牟松會

摘要：檔案信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，檔案信息化不僅能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也能夠進(jìn)一步提高檔案信息資源的利用率。但是檔案信息化灌流過程中也存在著諸多安全問題，不利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。鑒于此，本文就針對檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題進(jìn)行深入分析，希望能為檔案信息化管理的深入發(fā)展提供有效參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；優(yōu)勢；安全問題

隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，多種信息化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變到信息化管理模式，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到有效提高，為檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展起到了良好的促進(jìn)作用。然而在檔案信息化管理過程中，檔案資料不僅面臨著保管過程和傳輸過程的安全問題，也面臨著計(jì)算機(jī)病毒和檔案真實(shí)性的威脅，極其不利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。因此，有必要對檔案信息化管理的有數(shù)及安全問題進(jìn)行深入分析，從而為檔案事業(yè)的發(fā)展提供有利依據(jù)。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案的檢索效率

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案檢索需要進(jìn)行卷宗翻閱才能夠找到所需資料，整個查找過程耗費(fèi)大量的人力成本和時間成本，甚至在檢索過程出現(xiàn)諸多失誤問題。但是在檔案信息化管理模式下，工作人員可以利用檢索程序進(jìn)行快速查找，整個檢索過程不僅高效、準(zhǔn)確和便捷，還能夠有效避免傳統(tǒng)檢索過程中的人為失誤，使檔案檢索效率得到有效提高[1]。

（二）提高檔案資料的利用率

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展背景下，大多數(shù)檔案資料都是以數(shù)字化形式展示給讀者，讀者能夠隨時隨地利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案查閱，使讀者能夠快速找到所需的檔案資料，這不僅給讀者帶來諸多便利，也使得檔案資料能夠更方便的被讀者使用，有效提高了檔案資料的利用率。同時，許多陳舊的檔案在錄入到數(shù)字化檔案庫之后，讀者利用檢索功能中的關(guān)鍵詞搜索還能夠極快找到有用的陳舊檔案，使檔案資料的利用價值得到充分發(fā)揮。

（三）提高檔案信息的傳播效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，一般檔案信息的獲取方式就是通過檔案管理部門或是郵寄、傳真等方式，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式給檔案使用者帶來諸多阻礙，不利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。但是在檔案信息化管理模式下，讀者只需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行跨地區(qū)的檔案查閱，使檔案信息的傳播效率得到有效提高。

二、檔案信息化管理的安全問題

（一）檔案的真實(shí)性及合法性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，一般紙質(zhì)檔案都需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或單位進(jìn)行簽字蓋章，對檔案的真實(shí)性及合法性可以直接進(jìn)行辨別和確認(rèn)[2]。但是在檔案信息化管理模式下，由于電子檔案能夠進(jìn)行自由復(fù)制和修改，很難保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性及合法性。

（二）在傳輸過程的安全問題

在檔案信息化管理過程中，檔案信息的傳輸和發(fā)布比較依賴于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以致檔案信息在傳播過程中很容易遭到竊取，甚至是被人為篡改和網(wǎng)絡(luò)泄漏，嚴(yán)重威脅著檔案資料的機(jī)密性，不利于檔案資料的安全使用。

（三）在保管過程的安全問題

雖然數(shù)字化的檔案資料已經(jīng)脫離了紙質(zhì)檔案的安全問題，卻也帶來了其他不利于檔案保管的安全問題。比如計(jì)算機(jī)硬件損毀的情況下，檔案資料也難以保留，或是計(jì)算機(jī)軟件出現(xiàn)問題的情況下，檔案資料也很容易出現(xiàn)損壞等不利現(xiàn)象，這些都是檔案信息化管理中必須要考慮的安全問題。

（四）計(jì)算機(jī)病毒的入侵問題

在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，需要面對計(jì)算機(jī)病毒的侵入問題，一旦計(jì)算機(jī)遭到計(jì)算機(jī)病毒的侵入，檔案資料就很容易造成破壞，甚至被竊取、篡改和泄漏，且計(jì)算機(jī)病毒的徹底清除具有一定難度，對不具備計(jì)算機(jī)安全技術(shù)的檔案管理人員來說是一大難題。

三、檔案信息化管理安全問題的應(yīng)對策略

（一）利用加密技術(shù)

加密技術(shù)主要包括有對稱式與非對稱式，其中對稱式的加密技術(shù)就是利用一種密鑰對檔案資料進(jìn)行加密和解密，這種加密技術(shù)的使用范圍較廣。而非對稱的加密技術(shù)就是利用兩個密鑰分別對檔案資料進(jìn)行加密和解密，一般其中的加密密鑰是公開性的，而解密密鑰則是保密性的，想要查閱資料就必須要輸入解密密鑰。在利用加密技術(shù)的時候，工作人員可以根據(jù)實(shí)際需求合理選擇不同的加密技術(shù)，從而有效保證檔案資料的安全性。

（二）利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)

為保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，避免檔案數(shù)據(jù)遭到計(jì)算機(jī)病毒的破壞，應(yīng)積極利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性。首先，防火墻技術(shù)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防護(hù)的必要技術(shù)，能夠?qū)ξｋU(xiǎn)信息進(jìn)行檢測和訪問控制，有效避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到外部的入侵，使檔案資料的安全得到有效保障。其次，防毒殺毒技術(shù)能夠有效清除計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的一切安全隱患，實(shí)時監(jiān)控計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的運(yùn)行程序，一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患能夠及時進(jìn)行提醒、阻攔和清除，有效保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

（三）強(qiáng)化檔案管理人員的信息安全意識

在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，若是檔案管理人員的操作不當(dāng)就很容易帶來諸多信息安全問題，甚至直接造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的癱瘓，極其不利于檔案信息化管理的安全進(jìn)行[3]。因此，相關(guān)單位應(yīng)積極強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識，確保檔案管理人員掌握基本的信息安全防護(hù)技術(shù)，從而有效確保檔案資料的安全使用。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化管理的優(yōu)勢較為明顯，對檔案事業(yè)的發(fā)展有著很好的促進(jìn)作用，相關(guān)單位應(yīng)深入了解檔案信息化管理的安全問題，積極利用加密技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，并不斷強(qiáng)化檔案管理人員的信息安全意識，從多方面促進(jìn)檔案信息化管理的有效進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳莞露.淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢和安全問題[J].新課程（下），2017（04）：214.

[2]宋龍澤.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探討[J].信息與電腦（理論版），2016（11）：153-154.

[3]田永麗.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].黑龍江科技信息，2015（15）：169.

（作者單位：中交第一公路勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司）