文/北京市西城經(jīng)濟科學大學 何伶

一、檔案收集歸檔的要求和特點

（一）檔案收集歸檔的要求。檔案工作要求學校檔案室進行集中統(tǒng)一管理，任何教職員工不得把工作中形成的文件材料據(jù)為己有或拒絕移交檔案室歸檔。歸檔就是學校檔案員把收集來的分散的文件材料進行分類、組合、排序、編號、錄入檔案管理軟件的有序化過程，經(jīng)過整理的文件材料才能成為被利用的檔案。檔案員通過檔案管理軟件中歸檔文件級目錄進行檢索，為借閱者提供利用。檔案歸檔時要求檔案員區(qū)分文件材料的保管期限，整理過程中遵循文件材料形成的規(guī)律和聯(lián)系，重要的是文件材料歸檔要求齊全完整，這樣形成的檔案才能反映學校工作活動的真實面貌，才有利用的價值。

（二）檔案的來源具有廣泛性。檔案來源于學校、內(nèi)設機構和上級單位普發(fā)性文件或專指性文件，其內(nèi)容廣泛豐富，形式多樣化。檔案內(nèi)容包括學校制定的規(guī)章制度、管理辦法、工作報告、工作總結和計劃等；學校召開的各類會議、舉辦各種活動形成的文件材料；涉及學校和教職員工權益的人事任免、請示與批復、協(xié)議、合同、單據(jù)等法律書證；還有上級單位針對學校的指導性公文；需要學校貫徹執(zhí)行或參照執(zhí)行的領導性公文材料等等。檔案的內(nèi)容涵蓋了學校方方面面的活動記錄，涉及學校各個科室及教職員工的工作。

二、檔案歸檔工作存在的問題和原因分析

（一）學校對檔案歸檔工作重視程度不夠。從狹義上講，我國檔案機構主要由檔案局、檔案館、檔案室三部門組成，各級各類單位內(nèi)設立檔案室，負責對檔案的收集、整理、保管和利用。據(jù)筆者了解，多數(shù)學校檔案工作基本由行政辦公室一名工作人員兼任，這名工作人員除了從事檔案工作外，還要負責辦公室其他多項工作，留給檔案工作的時間和精力不足，這勢必影響到檔案工作的完成。學校教職員工的檔案歸檔意識比較薄弱，有些人為了工作便利，把應該歸檔的文件材料據(jù)為己有；或相互之間借用手中留存的文件材料，沒有任何借閱手續(xù)，久而久之，也無人催辦歸檔，造成文件材料歸檔時出現(xiàn)漏歸或遺失的情況。教職員工檔案意識缺失，檔案管理制度不健全不完善，輕視檔案工作的重要性是導致檔案歸檔不齊全不完整的主要原因。

（二）科室檔案移交時間過長。學校在一年中開展職能活動都會產(chǎn)生大量的文件材料，平時都零散在學校各項工作的承辦者手中，第二年上半年科室檔案員才把整理完畢的檔案移交學校檔案室?？剖乙平坏臋n案中一般性的文件材料居多，永久和30年保存的文件材料收集缺失，由于不是即時歸檔，學校檔案室人員對缺失的文件材料也無法整理清楚?？剖倚纬傻奈募牧匣臼鞘潞髿w檔，移交時間長，容易造成學校檔案歸檔出現(xiàn)不齊全完整的情況。

三、相關建議

（一）提升檔案法治意識，健全和完善檔案歸檔制度。檔案法治意識是學校檔案工作取得成效的關鍵。學校要切實落實國家檔案局發(fā)布的《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》，讓教職工知悉檔案歸檔工作的責任、權利和義務。在檔案法制化建設進程中，大力培養(yǎng)檔案工作人員的法治思維尤其重要，要強化領導的法治意識，加強檔案法治的宣傳和檔案的行政執(zhí)法監(jiān)督力度。強化學校教職工的檔案法治意識，建立檔案歸檔工作制度，學校領導要依法治檔，把檔案工作列入學校的日常管理工作中；列入檔案員個人年度績效考核里，與檔案員崗位工資掛鉤，用工作制度來保障檔案歸檔的齊全完整。梳理學校主要職能活動和業(yè)務活動，制定《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，把涉及人事、工資、財務、行政事務的請示與批復等重要的需要永久和30年保管的文件材料列入檔案員重點收集歸檔范圍。

（二）規(guī)范檔案歸檔工作流程，事后歸檔嵌入即時歸檔中。學校各科室形成的文件材料到第二年初才移交到學校檔案室歸檔。事后歸檔模式是目前主要的歸檔模式，其諸多弊端正逐漸顯現(xiàn)，相關研究者和實踐工作者開始探索檔案管理的全程控制。針對檔案數(shù)量多、形式多樣的特點，學校要建立和規(guī)范檔案歸檔工作流程，細化到歸檔過程的每一個環(huán)節(jié)；實施公文從發(fā)文、收文、催辦到歸檔等一體化的管理。檔案員對科室年度產(chǎn)生的文件材料進行監(jiān)督把控，尤其是永久和30年保管的重要文件材料，工作完畢后要及時催辦，即時歸檔。把學校科室歸檔的時間嵌入即時歸檔的環(huán)節(jié)中，避免原始材料留存在科室和個人手里，因移交時間過長而出現(xiàn)遺漏或丟失的情況。

（三）加強檔案隊伍建設，保障檔案歸檔工作的完成。檔案的利用和民生作用日益顯著，推進檔案信息化建設勢在必行，教育機構應開設不同學歷層次的檔案學專業(yè)，為學校和基層單位培養(yǎng)專業(yè)檔案人員。法國建有專門培養(yǎng)檔案人才的精英學府——法國檔案學院，嚴格的教育和培養(yǎng)機制使法國擁有大批專業(yè)檔案工作者，他們職業(yè)素養(yǎng)高，對檔案工作懷有極大熱情。專業(yè)的檔案人員是推進學校檔案工作發(fā)展的迫切需求，也是完成檔案歸檔工作的需要。