王天奇

摘 要：近幾年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，在這樣的形勢(shì)下，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性日益突出。本文先闡述了當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理存在的問(wèn)題和短板，然后列舉出了提升事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，并提出了具體的方法策略和舉措，為事業(yè)單位和國(guó)家的檔案管理發(fā)展提供了理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位為檔案管理投入了大量人力、物力和財(cái)力，但由于檔案數(shù)量龐大并且逐年遞增，檔案管理的信息化水平不高，管理人員的工作效率及有效性仍舊低落。在21世紀(jì)信息時(shí)代的統(tǒng)領(lǐng)下，國(guó)家政府、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員終于迎來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何通過(guò)信息技術(shù)簡(jiǎn)化檔案的管理工作，避開(kāi)傳統(tǒng)管理模式下的弊端，是目前所面臨的重大課題。

1我國(guó)事業(yè)單位檔案管理目前存在的問(wèn)題

1.1缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員

我國(guó)事業(yè)單位缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的大部分工作人員不曾受過(guò)專(zhuān)業(yè)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，因此未掌握相應(yīng)的信息化職業(yè)技術(shù)。大部分人仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，使得工作效率遲遲不得提高，甚至存在著一些檔案和材料整理保管不善的情況，造成不可逆的損失。部分管理人員又年事較高，他們接收新鮮事物的能力不足，未能跟上信息技術(shù)化時(shí)代的步伐，對(duì)于學(xué)習(xí)如何信息化收集和管理檔案缺乏興趣。

1.2各方對(duì)檔案管理的重視程度不足

國(guó)家政府對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，這就導(dǎo)致了事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視程度的不足。未安排專(zhuān)職檔案管理工作人員，檔案管理部門(mén)也沒(méi)有主動(dòng)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的、具有信息化技術(shù)的檔案管理人才的意識(shí)，一直缺乏新鮮血液的加入，同時(shí)未引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和理念的準(zhǔn)備，從而影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

1.3檔案管理的信息化水平不高

即使有些事業(yè)單位逐步有了檔案管理信息化的意識(shí)，初步嘗試了建設(shè)檔案管理信息化，但也只是利用最簡(jiǎn)單的技術(shù)執(zhí)行著諸如著錄、編目、排序及檢索等最簡(jiǎn)單的任務(wù)，沒(méi)有真正把檔案管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來(lái)，利用軟件和程序最大程度地提高資源利用率。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

2.1提高檔案的私密和安全性

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理制度下，檔案的整理和保管很容易因工作人員調(diào)職、離崗等人為原因存在一些不可挽回的混亂和丟失情況。而真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)后，檔案的私密和安全性都將在信息技術(shù)的保障下得到大大提高。

2.2節(jié)約社會(huì)資源

從前，工作人員總是耗時(shí)耗力地做一些最簡(jiǎn)單的查詢(xún)和借閱檔案的工作。只要實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，工作人員便可利用計(jì)算機(jī)快速又精準(zhǔn)地做好本職工作，同時(shí)節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力。

2.3滿足單位、社會(huì)和國(guó)家的需求

隨著社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步，信息化技術(shù)運(yùn)用到了生產(chǎn)和生活的各方面。人們意識(shí)到了檔案管理的重要性和信息化管理事業(yè)單位檔案的必要性，國(guó)家和社會(huì)對(duì)檔案管理的要求普遍越來(lái)越高。檔案管理信息化建設(shè)能為滿足單位、社會(huì)和國(guó)家等多方的需求提供可靠且有效的保障。

3提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

3.1提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

首先，國(guó)家和政府應(yīng)提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，接下來(lái)各單位和部門(mén)才有動(dòng)力和信心實(shí)行接下來(lái)的一系列舉措并為之付出努力和行動(dòng)。在事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念的前提下，將其作為工作的評(píng)定指標(biāo)，相應(yīng)的工作人員才會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)的感染和率領(lǐng)下更堅(jiān)決地執(zhí)行任務(wù)，從而更快速地推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)的進(jìn)程。

3.2加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

加大資金投入是必不可少的。硬件設(shè)備方面，事業(yè)單位首先要引進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行收集和歸納整理，其次這些硬件設(shè)備的維護(hù)、建立網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)和打造信息化管理檔案平臺(tái)都是需要資金支持的。同時(shí)，還要投入資金吸引相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才，以及對(duì)員工進(jìn)行后續(xù)的職業(yè)培訓(xùn)。前期適量的資金投入也是為之后節(jié)省更大量社會(huì)資源而服務(wù)，并且這樣的優(yōu)勢(shì)是很具有持續(xù)性和長(zhǎng)久性的。

3.3為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)行人員培訓(xùn)

堅(jiān)持不懈地對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，隨時(shí)緊跟時(shí)代步伐，這一舉措將為實(shí)現(xiàn)真正的現(xiàn)代化檔案管理提供強(qiáng)有力的智力和人力支持。比如：事業(yè)單位可以適時(shí)組織檔案管理人員舉行一些以“制作電子檔案”為主題的培訓(xùn)活動(dòng)，并在培訓(xùn)活動(dòng)后制定評(píng)價(jià)體系來(lái)驗(yàn)收參與人員的學(xué)習(xí)效果。同時(shí)，事業(yè)單位之間可以針對(duì)信息和管理技術(shù)加強(qiáng)溝通交流，引進(jìn)其它單位的先進(jìn)技術(shù)，或者聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家對(duì)本公司職員進(jìn)行講座式的教學(xué)。

3.4建立健全制度

建立完善健全的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理規(guī)章制度建設(shè)，制定切實(shí)可行的工作規(guī)則和職業(yè)目標(biāo)，使檔案管理工作人員在執(zhí)行職責(zé)的過(guò)程中嚴(yán)格落實(shí)、有章可循，也便于事業(yè)單位進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理、樹(shù)立良好的事業(yè)單位形象，并促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

4結(jié)束語(yǔ)

總之，提升事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要，是當(dāng)今社會(huì)的基本訴求。在這樣的信息技術(shù)時(shí)代中，各部門(mén)和人員應(yīng)齊心協(xié)力將信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來(lái)，節(jié)約更多的社會(huì)資源，并創(chuàng)造出更多的社會(huì)財(cái)富，要在更高效、高質(zhì)地完成管理事業(yè)單位檔案本職工作的同時(shí)，保障員工、事業(yè)單位和國(guó)家的根本利益。

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