黃鳳媛

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)的普及和科技的快速發(fā)展，電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化、文檔一體化進(jìn)程的加快，檔案信息以驚人的速度向電子化、數(shù)字化發(fā)展。如何有效的對(duì)電子文件歸檔管理成為眾多專家、學(xué)者討論和研究的熱門話題之一，且由于各自研究的角度、出發(fā)點(diǎn)、工作的性質(zhì)和接觸的行業(yè)的不同等眾多原因，因此研究的側(cè)重點(diǎn)也略有不同。但最終的目的都相同即通過對(duì)電子文件歸檔管理的深入研究，推動(dòng)電子文件歸檔管理工作理論的日益完善，進(jìn)而指導(dǎo)歸檔管理的實(shí)踐工作。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；鑒定；管理；思考

進(jìn)入21世紀(jì)后，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)在迅猛發(fā)展，信息化大潮席卷全球，且隨著電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化、文檔一體化進(jìn)程的加快，檔案信息以驚人的速度向電子化、數(shù)字化發(fā)展。電子文件歸檔，將成為未來檔案的重要組成部分。因此，如何提高對(duì)電子文件歸檔管理的認(rèn)識(shí)，如何應(yīng)對(duì)在電子文件管理工作中所產(chǎn)生的問題，如何切實(shí)做好電子文件歸檔管理，都是值得我們認(rèn)真思考的現(xiàn)實(shí)問題。筆者認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，正確鑒定其價(jià)值，明確其歸檔范圍、時(shí)間及要求等方面著手，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化信息管理，建立比較完善的歸檔制度和相關(guān)理論，使得電子文件歸檔管理日益成熟，以便日后的查找、利用等，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的最大化。

1 電子文件的鑒定與歸檔

我們知道，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。由此可知具有保存價(jià)值的文件才有歸檔的意義。電子文件歸檔也是如此。因此，電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定主要包括文件價(jià)值鑒定、安全性鑒定、識(shí)別性即可讀性鑒定、完整性鑒定等內(nèi)容。1）價(jià)值鑒定。可以從在本單位形成或產(chǎn)生的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有憑證價(jià)值、查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。而且要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，準(zhǔn)確地判定每份電子文件的保管期限，若對(duì)同一文件采用雙套制歸檔管理則對(duì)該文件的電子版文件、紙質(zhì)文件，保管期限必須一致。2）安全性鑒定。安全性鑒定主要是針對(duì)電子文件的載體及載體自身的環(huán)境的安全，例如是否有病毒感染、是否損壞（變形、劃傷、污染等）。因?yàn)檩d體作為電子文件信息的直接生存環(huán)境，其質(zhì)量好壞將直接影響到今后檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。因此，在鑒定時(shí)應(yīng)認(rèn)真查看電子文件所依賴的磁盤、光盤或硬盤等介質(zhì)是否有損壞，若有損壞，應(yīng)及時(shí)的對(duì)其采取拷貝、轉(zhuǎn)換或是更新等補(bǔ)救措施。值得注意的是，計(jì)算機(jī)病毒對(duì)電子文件造成的傷害是致命的，因此，收集來的電子文件必須經(jīng)過對(duì)其所依賴的系統(tǒng)及其存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行全面地、精確地病毒測(cè)試，使其盡可能少的或避免病毒的侵害，確保電子文件的歸檔質(zhì)量及安全。這為日后電子檔案的提供利用打下了基礎(chǔ)。3）識(shí)別性（可讀性）鑒定。識(shí)別性鑒定是電子文件歸檔管理過程中一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，也是技術(shù)鑒定中極為重要的方面。其實(shí)質(zhì)是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來確認(rèn)文件內(nèi)容是否能正常識(shí)別并讀出，是否有丟失、亂碼或與原文有差異等現(xiàn)象，確定文件內(nèi)容是否齊全、完整，以便日后工作的正常利用。識(shí)別性鑒定是由電子文件的信息形態(tài)以數(shù)字編碼的形式存在這一特征決定的。4）完整性鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。其需要相關(guān)部門的積極配合，如電子文件的形成部門、檔案管理部門等，此外還需有關(guān)法律法規(guī)作支持，才能更好的開展完整性鑒定工作。

鑒定后需要?dú)w檔的電子文件均應(yīng)按照各單位的實(shí)際來編制歸檔文件的順序號(hào)，確定文件的保管期限，并打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續(xù)。這一過程應(yīng)充分考慮到電子文件歸檔管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的建立，以避免有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件在形成、整理、使用、歸檔等過程中遭受損失或遺失等等。

2 電子文件歸檔過程中要注意的問題

2.1 歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無法保障

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016） 8.2.2規(guī)定，“應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或者專用離線存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線歸檔或者離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及元數(shù)據(jù)的歸檔”， 但有些單位對(duì)電子文件歸檔的意識(shí)還不夠高，僅處于坐等電子文件歸檔的階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進(jìn)行鑒別，對(duì)其內(nèi)容的真實(shí)性、可讀性未把關(guān)，草率整理后進(jìn)行刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，歸檔手續(xù)不夠齊全，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無法提供真實(shí)、可靠便于利用的資料。而有些電子文件在網(wǎng)絡(luò)中提供共享，使用者在使用過程中可能會(huì)依據(jù)自身的實(shí)際需要對(duì)電子文件進(jìn)行相應(yīng)的改動(dòng)，這就影響了電子文件的真實(shí)性。因此電子文件的形成單位要妥善保存其原件，保證日后歸檔的電子文件的原始性。

2.2 電子文件歸檔管理缺乏規(guī)范化、制度化

由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，電子文件數(shù)據(jù)的易消失性、數(shù)據(jù)的易改動(dòng)性及易復(fù)制性等特點(diǎn)，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會(huì)更細(xì)致、周全、便于操作。目前電子文件收集、整理鑒定、歸檔保管等通常缺乏相關(guān)制度的保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行卻常常不到位。這也就導(dǎo)致了電子文件歸檔嚴(yán)重缺乏規(guī)范化、制度化。隨著有關(guān)電子文件歸檔的法規(guī)制度不斷完善，檔案工作人員要嚴(yán)格依法辦事，維護(hù)檔案的完整。

2.3 電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，所受制約的因素更多，且在歸檔過程中對(duì)計(jì)算機(jī)操作等技術(shù)要求比較高。為了確保電子文件能夠最佳歸檔，在明確歸檔人員職責(zé)時(shí)，可以采取檔案部門、電子文件形成部門和計(jì)算機(jī)與信息管理部門相協(xié)調(diào)的管理方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史的聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作時(shí)最具有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔原則、方法，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用：計(jì)算機(jī)和信息管理部門既是電子文件的形成部門，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。這三個(gè)部門的智能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔工作中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

3 有效地進(jìn)行電子文件歸檔管理

針對(duì)上述電子文件在歸檔過程中常會(huì)出現(xiàn)的問題，我們要不斷的完善電子文件歸檔管理制度，從根本上進(jìn)行有效的解決。使得在電子文件歸檔工作中有法可依，不斷完善其管理。

3.1 明確電子文件的歸檔范圍、時(shí)間和要求

明確電子文件的歸檔范圍，它是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。確定電子文件的歸檔范圍時(shí)，應(yīng)參照相關(guān)的規(guī)定和其他科技文件、專門文件歸檔的規(guī)定，并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，將反映機(jī)構(gòu)主要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件，都納入歸檔范圍，包括與之相關(guān)的文字材料、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件等。而電子文件的歸檔時(shí)間一般分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔是指電子文件形成后立即歸檔；定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間之后再向檔案部門移交。值得一提的是雙套歸檔的電子文件和紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一，保管期限應(yīng)一致。

3.2 把好技術(shù)鑒定關(guān)

電子文件的技術(shù)性鑒定包括對(duì)信息的真實(shí)、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體的性能的檢測(cè)?？勺x性鑒定目的在于確認(rèn)電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯(cuò)。進(jìn)行可讀性鑒定時(shí)不僅要確認(rèn)文件在當(dāng)時(shí)的可讀狀態(tài)，同時(shí)需要分析其是否具備日后多次無差錯(cuò)讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術(shù)材料是否齊全也是可讀性鑒定中不可忽視的內(nèi)容，也不可遺漏。對(duì)于電子文件的可靠性鑒定，主要從內(nèi)容的真實(shí)、完整性上去把關(guān)。電子文件的易修改性使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中同一文件經(jīng)常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時(shí)可保存某些草稿和定稿。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，管理人員可借助計(jì)算機(jī)中記錄下來的時(shí)間進(jìn)行比較和鑒定。從文件的相關(guān)性入手檢查歸檔電子文件的完整性。隨著軟件功能和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，一套電子文件中的文字、圖表、數(shù)據(jù)分布在幾個(gè)甚至幾十個(gè)地方的情況會(huì)越來越多，即使在同一主機(jī)內(nèi)，一份電子文件也可能以若干份文件相連接的方式存在。如果分布在各處的“文件成分”匯集不齊，一份文件便無法再現(xiàn)其全貌。

3.3 紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔

紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存在保持一致的問題。兩種不同載體檔案的特點(diǎn)，可概括為兩句話：紙質(zhì)檔案便于長(zhǎng)期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會(huì)在一定時(shí)期內(nèi)長(zhǎng)期并存。普遍做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。所謂“雙套制”。

即將確認(rèn)歸檔的電子文件打印出相應(yīng)的紙質(zhì)文件，收集時(shí)必須將電子文件的硬盤拷貝與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。這樣對(duì)弄虛作假破壞檔案“原始性”等現(xiàn)象，能夠起到“雙保險(xiǎn)”作用，同時(shí)也可適應(yīng)利用者查閱紙質(zhì)文件的需要。 兩種載體檔案并存特別要注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號(hào)、簽署、更改、更新時(shí)更應(yīng)注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)相符。而隨著時(shí)代的發(fā)展。以電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔，最終會(huì)過渡到電子文件運(yùn)行與管理的時(shí)代，這是檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.4 完善制度，措施到位，合理配置資源

完善電子文件歸檔管理制度，除認(rèn)真貫徹國(guó)家頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》外，還應(yīng)，專門針對(duì)本單位的檔案信息化范疇的擴(kuò)展情況，結(jié)合實(shí)際制定專門的（電子文件歸檔與管理制度）來規(guī)范責(zé)任。防止管理漏洞的出現(xiàn)，同時(shí)也促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化！明確歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)并納入質(zhì)量管理體系文件中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，入庫前后都要進(jìn)行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，明確規(guī)定及時(shí)、有效歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)之一，必要時(shí)輔以一定的行政、經(jīng)濟(jì)手段，保證電子檔案的質(zhì)量。

總之，隨著時(shí)代的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)的不斷健全，技術(shù)的不斷提高和電子文件歸檔制度的不斷完善，在一批訓(xùn)練有素的檔案人員的管理下，電子文件的歸檔管理無論是從理論上還是實(shí)際工作中定會(huì)日益完善和成熟。

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