陳燕

摘 要：進入新形勢后，醫(yī)院的檔案管理工作信息化程度不斷提高，大大提高了醫(yī)院檔案管理的工作效率。在檔案管理信息化建設的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了變化，以往的檔案管理工作方式也不再適應信息化下的檔案管理工作，為發(fā)揮出檔案管理信息化的優(yōu)勢，應對當下的醫(yī)院檔案管理工作方式進行創(chuàng)新，在推動醫(yī)院檔案管理信息化建設的同時，提高醫(yī)院檔案的管理水平。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；醫(yī)院工作；信息化建設

隨著信息技術的發(fā)展，其影響力逐漸延伸至各行各業(yè)，深刻改變了各行各業(yè)的工作方式。醫(yī)院作為國家重要的醫(yī)療機構(gòu)，在新形勢下，醫(yī)院改革不斷深化。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，其工作水平高低影響著醫(yī)院改革的深化進度，以及影響著醫(yī)院的日常事務管理。雖然醫(yī)院檔案管理工作的信息化程度不斷提高，但是在檔案信息化過程中所暴露出的問題，都影響著檔案信息化建設的進度，需要在建設方式上進行創(chuàng)新，以增強醫(yī)院檔案管理信息化水平。

1 重視檔案管理信息化建設工作

在推進醫(yī)院檔案管理信息化建設的工作上，首先醫(yī)院的管理層要重視檔案管理信息化建設工作。在一些醫(yī)院中，管理者將工作重心放到醫(yī)院醫(yī)療水平的提升之上， 并未認識到檔案管理工作的重要性，僅僅將檔案管理工作視之為輔助工作，對于檔案管理工作不夠重視，也沒有給予足夠的關心和支持，導致檔案管理信息化缺乏足夠的資金和人力去進行建設，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設工作緩慢，無法適應新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的實際需要。針對這一問題，醫(yī)院的管理層要轉(zhuǎn)變思想認知，認識到檔案管理對于新形勢下醫(yī)院改革工作的重要性，及檔案管理工作是能夠通過完善醫(yī)院的檔案管理工作，使醫(yī)院的各項檔案資料，如病人的病例、醫(yī)生的處方、醫(yī)務人員的個人信息等，都能夠得到妥善的收集和保存。只有管理者轉(zhuǎn)變了思想認知，重視了檔案管理工作，才能夠給予檔案管理工作以支持與鼓勵，才能夠在資金方面予以傾斜，使醫(yī)院的檔案管理工作能夠有條件去改善檔案管理工作的軟硬件設施，提升檔案管理的基礎設施。

2 推進醫(yī)院檔案管理的軟硬件建設

醫(yī)院的檔案管理信息化需要建立在完善的基礎設施之上，檔案管理的基礎設施便是檔案管理部門的軟件和硬件建設。軟件指的是檔案信息管理系統(tǒng)及其他輔助辦公軟件，實現(xiàn)檔案信息管理的無紙化、自動化。硬件指的是檔案管理信息化所需要的各種硬件設備，如網(wǎng)絡設備、顯示設備、操作設備等。

2.1 檔案管理的硬件設施建設

在醫(yī)院檔案管理信息化過程中，應逐步改善檔案管理部門的硬件設施建設，改變傳統(tǒng)的檔案收集、分類、保管等工作。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，其檔案信息主要以檔案紙或照片的形式進行記錄。在保管這些信息時，因醫(yī)院檔案室的條件限制，難免會出現(xiàn)遺漏，導致信息丟失現(xiàn)象。隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案信息總量不斷增加，檔案管理工作面臨著新的壓力，因此依靠傳統(tǒng)的檔案記錄和保存方式，是無法適應社會的發(fā)展節(jié)奏的。要推進醫(yī)院的檔案管理信息化工作，就必須提升醫(yī)院檔案管理的硬件設施建設。首先要做好檔案管理部門空間的分區(qū)和布局，醫(yī)院檔案管理部門應由檔案室、辦公室、接待室組成。其中檔案室是保管檔案的地方，因此在檔案室的建設上要做到防水、防火、防盜，在檔案室的布局上，既要有檔案倉庫，又要有閱檔室，以便于來訪者借閱檔案。辦公室則是檔案管理人員辦公的地方，應布置有辦公設備。接待室主要是接待來訪者，并做好來訪者記錄工作，待批準進入后才能進入檔案室借閱檔案。其次在檔案管理的信息化設備上，應購置相應的計算機設備、網(wǎng)絡設備、輸入設備、打印設備等。計算機設備主要是購買辦公電腦；網(wǎng)絡設備包含有路由器、服務器、網(wǎng)線等；輸入設備則是掃描儀、掃描筆等；打印設備主要是大型機。在購置了信息化的辦公設備以后，應由專業(yè)的辦公人員進行安裝和調(diào)試，確保各信息化設備的正常使用。

2.2 檔案管理的軟件設施建設

在完善了檔案管理的硬件設施后，便需要根據(jù)檔案管理工作的需要，購置相應的檔案信息管理軟件。首先是購置或訂制檔案管理信息系統(tǒng)，這是檔案管理的主要系統(tǒng)，檔案管理的各項主要功能通過它來完成。在檔案管理信息系統(tǒng)中，應具備有檔案立卷、查詢、下載、檢索等功能，能夠滿足檔案日常辦公所需。其次檔案管理信息系統(tǒng)要具備檔案文件上傳功能，通過掃描設備將紙質(zhì)檔案上傳至檔案管理信息系統(tǒng)，并自動轉(zhuǎn)化為電子文檔，能夠自動添加水印和日期，為確保信息安全，還可以自動添加條形碼。在檔案的檢索功能上，檔案管理系統(tǒng)應擁有全文檢索、組合搜索、標簽組篩選等檢索功能，并支持OCR和條形碼識別檢索，提高檔案管理系統(tǒng)的適應性。最后在檔案管理信息系統(tǒng)中，應適應未來的發(fā)展需要，具備多終端互聯(lián)技術，支持手機APP查看檔案，并能夠通過收集APP實現(xiàn)在線預約檔案服務，并能夠和檔案管理人員進行實時通訊。此外在檔案信息的安全上，檔案管理信息系統(tǒng)應對電子檔案信息進行加密處理，對于新收集的檔案應賦予其條形碼，確保每份檔案的唯一性。還要將檔案放置到服務器上進行存儲，并做好備份工作。

3 提升檔案管理人員的專業(yè)技能

檔案管理信息化建設需要高素質(zhì)的檔案管理人員，其應具備較強的專業(yè)技能，適應信息化下的檔案管理工作。首先要積極的引進檔案管理人才，由檔案管理專業(yè)對口的人來擔任檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理部門可以和高校合作，簽訂檔案管理人才培養(yǎng)合同，由高校代為培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。還可以面向社會招聘檔案管理人才，由高素質(zhì)的檔案管理人員擔任醫(yī)院檔案管理工作的主要崗位。其次要做好醫(yī)院檔案管理人員的培訓工作，對檔案管理人員的培訓主要是服務水平和專業(yè)技能的培養(yǎng)。在服務水平的培訓工作上，要向檔案管理人員介紹新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的重要性，使檔案管理人員明確自身的責任和義務，進而在思想上樹立服務意識，工作中改善作風，提高檔案管理人員的服務水平。對于檔案管理人員的專業(yè)技能培訓是關鍵，要由專家講座或是骨干員工的現(xiàn)場教授，使檔案管理人員的工作方式、理論知識、業(yè)務水平均得到相應程度的提高，使檔案管理人員對檔案信息系統(tǒng)的操作能力大幅度提升，并能給適應信息化下的檔案管理工作，且能夠在日常辦公中不斷創(chuàng)新工作，提升檔案管理工作的管理水平。

4 結(jié)語

在新形勢下，醫(yī)院的檔案管理工作越來越重要，對于醫(yī)院改革的推動作用越來越明顯，要提高醫(yī)院檔案的管理水平，信息化是必然的選擇。在醫(yī)院檔案信息化的過程中，做好檔案管理信息化的軟件和硬件設施是基礎，高素質(zhì)的檔案管理人員是關鍵，增強檔案管理制度是保障，只有做好這幾點，才能夠推動醫(yī)院檔案管理工作的不斷向前

發(fā)展。

參考文獻

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