陳宏獻(xiàn)

摘要：電子檔案技術(shù)的有效落實(shí)，一方面為數(shù)據(jù)信息平臺的構(gòu)建提供了更加多元化的渠道，由此拓寬了數(shù)據(jù)存儲的視野，為后續(xù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)體系的構(gòu)建奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)；另一方面憑借風(fēng)險(xiǎn)防控措施，更降低了電子檔案被盜取的風(fēng)險(xiǎn)，保障了企業(yè)及單位的經(jīng)濟(jì)權(quán)益。本文基于電子檔案的優(yōu)越性展開分析，在明確數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型必要性與風(fēng)險(xiǎn)防控措施同時，期望為后續(xù)檔案管理工作提供良好參照。

關(guān)鍵詞：電子檔案；風(fēng)險(xiǎn)防控；技術(shù)優(yōu)勢；優(yōu)化措施

一、電子文件檔案的優(yōu)越性

1.提升工作效率

與傳統(tǒng)檔案管理體系相比，電子檔案體系能夠提升管理效率，為工作提供更加經(jīng)濟(jì)且全面的數(shù)據(jù)掌控平臺，借由索引系統(tǒng)的構(gòu)建，增強(qiáng)管理人員對數(shù)據(jù)的掌控力。同時，比較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度方面的要求，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效落實(shí)，更能夠?qū)鹘y(tǒng)數(shù)據(jù)載體中的信息提取入數(shù)字化環(huán)境內(nèi)，由此增長數(shù)據(jù)管理時限與質(zhì)量，既有效降低了管理人員的工作難度，同時也為數(shù)據(jù)傳輸提供了更加便捷的途徑，減輕了管理人員的工作壓力，為精神素質(zhì)體系的構(gòu)建奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。另外，電子檔案在數(shù)據(jù)采集方面具備優(yōu)勢，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺的構(gòu)建，更為數(shù)字化企業(yè)與單位職能的轉(zhuǎn)型提供了幫助，由此帶動了多方面產(chǎn)業(yè)發(fā)展，提升了企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場環(huán)境中的競爭地位。

2.節(jié)約存儲空間

傳統(tǒng)檔案管理形式中，重要的信息數(shù)據(jù)載體是紙質(zhì)材料，在對此種材料存儲期間，需考慮材料腐蝕與防火等方面的要求，提供防護(hù)措施較完善的空間，并隨著資料的不斷積累，仍需不斷擴(kuò)充存儲空間，才能有效降低檔案文件遺失的概率。從傳統(tǒng)檔案存儲角度來看，檔案在內(nèi)容與信息質(zhì)量方面需要管理工作人員耗費(fèi)大量的時間與精力，但收益卻并不明顯，甚至有部分檔案管理部門在檔案存儲工作期間，因?yàn)橹贫扰c存儲環(huán)境的限制，已經(jīng)出現(xiàn)大批量資料遺失的情況，不但為企業(yè)或單位帶來了極大的經(jīng)濟(jì)損失，同時更為后續(xù)工作開展埋下了隱患。故而，電子檔案的落實(shí)更需要被著重關(guān)注。

電子檔案首先在信息數(shù)據(jù)管理期間，能夠有效隔離空間環(huán)境的影響，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)，不但降低了數(shù)據(jù)檔案被損壞的概率，從而提供了多個數(shù)據(jù)存儲渠道，同時更降低了存儲空間的經(jīng)濟(jì)成本，由此滿足了單位或企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。其次，在數(shù)據(jù)存儲環(huán)境中，憑借較完善的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，更能夠?yàn)楣芾砣藛T提供高效率的工作模式，通過數(shù)據(jù)索引平臺，更可以及時為相關(guān)部門的工作提供保障，由此增強(qiáng)了企業(yè)管理工作的掌控力度，而且憑借數(shù)據(jù)采集平臺，更擴(kuò)展了電子檔案管理的視野，為后續(xù)企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)，也為數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)的構(gòu)建提供了良好參照。

3.保密性較好

前人為了將重要的紙質(zhì)檔案很好地保留，防止被人窺見其中辛密，多會建造類似于現(xiàn)代防空洞一樣的幽深密室，亦或在隱秘之地挖掘秘密窯洞將檔案深埋，費(fèi)時費(fèi)心費(fèi)力還多有此地?zé)o銀三百兩之嫌。而檔案管理的電子化就省事得多了，將所有的文檔歸于小小的計(jì)算機(jī)里，一個保密設(shè)置密碼鎖一上，任你是有千軍萬馬還是能工巧匠均無法窺探絲毫。并且電子檔案可設(shè)置成單分文件閱讀，如此就連卷宗的查閱修改人員也只能查閱其所需要的部分，無法借機(jī)閱讀檔案的其他文件，從而保證了文件的保密性。

4.方便檔案管理

比較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的繁瑣流程，電子檔案體系的構(gòu)建能夠極大的優(yōu)化管理流程與管理難度，在數(shù)據(jù)采集與處理方面，能夠有效降低檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，同時憑借數(shù)據(jù)索引平臺，更可以有效增強(qiáng)檔案管理的效率，提升管理工作的質(zhì)量。另外，在電子檔案系統(tǒng)落實(shí)期間，管理人員擺脫了繁瑣的管理流程，能夠?qū)⒋罅康木εc實(shí)踐放在檔案安全管理與采集方面，由此確保企業(yè)及單位檔案系統(tǒng)的構(gòu)建趨于全面，以便后續(xù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與項(xiàng)目落實(shí)更具全方位的數(shù)據(jù)信息保障，真正體現(xiàn)檔案管理部門的功能性優(yōu)勢。

二、電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控優(yōu)化措施

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風(fēng)險(xiǎn)性。我們不僅要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)。

1.優(yōu)化電子檔案數(shù)據(jù)控制

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控。

2.構(gòu)建完善的電子檔案體制

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

3.提升管理人員素質(zhì)

檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

三、結(jié)語

電子檔案在企業(yè)中的有效利用，不但能夠降低檔案管理難度，有效提升檔案數(shù)據(jù)的處理效率和質(zhì)量，同時憑借檔案數(shù)字化環(huán)境的落實(shí)，更有效增強(qiáng)了檔案管理部門的企業(yè)地位，為后續(xù)工作開展提供了保障，也為管理人員素質(zhì)水平奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。故而，在論述電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險(xiǎn)防控措施期間，需明確電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響因素，在滿足電子檔案使用優(yōu)勢的前提下，提供完善的防控措施，才能為企業(yè)經(jīng)濟(jì)體系的構(gòu)建提供可持續(xù)化保障。

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