王茜

公文是單位在管理過程中處理各種公務(wù)，寫作具有一定格式并被人們共同遵守的實用性文字材料。“實用”即“有用”是公文最大的特點。當重大災(zāi)害來臨時，為減輕災(zāi)害，降低損失，各級政府或相關(guān)管理部門會下發(fā)統(tǒng)一思想認識，做好防災(zāi)救災(zāi)工作的公文。13日下午，網(wǎng)傳××中醫(yī)藥大學(xué)深圳醫(yī)院一份《關(guān)于臺風(fēng)期間的安全通知》（以下簡稱《通知》）在深圳衛(wèi)計系統(tǒng)引起了廣泛關(guān)注，不少網(wǎng)友直呼“太有才了！”，甚至有網(wǎng)友評價說：“這份《安全通知》不僅要素全在、主旨清晰，更是引經(jīng)據(jù)典，文藝感十足”。文中語句“大家珍惜生命，你不是金剛，君若欲乖風(fēng)歸去，當銘記，高處不勝寒”著實讓人感受到了作者幽默的文筆。但從公文語言角度來分析，正是這種不恰當?shù)挠哪屵@份《通知》效果大打折扣，甚至變得“無用”。認真分析，發(fā)現(xiàn)該《通知》不僅語言，而且在主旨表達、材料選擇、結(jié)構(gòu)安排、文本格式等方面都存在諸多瑕疵。

一、主旨不明確

強臺風(fēng)“山竹”未到，在強臺風(fēng)即將肆虐的區(qū)域內(nèi)，上級機關(guān)、相關(guān)管理部門往往嚴陣以待，將作好相關(guān)防御與抗擊工作作為當務(wù)之急，工作任務(wù)重中之重，下發(fā)相關(guān)文件，其目的就是為了引起有關(guān)各方及人員的高度關(guān)注與重視，并積極配合應(yīng)對。因此，做好臺風(fēng)安全防抗工作是本文的主旨。在該《通知》中，前半部分4小點，從關(guān)好門窗、安排準備周五出院的病人盡早辦理手續(xù)，到取消項目專家行程，再到檢查高處懸掛物，都不失為防御強臺風(fēng)帶來安全事故的有效措施，能比較好地體現(xiàn)防抗主旨。

后半部分的3小點分別就有家的、單身的、迷茫的員工提出了如何詩意生活的建議，含蓄隱晦地體現(xiàn)組織關(guān)心職工生活。我們知道，公文的主旨是以事論理，據(jù)理明事，從具體的客觀事實中直截了當?shù)仃U明發(fā)文的意圖，是什么，主張什么，反對什么，都必須明白無誤地傳輸給受文者，而不是讓讀者慢慢去感悟。否則，容易造成一千個讀者形成一千個哈姆雷特形象，不同讀者有不同理解后采取不同的方式方法，違背了公文直述不曲的要求。

同時，后半部分轉(zhuǎn)向了醫(yī)院關(guān)心職工生活，使得《通知》有了兩個主旨：一是臺風(fēng)期間安全防御問題；二是關(guān)心員工生活問題。這既違背了主旨集中單一的原則，更有損臺風(fēng)期間安全防抗要求主旨的體現(xiàn)。

二、材料不充分

主旨確定后，具體寫作時必須對收集占有的材料進行篩選。為充分體現(xiàn)主旨，公文寫作中要選擇切題、確鑿、典型的材料，并按照一定的思路，合乎邏輯地組織材料。材料切題要求選用能明確、具體、突出地說明主旨或觀點的材料，給人以深刻的印象、清晰的認識，不能籠統(tǒng)含糊，使人不得要領(lǐng)；而且必須能準確地說明觀點，決不能材料和觀點互相脫節(jié)，成為“兩張皮”，與主旨無關(guān)的材料，再生動也不能選用，否則將與主旨南轅北轍?！锻ㄖ泛蟀氩糠值?小點與主旨關(guān)聯(lián)度不高，而且容易造成收文對象思想上的松懈，應(yīng)堅決予以舍棄。

公文寫作材料一般包括基本情況、具體事實、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、引語、方針、政策等。要做強臺風(fēng)安全工作，從時間上來說，主要會涉及到三個階段，臺風(fēng)來臨前如何積極預(yù)防；臺風(fēng)到來之時，如何有效應(yīng)對；強臺風(fēng)過境后，應(yīng)當如何災(zāi)后自救或處理問題；從重視程度來說，主要會涉及到上級指示精神，本單位領(lǐng)導(dǎo)要求等；從主客觀來說，客觀上有惡劣天氣狀況；主觀上講有本單位員工對此次強臺風(fēng)的認識?！锻ㄖ非鞍氩糠种惶岬搅祟A(yù)防，全文沒有提到應(yīng)對與善后；可見，《通知》在材料選擇上是不充分的。

三、結(jié)構(gòu)問題多

主旨與材料解決“言之有物”的問題，結(jié)構(gòu)解決“言之有序”的問題。公文如何開頭，如何結(jié)尾，層次與段落如何安排，過渡、照應(yīng)如何設(shè)置，這些結(jié)構(gòu)外在形式都必須有利于主旨表達。仔細分析《通知》外在形式，存在著不少問題，略舉其例，不一而足。

（一）開頭緣由不完整。段首緣由采用根據(jù)式開頭，根據(jù)只寫了天氣預(yù)報這一事實，強臺風(fēng)天氣將會造成惡劣影響，這雖是采取應(yīng)對措施的主要原因之一。分析該《通知》的寫作緣由，除了天氣惡劣原因之外，應(yīng)有上級指示精神與布置要求；還必須有為了保障人民群眾人身與財產(chǎn)安全這一重要目的。

（二）過渡句運用不當。在寫作通知實踐中，當主體部分內(nèi)容較多，層次較為復(fù)雜時，在首段最末一句往往用“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”，來達到承上啟下的效果。該《通知》用“提請大家注意”來結(jié)句，面對強臺風(fēng)“山竹”豈是注意能達到的效果，而且下文內(nèi)容不是注意，是要求科室人員采取有關(guān)行動。

（三）層次標注錯誤。應(yīng)用文結(jié)構(gòu)安排，如果有二層或二層以上的意思表達，應(yīng)標注不同的層次順號。根據(jù)《黨政機關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用

“一、”“（一）”“1.”“（1）”來標注第一、二、三、四不同層級，第三層，阿拉伯數(shù)字后用實心圓點標注。從《通知》內(nèi)容上來看，應(yīng)有二層；該文在列出4小點時，標點符號錯誤地使用了頓號。

四、語言不恰當

公文的實用性決定了其語言具有準確、簡潔、平實、莊重的特點。這短短千字的公文，語言錯誤達10多處。一是用曲筆表達（1）段首處寫到“相當于每小時以200公里的跑車在狂飆”，既是跑車，人們都知道非常之快，很刺激，而其危害性并不能引起人們極大的關(guān)注。而遭遇強臺風(fēng)不是刺激，而是危險，應(yīng)充分引起閱文者的高度重視。（2）后文接著寫到“狂

風(fēng)裹挾暴雨，場面甚是壯觀”，這可能會誤導(dǎo)人們以身犯險一睹壯觀，這些抒情語言恰恰與發(fā)文目的背道而馳。（3）后半部分雖是引經(jīng)據(jù)典，語言幽默，不僅有違公文語言平實的要求，而且有損主旨的表達。（4）“各科室有三名工程及柔性引才項目，有外來專家周末到的，提前通知對方，建議取消”。此語有三點不妥，其一，每科室都有專家還是醫(yī)務(wù)科有3名專家？其二，“三名”與項目搭配不當；其三，“建議取消”是要求科室提前通知專家取消呢？還是建議科室取消？問題不一而足；（5）“查看醫(yī)院高處懸掛物，以免墜物傷人”只查看不能避免墜物，查看并加固方才能避免墜物傷人。深究細考，該《通知》語言問題不一而足。

五、格式多錯誤

（一）公文格式有一般式、特殊式。一般式版頭中發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)名稱與文件兩個要素構(gòu)成，且版頭與主體部分用紅色反線隔開；采用特殊格式中的信函式，版頭中發(fā)文機關(guān)標識只標注發(fā)文機關(guān)名稱即可，版頭與主體部分用一組上粗下細的武文線隔開。此文是事務(wù)性通知的話，應(yīng)采用信函式格式。還得有版記部分。

（二）標題是對公文主要內(nèi)容的概括和揭示，其作用在于向讀者傳達公文的基本內(nèi)容。這份《通知》標題錯誤有二。一是，《關(guān)于臺風(fēng)期間的安全通知》中“臺風(fēng)期間”是不能修飾或限定“安全通知”。二是，臨海地區(qū)，強臺風(fēng)這種惡劣天氣常有發(fā)生，每當強臺風(fēng)來臨前，單位都會要求員工做安全保障工作。為管理文件需要我們在標題中區(qū)別開來，其主旨可在標題中得到充分體現(xiàn)。標題應(yīng)為《關(guān)于做好應(yīng)對強臺風(fēng)“山竹”過境做好安全防抗工作的通知》。

（三）主送機關(guān)問題。在公文格式要求中，明確規(guī)定主送機關(guān)是“主要使用受理機關(guān)，應(yīng)當機關(guān)全稱、規(guī)范簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱?！蔽募捎脧?zhí)绞?，受文對象是所有需要知道的對象，這時不需要標注；如果是非張?zhí)悾瑧?yīng)該標注接受通知的下級機關(guān)，而非個人。

（四）落款的問題。落款處是非獨立法人資格的醫(yī)務(wù)科發(fā)出，不能用紅頭文件，紅頭文件往往是獨立法人資格方可使用。

公文作為實用性文章，為增加表意說理功能，寫作中有時也會使用藝術(shù)語言。如，在公文中用“走后門”來指代“搞各種不正之風(fēng)”；用“吃大鍋飯”表明“平均主義的分配方法”用“動大手術(shù)”說明“改革力度非常大”等。這類藝術(shù)語言在公文中恰當運用，不僅可以使行文語言生動，富有活力，而且還能有效地提高文稿質(zhì)量。當然，公文寫作中運用藝術(shù)語言要注意做到：首先，要弄清詞語的特定意義、感情色彩及規(guī)范化；其次，做到適可而止。這樣，寫作出來的公文才可能達到既體現(xiàn)撰寫者“有才”的效果，又能真正實現(xiàn)發(fā)文機關(guān)“有用”之目的。

附：《關(guān)于臺風(fēng)期間的安全通知》文件內(nèi)容圖片