黃海燕　吳嚴(yán)　牛俊文

【摘 要】本文論述高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理發(fā)展趨勢(shì)，提出高校要與時(shí)俱進(jìn)，重視推進(jìn)高校實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作；轉(zhuǎn)變觀念，重視配合高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作；改變思路，落實(shí)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化，從而促進(jìn)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生 實(shí)習(xí)檔案 信息化管理

【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2018）08C-0111-03

信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到充分應(yīng)用，使各領(lǐng)域的工作效率、產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量和水平不斷提高。在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作中，有效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、維護(hù)、管理和使用學(xué)生實(shí)習(xí)檔案，不僅能夠提高管理工作的質(zhì)量和效率、節(jié)約人力資源的投入，改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方式中效率低、管理困難、查找檔案時(shí)間長(zhǎng)等問(wèn)題，而且還能進(jìn)一步提高檔案保管的規(guī)范性和嚴(yán)密性。本文論述高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理發(fā)展趨勢(shì)，提出高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理新思路。

一、高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理發(fā)展趨勢(shì)

高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案與學(xué)生的學(xué)籍檔案既有交叉又有所區(qū)別。學(xué)籍檔案是指學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間成績(jī)、思想表現(xiàn)、綜合評(píng)價(jià)等的記錄，通常在校生的學(xué)籍檔案由所在學(xué)校相應(yīng)系部保管，非在校生由考生所在單位人事部門(mén)或者人才中心保管。學(xué)生學(xué)籍檔案主要由相應(yīng)的老師生成，學(xué)生一般不參與或直接接觸學(xué)籍檔案生成的過(guò)程。學(xué)生的實(shí)習(xí)檔案主要是指學(xué)生在實(shí)習(xí)前的申請(qǐng)表、實(shí)習(xí)過(guò)程中的記錄表、實(shí)習(xí)后的成績(jī)記錄表，以及學(xué)生實(shí)習(xí)過(guò)程中的家長(zhǎng)知情書(shū)、與幼兒園簽訂的協(xié)議、學(xué)校為學(xué)生購(gòu)買(mǎi)的保險(xiǎn)等相關(guān)實(shí)習(xí)材料。實(shí)習(xí)檔案由學(xué)生所在學(xué)校所在系部保存，學(xué)生是實(shí)習(xí)檔案生成的主體。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理中正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

（一）時(shí)間價(jià)值使然。時(shí)間是寶貴而不可再生資源。信息化時(shí)代實(shí)際就是一個(gè)時(shí)間的搶奪戰(zhàn)時(shí)代，信息技術(shù)在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理過(guò)程中為實(shí)習(xí)檔案的收集、管理、維護(hù)等工作帶來(lái)了極大的便利，大大提高了管理工作效率和管理質(zhì)量，從而為檔案的管理工作節(jié)約了寶貴的時(shí)間資源。因此，時(shí)間的增長(zhǎng)價(jià)值必然促使高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的管理朝著信息技術(shù)化方向發(fā)展。

（二）信息資源共享使然。信息時(shí)代就是信息技術(shù)產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代。信息技術(shù)化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，代表著先進(jìn)生產(chǎn)力。信息技術(shù)化社會(huì)與農(nóng)業(yè)社會(huì)和工業(yè)社會(huì)最大的區(qū)別，就是不再以體能和機(jī)械能為主，而是以智能為主。而高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息的使用自從有了互聯(lián)網(wǎng)以后變得越來(lái)越便利，檔案信息的共享使得檔案的利用價(jià)值得到了大大的提高。因此高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集和使用再也不能依靠體能去完成，體能工作的低速、低效嚴(yán)重制約著學(xué)生動(dòng)態(tài)實(shí)習(xí)信息在第一時(shí)間的管理、處理及共享，從而也就容易喪失其應(yīng)有的價(jià)值。

（三）檔案保存完好性使然。紙質(zhì)檔案材料對(duì)于保存環(huán)境具有極高的要求，其容易受潮受損。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要依靠紙質(zhì)的方式存儲(chǔ)，這樣的存貯方式經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失、污損。其次，學(xué)校對(duì)于學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作重視程度不如其他檔案管理工作，學(xué)校一般不設(shè)專人專職保管學(xué)生實(shí)習(xí)檔案，實(shí)習(xí)檔案管理較不規(guī)范。從檔案保存的完好性出發(fā)，在檔案管理中如果能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行存貯，以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為存儲(chǔ)媒介，紙質(zhì)材料作為補(bǔ)充手段則可以使得檔案材料存儲(chǔ)更加完整。

（四）檔案收集全面性使然。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集是一件非常困難的事情。首先，檔案收集所涉及的學(xué)生人數(shù)多，單靠人力體能的收集方式既費(fèi)時(shí)也費(fèi)力。其次，高校學(xué)生全國(guó)范圍內(nèi)分布廣泛，特別是那些頂崗實(shí)習(xí)階段的學(xué)生都分布在天南地北，對(duì)于檔案的收集手段提出了新的問(wèn)題。最后，學(xué)生自身對(duì)檔案收集的工作的配合程度不高，許多學(xué)生都已經(jīng)參與了實(shí)習(xí)工作，新工作讓他們或許忙碌得無(wú)暇顧及，也或許他們對(duì)檔案收集工作不夠重視。由于以上種種原因，高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集很難全面，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用則可以使得高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案收集的面更廣更全面。

（五）檔案收集、利用時(shí)效性使然。高校學(xué)生的實(shí)習(xí)是動(dòng)態(tài)的，每個(gè)階段的任務(wù)、內(nèi)容及方式都有所不同，且學(xué)生實(shí)習(xí)單位常有變化。在這樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案材料收集方式使得學(xué)生實(shí)習(xí)檔案不能及時(shí)更新，學(xué)校老師不能及時(shí)了解學(xué)生的實(shí)習(xí)狀況，個(gè)別用人單位也不能及時(shí)獲得相應(yīng)的信息。而現(xiàn)代信息技術(shù)使得學(xué)生實(shí)習(xí)檔案能夠在第一時(shí)間更新和共享，如此老師便能及時(shí)掌握學(xué)習(xí)實(shí)習(xí)動(dòng)態(tài)。

（六）檔案利用便利性使然。實(shí)習(xí)工作管理者對(duì)實(shí)習(xí)學(xué)生的管理需要借助相應(yīng)的材料，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在查閱利用的時(shí)候非常的耗時(shí)耗力，想要在幾千份檔案中尋找一份符合需求的檔案絕非易事?，F(xiàn)代的信息技術(shù)手段可以為學(xué)生實(shí)習(xí)管理者的管理工作提供一手資料，為實(shí)習(xí)管理工作提供便利。當(dāng)管理者需要了解某一實(shí)習(xí)學(xué)生的相應(yīng)實(shí)習(xí)情況時(shí)可以通過(guò)信息技術(shù)快速找到相應(yīng)學(xué)生的實(shí)習(xí)檔案材料。

二、推進(jìn)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案信息化管理的措施

（一）與時(shí)俱進(jìn)，重視推進(jìn)高校實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作在部分高校還沒(méi)有引起足夠的重視，工作中想要查找學(xué)生的某項(xiàng)實(shí)習(xí)檔案時(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)找不到材料，學(xué)生實(shí)習(xí)材料收集過(guò)程中隨手亂放亂丟的現(xiàn)象也經(jīng)常發(fā)生，利用信息技術(shù)對(duì)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的立卷歸檔在學(xué)校難以正常開(kāi)展。但一些學(xué)生實(shí)習(xí)期間的突發(fā)事故發(fā)生和處理卻又說(shuō)明高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作的重要性。近年來(lái)，實(shí)習(xí)檔案管理工作得到了相關(guān)教育行政部門(mén)的重視，2016年教育部等五部門(mén)關(guān)于印發(fā)《職業(yè)學(xué)校學(xué)生實(shí)習(xí)管理規(guī)定》的通知第三十一條明確提出職業(yè)學(xué)校應(yīng)組織做好學(xué)生實(shí)習(xí)情況的立卷歸檔工作，并在第十一條提出“鼓勵(lì)有條件的職業(yè)學(xué)校充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建實(shí)習(xí)信息化管理平臺(tái)，與實(shí)習(xí)單位共同加強(qiáng)實(shí)習(xí)過(guò)程管理”。由此可見(jiàn)，信息技術(shù)在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案中顯得日漸重要。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，用人單位—高?！獋€(gè)人之間形成一個(gè)數(shù)據(jù)鏈，這個(gè)數(shù)據(jù)鏈環(huán)環(huán)相扣且相互影響，高校在數(shù)據(jù)鏈中處于中心地位，因此，信息的收集、共享、利用與高校密不可分。做好學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作，高?？蓮囊韵聨c(diǎn)工作入手。

1.做好學(xué)生實(shí)習(xí)信息管理平臺(tái)建設(shè)工作。學(xué)生實(shí)習(xí)信息管理平臺(tái)是“用人單位—高校—學(xué)生”這一數(shù)據(jù)鏈的載體，在數(shù)據(jù)的分析和共享過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。因此，高校首先要做好管理平臺(tái)的建設(shè)規(guī)劃，充分考慮管理平臺(tái)的訪問(wèn)渠道、內(nèi)容板塊、應(yīng)用服務(wù)、協(xié)作與共享、與現(xiàn)有校園數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的對(duì)接、后期使用服務(wù)等。

2.做好信息管理系統(tǒng)的使用推廣工作。很多信息生成者和信息收集者還未意識(shí)到數(shù)據(jù)共享的便利性和優(yōu)越性，工作思維模式還沒(méi)有完全轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，比如學(xué)校上新OA系統(tǒng)，可老師們?cè)谵k公室還是習(xí)慣用QQ作為辦公工具。因此，高校需充當(dāng)宣傳者的角色給老師和學(xué)生做好平臺(tái)使用的推廣工作。

3.做好信息管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作。學(xué)生實(shí)習(xí)信息的收集、共享、利用并不是簡(jiǎn)單的信息堆砌，而是需要相應(yīng)的工作者進(jìn)行數(shù)據(jù)的加工處理，這樣才能真正達(dá)到數(shù)據(jù)的共享。同時(shí)，在進(jìn)行維護(hù)工作的同時(shí)還需做好數(shù)據(jù)的安全保障工作。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，重視配合高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作。學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化要落到實(shí)處需要檔案生成者、收集者和管理者對(duì)此項(xiàng)工作的高度重視，認(rèn)識(shí)到高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的重要性并加強(qiáng)對(duì)實(shí)習(xí)檔案的管理過(guò)程是關(guān)鍵。而在實(shí)際工作中，無(wú)論是檔案的生成者和收集者或管理者，他們對(duì)實(shí)習(xí)檔案管理的認(rèn)識(shí)和工作態(tài)度有待提高。首先，檔案主要生成者方面，個(gè)別學(xué)生一離開(kāi)學(xué)校到其他用人單位實(shí)習(xí)后就聯(lián)系不上了。這些學(xué)生的實(shí)習(xí)檔案材料收集起來(lái)困難重重。另外，學(xué)生本身工作忙碌，部分學(xué)生為了應(yīng)付任務(wù)對(duì)于自己的檔案材料做得馬馬虎虎，提供的實(shí)習(xí)檔案材料也是馬馬虎虎，不符合檔案材料的要求。其次，檔案收集者方面，高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集一般由學(xué)生干部或者指導(dǎo)老師來(lái)協(xié)助完成，收集者認(rèn)為這并不是其主要工作甚至認(rèn)為不是其本職工作，在工作過(guò)程并沒(méi)有給予足夠的重視。因此，對(duì)于學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的收集工作也是本著應(yīng)付了事的態(tài)度，從而經(jīng)常導(dǎo)致學(xué)生實(shí)習(xí)檔案在收集的過(guò)程中出現(xiàn)遺漏，丟失等情況。最后，檔案管理者方面，由于學(xué)?；緵](méi)有專門(mén)的老師負(fù)責(zé)管理學(xué)生實(shí)習(xí)檔案材料，也容易導(dǎo)致學(xué)生實(shí)習(xí)檔案材料的損壞及丟失。因此，檔案主要生成者、檔案收集者、檔案管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，重視配合高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化工作。但觀念的轉(zhuǎn)變和重視很難自發(fā)于人們的心中。轉(zhuǎn)變觀念從以下幾點(diǎn)做起：

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)。知識(shí)是改變觀念的有效途徑，對(duì)于實(shí)習(xí)信息管理平臺(tái)的了解和使用需要領(lǐng)導(dǎo)老師和學(xué)生不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，形成新的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，改變過(guò)去的舊的觀念。正確認(rèn)識(shí)實(shí)習(xí)管理平臺(tái)的便利性和重要性才能更好地利用現(xiàn)代的信息技術(shù)手段為我們的工作服務(wù)。

2.加強(qiáng)實(shí)踐。實(shí)踐出真知，實(shí)習(xí)信息管理平臺(tái)的資源利用與共享的便利性只有使用的過(guò)程中才能感受到。因此，高校在學(xué)生在校期間就可以組織教師和學(xué)生培訓(xùn)學(xué)習(xí)從而熟練信息管理系統(tǒng)的一些基本操作步驟，怎么填寫(xiě)信息，怎樣上傳作業(yè)等。這樣能較快地完成信息的生成、收集、利用等工作。在感受到信息技術(shù)給工作帶來(lái)的便利之后老師和學(xué)生便能逐步改變觀念。

（三）改變思路，落實(shí)高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理信息化。具體如下：

1.檔案管理介質(zhì)系統(tǒng)化。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作似小而非小，其管理介質(zhì)應(yīng)系統(tǒng)化。所謂的管理介質(zhì)系統(tǒng)化指的是采用信息技術(shù)管理軟件來(lái)收集、分析、維護(hù)、存儲(chǔ)、共享使用學(xué)生實(shí)習(xí)檔案。隨著信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，越來(lái)越多的行業(yè)開(kāi)始引入信息技術(shù)管理系統(tǒng)進(jìn)行管理工作，而在高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作中也是如此。越來(lái)越多的電子科技公司把產(chǎn)品服務(wù)拓展到實(shí)習(xí)管理領(lǐng)域，專門(mén)針對(duì)教育行政部門(mén)的信息收集和管理要求研發(fā)出專門(mén)的學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作系統(tǒng)軟件，并且其技術(shù)日漸成熟，覆蓋面也日趨完善，信息技術(shù)在實(shí)習(xí)檔案管理工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

2.檔案管理者專職化、專業(yè)化?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第九條規(guī)定，檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作也是如此，在條件允許的情況下應(yīng)盡可能做到學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作專職化和專業(yè)化。首先，實(shí)習(xí)檔案管理工作應(yīng)由專門(mén)的老師專職借助現(xiàn)代信息技術(shù)完成，不建議學(xué)生參與收集和管理，因?yàn)橥瑯拥墓ぷ鲙滓灼涫謩t容易出現(xiàn)因工作交接不好而出現(xiàn)錯(cuò)漏。其次，高校實(shí)習(xí)檔案管理的收集、歸檔、使用等應(yīng)按嚴(yán)格的專業(yè)化檔案管理流程進(jìn)行，借助信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。最后，在信息時(shí)代的背景下，高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作憑借先進(jìn)的信息技術(shù)開(kāi)展，作為實(shí)習(xí)檔案管理者應(yīng)具備使用先進(jìn)技術(shù)的專業(yè)知識(shí)。因此，應(yīng)對(duì)專職管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的講授和培訓(xùn)。

3.檔案管理過(guò)程制度化。實(shí)習(xí)檔案管理制度化指的是對(duì)于學(xué)生檔案的收集、維護(hù)、使用等工作需要有相應(yīng)的管理制度給予保障。不以規(guī)則不成方圓，從檔案信息的采集過(guò)程來(lái)看，如果沒(méi)有相應(yīng)的制度約束，很多實(shí)習(xí)檔案是無(wú)法按時(shí)按質(zhì)回收的；如果沒(méi)有相應(yīng)的制度約束，檔案的維護(hù)和使用就會(huì)出現(xiàn)遺失、濫用等問(wèn)題。

4.檔案管理手段多元化。檔案管理的多元化是指檔案管理的方式和手段可以多元化。一是檔案材料收集（下轉(zhuǎn)第120頁(yè)）（上接第112頁(yè)）手段的多元化，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息傳播的手段是多種多樣的。微信、QQ、郵件等，這些信息傳播手段足以保證信息收集工作的順暢，同時(shí)也能保證信息的原始面貌。二是檔案材料的存儲(chǔ)手段也是多樣化的。隨著“云”時(shí)代的到來(lái)，“云”數(shù)據(jù)的使用既方便又快捷，而且存儲(chǔ)量大，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)是個(gè)非常有效的途徑。

總之，在我國(guó)信息化建設(shè)的推進(jìn)過(guò)程中，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)為平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)將會(huì)得到更為廣泛的應(yīng)用，這為社會(huì)各領(lǐng)域工作效率和質(zhì)量的提升創(chuàng)造了良好的發(fā)展契機(jī)。高校學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)滿足師生對(duì)實(shí)習(xí)檔案管理工作的要求。學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理的信息化過(guò)程是一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程，需要實(shí)習(xí)檔案管理工作者以及相關(guān)師生的共同努力才能夠?qū)崿F(xiàn)。

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【作者簡(jiǎn)介】黃海燕（1981— ），女，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校教務(wù)與科研處實(shí)踐科科長(zhǎng)，講師，研究方向：教育管理；吳 嚴(yán)（1964— ），男，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校教務(wù)與科研處處長(zhǎng)，教授，研究方向：職業(yè)教育管理；牛俊文（1981— ），男，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校信息中心干事，工程師，研究方向：教育技術(shù)。

（責(zé)編 黎 原）