文/浙江越秀外國語學(xué)院 王秀芳

浙江越秀外國語學(xué)院歷來十分重視學(xué)生檔案管理工作，出臺了《浙江越秀外國語學(xué)院學(xué)生檔案管理規(guī)章制度》等一系列政策文件，對學(xué)生檔案的各項管理工作作出了具體規(guī)定，要求各畢業(yè)班班主任、輔導(dǎo)員要重視檔案管理工作，尤其要加強畢業(yè)生的檔案管理，做好與企事業(yè)單位的檔案移交工作。但隨著我校畢業(yè)生數(shù)量的大幅增多，學(xué)校檔案管理工作存在著就業(yè)服務(wù)機制不健全、檔案管理方式落后、檔案管理信息化程度低、就業(yè)服務(wù)意識缺乏等問題，制約了學(xué)校檔案管理服務(wù)畢業(yè)生的實際效果。因此，有必要通過創(chuàng)新檔案管理的方式方法，提高學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)性、有效性。

一、健全就業(yè)服務(wù)檔案管理工作機制

在學(xué)校檔案管理工作中，存在著就業(yè)服務(wù)不健全的問題，主要表現(xiàn)在：1.檔案管理制度不規(guī)范。制度上的不規(guī)范導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作開展存在較多漏洞，影響到畢業(yè)生檔案信息的收集、整理、分類、歸檔等工作。2.檔案服務(wù)人員整體素質(zhì)較低。我校畢業(yè)生檔案工作由學(xué)生會成員兼職，他們對檔案管理工作沒有清晰的認識，更不懂檔案管理工作的基本流程，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理工作流于形式。3.檔案信息不全面。學(xué)校專職檔案管理人員較少，在校期間只記錄學(xué)生的重大情況，如獲獎或違紀，對于較小的事件沒有記錄，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案存在信息不健全的狀況。

基于以上問題，在以就業(yè)為導(dǎo)向的檔案管理工作機制中，首先，要健全就業(yè)服務(wù)檔案管理工作機制。以《浙江越秀外國語學(xué)院學(xué)生檔案管理規(guī)章制度》為依據(jù)，建立嚴格的檔案管理制度，對檔案管理的工作流程、工作內(nèi)容、人事管理、保密安全等工作作出具體規(guī)定。落實工作責任制度，要求每項工作都由專人負責，做好檔案管理工作記錄。其次，要依托學(xué)校資源，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案管理工作有效開展的重要前提和保障，在選用人員時不僅要了解其是否有檔案管理的基本知識與業(yè)務(wù)能力，還要看其是否有服務(wù)學(xué)生檔案管理工作的道德素質(zhì)。最后，要加強學(xué)生檔案尤其是畢業(yè)生檔案的信息記錄工作。各二級學(xué)院學(xué)工辦要定期記錄學(xué)生信息，將學(xué)生的獲獎、違紀、道德、行為等方面的信息及時記錄到檔案上。在填寫檔案時要禁止學(xué)生互填檔案，而要由二級學(xué)院兼職檔案管理人員做好相關(guān)信息的記錄，保證檔案信息的客觀真實。此外，學(xué)生檔案中應(yīng)增加一項“個人信用記錄”的內(nèi)容，用于記錄學(xué)生的個人信用情況。這有助于契合現(xiàn)代信用社會體系建設(shè)，使畢業(yè)生檔案更能滿足用人單位的現(xiàn)實需要。

二、增強管理隊伍的檔案意識

（一）增強檔案管理人員的服務(wù)意識。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要重視新形勢下檔案管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變檔案管理意識，增強檔案管理工作的服務(wù)功能。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常關(guān)注就業(yè)服務(wù)背景下的檔案管理工作，在資金和人力投入方面給予大力支持，推動學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展、持續(xù)發(fā)展；要參與到學(xué)校檔案管理制度的制定和執(zhí)行中，使檔案管理制度發(fā)揮出應(yīng)有的規(guī)范與監(jiān)督作用。其次，要增強檔案管理人員的服務(wù)意識，樹立主動為畢業(yè)生服務(wù)的意識，做好檔案管理的人性化服務(wù)，比如借助微信、QQ等社交軟件建立群組，將畢業(yè)生集中到該群組，借助信息化工具，及時向畢業(yè)生傳遞學(xué)校的檔案管理工作信息，在群組中解答畢業(yè)生在檔案管理方面的疑惑。最后，要按照學(xué)校的規(guī)章制度，自覺做好畢業(yè)生檔案管理的各項工作，提高服務(wù)質(zhì)量與水平，增強檔案信息的收集、整理、分類、歸檔、安全保密等方面的功能。

（二）增強學(xué)生的檔案意識。針對部分學(xué)生不重視檔案管理工作的問題，畢業(yè)班班主任要采取措施增強學(xué)生的檔案意識。學(xué)校招生就業(yè)辦公室要通過設(shè)立展牌、分發(fā)宣傳冊等多種途徑，加強對學(xué)生檔案管理工作的宣傳引導(dǎo)，向?qū)W生介紹檔案管理工作的流程，及畢業(yè)檔案涉及學(xué)生切身利益的內(nèi)容。要組織畢業(yè)生定期召開檔案信息講座，讓廣大畢業(yè)生深入了解檔案與自身未來發(fā)展的密切關(guān)系，讓畢業(yè)生了解檔案的作用及如何保管好檔案等方面的知識，增強畢業(yè)生的檔案意識。要依托學(xué)生會、社團組織，向在校各年級學(xué)生介紹檔案工作的內(nèi)容，讓學(xué)生了解檔案信息記錄的重要性，樹立自覺關(guān)注檔案工作的意識，將可以入檔保存的信息記錄下來，二級學(xué)院兼職檔案員要及時記錄學(xué)生的相關(guān)信息。

三、結(jié)語

隨著高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，從就業(yè)視角下看高校的檔案管理工作，必須要改變高校檔案管理人員的管理方式，在工作中樹立主動服務(wù)的意識，為畢業(yè)生提供人性化的檔案管理工作。通過多種形式的宣傳教育引導(dǎo)，讓畢業(yè)生了解檔案政策，知曉如何處理檔案，掌握檔案的保管和移交等知識。