摘 要：隨著數(shù)字化信息時代的到來，電子文件是歷史發(fā)展的必然趨勢，它突破了時間與空間的距離，使文件的管理與運行更加快捷，更容易實現(xiàn)文件信息的資源共享，在新形勢下，越來越多的社會活動已不再采用紙張記錄，而是將文字、聲像等信息通過計算機轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息存儲，如何認識和迎接已經(jīng)到來的文件管理革命，已成為檔案界普遍關(guān)注的焦點。

關(guān)鍵詞：管理革命；電子文件；管理

一、 從操作性的管理環(huán)節(jié)入手積極應(yīng)對文件管理革命

20世紀(jì)80年代末，隨著計算機存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突破及個人計算機的普及，電子文件開始產(chǎn)生。國際檔案界因此提出了“電子文件（檔案）”的概念，從那時起，世界各國紛紛從國家戰(zhàn)略的高度，組織專家積極開展電子文件管理的研究工作。

我國第一次發(fā)表有關(guān)電子文件的文章是羅伯特·威廉斯在《檔案學(xué)通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》，隨后，中國人民大學(xué)副校長兼檔案館館長馮惠玲教授在《檔案學(xué)通訊》1998年第1期、2006年第3期分別發(fā)表《認識電子文件〈擁有新記憶——電子文件管理研究〉摘要之一》和《電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議》；浙江大學(xué)公共管理學(xué)院傅榮校教授與葉建英在《浙江檔案》2006年第8期發(fā)表《我們能理解與解決電子文件管理問題嗎？》等等，他們在各個時期研究了電子文件理論、特性以及管理系統(tǒng)設(shè)計等。

二、 電子文件的特點及運用

電子文件是通過電腦進行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)字化產(chǎn)物，給社會記錄活動帶來了全方位變革。運用好電子文件能促進信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進一步發(fā)展，方便文件信息傳遞和數(shù)據(jù)共享，能使人們的工作效率和質(zhì)量進一步提高，能為用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（一） 電子文件管理的主要特點

一是電子文件管理自動化。通過計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各種辦公系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)文件管理流轉(zhuǎn)全程自動化；二是電子文件存儲數(shù)碼化。借助計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，按照一定格式，將文字、圖形等信息轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，并通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)來識別、傳輸和利用，文件存儲數(shù)碼化具有存儲空間小，信息容量大等特點；三是電子文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將電子文件內(nèi)容存放于網(wǎng)絡(luò)辦公平臺專門設(shè)置的區(qū)域中，可以使文件傳輸變得更加便捷，也有利于統(tǒng)籌規(guī)劃電子文件管理工作，從而實現(xiàn)科學(xué)管理和應(yīng)用電子文檔的目的；四是電子文件形成公開化。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢來監(jiān)控文件處理的整個流程，從而實現(xiàn)電子文件全流程的公開化；五是電子文件利用在線化。電子文件是依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成的，具有共享性、多用性和交互性等優(yōu)勢。

（二） 電子文件管理與運用方面的現(xiàn)狀

一是紙質(zhì)文件歸檔與電子文件歸檔并存。電子文件由于其查尋快捷，存儲方便等特性，已經(jīng)被廣泛推廣和應(yīng)用于現(xiàn)實檔案管理工作中，鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，目前電子文件歸檔和紙質(zhì)文件歸檔同時存在，使用兩種不同載體存儲且內(nèi)容相同。

二是檔案軟件缺乏通用性。電子文件管理尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)與系統(tǒng)兼容性較差，無法全面實施、統(tǒng)一推廣，各檔案部門的軟件不能互用。

三是現(xiàn)行檔案管理、利用不能適應(yīng)電子文件管理需求。電子文件必須以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享為主要內(nèi)容，它的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進行。

三、 現(xiàn)階段電子文件管理中存在的主要問題

從國內(nèi)電子文件管理研究成果看，在電子文件管理的原始性、真實性、完整性、技術(shù)性、安全性、規(guī)范化得到廣泛探討，為探索中的電子文件管理實踐提供了理論指導(dǎo)。從電子文件管理現(xiàn)狀分析，阻礙電子文件管理主要有以下幾個方面：

（一） 對電子文件的認知落后、觀念陳舊

電子文件是一個機構(gòu)乃至國家不可再生的信息資源，我國電子文件管理發(fā)展相對滯后，主要根源于各地、各單位以及檔案工作人員對電子文件的認識上的淡薄，思想觀念陳舊，管理創(chuàng)新意識不強。不能意識到電子文件管理對于傳統(tǒng)檔案管理理論和實踐的沖擊、影響與管理方式的根本變革；不能意識到在電子政務(wù)系統(tǒng)中，必須對電子文件進行實質(zhì)性的文檔一體化管理；不能意識到在技術(shù)上的復(fù)雜與脆弱，存在嚴(yán)峻的多重風(fēng)險。

（二） 電子文件管理缺少宏觀統(tǒng)籌規(guī)劃

電子文件的形成與辦理、歸檔與移交、保管與利用、管理機構(gòu)及其職責(zé)等做出了規(guī)定，但是在辦法中“定性”的成分多，“定量”的成分少，對概念及必要性的論述較多，對具體措施敘述較少，指導(dǎo)性及規(guī)范性還有所欠缺，從國家層面看，統(tǒng)籌管理與規(guī)劃不多，缺乏電子文件統(tǒng)一、科學(xué)與嚴(yán)格管理的相關(guān)法令與法規(guī)，缺乏指導(dǎo)全國各級各類電子文件管理的指導(dǎo)性文件，電子文件管理在執(zhí)行過程中缺乏強有力的引導(dǎo)和指導(dǎo)。

（三） 電子文件的安全性還未得到保障

隨著各種網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展和融合，各種資源在網(wǎng)絡(luò)空間傳播迅速，電子文件以辦公自動化和信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，其在傳播過程中很可能遭受第三方攻擊，篡改、竊取甚至替換，破壞其原始信息。釣魚網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬的威脅可能導(dǎo)致接入網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備受到感染，病毒很可能在內(nèi)網(wǎng)中滲透并感染其他終端，導(dǎo)致內(nèi)網(wǎng)中保存電子文件檔案受到破壞。同時，一些在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臋n案信息可能在傳輸中被竊聽、截取，這些檔案信息被不法分子獲得后將嚴(yán)重威脅國家及地區(qū)的信息安全。因此，必須大力加強對電子文件安全的保障措施。

（四） 電子文件管理專業(yè)人員缺乏

對電子文件的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)文件檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得信息技術(shù)的人員所能勝任的。電子文件管理要求工作人員既具備文件管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)，又要熟練掌握電子文件形成、存儲、傳輸、檢索、利用等技能，以及電子計算機技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。目前在電子文件管理的實際工作中，由于缺乏相關(guān)的管理知識，各地信息化主管領(lǐng)導(dǎo)在電子政務(wù)總體規(guī)劃中往往會忽略電子文件的管理問題，電子政務(wù)系統(tǒng)開發(fā)人員則容易忽略保障電子文件長久真實、完整和可讀的現(xiàn)實要求，檔案工作人員則無法提出全面、明確的功能需求，文件形成者則可能使文件重要的構(gòu)成要素和文件系列沒有保存齊全或忽略數(shù)據(jù)備份等，從而導(dǎo)致電子文件管理失效。

四、 完善電子文件管理的路徑思考

為提高電子文件管理水平與質(zhì)量，根據(jù)電子文件的特性、運動規(guī)律和特有風(fēng)險，借鑒其他國家先進經(jīng)驗，結(jié)合我國具體情況，完善電子文件管理應(yīng)從以下幾個方面進行：

（一） 更新思想觀念

首先，必須認識到電子文件對現(xiàn)階段檔案管理的沖擊是巨大的，是一個全新課題，包括對電子文件概念的重新認識、新制度的適應(yīng)和新角色的轉(zhuǎn)換。其次，電子文件的管理模式已經(jīng)完全不同于以往的等待檔案上門的被動式管理，由于其自身特有的屬性，管理者必須在電子文件形成的初期就介入，與文件的生成者及相關(guān)人員充分合作，這樣才可有效保證電子文件的真實性。再次，必須認識到“雙軌制”與“雙套制”并不是應(yīng)對電子文件沖擊的法寶，而是權(quán)宜之計，過渡措施，不可長期依賴，一些技術(shù)先進的國家。

（二） 加強電子文件管理整體規(guī)劃

為了更好地管理電子文件，要進一步做好電子文件的集中統(tǒng)一規(guī)劃，將電子文件管理的“底層推動”轉(zhuǎn)變?yōu)椤绊攲油苿?、上下?lián)動”。首先，應(yīng)將電子文件管理列入規(guī)劃，從國家層面做好電子文件的管理，在國務(wù)院建立電子文件的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)布國家電子文件實施綱要，制定統(tǒng)一的電子文件實施規(guī)范，為全國電子文件的開展提供指導(dǎo)。其次，地方政府要積極與國家的規(guī)劃進行銜接，加快推動各級和各地政府之間、同級政府的不同部門之間的信息溝通，出臺相應(yīng)的配套措施，將電子文件管理的流程、方法、模式、框架等方面進行統(tǒng)籌，在國家的統(tǒng)一規(guī)劃下，使電子文件的管理組織、保存、利用更加科學(xué)規(guī)范。

（三） 加強對電子文件管理的安全措施

采取相關(guān)措施，加強對電子文件所依賴的計算機軟硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理，為電子文件檔案系統(tǒng)部署網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和防火墻。電子文件在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，滿足一定的協(xié)議，具有特定的傳輸格式，開放不同的端口。為保證電子文件檔案的安全性，可通過訪問控制技術(shù)，在內(nèi)外網(wǎng)之間設(shè)置障礙，防止外網(wǎng)的終端對內(nèi)部信息系統(tǒng)進行非法訪問。在網(wǎng)絡(luò)邊界部署入侵檢測系統(tǒng)、防火墻、IP保密機等網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、驗證設(shè)備，檢測內(nèi)外網(wǎng)之間的訪問流量，設(shè)定網(wǎng)絡(luò)安全檢測規(guī)則，對外網(wǎng)禁止開放特定的訪問端口，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，阻止電子檔案信息從網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，從而使被保護系統(tǒng)的電子文件檔案不受侵犯。

（四） 重視和加快專業(yè)人員培養(yǎng)

現(xiàn)代化的檔案管理工作者，需適應(yīng)館藏資源數(shù)字化、存儲海量化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、服務(wù)對象擴大化的現(xiàn)實需要，不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識，還要掌握計算機軟硬件知識和各種自動化系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用與維護。首先，各地區(qū)要對檔案工作者進行重點培訓(xùn)，特別是對電子文件應(yīng)用系統(tǒng)的管理與維護、網(wǎng)絡(luò)管理與維護、數(shù)據(jù)庫管理與維護以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理的安全與維護等方面重點培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，一方面使他們具備新技術(shù)革命的意識、觀念，另一方面使他們掌握一定程度的信息知識和應(yīng)用技術(shù)。其次，檔案工作者要加強職業(yè)道德修養(yǎng)，以高度的責(zé)任心和神圣的使命感，積極應(yīng)對這種全新的文件管理革命，為檔案事業(yè)的發(fā)展盡職盡責(zé)。

參考文獻：

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[2]呂慧燕.談電子文件檔案管理[J].合作經(jīng)濟與科技，2013（10）.

作者簡介：

張炎培，青海省西寧市，中共青海省委黨校。