黃佳瑋

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對于社會(huì)的影響是巨大的，并且這種影響會(huì)愈發(fā)加深，在社會(huì)領(lǐng)域的改革中，社會(huì)市場對人才的需求也很高。檔案是一種重要的信息資源，對于一個(gè)長期發(fā)展的單位來說，是一個(gè)特定的參考資料。穩(wěn)定的單位可以促進(jìn)它的發(fā)展。在信息時(shí)代，檔案室逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。根據(jù)以上的情況，本文從檔案管理中存在的一些問題來研究，希望可以改善事業(yè)單位的檔案管理情況，從而合理有效的管理檔案。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 財(cái)政局

事業(yè)單位的文件是長期發(fā)展中所需要的重要資源，不僅關(guān)系著公司的發(fā)展和成果，還有許多社會(huì)信息和歷史信息。在信息化時(shí)代，文件管理是采用收集、整理信息的方法。需要在做好工作的同時(shí)，利用自己的先進(jìn)理念來持續(xù)改善，進(jìn)而使財(cái)政界有很好的保障。

1 有關(guān)檔案管理中存在的安全隱患

1.1管理人員對于檔案管理不夠重視

目前很多事業(yè)單位還沒有意識(shí)到檔案對于單位有多重要，甚至在組織管理工作中也無法看重人事檔案管理這份工作。事業(yè)單位的檔案不同于一般企業(yè)，事業(yè)單位在檔案中涉及國家機(jī)密信息，所以在實(shí)施企業(yè)信息化時(shí)，我們必須重視檔案管理的檔案安全問題。但是在目前的檔案管理工作中，檔案管理人員的管理工作還不是很認(rèn)真。如果檔案管理人員沒有及時(shí)地對檔案進(jìn)行整理很容易致使檔案不完整，而有關(guān)部門如果來查閱，會(huì)造成一定的影響。甚至某些單位的高管也對此十分地忽視，此外，很多事業(yè)單位的檔案管理人員沒有學(xué)過這個(gè)專業(yè)，沒有專業(yè)基礎(chǔ)。這些人對于檔案管理十分的茫然，而在進(jìn)入單位后，也并沒有足夠?qū)I(yè)的人給他們進(jìn)行培訓(xùn)，他們對于這個(gè)管理只會(huì)是一無所知。而恰恰就是如此，他們犯錯(cuò)的幾率就會(huì)非常高。

1.2管理模式具有缺陷和不足

檔案管理質(zhì)量的好壞程度與其管理模式有著很大的關(guān)系，話雖然如此，但是目前很多單位的管理模式存在很大的缺陷和不足，其中基層單位的管理模式有著更大的漏洞。而現(xiàn)在社會(huì)對于檔案的多方面需求，這些單位是難以應(yīng)對的。在新時(shí)代的情況下，其更不能提高檔案管理的質(zhì)量。而管理檔案一定要有特定的檢索系統(tǒng)。檔案資料檢索按照檢索的方式可分為兩種，手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。最有效的檢索工具是計(jì)算機(jī)。雖然人們知道計(jì)算機(jī)的檢索速度非?？?，但仍有許多企業(yè)使用手工檢索。這會(huì)造成一系列的錯(cuò)誤從而變得緩慢，使得一些文件不能在一定的時(shí)間內(nèi)完成并收回檔案中，而且還會(huì)大量的耗費(fèi)人力成本，嚴(yán)重影響檔案工作的效率。

1.3沒有正確的利用檔案

檔案管理的工作內(nèi)容不僅包括對檔案資源的收集、整理和保存，還包括對檔案資源的開發(fā)與利用，并且只有充分利用了這些檔案資源，才能體現(xiàn)出收集、整理和保存的意義，在財(cái)政局中，其擁有許多的檔案，但是他們并沒有把這些檔案進(jìn)行最大化的運(yùn)用，使這些檔案失去了其原本的功能，只是長年累月得躺在那里。還有一些單位對于檔案的利用只存在于一些膚淺的工作，并沒有充分發(fā)揮檔案獨(dú)有的作用。

2 如何解決檔案管理中存在的問題

2.1提高的檔案管理人員的基本素養(yǎng)

對于財(cái)政局的檔案管理人員要強(qiáng)化培訓(xùn)，要求他們負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供使用人員，這是基層檔案服務(wù)人員最直接的職業(yè)要求。只有提升檔案管理人員素養(yǎng)和檔案管理能力才能確保檔案管理工作有序開展，不然都是紙上談兵。對于目前檔案管理人員很多都是經(jīng)轉(zhuǎn)崗而來的現(xiàn)象要進(jìn)行改變，縮小檔案管理人員的檔案管理水平和管理素質(zhì)與檔案管理工作的差距。所以在人力資源管理創(chuàng)新的過程中，事業(yè)單位要以一個(gè)專業(yè)管理人員的要求來衡量應(yīng)聘人員，即在聘用管理人員時(shí)，要將管理素質(zhì)作為最主要的考核內(nèi)容，同時(shí)通過周期性的培訓(xùn)來不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平，也要適時(shí)地進(jìn)行鼓勵(lì)和嘉獎(jiǎng)，以不斷提高管理人員工作效率和工作激情。在事業(yè)單位管理人員的工作交接的過程中，一定要做出嚴(yán)格的規(guī)定，當(dāng)管理人員由于一些原因要離開的時(shí)候，要做好交接工作。并且要求人員留下自己的聯(lián)系信息并保持聯(lián)系，以便單位在以后的工作中發(fā)現(xiàn)問題還能及時(shí)糾正錯(cuò)誤，這對于單位的發(fā)展和檔案管理工作的提升也是有重大促進(jìn)作用的。

2.2檔案管理中的創(chuàng)新思維方式和思路

為提高在新時(shí)代中檔案管理的重要性，財(cái)政局對于檔案管理工作必須要給予最高的重視程度，并且徹底消除檔案管理工作沒必要存在的誤解，應(yīng)該將檔案管理考慮成是財(cái)政體系中重要的組成部分。只有建立起檔案管理機(jī)制，發(fā)揮積極作用，才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代管理的需要。從現(xiàn)在來看，我國的技術(shù)和設(shè)備對于管理檔案這個(gè)工作還過于稚嫩，所以在真正的工作中會(huì)有很多的缺陷和失誤。但是如果我國能夠引進(jìn)國外或者自己開發(fā)更加智能和便捷的設(shè)備，一定會(huì)使我國事業(yè)單位的發(fā)展速度加快。要想全面實(shí)現(xiàn)信息交流，檔案管理需要網(wǎng)絡(luò)通信、軟硬件系統(tǒng)作為重要支撐，進(jìn)而完成檔案資源的傳輸、使用、加工、儲(chǔ)存以及收集等工作。而成立事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)站又是十分有必要的，檔案信息網(wǎng)站的建立和完善是事業(yè)單位檔案管理工作中經(jīng)常使用的一種重要手段。當(dāng)今時(shí)代資源共享對于提高工作的效率是十分有利的方法，信息化可以為管理人員方便又快捷地提供資料。對于財(cái)政局及其他事業(yè)單位，建立一個(gè)信息網(wǎng)站是當(dāng)前有必要的開發(fā)項(xiàng)目，信息網(wǎng)站的開發(fā)滿足我國的相關(guān)規(guī)定，在保證資料內(nèi)容的安全下，合理的開發(fā)檔案信息網(wǎng)站對檔案利用是十分有利的。因?yàn)槲覈蓪κ聵I(yè)單位文件檔案管理工作有著明確規(guī)定。

2.3最大程度上的運(yùn)用檔案

在財(cái)政局中，要重視檔案的作用，合理利用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用?，F(xiàn)在我們都處于一個(gè)信息化的時(shí)代，在任何時(shí)候都需要檔案信息。各事業(yè)單位要根據(jù)單位自身的情況為單位量身定制最為合理的信息化建設(shè)方案。檔案管理的信息化建設(shè)是在大時(shí)代中必須崛起的，這是檔案管理必須經(jīng)歷的一個(gè)改革，正是因?yàn)檫@樣，才要按照自身?xiàng)l件去改革發(fā)展，不能一味地抄襲和跟風(fēng)。

3 結(jié)語

在財(cái)務(wù)局里，要加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。有效培養(yǎng)和管理專業(yè)的人才，提高員工的綜合素養(yǎng)的知識(shí)和理念，讓員工有先進(jìn)的意識(shí)和社會(huì)服務(wù)觀，對于檔案管理工作要有正確的觀念。員工也要自己學(xué)習(xí)檔案管理有關(guān)的知識(shí)來充實(shí)自己，對于管理當(dāng)中容易出現(xiàn)的問題財(cái)政局要有合理的解決辦法，為經(jīng)濟(jì)的卓越發(fā)展做出貢獻(xiàn)。只有這樣，才能優(yōu)化檔案管理制度，進(jìn)而提高檔案管理質(zhì)量。

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