楊亦君

[摘 要] 人事檔案管理屬于醫(yī)院人力資源管理不可缺少的組成部分之一。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人們時間空間概念，思維方式均出現(xiàn)了變化，新的社會形勢下，人事檔案管理范圍更廣，內(nèi)容有了新的延伸，龐大冗余的信息數(shù)據(jù)使得傳統(tǒng)人事檔案管理模式已無法滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，現(xiàn)階段的人事檔案管理應(yīng)跟上時代發(fā)展步伐，摸索出更多可行的現(xiàn)代化管理路子，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)?；诖?，文章結(jié)合工作實(shí)際，針對新形勢下現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化建設(shè)策略給出了幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞] 現(xiàn)代醫(yī)院；人事檔案管理；信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 057

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0144- 02

0 前 言

醫(yī)院人事檔案中所記錄的大量信息均關(guān)系到醫(yī)院職工的切身利益，具備證據(jù)性與法律性，可為職工的工資發(fā)放、職稱評定、干部考核與人事糾紛提供依據(jù)參考。醫(yī)院人事檔案管理主要是對醫(yī)院人力資源信息給予開發(fā)及利用，轉(zhuǎn)變成經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院良好發(fā)展[1]。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)即醫(yī)院在人事檔案管理活動中依靠計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案存儲、利用等的高效快捷管理的一種現(xiàn)代化管理方式，更滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐與要求。

1 更新管理理念是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，業(yè)務(wù)技術(shù)水平的日益提升，關(guān)鍵還在于樹立醫(yī)院現(xiàn)代化管理理念，徹底拋棄過去的以人工手動方式進(jìn)行成本管理的落后模式，推動信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案管理人員的職能作用，為醫(yī)院人事檔案管理工作的開展提供后勁。一方面醫(yī)院最高領(lǐng)導(dǎo)層以及各科室管理人員需對人事檔案管理信息化建設(shè)工作引起重視，在決策上支持信息化建設(shè)，并要求檔案管理人員以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來做好本職工作[2]；另一方面，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)具備信息化的管理意識，對時代發(fā)展與檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性有清楚的認(rèn)識，將人事檔案信息化管理提上日程，達(dá)到檔案管理信息化和辦公室工作的制度化有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，來滿足現(xiàn)代化發(fā)展水平與要求，提高醫(yī)院檔案管理時效性，實(shí)現(xiàn)檔案查詢、利用與開發(fā)的高效快捷。

2 增加資金投入是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的食糧

2.1 硬件建設(shè)

現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理需有一套完整的硬件設(shè)備作保障，醫(yī)院需增加資金方面的投入，保證各種設(shè)備（如多媒體設(shè)備、掃描儀、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、打印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等）均完整，以提高人力資源管理質(zhì)量與水平，對醫(yī)院智能化人力資源信息庫的建構(gòu)均有益。

2.2 軟件建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)增加資金投入力度，定期組織檔案管理人員展開培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括綜合素質(zhì)的提升（如實(shí)事求是、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、從容應(yīng)對各種問題等基本職業(yè)素質(zhì)）和各項(xiàng)信息化管理新技術(shù)的應(yīng)用等；培訓(xùn)方式相當(dāng)多（如外出考察學(xué)習(xí)、在職進(jìn)修與參加研討會等），以此來達(dá)到提升現(xiàn)代化管理水平的目的，促其滿足醫(yī)院人事改革需求，為人事檔案管理提供人才支持，展開新技術(shù)、新方法的研究，為醫(yī)院硬件設(shè)備的建設(shè)提供軟件支撐[3]。

3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的橋梁

醫(yī)院人事檔案信息資料在管理時應(yīng)做到嚴(yán)格保密，不可泄密，若信息泄露會造成無法彌補(bǔ)的損失。所以，人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)管理。（1）經(jīng)正規(guī)渠道購買人事檔案管理軟件，以防軟件漏洞出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密問題，并注意引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)被盜及流失概率控制到最低；（2）做好系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置。醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的登錄、訪問權(quán)限均應(yīng)設(shè)好密碼，非管理人員無權(quán)更改或刪除信息；（3）安裝防火墻與殺毒軟件，且始終保持開啟狀態(tài)，以免受病毒影響而使檔案資料丟失；（4）加強(qiáng)硬件防護(hù)。因電子檔案載體受環(huán)境因素的影響相當(dāng)大，所以應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案載體的檢測與維護(hù)，做好信息的拷貝工作，實(shí)現(xiàn)多重備份，避免數(shù)據(jù)丟失，且原載體的保持時間應(yīng)持續(xù)至4年以上，增強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)安全性。

4 規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)

4.1 職責(zé)明確

結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定并嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院人事檔案管理著錄細(xì)則，確保檔案管理整理、收集、鑒定、著錄、保管等不同環(huán)節(jié)均有序完成，實(shí)現(xiàn)有章可循，責(zé)任到人。

4.2 統(tǒng)一分類號

若要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化與改進(jìn)，在管理工作中可結(jié)合《中國檔案分類法》展開分類，并結(jié)合人事檔案管理的具體情況，制定滿足要求的操作細(xì)則，再結(jié)合每個文件的具體特征利用關(guān)鍵詞標(biāo)識給予區(qū)分，并加強(qiáng)校審，對其中存在的分類錯誤進(jìn)行糾正，達(dá)到前后標(biāo)引一致，促進(jìn)人事檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

4.3 拓寬檔案收集范圍

管理人員應(yīng)通過定期與不定期彼此結(jié)合的方式，及時到醫(yī)院內(nèi)各科室進(jìn)行檔案材料的收集整理，消除材料收集渠道閉塞現(xiàn)象。尤其是記錄了醫(yī)護(hù)人員個人素質(zhì)與綜合業(yè)績考評的文檔，訪問、學(xué)歷、留學(xué)等證明材料，還有醫(yī)務(wù)人員與醫(yī)院間的勞動合同，辭退、解聘、崗位變動與獎勵處分等材料，均應(yīng)及時進(jìn)行分類整理歸檔，豐富檔案種類，使人事檔案內(nèi)容更全面，為檔案資料的查閱、利用等提供依據(jù)憑證。

5 結(jié) 語

總之，人事檔案管理信息化除了可使人事檔案資料得到有效利用，還能增強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員工作效率，實(shí)現(xiàn)人事資料管理的規(guī)范化與科學(xué)化，屬于有實(shí)用性、現(xiàn)代性的可行管理模式。而作為檔案管理人員，時下的緊要任務(wù)即立足本職，大膽突破，敢于擺脫傳統(tǒng)思想束縛，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)，促醫(yī)院人事檔案信息化管理水平不斷提高，使醫(yī)院發(fā)展水平再上新臺階。

主要參考文獻(xiàn)

[1]郝小艷.醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策探究[J].現(xiàn)代交際，2016（7）：235.

[2]劉小瑕.淺議醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理的優(yōu)勢[J].人力資源管理，2014（4）：206-207.

[3]蔣業(yè)娟.淺談醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀和信息化管理[J].中國城市經(jīng)濟(jì)，2011（26）：326.