鄭翠玲 李慧敏

摘 要：在國土資源管理工作中，形成了一些具有重要保存價(jià)值以及參考價(jià)值的重點(diǎn)檔案。本文筆者通過對(duì)國土資源檔案管理現(xiàn)狀的詳細(xì)研究，提出在國土資源檔案管理中實(shí)行重點(diǎn)檔案登記制度，采用對(duì)館藏保管重點(diǎn)檔案的審查和認(rèn)證方法，并從源頭對(duì)增量重點(diǎn)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控的方法.掌握現(xiàn)有重點(diǎn)檔案的數(shù)量以及保存狀況，建立增量重點(diǎn)檔案檔案全流程登記冊(cè)，從而分解檔案歸檔壓力大，提高歸檔效率，促進(jìn)國土資源檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：國土資源；重點(diǎn)檔案登記；檔案管理；方法

前言

為了落實(shí)兩辦發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，推進(jìn)檔案資源體系、安全體系、利用體系三大體系的建設(shè)。國土資源部發(fā)布了《國土資源部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和做好土地資源檔案工作的通知》和《國土資源部國家檔案局關(guān)于發(fā)布土地資源檔案的通知》；國土資源事業(yè)檔案管理和國家國土資源檔案工作“十三五”規(guī)劃，調(diào)整和部署國土資源事業(yè)檔案工作的體制結(jié)構(gòu)、工作方法和工作目標(biāo)；改變了原本由辦公廳直接管理的局面，并由辦公廳的執(zhí)行董事取代，具體實(shí)施業(yè)務(wù)支援單位。土地資源檔案系統(tǒng)經(jīng)過兩年的運(yùn)行，運(yùn)行順利，能夠達(dá)到一般檔案管理的基本要求。

1 重點(diǎn)檔案的登記制度

1.1 重點(diǎn)檔案的定義

重點(diǎn)檔案是指對(duì)國家和社會(huì)有重大影響并具有重要保存價(jià)值的文字、圖表、音像等各種載體的歷史記錄。重點(diǎn)檔案是檔案管理工作當(dāng)中的重要部分之一。

1.2 重點(diǎn)檔案的范圍

國土資源重點(diǎn)檔案的范圍主要包括以下內(nèi)容：（1）具有永久保存價(jià)值的檔案；（2）管理以及業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的具有重大保存價(jià)值的檔案：（a）重大會(huì)議、活動(dòng)檔案；（b）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案；（c）重大科技項(xiàng)目檔案；（d）重大成果檔案；（e）重要單位和知名人士參與建立的檔案；（f）在國土和資源管理領(lǐng)域具有重要保存價(jià)值的其他檔案。

1.3 重點(diǎn)檔案登記制度

檔案工作是對(duì)記憶控制權(quán)的行使，是保持歷史真實(shí)面貌的重要工作。重點(diǎn)檔案登記制度的實(shí)質(zhì)是加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)檔案的支持。檔案管理部門監(jiān)督檔案資料的形成和收集，確保關(guān)鍵檔案的完整性、連續(xù)性和有效性。實(shí)施重點(diǎn)檔案登記，一方面要求保管重點(diǎn)檔案的單位認(rèn)真登記重點(diǎn)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和現(xiàn)狀，并根據(jù)要求進(jìn)行匯總；而另一方面則要求檔案形成部門及時(shí)梳理出關(guān)鍵檔案。組織相關(guān)力量，確保關(guān)鍵工作檔案存檔。

2 推進(jìn)重點(diǎn)檔案登記制度的必要性

2.1 重點(diǎn)檔案登記制度是做好資源體系建設(shè)的客觀要求

檔案資源是檔案工作的基礎(chǔ)之一，與此同時(shí)也是檔案可持續(xù)發(fā)展的重要條件。加強(qiáng)檔案資源的建設(shè)，確保檔案資源真實(shí)、連續(xù)、豐富、多樣、可追溯，是檔案科學(xué)發(fā)展的根本要求?！皯?yīng)歸齊”是檔案資源體系建設(shè)目標(biāo)的通俗表達(dá)方式。為了實(shí)現(xiàn)這一建設(shè)目標(biāo)，如做要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，其關(guān)鍵在于"應(yīng)"一字。哪些是關(guān)鍵檔案，哪些將構(gòu)成重要檔案，檔案管理部門必須要有記錄。這是重點(diǎn)檔案注冊(cè)。

2.2 重點(diǎn)檔案登記制度是做好檔案供給側(cè)改革的一次嘗試

在過去，檔案工作是在"檔案范圍和保管期限清單"下"應(yīng)歸還和收集"。在一些案例中，重要的檔案被概括化。造成這種情況的主要原因是資料不平等，檔案資料任意。缺乏有效的計(jì)劃。實(shí)施關(guān)鍵檔案登記制度，將減少日常和重復(fù)的檔案信息的供應(yīng)，擴(kuò)大具有代表性的重要事件的供應(yīng)，提高檔案工作對(duì)實(shí)體工作的靈活性，從而大大提高了檔案工作的效率。

2.3 重點(diǎn)檔案登記制度是解決檔案工作矛盾的重要方法

檔案部門與其他部門之間存在著相互依存、相互制約的關(guān)系，這是檔案工作的矛盾。在實(shí)際的檔案登記工作的過程中，隨著檔案資料的積累，給檔案形成部門的檔案管理人員對(duì)工作造成了很大的壓力，甚至有一定的阻力。如果允許發(fā)展對(duì)立關(guān)系，就會(huì)給整個(gè)單位造成相當(dāng)大的損失。建立重點(diǎn)檔案登記制度，可以突出檔案工作在單位整體工作中的重要地位，增強(qiáng)全體工作人員的檔案意識(shí)，將檔案工作者的檔案工作分解為實(shí)際業(yè)務(wù)工作；并在工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)及時(shí)存檔，減少后期存檔的壓力。從而提高工作效率。

2.4 重點(diǎn)檔案登記制度是推進(jìn)檔案工作前置的保障

檔案管理工作當(dāng)中存在著這樣一種廣泛的誤解，即檔案的生成總是滯后于職業(yè)發(fā)展，歸檔只是對(duì)結(jié)果的收集和整理，所以檔案管理通常被放在每個(gè)工作的最后一個(gè)部分。這使檔案工作處于被動(dòng)的狀態(tài)。一旦檔案文件不完整或不規(guī)范，事后難以補(bǔ)救。檔案的價(jià)值將大大降低，檔案工作者的工作也將陷入兩難境地。因此，工作的重點(diǎn)將在開始時(shí)登記，檔案管理將預(yù)先定位，檔案將作為前端控制歸檔，檔案管理要求將在生成文件數(shù)據(jù)之前下達(dá)，并檔案的內(nèi)部質(zhì)量將在文件形成的開始時(shí)被控制。與業(yè)務(wù)工作同步，這樣將有效提高重點(diǎn)檔案管理的效率。

3 重點(diǎn)檔案登記制度的操作性

3.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

目前，已有一些省頒布了重點(diǎn)檔案管理措施或檔案管理措施，對(duì)各省的重點(diǎn)檔案管理規(guī)定進(jìn)行了規(guī)范。其中上海市2009年頒布的《上海市重點(diǎn)檔案管理辦法》是全國最早的，因此，首先，要及時(shí)制定相應(yīng)的重點(diǎn)檔案管理措施，從范圍確定、監(jiān)管要求到安全保管和開發(fā)等方面的必要要求，明確規(guī)定重點(diǎn)檔案組建部門和個(gè)人的職責(zé)，并建立相應(yīng)的管理機(jī)制和評(píng)估機(jī)制。引起領(lǐng)導(dǎo)層高度重視，促進(jìn)人力、財(cái)力、物力單位的集中形成，集中力量收集重點(diǎn)檔案。

3.2 做好重點(diǎn)檔案登記

重點(diǎn)檔案登記工作應(yīng)分為收集重點(diǎn)檔案和增量重點(diǎn)檔案兩個(gè)方面。館藏重點(diǎn)檔案關(guān)鍵是審查和識(shí)別，重新登記的數(shù)量，內(nèi)容和這些檔案的現(xiàn)狀。需要進(jìn)行雙層pdf轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)全文檢索。增量重點(diǎn)存檔的關(guān)鍵是動(dòng)態(tài)跟蹤。從形成重點(diǎn)檔案的關(guān)鍵工作開始，就需要對(duì)檔案進(jìn)行登記和跟蹤，建立完整的過程登記冊(cè)，檔案管理部門要指導(dǎo)檔案形成部門做好文件收集、數(shù)據(jù)收集工作，以及過程監(jiān)督。確保增量重點(diǎn)檔案完整。

3.3 加大檔案檢查力度

為了保證重點(diǎn)檔案登記制度的實(shí)施，僅僅依靠檔案形成部門和個(gè)人意識(shí)是不夠的。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)檔案的檢查力度，并在每年年初確定今年的重點(diǎn)檔案歸檔目標(biāo)。在年中進(jìn)行不定期的檢查。在檢查的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：（1）檔案形成部門和個(gè)人是否按照檔案管理部門登記的重點(diǎn)檔案目錄工作；（2）所形成的重點(diǎn)檔案是否符合存檔的有關(guān)要求；（3）如果在重點(diǎn)檔案的行程中發(fā)現(xiàn)重大變化，如取消或發(fā)生重大變化，是否向檔案管理部門重新登記；（4）臨時(shí)性工作形成檔案屬于重點(diǎn)檔案類別的，是否向檔案管理部門補(bǔ)登記。

3.4 加強(qiáng)重點(diǎn)檔案宣傳

制度提升必然面臨改革的壓力，尤其是檔案工作制度。主要原因是人們了解檔案工作不是主要工作，實(shí)施起來會(huì)給檔案形成部門以及個(gè)人造成不便。然而，如果忽略了實(shí)際工作，最終提交歸檔的工作量將大大增加，同時(shí)還面臨文件丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在適當(dāng)時(shí)候，通過會(huì)議和培訓(xùn)，統(tǒng)一思維，使重點(diǎn)檔案的登記、形成、積累、管理和發(fā)展成為各有關(guān)單位和個(gè)人的自覺意識(shí)和行為，使他們了解建立重點(diǎn)檔案登記系統(tǒng)的重要性和必要性.提高重點(diǎn)檔案和重點(diǎn)檔案登記意識(shí)，為重點(diǎn)檔案登記制度的實(shí)施創(chuàng)造良好環(huán)境。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段，各省已開始實(shí)行重點(diǎn)檔案登記制度，但在國務(wù)院各部、各委員會(huì)中，檔案仍然是傳統(tǒng)的方式。檔案工作是一項(xiàng)偉大的系統(tǒng)工程，貫穿整個(gè)工作過程，通過查閱過去的檔案，可以有效地避免工作中的風(fēng)險(xiǎn)，減少錯(cuò)誤的發(fā)生。因此，國土資源工作中推廣重點(diǎn)檔案登記制度是具有可行性的。

參考文獻(xiàn)

[1]田榮，趙曉東.重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理新模式探索[J].中國檔案， 2018（7） ：52-53.

[2]李敏瑞.徐匯區(qū)檔案局開展世博重點(diǎn)檔案登記管理[J].上海檔案， 2018 （6） ：24-24.

[3]劉曉南.重點(diǎn)檔案登記制度管窺——以上海為例[J].山西檔案， 2018 （3） ：27-28.

[4]赫興.為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作診脈[J].中國檔案， 2018 （11） ：39-40.

[5]高玲.登記新常態(tài)下如何做好土地登記檔案的整理分類和數(shù)字化[J].浙江國土資源，2017（4）：45-46.

（作者單位：山東省德州市夏津縣國土資源局）