趙立軍

摘 要：雖然隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，很多信息與數(shù)據(jù)被錄入各類管理系統(tǒng)之中，從篩選以及查找等工作領(lǐng)域出發(fā)，提高了對(duì)信息定位的精準(zhǔn)度。然而，原始檔案的管理工作仍然需要不斷加強(qiáng)?？萍嫉陌l(fā)展并不意味著能夠完全取締檔案管理工作的地位，同時(shí)，即使是在軟件開發(fā)與維護(hù)較為成熟的今天，由于人為或者系統(tǒng)漏洞等原因，仍存在大量的操作軟件損壞、數(shù)據(jù)大量丟失的情況，不僅會(huì)造成大量的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)無法恢復(fù)的數(shù)據(jù)丟失會(huì)對(duì)其使用單位造成其他的工作困擾。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理工作；問題

隨著新時(shí)期信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，很多非真實(shí)、有效的數(shù)據(jù)被大量充斥到人們的工作、生活之中，因此在提供真實(shí)、有效的基礎(chǔ)信息的工作中，管理大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的檔案管理工作逐漸變得尤為重要。

一、新時(shí)期檔案管理工作的重要性

受新時(shí)期信息化技術(shù)不斷更新的影響，在檔案管理的各項(xiàng)工作中也逐漸引入了新時(shí)期的最新管理輔助工具。在不斷建設(shè)檔案管理的進(jìn)程中，由于新舊管理模式的沖突、相關(guān)工作人員自身業(yè)務(wù)能力的限制等，使得現(xiàn)階段的檔案管理工作存在著諸多的問題。本文通過對(duì)檔案管理工作中常見的一些問題進(jìn)行簡要的分析，探討相應(yīng)的解決對(duì)策。

二、檔案管理工作存在的問題

1.對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知存在誤區(qū)。從現(xiàn)階段的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多相關(guān)的工作人員甚至是單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知存在嚴(yán)重的誤區(qū)，將檔案管理工作僅僅定為位單位的事務(wù)性工作，誤認(rèn)為相關(guān)工作人員主要按要求填寫好相關(guān)的表格或者記錄，做好不丟失檔案，能夠?yàn)閱挝坏恼{(diào)檔、查檔等工作提供相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)即可，這種對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知誤區(qū)長期并且普遍存在于各單位的檔案管理工作之中，使得很多單位的檔案管理工作與新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展以及對(duì)檔案管理工作的要求無法匹配。2.缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員。由于檔案管理工作長期不被重視，檔案學(xué)專業(yè)的人才在人才市場中比較稀缺，很多檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生往往并不從事本專業(yè)工作，同時(shí)很少有企業(yè)、事業(yè)單位會(huì)專門為本單位的檔案管理工作招聘檔案學(xué)專業(yè)的人才。因此，大部分真正從事檔案管理的工作人員并沒有經(jīng)過專門的相關(guān)工作培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)，很多單位并未設(shè)置專門的檔案管理工作崗位，通常該項(xiàng)工作都是有單位的綜合辦公室或者人力資源管理部門的工作人員兼職。這部分兼職人員通常將日常工作的主要精力放在其專職工作中，很少會(huì)投入大量精力對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行深入研究，同時(shí)在填寫記錄的過程中，由于工作能力以及精力的限制，在檔案管理的兼職工作中，經(jīng)常出現(xiàn)資料填寫錯(cuò)誤、提供信息或者數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的情況，并不利于其所在單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。3.檔案管理配套設(shè)施陳舊。從現(xiàn)階段的檔案管理工作來看，很少會(huì)有單位會(huì)定期更新本單位的檔案管理配套設(shè)施，而逐漸遞增的檔案管理資料以及逐漸陳舊的配套管理設(shè)施增加了檔案管理工作的難度，在日常檔案管理工作中由于保存不當(dāng)而引起的檔案資料霉變、檔案資料擺放不合理而引起的查檔困難。

三、新時(shí)期深化檔案管理工作的對(duì)策

1.正確認(rèn)識(shí)檔案管理，建立適應(yīng)于單位實(shí)際的檔案管理制度。為了不斷深化檔案管理工作，首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作屬于單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)工作，只有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，建立適應(yīng)于本單位的檔案管理制度，才能為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2.提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，引入專業(yè)檔案管理人才。檔案管理工作人員的素質(zhì)的高低，會(huì)直接影響一個(gè)單位檔案管理工作開展的程度。因此，對(duì)檔案管理工作應(yīng)該配備專職的工作人員，同時(shí)對(duì)本單位正在從事檔案管理工作的人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，并且鼓勵(lì)其不斷學(xué)習(xí)檔案管理工作相關(guān)的各項(xiàng)技能和知識(shí)。同時(shí)，為了不斷深化檔案管理工作，使得檔案管理工作能夠適應(yīng)新時(shí)期瞬息萬變的市場情況，應(yīng)該有計(jì)劃的為檔案管理工作引入專業(yè)性的檔案管理人才，以帶動(dòng)檔案管理工作逐漸走向正規(guī)化。3.及時(shí)更新檔案管理配套設(shè)施。隨著檔案資料的逐年增加，檔案管理工作人員應(yīng)該擬定更新檔案管理配套設(shè)施的說明以及方案，清晰明了的向主管領(lǐng)導(dǎo)展示更新檔案管理配套設(shè)施的目的以及需要購入的設(shè)備。同時(shí)，檔案管理工作人員必須嚴(yán)格遵循本單位的檔案管理工作制度，利用卷柜等配套設(shè)備，對(duì)檔案資料逐年進(jìn)行細(xì)致分類與歸檔，同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該不定期對(duì)長期存在的檔案進(jìn)行整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞的情況，必須進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救，以便于及時(shí)滿足單位對(duì)檔案資料、信息的各項(xiàng)需求。4.引入信息化管理模式，提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)。在檔案管理工作中引入信息化管理模式，是新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路，也是滿足現(xiàn)代社會(huì)飛速發(fā)展的基本要求。由于檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力的限制，在引入信息化管理軟件的進(jìn)程中，必須對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行使用管理軟件的基礎(chǔ)培訓(xùn)。在檔案管理軟件運(yùn)行初期，通過在傳統(tǒng)的檔案管理工作中逐步引入信息化管理軟件，利用新時(shí)期檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)輔助檔案管理工作。同時(shí)，應(yīng)該注意不斷提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，在引入檔案管理軟件的初期，勢(shì)必會(huì)為檔案管理工作人員帶來大量的工作，不僅需要投入大量的經(jīng)歷進(jìn)行軟件操作的學(xué)習(xí)，同時(shí)還需要投入大量的時(shí)間逐年錄入各項(xiàng)信息，而錄入信息的準(zhǔn)確程度，會(huì)直接影響未來軟件在運(yùn)行過程中提供數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。

四、結(jié)語

隨著科技逐漸改變傳統(tǒng)管理工作模式的新時(shí)代的到來，在轉(zhuǎn)變檔案管理工作認(rèn)識(shí)誤區(qū)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該不斷提高相關(guān)工作人員的工作能力，根據(jù)本單位檔案管理工作的實(shí)際情況以及單位實(shí)際的經(jīng)濟(jì)能力，逐步調(diào)整檔案管理工作中的各項(xiàng)問題，同時(shí)可以通過逐步引入檔案管理軟件深化檔案管理工作信息化進(jìn)程，提高檔案管理工作質(zhì)量。