方小妹

[關(guān)鍵詞]辦公自動化；檔案管理；對策

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)成為檔案管理工作的常態(tài)，文件逐步由紙質(zhì)變?yōu)殡娮游募?，這給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理是由紙質(zhì)文件為主的檔案管理，檔案管理耗時巨大并且容易出現(xiàn)差錯，而現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作依托計算機(jī)進(jìn)行展開，檔案管理的時效性與準(zhǔn)確性都有所提升?；诖?，筆者將結(jié)合檔案工作的管理實(shí)際，談一談現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作的影響及對策。

現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作，是指依托計算機(jī)及計算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理工作。現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用其基礎(chǔ)在于檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質(zhì)文件有以下的特點(diǎn)：首先。電子文件需要借助一定的現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行讀??；其次，電子文件可以在計算機(jī)等其他電子設(shè)備上進(jìn)行傳輸與分享；最后，對于電子文件的管理不需要有場地的要求，但是計算機(jī)設(shè)備對環(huán)境的要求較高。分析現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作的影響需要建立在對電子文件的理解上進(jìn)行。

一、現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作的影響

第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關(guān)注的問題。電子文件相較于紙質(zhì)的文件，文件極易被人修改，雖然當(dāng)前已經(jīng)具備先進(jìn)的技術(shù)防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時常發(fā)生。此外，電子文件修改后極難識別修改的痕跡，雖然當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用了許多先進(jìn)的檔案修改識別技術(shù)，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現(xiàn)代辦公技術(shù)更新?lián)Q代較快。現(xiàn)代辦公技術(shù)是依托計算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)開展的，而現(xiàn)代電子計算機(jī)軟件的更新?lián)Q代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應(yīng)新的技術(shù)。這種更新?lián)Q代表現(xiàn)在兩個方面：一方面，計算機(jī)硬件更新較快，使用年限較短。在存儲電子文件時，通常將電子文件存儲在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計算機(jī)進(jìn)行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計算機(jī)管理軟件更新較快。在使用電子軟件進(jìn)行檔案管理后，軟件不會是一成不變的。軟件會適應(yīng)檔案管理工作的開展進(jìn)行系統(tǒng)的升級與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準(zhǔn)確。第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實(shí)物化的，這就導(dǎo)致電子文件與紙質(zhì)文件相比難以界定文件的原件。紙質(zhì)的文件通過文件的復(fù)印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計算機(jī)上顯示，許多人都可以使用移動設(shè)備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。

二、現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作開展的對策

第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對電子文件的以上特性，現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重對檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強(qiáng)對檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現(xiàn)被篡改和丟失的現(xiàn)象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區(qū)別工作，保護(hù)原始文檔的原始信息。對于文件通過技術(shù)處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設(shè)置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計算機(jī)的機(jī)房達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫度及濕度，確保計算機(jī)硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運(yùn)行與工作。此外，檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案讀取及傳播授權(quán)制度的建設(shè)，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行雙套管理。在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當(dāng)前電子文件無法全面替代紙質(zhì)文件，電子文件在管理制度建設(shè)、管理技術(shù)與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對這一現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為在開展檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)采用電子文件與紙質(zhì)文件同時進(jìn)行的雙套管理體系做到電子文件及紙質(zhì)文件的一一對應(yīng)。注意紙質(zhì)文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時可以及時參考紙質(zhì)文件進(jìn)行恢復(fù)，不至于影響工作開展的進(jìn)度。第三，提高檔案信息安全意識，加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)?，F(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作有很大的區(qū)別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計算機(jī)及軟件，可以熟練操作系統(tǒng)。由于大部分檔案管理人員缺乏對現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，大部分工作人員對于信息安全缺乏一定的意識，業(yè)務(wù)能力也較為生疏。筆者認(rèn)為，部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只有組成高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，檔案管理工作才能有序展開。

綜上所述，隨著信息時代的到來。各個領(lǐng)域在工作方式和內(nèi)容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應(yīng)該跟上現(xiàn)代辦公技術(shù)的普及腳步，細(xì)化管理制度，提升檔案管理認(rèn)識，加強(qiáng)技術(shù)人員培養(yǎng)，為更好地開展檔案管理工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。