陳春榮

[摘要]當(dāng)今時(shí)代，我國(guó)檔案鑒定工作就是甄別和判定檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案妥善保存，剔除無需保存的檔案予以處理，以及對(duì)留存檔案保管期限的確定。檔案鑒定工作是檔案管理的一項(xiàng)重要工作，其原理是按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，做好檔案鑒定工作，并以此來決定檔案存與毀的選擇。本文就檔案鑒定工作的原理及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行如下分析。

[關(guān)鍵詞]檔案鑒定工作：原理;標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定工作在實(shí)際管理中不是一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，是牽一發(fā)而動(dòng)全身的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所有流程都是結(jié)合立卷、收集整理、保管利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行的。檔案管理真正做到保存精華的必要措施，是對(duì)檔案文件進(jìn)行鑒定。因此，檔案鑒定工作做得好與不好，到位與不到位，事關(guān)重大。做得好，做的到位，就是對(duì)優(yōu)化檔案館藏，更好更快地發(fā)揮檔案作用十分有利的正確做法。

一、檔案鑒定工作內(nèi)容

1.檔案鑒定工作包括確定文件保管期限和到期檔案鑒定兩部分內(nèi)容。一是根據(jù)文件對(duì)單位、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究?jī)r(jià)值確定檔案保管期限。二是對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案重新劃定保管期限：對(duì)保管期滿確無保存價(jià)值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)單位法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督，酌情處理。

2.檔案鑒定工作操作要點(diǎn)。編制檔案保管期限表。用表冊(cè)形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導(dǎo)性文件，就是檔案保管期限表。它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據(jù)。檔案保管期限表通常南順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。

3.檔案鑒定工作的程序。制定檔案鑒定工作制度，確定檔案鑒定的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)查和了解鑒定檔案的情況和數(shù)量，制定檔案鑒定工作計(jì)劃，安排、組織鑒定檔案，編制擬上升保管期限檔案的目錄和銷毀清冊(cè)，領(lǐng)導(dǎo)（專家）小組審核，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人審批，整理擬上升保管期限檔案、銷毀“剔除檔案”、上報(bào)鑒定工作報(bào)告等。

4.檔案鑒定的原則。檔案鑒定的原則是必須堅(jiān)持歷史的觀點(diǎn)、堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展的觀點(diǎn)和堅(jiān)持效益的觀點(diǎn)。

二、檔案鑒定工作的原理

1.檔案鑒定工作的動(dòng)因即這項(xiàng)工作產(chǎn)生、存在的原兇和發(fā)展的動(dòng)力。人類南于社會(huì)活動(dòng)的需要，不斷制作和產(chǎn)生各種內(nèi)容和載體的文件，這些文件不可能也沒有必要都保存，但文件也不能在使用后都丟棄，其中今后繼續(xù)有用的文件需要作為檔案保存，這就必須對(duì)文件進(jìn)行鑒別、選擇和做不同的處置，這種對(duì)文件的選擇和處置是人類社會(huì)中很普遍的主體行為，當(dāng)人們建立起文件與檔案的管理系統(tǒng)時(shí)，這種主體行為就演化成一種管理職能，這就是檔案鑒定工作。

2.檔案鑒定工作的任務(wù)和職責(zé)，簡(jiǎn)要說來就是鑒辨和處置兩大任務(wù)。鑒辨就是要對(duì)文件來源、內(nèi)容、形式、用途等進(jìn)行全面分析、比較，依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件的保存價(jià)值進(jìn)行測(cè)評(píng)，市杏，作冉結(jié)論。處置就是在鑒辨的基礎(chǔ)上根據(jù)今后利用需要和檔案選留標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件的去向作決策。鑒辨是處置的前提，處置是鑒辨的結(jié)果，兩者相輔相成。如果文件被確定為“舍”就意味著不會(huì)成為檔案，可以銷毀或做其他非檔案件的處理。而對(duì)于劃為定期保存（短期、長(zhǎng)期或標(biāo)定保管年限的都屬定期保存）在保管到期時(shí)，還要冉次鑒定，做出舍棄或延長(zhǎng)保管期的決定。廣義簽定還包括文件質(zhì)量及使用范圍等方面的鑒辯、分析、市杏和行動(dòng)決策。

3.檔案鑒定工作的功能是在文件的形成使用期進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)選（初始簽定），在規(guī)定的歸檔“界點(diǎn)”對(duì)文件進(jìn)行甄別審查，通過篩選同時(shí)完成對(duì)檔案的選留和非檔案文件的淘汰，這樣，就對(duì)文件系統(tǒng)產(chǎn)生了控制分流的管理作用。檔案鑒定對(duì)于文件的生命運(yùn)動(dòng)和生命期起決定作用。文件流程的變化點(diǎn)從生命的起點(diǎn)到終點(diǎn)有若十節(jié)點(diǎn)，這些節(jié)點(diǎn)也就是鑒定審杏和處置的“關(guān)口”。文件本身并不會(huì)運(yùn)動(dòng)，南于價(jià)值狀態(tài)的變化而產(chǎn)生運(yùn)動(dòng).都必須經(jīng)過這些鑒定審計(jì)的部門，鑒定的審查選擇功能會(huì)使具有檔案價(jià)值的文件能夠轉(zhuǎn)入檔案期，其歷程，猶如一只無形的巨手推進(jìn)文件的運(yùn)動(dòng)。當(dāng)文件失去效用，同樣也會(huì)被鑒定這只巨手終止生命歷程。在電子文件時(shí)代，鑒定工作面臨內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定的雙重任務(wù)，其功能也呈現(xiàn)新的特點(diǎn)。

三、檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行文件與檔案鑒定的中介，是構(gòu)成檔案鑒定職能活動(dòng)的一個(gè)要素，也是人們?cè)诤灦üぷ髦械慕y(tǒng)一標(biāo)尺。不同種類的文件應(yīng)當(dāng)有不同的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，需要?jiǎng)澏w檔范圍，擬定文件保管期限表，這樣就可以使鑒定工作有規(guī)可循。

1.職能標(biāo)準(zhǔn)。要真實(shí)地反映本單位的主要職能及基本歷史面貌，就要保存對(duì)其職能起憑證、評(píng)價(jià)作用的文件材料，以及能夠證明單位的存在、發(fā)展和歷史作用的文件材料、來源標(biāo)準(zhǔn)。本單位形成的文件材料是重點(diǎn)。外單位的文件應(yīng)以是否與木單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否杏考利用為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)。既不可搞“有文必檔”，不管文件的價(jià)值和來源，凡是文件都?xì)w檔;出不能將有價(jià)值、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏掉。

3.內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的重要性和獨(dú)一性。主要看它的重要程度如何，是方針政策性的、重大事件的，還是一般行政事務(wù)的;是主要職能的，還是非主要職能的：是反映全面和全局工作的，還是反映局部工作的：是有針對(duì)性的，還是普發(fā)性的;是有效時(shí)間內(nèi)的，還是失去時(shí)效的;是典型的，還是一般的。同時(shí)，還應(yīng)注意基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、典型材料、原始數(shù)據(jù)、專題材料的價(jià)值。

4.形式特征標(biāo)準(zhǔn)。它是指文件的名稱、文本、外形特征等。文件的名稱不同，作用不同，價(jià)值也就不同。法、令、決定的價(jià)值比規(guī)定、批復(fù)和函的高。文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存價(jià)值也就不同。草稿、修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，因此沒必要保存。只有有重要領(lǐng)導(dǎo)人直接修改和批示的，才保存。外形特征包括載體形式。一般指非正式文件，特別是一些重要的照片、音像材料、領(lǐng)導(dǎo)人題詞以及獎(jiǎng)旗、證書等實(shí)物，都生動(dòng)地記錄了真實(shí)的歷史事件，是不可多得的檔案資料，應(yīng)得到足夠重視。

綜上所述，檔案鑒定問題在檔案工作領(lǐng)域中占有重要位置，其貫穿整個(gè)檔案工作環(huán)節(jié)的始終。檔案鑒定決定檔案的生死存亡，它是檔案工作得以健康發(fā)展的前提和保障。在學(xué)科知識(shí)體系中，檔案鑒定工作原理所闡述的是深層基本理論，因而它是學(xué)科理論的核心。