文/南京信息工程大學(xué)濱江學(xué)院 高權(quán)

教育部黨組2017年12月印發(fā)的《高校思想政治工作質(zhì)量提升工程實(shí)施綱要》中提出：“把解決實(shí)際問題與解決思想問題結(jié)合起來，圍繞師生、關(guān)照師生、服務(wù)師生，把握師生成長(zhǎng)發(fā)展需要，提供靶向服務(wù)，增強(qiáng)供給能力，積極幫助解決師生工作學(xué)習(xí)中的合理訴求，在關(guān)心人、幫助人、服務(wù)人中教育人、引導(dǎo)人?！钡谝淮螌ⅰ鞍邢颉迸c“服務(wù)”連接，對(duì)于服務(wù)育人體系構(gòu)建提出了精細(xì)化、準(zhǔn)確化的更高要求，為高校思想政治工作質(zhì)量提升指明了方向。

辦公室作為學(xué)校的綜合辦事機(jī)構(gòu)和管理服務(wù)部門，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是辦公室工作的基本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。因此，必須明晰工作職責(zé)、明確服務(wù)對(duì)象，明了角色定位，提供靶向服務(wù)，精準(zhǔn)施策提升服務(wù)工作水平。

一、明晰工作職責(zé)

對(duì)于辦公室工作，從任務(wù)上可以分為“參與政務(wù)、搞好事務(wù)、做好服務(wù)”；從內(nèi)容上可以分為“辦文、辦會(huì)、辦事”；從地位與作用上可以分為“樞紐、參謀、助手、窗口”等。這樣來看，辦公室工作職責(zé)相對(duì)應(yīng)已然十分清晰，均涉及貫徹執(zhí)行上級(jí)決策、決定和指示，做好聯(lián)系溝通、組織協(xié)調(diào)、參謀助手和管理服務(wù)等工作。然而，各種職責(zé)關(guān)鍵在哪里？相互之間又有哪些聯(lián)系呢？

第一，從穩(wěn)定與發(fā)展的辯證角度來看，組織協(xié)調(diào)、聯(lián)系溝通是穩(wěn)定，參謀助手、管理服務(wù)是發(fā)展。發(fā)展是穩(wěn)定的基礎(chǔ)，穩(wěn)定是發(fā)展的條件。辦公室事務(wù)性工作量大、面廣、繁雜，工作人員疲于溝通協(xié)調(diào)、綜合辦事而耗費(fèi)了相當(dāng)一部分精力，往往缺少針對(duì)性反思，直接影響出謀劃策的水平。第二，協(xié)調(diào)溝通是指協(xié)調(diào)別的部門不能協(xié)調(diào)、必須由辦公室出面協(xié)調(diào)的工作，協(xié)調(diào)由領(lǐng)導(dǎo)交辦的涉及全局性、整體性的工作。綜合辦事是指重點(diǎn)要辦別的處室不能辦、帶有綜合意義、涉及單位全局的事情，辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情。組織協(xié)調(diào)中最常見的就是部門間扯皮，互相踢皮球。此時(shí)決不能大包大攬，眉毛胡子一把抓，要在部門職責(zé)分工和領(lǐng)導(dǎo)指示的基礎(chǔ)上合理劃分工作內(nèi)容，責(zé)任到人，落實(shí)到崗，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。第三，不缺位不越位。作為參謀助手，要在合法合規(guī)、合情合理的范圍內(nèi)建言獻(xiàn)策，不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而帶有居高臨下的官僚作風(fēng)和先入為主的偏見，也不能因?yàn)橹匾马?xiàng)牽扯面廣、利益錯(cuò)綜復(fù)雜而不敢言、不盡言。領(lǐng)導(dǎo)決策之前，辦公室要到位而不越位，主動(dòng)提供有價(jià)值的意見和建議。一旦領(lǐng)導(dǎo)決策，辦公室要及時(shí)到位，在職責(zé)范圍內(nèi)積極開展工作，重點(diǎn)放在落實(shí)行動(dòng)上，而不是每前進(jìn)一步再向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。第四，管理服務(wù)落細(xì)落小落實(shí)。辦公室作為單位的門面和窗口，對(duì)外代表著單位形象。高校辦公室必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，把服務(wù)學(xué)校、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生作為一切工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。堅(jiān)持“師生利益無小事”，誠(chéng)以待人、熱情服務(wù)，從公文流轉(zhuǎn)、印章使用到對(duì)外聯(lián)絡(luò)、公務(wù)接待，目標(biāo)任務(wù)層層分解，落細(xì)落小逐項(xiàng)落實(shí)，主動(dòng)解決師生工作學(xué)習(xí)中的合理訴求，營(yíng)造治理有方、管理到位、風(fēng)清氣正的育人環(huán)境。

二、明確服務(wù)對(duì)象

“為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為群眾服務(wù)”是秘書工作的服務(wù)宗旨。在貫徹“三服務(wù)”思想宗旨，執(zhí)行“對(duì)上負(fù)責(zé)與對(duì)下負(fù)責(zé)相一致”原則的前提下，辦公室所處的位置和特點(diǎn)決定了在日常工作中，最大量、最直接的還是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為中心工作服務(wù)。

（一）為領(lǐng)導(dǎo)（主要領(lǐng)導(dǎo)）服務(wù)。管理系統(tǒng)或者機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，是秘書服務(wù)的基本對(duì)象。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，分為由領(lǐng)導(dǎo)個(gè)體組成的領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)及主持或分管的領(lǐng)導(dǎo)人。秘書可能以領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)為綜合輔助對(duì)象，也可能是以主持或分管領(lǐng)導(dǎo)人為直接輔助對(duì)象。以高校黨政辦公室為例，領(lǐng)導(dǎo)班子作為領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)是秘書的綜合輔助對(duì)象，院長(zhǎng)、黨委書記作為主要領(lǐng)導(dǎo)（主持或分管的領(lǐng)導(dǎo)人）是秘書的直接服務(wù)對(duì)象。因此，秘書要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，工作的重點(diǎn)和主要精力要繞著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)、繞著主要領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)。工作思路要與部門領(lǐng)導(dǎo)的思路貼近并合拍，要圍繞協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)本部門的中心工作和重點(diǎn)工作進(jìn)行部署和安排。

（二）為中心工作服務(wù)?！半s”是辦公室工作的特點(diǎn)之一，公文流轉(zhuǎn)、印章管理使用、調(diào)查研究、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、公務(wù)接待等事務(wù)性工作讓人應(yīng)接不暇，往往疲于應(yīng)付而對(duì)部門的中心工作和重點(diǎn)工作重視不夠。如果把辦公室工作分為事務(wù)性工作和中心工作兩類，應(yīng)該做到事務(wù)性工作熟能生巧，中心工作勤于思考。對(duì)于例行的、季節(jié)性的常規(guī)工作，要納入辦公室的工作計(jì)劃，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，形成有特色有實(shí)效的工作方式，為師生提供便利化服務(wù)。行成于思?xì)в陔S，對(duì)于重點(diǎn)工作和中心工作，要圍繞上級(jí)要求結(jié)合部門實(shí)際，勤于思考、善于總結(jié)，把握工作的全局性和前瞻性，吃透上情、摸準(zhǔn)下情，及時(shí)發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn)，將日常工作中的好點(diǎn)子好經(jīng)驗(yàn)梳理凝練，圍繞中心做文章。

三、明了角色定位

辦公室工作從地位與作用上可概括為“樞紐、參謀、助手、窗口”。樞紐是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁，參謀助手是運(yùn)籌帷幄的幕后頭腦，窗口是展示服務(wù)水平的平臺(tái)。橋梁之中、帷幄之內(nèi)、平臺(tái)之后，決定了辦公室工作輔助性的、服務(wù)性的角色定位。如果說足球裁判的最高境界，就是讓人覺察不到裁判的存在。那么秘書工作的最高境界，就是潤(rùn)物細(xì)無聲。

（一）辦文潤(rùn)色有高度。秘書辦文重在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、推動(dòng)工作，如果領(lǐng)導(dǎo)講話或文件發(fā)出之后，人們談?wù)摳嗟氖歉遄游墓P不錯(cuò)、秘書寫得挺好，那就是文稿的失敗、秘書的危機(jī)。秘書要充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的“影子”，從全局性、整體性發(fā)展的戰(zhàn)略高度，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，充分表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的思想和主張，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格和特點(diǎn)，反映領(lǐng)導(dǎo)的能力和水平。努力使文稿起草的過程成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、梳理工作、解決問題的過程。

（二）辦事細(xì)致有溫度。要遵循“按法規(guī)辦事”“按程序辦事”“按規(guī)則辦事”“按職責(zé)辦事”的原則，將辦事定位于服務(wù)，當(dāng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)多、工作繁忙時(shí)，應(yīng)按照先上后下、先重后輕、先急后緩的順序?qū)ぷ鞲愫糜?jì)劃，逐項(xiàng)逐件落細(xì)落實(shí)，避免因時(shí)間長(zhǎng)、工作忙而丟三落四，做到件件有著落、事事有回音。熱情謙和地對(duì)待每一位來辦事的師生，認(rèn)真細(xì)致地辦好每一件事，事結(jié)之后讓人“記起”的是學(xué)校的溫暖，而“忘記”秘書個(gè)人。

（三）辦會(huì)無聲有深度。制訂會(huì)務(wù)方案，從會(huì)標(biāo)的設(shè)計(jì)、會(huì)議的通知，到會(huì)場(chǎng)的布置、音響的調(diào)試、席簽的擺放、茶水的供應(yīng)等每一個(gè)細(xì)節(jié)都考慮周全。把握重點(diǎn)，對(duì)于議程要深度挖掘，銜接好播放音樂、授旗授牌等小節(jié)點(diǎn)的時(shí)間，做到合理分工、充分溝通、責(zé)任到人、落實(shí)到崗。秘書只有做到“會(huì)前有我”，把各項(xiàng)工作落細(xì)落實(shí)，才能在會(huì)議開始后顯得“無事可做”，達(dá)到“會(huì)時(shí)無聲”。