霍雪君

摘 要：我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制在不斷完善的過(guò)程中，質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作也在不斷地進(jìn)行深入改革，從質(zhì)量監(jiān)督檔案工作總最基本的內(nèi)容入手，優(yōu)化內(nèi)部工作管理制度，不斷提高質(zhì)監(jiān)工作的管理水平，科學(xué)地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，有效開(kāi)展質(zhì)監(jiān)服務(wù)。本文以質(zhì)量監(jiān)督檔案方面作為出發(fā)點(diǎn)，提出一些管理策略，希望能夠給相關(guān)工作者一些啟發(fā)和借鑒。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量監(jiān)督；檔案；管理

檔案承載著人類的記憶，我國(guó)質(zhì)量監(jiān)督事業(yè)處于改革過(guò)程中，目前，很多單位將檔案管理工作作為完善管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，逐漸整改傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的不合理問(wèn)題，讓監(jiān)督管理工作更加貼近日漸發(fā)展的時(shí)代，使得整個(gè)工作體系和服務(wù)水平越來(lái)越便捷，更加地人性化、數(shù)字化，同時(shí)將傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行升級(jí)，采用更高級(jí)、新穎的聲像、實(shí)物等管理模式，提高質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的工作效率。

1 質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理方面

1.1 收集完整、齊全的檔案信息

各個(gè)部門在工作工程中都會(huì)遇到檔案的管理工作，非常的零散，那么檔案的收集工作的難度就會(huì)加大，因此質(zhì)量監(jiān)督檔案的收集是一項(xiàng)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，部門內(nèi)部的檔案整理工作要有標(biāo)準(zhǔn)的流程和順序，做到歸檔的內(nèi)容完整、齊全。質(zhì)量監(jiān)督檔案中需要有立案審批單、現(xiàn)場(chǎng)檢查的記錄、調(diào)查筆錄、處罰決定書(shū)、送達(dá)回證、結(jié)案報(bào)告等一系列內(nèi)容，缺一不可，在檔案的封皮處還要將檔案中的內(nèi)容列舉出來(lái)，方便日后的查閱工作。同時(shí)還要注意檔案內(nèi)容的排序，根據(jù)時(shí)間和內(nèi)容的重要程度進(jìn)行排列，而且每個(gè)檔案的順序都要一致。

文書(shū)檔案當(dāng)中主要是聯(lián)動(dòng)部門相關(guān)的文件材料，有機(jī)關(guān)內(nèi)部紀(jì)檢監(jiān)察部門、辦公室、工會(huì)、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)材料，上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的相關(guān)材料。這些文件材料需要定期進(jìn)行備份和整理，及時(shí)將材料歸類，由專人負(fù)責(zé)管理，保證收集的檔案信息齊全。會(huì)計(jì)檔案管理工作主要跟本部門的業(yè)務(wù)工作相關(guān)，也需要做好定期備份，將管理工作條理化，方便日后查賬、對(duì)賬工作。人事部門的檔案管理工作涉及到職工的個(gè)人相關(guān)信息，以及單位人員的變動(dòng)情況、考核情況、職稱信息等，存檔管理工作需要認(rèn)真完成，職工在退休階段也需要用到自己的檔案信息，如果能夠有條理地管理和記錄，會(huì)減少很多翻閱時(shí)間。人事部門也要跟各個(gè)聯(lián)動(dòng)部門進(jìn)行溝通，保證辦事員能夠及時(shí)掌握本部門人員的信息。對(duì)于企業(yè)代碼和制度管理當(dāng)中涉及的圖表信息等內(nèi)容，應(yīng)該采用動(dòng)態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化地管理模式，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，如果出現(xiàn)信息變化或者不對(duì)稱的情況，應(yīng)該及時(shí)更新，而且要對(duì)更新的內(nèi)容進(jìn)行備份，以免信息丟失。

1.2 規(guī)范質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作

質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作需要進(jìn)行規(guī)范化管理，完全按照檔案業(yè)務(wù)管理相關(guān)的條例、規(guī)范進(jìn)行實(shí)施，在質(zhì)量監(jiān)督檔案當(dāng)中有很多專業(yè)檔案，有些需要按照上級(jí)部門的規(guī)定進(jìn)行整理、歸納，如果上級(jí)部門未作出相應(yīng)指示的檔案，應(yīng)該按照工作中的情況進(jìn)行合理規(guī)劃。企業(yè)代碼和IC卡檔案具有時(shí)效性，如果超過(guò)了規(guī)定的使用期限，那么該企業(yè)就要重新申請(qǐng)，所以企業(yè)應(yīng)該對(duì)代碼和IC 卡檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。對(duì)于檔案的收集工作，要做到影音資料與底片和說(shuō)明內(nèi)容齊全，影音資料要分門別類地歸納，并且定期備份，防止硬件受損造成檔案信息丟失。每個(gè)檔案都是一個(gè)獨(dú)立的保存單位，所有檔案進(jìn)行串聯(lián)能夠形成完整的記錄，在整理檔案的過(guò)程中，工作人員應(yīng)該凝練語(yǔ)言，將文字說(shuō)明附在檔案當(dāng)中，文字說(shuō)明要包括存檔事件的六要素，按照文字說(shuō)明來(lái)核對(duì)檔案信息，進(jìn)行這種規(guī)范化的管理，能夠有效地調(diào)取檔案信息，提高檔案的使用價(jià)值。

1.3 編制檢索工具

檔案檢索工作能夠?yàn)槭褂谜咛峁┖芏啾憷岣吡瞬闄n的準(zhǔn)確率和查全率，可以根據(jù)關(guān)鍵詞、年限、重要程度、作者等內(nèi)容進(jìn)行搜索，大大減少了人力、物力的成本，檢索對(duì)查檔來(lái)說(shuō)是非常便捷的操作，如果能夠快速地對(duì)檔案進(jìn)行搜索，能夠大大提高檔案管理的工作效率。單位當(dāng)中的各個(gè)部門可以使用同一種檢索工具，各個(gè)部門之間需要權(quán)限才能夠檢索其他部門的檔案，計(jì)算機(jī)部門也可以為本單位設(shè)計(jì)出適合的檢索工具，提高單位的辦事效率，另外，還要對(duì)檢索工具進(jìn)行定期維護(hù)，保證檢索工具能夠正常運(yùn)行。

2 質(zhì)量監(jiān)督檔案的利用方面

2.1 提高檔案管理、宣傳的意識(shí)

檔案承載著人類的記憶，檔案工作者要積極對(duì)檔案進(jìn)行整理和加工，利用好檔案的價(jià)值。檔案管理和檔案宣傳工作需要各個(gè)部門的配合，企業(yè)要對(duì)各個(gè)部門員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高職工的檔案管理、宣傳意識(shí)，負(fù)責(zé)這類工作的職員需要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和細(xì)心度，能夠認(rèn)識(shí)到崗位工作的重要程度。檔案在被借閱之后一定要規(guī)定歸還的期限，借閱方一定要登記好借閱人，如果出現(xiàn)延期的情況，借閱方需要向借閱人進(jìn)行口頭或者書(shū)面告知，并確定下一次的歸還時(shí)間，在歸還之后，借閱方一定要認(rèn)真檢查檔案，確保沒(méi)有破損的情況，然后再辦理注銷借閱的手續(xù)，如果出現(xiàn)了檔案破損或丟失的情況，需要借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，但是如果在辦理注銷借閱手續(xù)之后才發(fā)現(xiàn)檔案破損，那么就需要借閱方承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

檔案管理工作不只是對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納整理，還需要充分展示檔案的價(jià)值，案管人員可以將比較典型的檔案管理事例與多媒體進(jìn)行結(jié)合，為檔案管理做好宣傳工作，讓相關(guān)人員都能夠提高重視，可以對(duì)他們做一個(gè)規(guī)范化的培訓(xùn)講座，提高各個(gè)部門職員的檔案管理意識(shí)，存檔的時(shí)候多一分責(zé)任感，查檔的時(shí)候就多一分輕松感。

2.2 完善利用工作的基礎(chǔ)內(nèi)容

檔案管理工作的內(nèi)容包含多個(gè)環(huán)節(jié)，首先，要保證的是檔案信息能夠收集全面，工作人員必須嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行操作，比如存放的順序問(wèn)題，信息正確與否的問(wèn)題，要將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人頭，任何步驟都要有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，必要時(shí)可以采取終身負(fù)責(zé)制，各個(gè)部門也可以采取比賽的形式，對(duì)比一下哪個(gè)部門的檔案整理得更加到位，對(duì)于表現(xiàn)突出的部門要給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，引導(dǎo)其他部門對(duì)其進(jìn)行效仿，對(duì)于不認(rèn)真負(fù)責(zé)的部門要給予一定的懲罰措施。

其次，材料在收集之后需要進(jìn)行裝訂，所以一定要先分門別類地整理好，不能夠出現(xiàn)串檔的情況，裝訂需要按照一定的順序，各個(gè)部門可以針對(duì)自己部門的工作流程和歸檔順序制定出適合自己的裝訂順序，之后需要進(jìn)行認(rèn)真核查，根據(jù)封皮上標(biāo)明的相應(yīng)的材料名稱進(jìn)行比對(duì)，防止出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，只有嚴(yán)格地要求歸檔工作，才能為了后期的一系列工作提供便利。如果從事案管工作的職員出現(xiàn)離任等情況，那么相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該做好應(yīng)對(duì)措施，保證檔案工作能夠順利地進(jìn)行。

2.3 做好利用工作的銜接工作

服務(wù)水平的好壞決定了質(zhì)量監(jiān)督檔案工作是否實(shí)現(xiàn)了利用價(jià)值，高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)能夠更好地銜接質(zhì)量監(jiān)督檔案的利用工作，所以檔案管理工作者應(yīng)該踏實(shí)研究好本崗位的工作流程，保證檔案的安全和完整。對(duì)檔案進(jìn)行檢索操作能夠?qū)崿F(xiàn)質(zhì)量監(jiān)督檔案的多元化管理，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一項(xiàng)升級(jí)，將互聯(lián)網(wǎng)跟檔案管理進(jìn)行結(jié)合能夠大大提高工作效率。各個(gè)部門之間要形成良好的合作關(guān)系，尤其是業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)部門，因?yàn)閷I(yè)檔案的存檔為了工作的便利而出現(xiàn)一些變化，所以及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整能夠有效防止信息不對(duì)稱的問(wèn)題，提高了檔案管理的銜接度。

總而言之，通過(guò)本文淺要分析質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理和利用等方面的內(nèi)容，我們能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理工作一直在追求更好的工作方式，隨著現(xiàn)代化管理體系的不斷優(yōu)化、創(chuàng)新，我們應(yīng)該更有信心地完成檔案管理工作，從創(chuàng)新、多元的角度來(lái)完善檔案管理制度，充分解決傳統(tǒng)質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作中出現(xiàn)的不足之處。

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