文/荊州理工職業(yè)學(xué)院建筑與環(huán)境工程學(xué)院 吳發(fā)娟

電子檔案是網(wǎng)絡(luò)化信息化時代的產(chǎn)物，主要借助計算機等電子設(shè)備以視頻、圖表、音頻、圖片等形式對有參考利用價值的辦公信息進行相應(yīng)的儲存和分享，電子檔案的閱讀利用和傳遞也需要借助計算機等現(xiàn)代化信息設(shè)備，電子檔案的廣泛使用消除了空間和時間的限制，提高了高職院校檔案管理的工作效率，減少了人力的消耗，縮短了管理工作的時間，提高了檔案的準(zhǔn)確性，檔案管理工作變得更加方便和快捷。檔案管理成本也降低了，檔案保存和管理不再受環(huán)境和天氣的影響，不必再擔(dān)心發(fā)生意外事故而造成檔案的損失，以及檔案損失后造成的種種不良的后果。采取電子檔案的形式還可以節(jié)約紙張、節(jié)約資源、保護環(huán)境，為大自然貢獻一份綿薄之力。更加值得人們關(guān)注的是，電子檔案的廣泛使用提高了檔案傳輸?shù)陌踩裕岣吡藱n案傳遞的速度，給人們的檔案上了一份“安全保險”。

一、高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）高職院校對于學(xué)校檔案管理的意識不足。大多數(shù)高職院校并沒有大力地推行檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化，對電子檔案的建設(shè)方面投入過少，沒有追隨現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展的潮流。高職院校日常的檔案管理工作仍比較繁瑣，對學(xué)校的其他各項管理工作的開展也非常不利。

（二）高職院校檔案管理的設(shè)備相對比較落后，檔案管理設(shè)備使用率很低。老式的電子設(shè)備制約了高職院校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，無法滿足高職院校現(xiàn)代化教育的建設(shè)要求。高職院校的老師也沒有充分理解電子檔案管理對于學(xué)校發(fā)展的長遠(yuǎn)意義，相關(guān)管理人員的無知消極的情緒和態(tài)度，阻礙了高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

（三）高職院校缺少檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)人才，從事相關(guān)管理工作的人員素質(zhì)普遍不高。隨著信息化時代的到來，教育界對于從事學(xué)校相關(guān)檔案管理工作人員的綜合能力要求越來越高，無論是在業(yè)務(wù)能力方面還是計算機操作水平上，都有比較高的要求。但是目前，高職院校檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力沒有達(dá)到要求，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的進行還存在著很多的阻礙。

二、完善高職院校檔案管理工作的具體措施

（一）高職院校要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高自身對檔案管理信息化的認(rèn)識。各高職院校的領(lǐng)導(dǎo)和老師要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，明確認(rèn)識檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化是如今時代發(fā)展的潮流，認(rèn)識其對學(xué)校教育的建設(shè)有很大的推動作用，通過努力做好檔案管理建設(shè)。積極宣傳檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，積極傳播檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化對學(xué)校的重大意義，緊跟時代發(fā)展的潮流。高職院校在檔案管理建設(shè)過程中，組織相關(guān)人員進行電子檔案管理時，事先要讓管理者認(rèn)識電子檔案管理給學(xué)校帶來的積極改變，要結(jié)合學(xué)校自身的情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的觀念，實現(xiàn)更加高效和便捷的管理模式。提升學(xué)校的整體管理水平。

（二）高職院校要增加檔案管理的投入資金。高職院校應(yīng)根據(jù)自身的情況，購買一些比較先進的檔案管理設(shè)備，增加檔案管理的資金投入，開展一些校園網(wǎng)絡(luò)教育平臺，平臺上可以給同學(xué)們推薦崗位和應(yīng)聘技巧，讓學(xué)生通過這樣的校園平臺獲取自身所需要的知識。高職院校還應(yīng)該對檔案管理的相關(guān)人員進行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合能力，提高檔案管理的工作效率，推動高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

（三）高職院校要對檔案的信息進行及時更新。高職院校越來越受到人們的關(guān)注，規(guī)模在逐漸擴大，學(xué)校的檔案信息量也大幅度增加，隨著高職院校內(nèi)檔案信息的增多，學(xué)校檔案管理的難度也大了，檔案管理的信息需要及時更新，這樣才能實現(xiàn)檔案管理的高效性，有利于檔案信息的維護，也保證了檔案信息的準(zhǔn)確性，增強了高職院校電子檔案的整體化管理，有利于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

三、結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作需要長期堅持和完善，各高職院校的檔案管理人員要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，增加檔案管理工作的資金投入，更新檔案管理的設(shè)備，淘汰耗時耗力的老式設(shè)備，提高高職院校檔案管理的工作效率。要及時地更新高職院校檔案的信息，更好地促進高職院校的發(fā)展和進步。