。目前，奇姆肯特?zé)捰蛷S現(xiàn)代化改造工程文檔管理模式已應(yīng)用到阿爾及利亞煉廠、巴布油田綜合設(shè)施等項(xiàng)目，為工程建設(shè)公司其它煉廠項(xiàng)目文檔管理體系的建設(shè)提供了復(fù)制模版和建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。加強(qiáng)總承包項(xiàng)目文檔管理，為項(xiàng)目建設(shè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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