馬沐

摘要：隨著我國進入了新時代，檔案管理服務(wù)工作已經(jīng)越來越得到重視為了順應(yīng)信息化時代的發(fā)展和進步，應(yīng)該積極探索創(chuàng)新檔案管理工作的模式和方法，充分讓檔案管理工作能夠高效有序的進行，充分提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此在信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新理念;信息時代

新時代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進技術(shù)的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，適應(yīng)不了時代發(fā)展的要求。檔案工作者必須認(rèn)清形勢的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，更好地為國家的利益服務(wù)，為全社會服務(wù)。

一、信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)工作重要意義

隨著我國經(jīng)濟和科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息化檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展速度和方向。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是紙質(zhì)檔案管理占著主體作用，這樣不僅降低管理工作的效率，還可能增加產(chǎn)生錯誤的幾率，增加檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)和工作質(zhì)量。并且在日常生活和自然作用的影響下，紙質(zhì)檔案可能在空氣中受到腐蝕和火災(zāi)的破壞，失去的數(shù)據(jù)和信息可能無法修復(fù)，對管理工作造成嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)，為了避免這種情況的發(fā)生而保持檔案的完整性就需要對檔案管理工作投入大量的人力和物力資源。并且紙質(zhì)檔案管理的存在繁瑣的信息管理和信息查詢的過程，需要進行大量的搜索和尋找才能得到有效的數(shù)據(jù)和信息，增加檔案管理工作的工作量。而在信息化時代創(chuàng)新檔案管理工作模式可以充分的保證檔案數(shù)據(jù)的有效保存，減少檔案管理工作的人力和物力，提高檔案管理工作者的工作效率，有效的減少檔案管理工作者的工作量。當(dāng)然，創(chuàng)新檔案管理工作的模式和方法和可有有效的保證檔案管理服務(wù)工作的正常進行，充分提高檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量。

二、推進檔案信息化的策略

1.建立規(guī)范體系

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以需要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。

2.完善安全措施

檔案信息化建設(shè)最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。

3.健全管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

三、創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)管理信息化的途徑

1.檔案工作者要建立多樣性的檔案服務(wù)模式。

信息環(huán)境下，檔案工作者要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，對信息技術(shù)的應(yīng)用予以高度重視，以摒棄傳統(tǒng)的被動式的檔案管理為主動式的檔案管理，使檔案管理工作落實到服務(wù)層面，將檔案服務(wù)落實到實際工作中，并采取多樣化的服務(wù)形式，以使得檔案服務(wù)落實到位。檔案管理的服務(wù)化，就使得原有封閉式的檔案管理在信息技術(shù)的支持下開放化，以滿足社會對檔案資源的需求。檔案管理的目的并不是將檔案資料封閉起來，而是要為社會提供服務(wù)，所以，檔案管理服務(wù)化就是將檔案工作向社會延伸，落實到社會實踐中，使得檔案信息得以合理利用。

2.檔案信息化建設(shè)中要實施標(biāo)準(zhǔn)化管理。

檔案信息化建設(shè)使得傳統(tǒng)的文本管理轉(zhuǎn)向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創(chuàng)新理念，基于信息技術(shù)實施標(biāo)準(zhǔn)化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構(gòu)建非常必要。制定檔案信息化管理規(guī)范，檔案管理工作按照規(guī)范執(zhí)行，同時根據(jù)檔案管理工作實際將行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)明確。將檔案管理工作落實到信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運行，使檔案管理部門獲得高效準(zhǔn)確的信息。

3.應(yīng)用云計算技術(shù)對檔案管理予以優(yōu)化。

云計算技術(shù)逐漸滲入到檔案管理工作中，使得檔案信息化建設(shè)跟得上時代發(fā)展的步伐。檔案管理中應(yīng)用云計算技術(shù)，就是應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件對檔案資料在“云”端管理，檔案資料存儲在“云”端的檔案數(shù)據(jù)庫中，所有的檔案信息資料因此而實現(xiàn)了集成化管理。應(yīng)用云計算技術(shù)，就是檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理之后傳輸?shù)健霸啤倍说臄?shù)據(jù)庫中。如果用戶需要檔案資料，登錄到“云”端進入到一站式檢索界面就可以獲得相關(guān)的服務(wù)，由此保證了檔案信息管理質(zhì)量，提高了檔

4. 創(chuàng)新檔案管理信息資源利用率和服務(wù)機制

如今信息化時代最顯著的特點就是充分體現(xiàn)資源利用率從而有效的提高信息化的應(yīng)用價值，想要提高檔案管理信息資源利用率，就要求充分體現(xiàn)資源共享和有效的檔案管理體制。檔案管理工作是一項枯燥和乏味的工作，為了提高工作人員的積極性和工作熱情，就需要完善當(dāng)前的管理機制和制度。對表現(xiàn)良好的員工應(yīng)該及時的提出表揚和晉升的機會，樹立優(yōu)秀的模范作用，充分調(diào)動工作人員對于檔案管理工作的熱情，同時激發(fā)出管理人員對于學(xué)習(xí)信息化的積極性。有一些機構(gòu)缺乏創(chuàng)新意識，對于自身的信息資源利用率和機制沒有及時得到進行完善和創(chuàng)新，也沒有正確了解到信息化檔案處理對于檔案管理服務(wù)的重要作用和意義。因此通過在信息化時代下創(chuàng)新檔案管理的資源利用率和服務(wù)機制可以進一步的提升檔案管理工作的服務(wù)水平和質(zhì)量。案資源的使用效率。

四、結(jié)束語

檔案管理的過程中強化信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質(zhì)也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性，因此需要提高檔案雇你人員的培訓(xùn)力度，促進檔案管理工作的信息化進程，使其不斷的適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 鐘利文.信息化時代科技檔案管理的創(chuàng)新研究[J].今日科技，2018，No.462（05）：63-64.

[2] 李文龍.關(guān)于信息化時代檔案管理的創(chuàng)新探討[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（17）：295-295.

[3] 董栗彤，董丁碩.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2018，v.21;No.378（12）：186-187.

（作者單位：邯鄲市邯山區(qū)人力資源和社會保障局）