文/北京精密機電控制設(shè)備研究所 黃波

隨著社會電子技術(shù)不斷的進步與發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)已經(jīng)廣泛運用于各個領(lǐng)域，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也在逐步向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換。在不久的將來，數(shù)字檔案會成為主流。作為大數(shù)據(jù)信息資源的重要來源之一，其應(yīng)用服務(wù)模式的拓展存有很大的空間。適應(yīng)這種檔案管理形式的改變，充分、有效地發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的價值，首先需要我們每一位檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理、服務(wù)的理念。同時充分認(rèn)清數(shù)字檔案信息的特點，并根據(jù)其獨有的特征進行適應(yīng)性改變后，才能提供更好、更高效的服務(wù)，才能使其價值最大化。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式及其特點

紙質(zhì)檔案傳統(tǒng)管理的流程是接收、分類、整理編號、錄入條目信息等等，這一系列繁瑣的整理歸檔的動作都是為了檔案提供利用做基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備，整理案卷歸檔的過程最終目的就是能夠在提供利用的時候能夠快速定位找出需要的檔案。那么這個查找過程對于管理者來說是相當(dāng)繁瑣的，在沒有檔案信息管理系統(tǒng)對檔案文件條目信息進行管理之前，檔案人員需要制作若干種檢索工具，比如：檔案文件的目錄索引卡片、各種管理臺賬等等，查找起來非常困難。

隨著檔案信息管理系統(tǒng)的出現(xiàn)和普及，檔案文件條目信息實現(xiàn)了數(shù)字化管理。手段和方法提升了，查找定位檔案的效率提高了，但檔案人員因此增添了一項新的數(shù)據(jù)錄入工作。所以說，檔案文件條目信息的數(shù)字化管理并未使檔案管理產(chǎn)生質(zhì)的變化，而僅僅是在一個較低層次上的完善。

（一）檔案接收、歸檔整理工作量大。一份檔案要經(jīng)過鑒定、接收、分類、裝訂、組卷、排序、編制檔案、錄入系統(tǒng)、卷內(nèi)索引、上架等等一系列的環(huán)節(jié)，且每個環(huán)節(jié)必不可少，檔案人員每天都要面對企業(yè)各個專業(yè)口送來的各種各樣的文件進行整理，其工作量不言而喻。重復(fù)性的勞動容易使人產(chǎn)生倦怠感，難免在某個環(huán)節(jié)中就會發(fā)生質(zhì)量問題，為了避免這種低層次的質(zhì)量問題的發(fā)生，檔案人員又需要增加一項復(fù)檢的環(huán)節(jié)，使工作量增加，又會在新環(huán)節(jié)上形成惡性循環(huán)。

（二）檔案實體與檔案信息條目異地管理，需將其關(guān)聯(lián)管理。為了提高查找定位效率，目前很多單位都已實現(xiàn)了檔案信息條目管理系統(tǒng)，即管理系統(tǒng)對檔案的關(guān)鍵字段進行錄入管理，代替了傳統(tǒng)的手工臺賬的同時提升了查找效率。但由于不是檔案電子全文管理，若需要檔案的具體內(nèi)容時，還要拿到檔案實體進行利用。所以為了檔案管理系統(tǒng)信息條目與檔案實體相關(guān)聯(lián)更快速地定位檔案實體，在錄入信息時需要將檔案實體具體的存放位置當(dāng)作一個錄入項進行編錄，即相當(dāng)于加入一個索引鏈接項，只不過這個鏈接指向?qū)嵨锒请娮哟尜A介質(zhì)。

（三）檔案實體存放占地面積大。歸檔的過程就是檔案人員對歸檔的文件進行分類立卷管理。企業(yè)需要保存的檔案也會根據(jù)不同的業(yè)務(wù)范圍，分為不同的大類，比如文書類、經(jīng)營類、產(chǎn)品類、成果類、設(shè)備儀器類、基建類等等，檔案實體需要的存放空間也是相當(dāng)大的。為了能夠快速的定位查找，需要將企業(yè)涉及的檔案門類事先劃分好區(qū)域，預(yù)估出各門類檔案增加的數(shù)量，留出充裕的空間存放，但這樣形成的預(yù)估值不一定準(zhǔn)確，一是很難準(zhǔn)確估測企業(yè)的發(fā)展速度，二是企業(yè)的發(fā)展方向存在不穩(wěn)定性等等很多不確定因素。

（四）檔案庫房環(huán)境硬件條件要求高。為了長期保存檔案，檔案庫房的保管環(huán)境條件要求非常嚴(yán)格，溫度、濕度、光照、防蟲等等都要求控制在一定范圍。檔案庫房必須增設(shè)一些外部設(shè)備來保障保管環(huán)境達到標(biāo)準(zhǔn)，為檔案長期存放提供創(chuàng)建符合要求的環(huán)境。

（五）紙質(zhì)檔案利用率低且只能提供檔案的被動服務(wù)。大量的歸檔文件常年處于封存狀態(tài)，利用率低。寶貴的檔案知識因其具體內(nèi)容不易被發(fā)現(xiàn)而處于冬眠狀態(tài)。根據(jù)統(tǒng)計，已經(jīng)借閱過的文件檔案數(shù)量只占檔案庫存總量的20%左右，絕大部分歸檔的文件沒有被用到。具體分析，雖然有一部分原因是將沒有利用價值的文件錯誤地納入歸檔范圍，但絕大多數(shù)原因則是檔案的具體內(nèi)容沒有被有效地知悉，沒有被人了解，導(dǎo)致其變成了“沉睡”檔案，不能充分發(fā)揮作用。另外，由于實體檔案的唯一性，當(dāng)一份檔案被一個用戶借走了，別人就不能同時利用，檔案的利用率不能提高。

目前紙質(zhì)檔案的提供利用模式是先提出需求，根據(jù)需求方向提供檔案內(nèi)容服務(wù)。檔案利用效率受需求量的約束，若檔案利用率為Ser，需求量為Quantity，那么它們之間就應(yīng)符合下列公式：

Service（檔案利用率）=K（系數(shù)）*Quantity（需求量）……公式1

很明顯，若要提高檔案利用率，要么提高系數(shù)K，要么提升需求量，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時代，系數(shù)K是固定值，不可能變化，只有不斷提高需求量。那么如何提高檔案利用效率便成為檔案管理人員追求的目標(biāo)之一。通過不斷進行用戶調(diào)研、需求分析，進行檔案編研課題的研制等方法盡可能地促進有效滿足用戶的需求，推動檔案利用率的提升。但是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的實體性和唯一性，導(dǎo)致檔案利用率很難達到理想的水平。

二、數(shù)字檔案管理服務(wù)模式及其特點

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代下，紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字檔案所替代，檔案管理對象性質(zhì)的變化驅(qū)使管理服務(wù)模式也得隨之變化。新的管理服務(wù)模式使得檔案工作效率提高的同時，檔案的安全可靠性、多重存儲、多層保護、資源自動回收與再分配、在任務(wù)過程中檔案信息的自主推送等等形成了新時期數(shù)字檔案管理服務(wù)模式的鮮明特色。較傳統(tǒng)檔案管理而言，數(shù)據(jù)檔案管理服務(wù)具有以下特點：

（一）檔案實體的虛擬化，淡化了對庫房存儲空間大小的要求。檔案實體的虛擬化（即數(shù)字檔案），對庫房存儲空間大小的約束已經(jīng)不再是必要條件。數(shù)字檔案的存貯是依托數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)存儲在計算機存儲介質(zhì)上。隨著IT領(lǐng)域的存儲技術(shù)的飛速發(fā)展，存儲介質(zhì)的容量越來越大，體積越來越小，海量容量的存儲介質(zhì)已經(jīng)廣泛使用，在進行存儲數(shù)字檔案時，其所占據(jù)的空間相對于紙質(zhì)檔案存儲所占據(jù)的空間也是可以忽略不計的。顯然數(shù)字檔案的存儲不再受限于庫房面積大小。

（二）數(shù)字檔案備份操作簡單，檔案存儲的安全可靠。數(shù)字檔案的備份已不像紙質(zhì)檔案的備份受到存放空間與復(fù)制整理的限制，備份操作變得更加簡便快捷。數(shù)字檔案備份的功能完全可以依賴管理系統(tǒng)平臺自動實現(xiàn)。在管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計之初提出功能需求及約束條件，系統(tǒng)便可以實現(xiàn)定期定時自動對已歸檔的數(shù)字信息進行多重備份，再將備份好的數(shù)據(jù)信息存儲介質(zhì)進行規(guī)范的管理，就能夠達到提高存儲數(shù)據(jù)的安全可靠系數(shù)的目的。

（三）數(shù)字信息源頭受控，保障檔案的完整、真實、有效。隨著各種辦公平臺的上線，企業(yè)內(nèi)部已近乎實現(xiàn)了無紙化辦公，各種記錄、審批過程都是以數(shù)字信息的方式系統(tǒng)平臺上存儲、流轉(zhuǎn)。在各種辦公平臺接口標(biāo)準(zhǔn)一致、數(shù)據(jù)傳遞暢通的條件下，歸檔的數(shù)字檔案可以從各個管理操作平臺直接自動傳遞，有效地避免手動操作出現(xiàn)的不統(tǒng)一和不確定性。歸檔的數(shù)字信息在產(chǎn)生之初就受到系統(tǒng)有效的控制，在其建立、校對、審批、受控等全生命周期運轉(zhuǎn)結(jié)束后，將元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)文件一道進行歸檔管理，避免了數(shù)據(jù)源的失真、丟失，大大提高了歸檔信息的完整、真實、有效性。

（四）系統(tǒng)平臺節(jié)點控制，數(shù)字檔案管理流程規(guī)范。隨著設(shè)計、生產(chǎn)、管理等所有過程無紙化辦公的實現(xiàn)，檔案人員的主要管理對象轉(zhuǎn)變成數(shù)字文件檔案，檔案管理系統(tǒng)也由原來的檔案信息條目管理轉(zhuǎn)變成對檔案電子全文的管理，紙質(zhì)文件檔案的數(shù)據(jù)量也在大幅下降，傳統(tǒng)的管理模式已不再適用，新模式的管理過程大部分都是依托管理平臺進行，系統(tǒng)的介入有效避免了在管理過程中由于人的主觀因素造成的問題。管理平臺在設(shè)計之初就將合理規(guī)范的流程嵌入程序，管理平臺能夠按事先制定好的流程運行，并能在關(guān)鍵重要操作節(jié)點進行提醒，有效去除了管理者的主觀因素導(dǎo)致的問題，規(guī)范了檔案管理。

（五）多元化服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源價值的最大化。隨著檔案資源存在形式的變革，檔案提供服務(wù)的模式也產(chǎn)生了變化，公式1中的系統(tǒng)K隨著同時能夠提供多個用戶使用同一份檔案的變化亦產(chǎn)生了變動。由于檔案實體的虛擬化不受物理資源的限制動態(tài)部署虛擬資源，使得系數(shù)K不斷增長。檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)用戶正在操作的應(yīng)用平臺及任務(wù)內(nèi)容進行情境感知，自動搜尋用戶可能需要的檔案知識進行主動的推送、建議，這樣用戶就可以獲得系統(tǒng)自動傳遞的與工作內(nèi)容相關(guān)的檔案知識，由此可見，公式中的需求量亦在自動推送檔案知識的平臺下得到了有效的提高，當(dāng)然檔案利用率也隨之提高了，充分實現(xiàn)了檔案資源價值的最大化。

（六）為決策者提供智能資源。在大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)字檔案的管理非常靈活快速便捷。由于不受物理空間的限制，可以對數(shù)字檔案進行動態(tài)的部署、運算與管理，通過用戶的不同需求，系統(tǒng)可以通過不斷自我學(xué)習(xí)、統(tǒng)計、積累、計算以及用戶當(dāng)前的任務(wù)環(huán)境，很快捕獲用戶此次操作的目的，通過云計算在數(shù)字檔案大數(shù)據(jù)環(huán)境下進行快速的搜索、定位、過濾與用戶操作相關(guān)的檔案知識，并進行規(guī)整分類后自動推送給用戶。系統(tǒng)甚至可以對過濾出的檔案知識進行進行統(tǒng)計、排序和簡單的運算，最終以各種統(tǒng)計圖的方式提供給決策者，輔助他們的抉擇。

三、綜述

傳統(tǒng)型檔案管理工作被數(shù)字化檔案管理工作所替代，是大勢所趨，這不僅僅是文檔、介質(zhì)等管理對象的存在形式發(fā)生了變化，外界的保障條件也發(fā)生了變化，這些深刻地改變著檔案管理者、檔案管理工作的思路；在以人的主動需求轉(zhuǎn)為以檔案知識主動推送后，效果甚至可能影響到領(lǐng)導(dǎo)者的決策，而不單是提高效率。因此，應(yīng)正確對待轉(zhuǎn)型初期帶來的不適應(yīng)，努力提高檔案管理者的業(yè)務(wù)技能，使檔案管理服務(wù)的水平提升，形成良性循環(huán)，使檔案管理的“硬件”與“軟件”緊密耦合，成為科研生產(chǎn)的有力保障。