（華南農(nóng)業(yè)大學經(jīng)濟管理學院 廣東廣州510642）

一、開展信息化教學的背景

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使人們的工作方式、學習方式、生活方式乃至思維方式發(fā)生了改變，也帶來了企業(yè)管理手段和方法的巨大變化。企業(yè)資源計劃（ERP）是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，并將先進的管理思想與信息技術(shù)相結(jié)合，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策信息的管理平臺。ERP財務(wù)管理軟件將人財物集中于平臺上進行管理與控制，學習ERP財務(wù)軟件可以掌握如何利用信息化手段開展會計核算，了解采購、庫存、生產(chǎn)、銷售、人事、財務(wù)等方面的綜合信息化管理方法，全面理解企業(yè)資源調(diào)配與管控的手段，對于管理學科素養(yǎng)的培養(yǎng)及形成具有重要意義。本文針對用友U8V 10.1財務(wù)軟件教學中高頻率出現(xiàn)的一些常見問題進行梳理與探討。

二、教學中的常見問題診斷及解決辦法

在教學過程中，學生因為不熟悉軟件功能和業(yè)務(wù)處理細節(jié)，經(jīng)常會碰到一些困難，下面將常見問題進行梳理，希望能為教師和學生提供一些常見問題的診斷方法和處理方法。

（一）系統(tǒng)設(shè)置的問題診斷及處理。

問題1：無法修改賬套。

原因診斷：學生以系統(tǒng)管理員身份登錄建立賬套后，沒有改換賬套主管身份登錄，導致無法修改賬套。此外，也可能因為賬套已經(jīng)啟用并進行了一些核算，導致賬套中的一些會計科目名稱、編碼長度等無法再被修改。

解決方法：在第一種情況下，應執(zhí)行“系統(tǒng)|注銷”命令，退出系統(tǒng)管理員身份，然后再以賬套主管身份登錄，并執(zhí)行“賬套|修改”，進行賬套修改。在第二種情況下，建議按照實驗要求重新建立一個賬套。

問題2：想分類錄入供應商檔案時卻無法進行供應商分類。

原因診斷：建立賬套時忘記在“供應商是否分類”處進行勾選。

解決方法：在未錄入任何供應商檔案時，返回“系統(tǒng)管理”中，以賬套主管身份登錄，執(zhí)行“賬套|修改”命令，以修改賬套的方式在“供應商是否分類”處重新進行勾選。需要注意的是：若已經(jīng)添加錄入了供應商檔案，則無法修改。

問題3：出納登錄后無法處理業(yè)務(wù)，任務(wù)欄全部呈現(xiàn)灰色。

原因診斷：設(shè)置了出納這一用戶后，忘記為這個用戶在賬套中授權(quán)。

解決方法：系統(tǒng)操作員或賬套主管登錄到系統(tǒng)管理中，執(zhí)行“權(quán)限|權(quán)限”命令，打開“操作員權(quán)限”對話框，選中目標賬套，選中出納這一用戶，點擊“修改”按鈕，勾選出納賦權(quán)欄目。

（二）企業(yè)應用平臺日常業(yè)務(wù)處理的問題診斷及處理。

問題1：錄入客戶檔案時，選擇企業(yè)聯(lián)系人時無法顯示某業(yè)務(wù)員，從而無法勾選。

原因診斷：本企業(yè)人員檔案錄入時，忘記為業(yè)務(wù)員身份的員工勾選“業(yè)務(wù)員”選項。

解決方法：賬套主管返回“基礎(chǔ)設(shè)置”選項卡，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案|機構(gòu)人員|人員檔案”命令，進入“人員列表”窗口，找到需要修改的員工檔案，重新勾選“業(yè)務(wù)員”選項。

問題2：填制記賬憑證時系統(tǒng)彈出提示框“憑證日期應大于等于啟用日期”，無法保存憑證。

原因診斷：賬套啟用時，沒有仔細選擇啟用日期設(shè)定在月初，導致錯誤啟用日期之前的業(yè)務(wù)都無法填制憑證。例如啟用日期若設(shè)定在本月20日，則導致1—19日發(fā)生的業(yè)務(wù)都無法按實際發(fā)生日期錄入。

解決方法：建議按照實驗要求重新建立賬套，并正確點選賬套啟用日期在期初。

問題3：錄入銀行存款結(jié)算方式后無法彈出銀行賬輔助核算項。

原因診斷：在做“銀行存款”科目設(shè)置時，沒有指定“銀行存款”科目，或者沒有勾選輔助賬類型為“銀行賬”。

解決辦法：刪除與“銀行存款”相關(guān)的記賬憑證，重新指定“銀行存款”科目，并勾選輔助賬類型為“日記賬”“銀行賬”。

問題4：在分設(shè)收付轉(zhuǎn)憑證種類的情況下，在錄入了轉(zhuǎn)賬憑證以后，總是無法保存。

原因診斷：在制單員填制轉(zhuǎn)賬憑證時，沒有留意點選憑證類別為“轉(zhuǎn)賬憑證”，而在填制憑證時因系統(tǒng)默認憑證類別為收款憑證，意味著要求借方必須有庫存現(xiàn)金或銀行存款，所以沒牽涉到現(xiàn)金類科目的轉(zhuǎn)賬憑證是無法被系統(tǒng)保存的。

解決辦法：將憑證類型正確點選為“轉(zhuǎn)賬憑證”類別。

問題5：制單員填制記賬憑證后出納無法簽字。

原因診斷：有可能是因為系統(tǒng)設(shè)置時沒有授權(quán)出納簽字權(quán)限，也有可能是總賬模塊參數(shù)設(shè)置時沒有勾選“出納憑證必須經(jīng)出納簽字”，還有可能是因為沒有指定庫存現(xiàn)金、銀行存款科目。

解決方法：如果系統(tǒng)設(shè)置時沒有授權(quán)出納簽字權(quán)限，可以賬套主管的身份登錄系統(tǒng)設(shè)置，執(zhí)行“權(quán)限|權(quán)限”命令，為出納用戶賦權(quán)；如果總賬模塊參數(shù)設(shè)置時沒有勾選“出納憑證必須經(jīng)出納簽字”，可執(zhí)行“總賬|設(shè)置|選項|權(quán)限|編輯”命令，勾選“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”；如果是因為沒有指定庫存現(xiàn)金、銀行存款科目，則可執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案|財務(wù)|會計科目”命令進入“會計科目”窗口，再執(zhí)行“編輯|指定科目”命令，打開“指定科目”對話框，將“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”從“待選科目”窗口選入“已選科目”。

問題6：發(fā)現(xiàn)憑證有錯卻無法修改。

原因診斷：已經(jīng)記賬或者審核了的憑證不允許修改。

解決方法：先執(zhí)行取消記賬和取消審核，然后再修改。取消記賬時，需要在“對賬”窗口按下“Ctrl+H”，系統(tǒng)提示“恢復記賬前狀態(tài)”，退出“對賬”窗口，執(zhí)行“憑證|恢復記賬前狀態(tài)”命令，然后在“恢復記賬前狀態(tài)”窗口中點選該憑證，指定恢復該憑證的記賬前狀態(tài)。取消審核則需在取消記賬后，由會計主管執(zhí)行“總賬|憑證|審核憑證”命令，點擊“取消”，實現(xiàn)取消審核。

問題7：作廢的憑證仍然占用著憑證號。

原因診斷：（1）可能是因為還沒有執(zhí)行“整理憑證”命令；（2）可能是因為全部的憑證已經(jīng)執(zhí)行月末記賬，所以憑證號無法再整理重新排號；（3）可能是因為該憑證生成于業(yè)務(wù)子系統(tǒng)而傳遞到總賬系統(tǒng)，因此在總賬系統(tǒng)中無法刪除并整理。

解決方法：第一種情況下，直接在總賬系統(tǒng)中執(zhí)行“整理憑證”命令即可；第二種情況下，需要像上面問題6所述的方法，指定恢復該憑證的記賬前狀態(tài)，然后再執(zhí)行“整理憑證”命令刪除作廢憑證，并在系統(tǒng)彈出“是否還需整理憑證斷號”信息提示框中選擇“按憑證號重排”即可；第三種情況下，需要進入業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中進行憑證刪除，例如，如果是來自于應付賬款子模塊，則進入應付款管理子系統(tǒng)，在“單據(jù)查詢”中刪除該憑證。

（三）企業(yè)應用平臺期末賬務(wù)處理的問題診斷及處理。

問題1：期間損益結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)額比正確數(shù)字少。

原因診斷：在進行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)以前，還沒有將本月之前做的所有記賬憑證進行記賬。

解決方法：以會計主管身份登錄，執(zhí)行“財務(wù)會計|總賬|憑證”命令，進行“審核憑證”“主管簽字”“記賬”等步驟，完成記賬，然后再重新結(jié)轉(zhuǎn)一次期間損益。

問題2：月末記賬后發(fā)現(xiàn)之前的記賬憑證有錯。在這種情況下，可以在“總賬|期末|對賬”窗口下，執(zhí)行“Ctrl+H”，激活“恢復記賬前狀態(tài)”，然后點選“選擇憑證范圍”，指定需要消除記賬的憑證號，實現(xiàn)反記賬。

三、教學建議

（一）教師應對系統(tǒng)管理員和賬套主管的權(quán)限重點進行梳理與區(qū)分。很多學生分不清系統(tǒng)管理員與賬套主管的職責和權(quán)限，例如，系統(tǒng)管理員負責賬套的輸出與引入，賬套主管才能修改賬套，等等，教師應讓學生仔細進行梳理，并在課堂上做總結(jié)交流。

（二）幫助學生厘清業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的邏輯主線。例如在啟用總賬與應收、應付系統(tǒng)的情況下，銷售形成的應收款數(shù)據(jù)和采購形成的應付款數(shù)據(jù)都是從應收應付系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至總賬系統(tǒng)，所以相應業(yè)務(wù)憑證的修改都應該進入應收、應付系統(tǒng)中。又如，企業(yè)人員檔案的類別信息錄入會影響到后面薪酬業(yè)務(wù)處理的計算和歸集。

（三）教師可以引導學生自行設(shè)計不同的實驗操作，適當增加一些業(yè)務(wù)障礙，不斷試錯和糾錯，從而更好地理解軟件系統(tǒng)內(nèi)賬務(wù)數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)聯(lián)。例如可以讓學生自行設(shè)計12月份的簡單業(yè)務(wù)處理，可以涉及到一般教材沒有提及的年末結(jié)轉(zhuǎn)處理。值得一提的是，在U8V 10.1版本下，取消了年度結(jié)轉(zhuǎn)，能夠進行多年的業(yè)務(wù)持續(xù)處理和分析。即支持在新建賬套時，參照一個已有賬套的某個年度來建新一年的賬套，被參照賬套所選年度的基礎(chǔ)檔案、基礎(chǔ)設(shè)置可以自動復制到新賬套，同時被參照賬套所選年度中的12月期末數(shù)據(jù)可以選擇性結(jié)轉(zhuǎn)到新賬套。

（四）教師可結(jié)合實驗業(yè)務(wù)操作，適當進行案例數(shù)據(jù)分析，提升學生對企業(yè)財務(wù)信息化應用的理解。例如，在編制財務(wù)分析表以后，結(jié)合實驗案例的行業(yè)，分析其主要財務(wù)指標以及產(chǎn)品毛利率等指標的優(yōu)劣。