邊琦

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活方式以及工作方式產(chǎn)生了很大的變化，相應(yīng)的思想觀念也會(huì)產(chǎn)生變化，對(duì)于一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)者來(lái)說(shuō)，就愈加的重視管理有關(guān)的工作。這是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的要求，只有做好有關(guān)的管理工作，才能進(jìn)一步提高管理的水平，對(duì)于員工的行為以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)行為加以約束和規(guī)范，使得企業(yè)能夠步入正軌，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)運(yùn)行。而人力資源管理就是管理工作中的重要內(nèi)容，人事檔案管理則是重中之重，只有加強(qiáng)人事檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，進(jìn)而優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人力資源管理水平的提高，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的相關(guān)決策提供科學(xué)的依據(jù)，因此，針對(duì)人事檔案管理在人力資源管理中的重要性就值得人們進(jìn)行深入的探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 人力資源 重要性

人事檔案管理在人力資源管理過(guò)程中扮演著至關(guān)重要的角色，是其工作內(nèi)容中的重要一環(huán)，有利于為企業(yè)提供科學(xué)的決策，尤其在人才的任用、選拔等方面具有積極的作用。而通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理，人力資源管理工作的水平也能得到進(jìn)一步的提高，這具有重要的意義。但是在實(shí)際進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，還是會(huì)發(fā)生很多問(wèn)題，這就不利于企業(yè)的正常運(yùn)行和發(fā)展，對(duì)于人力資源管理工作的開(kāi)展造成了一定的阻礙，這就要求有關(guān)部門(mén)以及管理人員能夠重視人事檔案管理工作，提高其認(rèn)識(shí)程度，以進(jìn)一步的提高人力資源管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

一、人力資源管理以及人事檔案概述

人力資源管理是企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容，同時(shí)也是一個(gè)單獨(dú)的部門(mén)，主要的職責(zé)就是負(fù)責(zé)人力資源方面的工作，例如員工的招聘、培訓(xùn)、調(diào)度等。這都需要通過(guò)人力資源管理部門(mén)才能實(shí)現(xiàn)有效的運(yùn)作，由此可見(jiàn)，人力資源管理工作在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中還是極為重要的。事實(shí)上也卻是如此，人力資源管理的有效開(kāi)展，能夠幫助企業(yè)發(fā)掘又用的人才，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)人力資源結(jié)構(gòu)的調(diào)整，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才方面的建設(shè)，將適用的人才放到適合的崗位上，這具有積極的作用與意義。而人事檔案管理則是人力資源管理工作內(nèi)容中的重要組成部分，是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，同樣對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響，因?yàn)閱T工的一切信息資料都是來(lái)源于此，主要通過(guò)文字、影像、圖片等形式進(jìn)行儲(chǔ)存。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性

（一）人事檔案管理是人力資源開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)

由于人事檔案是對(duì)公司員工的經(jīng)歷進(jìn)行相關(guān)記錄，所以保留了真實(shí)性，根據(jù)人事檔案中所體現(xiàn)的個(gè)人的綜合素養(yǎng)，可以讓管理者充分了解到此人的以前經(jīng)歷以及現(xiàn)狀，通過(guò)確切的文字記錄有一個(gè)直觀的體現(xiàn)，對(duì)綜合素質(zhì)進(jìn)行考量，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)此員工未來(lái)的可能性。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，很多時(shí)候難以與一些基層員工有著實(shí)際的接觸，所以人事檔案中的相關(guān)記錄十分重要。能夠讓管理者看到一些有價(jià)值的內(nèi)容，既能發(fā)現(xiàn)一些無(wú)作為人員，同時(shí)也會(huì)把握住人才，讓管理者看到并且有效利用人才，對(duì)于防止人才的流失十分有利。對(duì)于企業(yè)需要的人才來(lái)說(shuō)，人事檔案也會(huì)充分進(jìn)行記錄，以便于發(fā)現(xiàn)人才仍舊存在的一些不足，從而做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，在進(jìn)行人力資源開(kāi)發(fā)以及調(diào)動(dòng)的時(shí)候能夠成為可靠的依據(jù)，最大化增強(qiáng)人盡其用的效果，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）人事檔案管理能夠進(jìn)一步加強(qiáng)人力資源合理配置

現(xiàn)如今企業(yè)的人力資源體系已經(jīng)逐漸成熟，很多企業(yè)都擁有著專(zhuān)業(yè)并且科學(xué)的人力資源配置方法。人事檔案管理的合理利用則能夠進(jìn)一步加強(qiáng)資源合理配置。根據(jù)檔案中對(duì)于人才的個(gè)人履歷記錄以及綜合素質(zhì)體現(xiàn)，能夠通過(guò)這些現(xiàn)實(shí)實(shí)際進(jìn)行更加科學(xué)的管理辦法。另外，人事檔案管理的真實(shí)性與高效性能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息互通。企業(yè)在管理人力資源，對(duì)相關(guān)人才進(jìn)行配置的時(shí)候，能夠利用不同人才的不同特性，根據(jù)不同的能力做出適當(dāng)調(diào)整，讓每一位人才都進(jìn)入到最適合自己的崗位，只有這樣才可以最大化的發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)。

（三）幫助管理者科學(xué)合理的預(yù)測(cè)人力資源需求

對(duì)于人力資源需求來(lái)說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部的組織體系十分關(guān)鍵，人事檔案的相關(guān)記錄能夠有效幫助企業(yè)對(duì)人力資源需求進(jìn)行掌握，同樣提供一個(gè)很好的參照效果，不同的企業(yè)對(duì)于人力資源需求不盡相同，雖然人才是十分必要的，但是畢竟屬于少數(shù)，不同的崗位對(duì)于人才的要求是不同的，根據(jù)人事檔案進(jìn)行判斷，可以規(guī)范合理的預(yù)測(cè)相關(guān)崗位人力需求，幫助企業(yè)對(duì)人才資源計(jì)劃進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范。

三、人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

人事檔案管理工作是比較系統(tǒng)的工作，有一定的流程，而且隨著企業(yè)員工數(shù)量的增多，則工作的復(fù)雜性也有所增加，這就不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，而這些問(wèn)題的出現(xiàn)極不利于人力資源管理工作的順利進(jìn)行，對(duì)于管理效率以及管理水平都有一定的影響。這就要求有關(guān)管理人員能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，進(jìn)而針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行基本的權(quán)衡，采取有效的措施加以解決，避免發(fā)生一些不必要的問(wèn)題。而具體而言，主要存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題。

（一）人事檔案記錄存在虛假性

人事檔案記錄存在著一些虛假性，這是不爭(zhēng)的事實(shí)，也是目前許多企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，尤其隨著企業(yè)以及員工數(shù)量的不斷增多，人事檔案管理中的虛假問(wèn)題也就越來(lái)越嚴(yán)重。具體表現(xiàn)在很多的方面，在人事檔案記錄的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)假學(xué)歷、假的工作經(jīng)歷以及假的資格證書(shū)等，使得人事檔案資料中的信息存在失真問(wèn)題，這就不利于人事檔案價(jià)值的發(fā)揮。因?yàn)檫@些虛假的信息對(duì)企業(yè)的管理者造成一定的干擾，進(jìn)行對(duì)員工的評(píng)價(jià)也會(huì)存在問(wèn)題，從而影響到人才的選拔與任用，這是不公平的體現(xiàn)，同時(shí)對(duì)于整體人力資源管理也造成了極大的影響，在招聘、培訓(xùn)以及調(diào)動(dòng)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生實(shí)際的影響，造成人力資源的管理者的錯(cuò)誤判斷，進(jìn)而影響企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益。

（二）人事檔案內(nèi)容不全面

人事檔案資料的內(nèi)容不全也是存在的主要問(wèn)題之一，這是由于管理人員缺乏對(duì)于人事檔案管理工作的重視所造成的，所以在記錄以及收集信息的時(shí)候，其內(nèi)容以及形式就比較單一，文字表述等方面基本有價(jià)值的信息很少。進(jìn)而不能真正的反映人才的全名信息，相關(guān)的人力資源管理者也不能很好的了解員工，很容易造成錯(cuò)誤用人的局面。而除了由于記錄內(nèi)容單一外，人事檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)不足也是導(dǎo)致人事檔案信心不全的重要因素，在實(shí)際進(jìn)行信息資料的收集以及記錄時(shí)，涂改、丟頁(yè)等現(xiàn)象也是時(shí)有發(fā)生，這就難以對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范的管理，致使許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，同時(shí)影響著人力資源工作的有效開(kāi)展。

（三）人事檔案管理方式落后

人事檔案管理方式落后也是存在的主要問(wèn)題之一，尤其在如今的科技時(shí)代背景下，對(duì)于企業(yè)管理工作的要求也有了提高，只有學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，才能進(jìn)一步的提高人事檔案管理的水平。但是現(xiàn)實(shí)情況卻是人事檔案管理的方式大多還采用的人工方式進(jìn)行管理，這就嚴(yán)重阻礙了人力資源管理效率的提高，即使有些企業(yè)能夠利用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)進(jìn)行管理，也不能充分發(fā)揮出先進(jìn)科技的作用，大多都還只是用于資料的查詢(xún)等方面，難以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理水平的真正提升。

四、加強(qiáng)人事檔案管理的基本途徑

（一）完善企業(yè)人事檔案管理體系

完善企業(yè)人事檔案管理體系是必然的要求，只有不斷的完善人事檔案管理體系，才能進(jìn)一步的提高人事檔案管理的效率，真正發(fā)揮檔案管理的作用，從而創(chuàng)新管理模式，為人力資源管理者提供科學(xué)的決策。這具有重要的意義。而這就要求有關(guān)的企業(yè)管理者能夠認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題的重要性，積極的構(gòu)建與完善人事檔案管理體系，通過(guò)建立健全企業(yè)人事檔案管理的制度，來(lái)對(duì)檔案管理工作加以規(guī)范，同時(shí)對(duì)于檔案管理人員的行為也能有所約束，進(jìn)而提升整體檔案管理工作的質(zhì)量，保證檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行，避免發(fā)生信息泄露、不全等問(wèn)題。

（二）提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)也是最基本的措施，人才建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，只有保證人才符合企業(yè)發(fā)展的要求，才能進(jìn)行調(diào)用和選拔，而員工的綜合素質(zhì)就是基本的要求，這也是當(dāng)代眾多企業(yè)對(duì)于應(yīng)聘者的要求，不僅僅要具備一定的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還要具備基本的道德素質(zhì)，具有綜合素質(zhì)的員工才是企業(yè)所需要的。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行管理

創(chuàng)新人事檔案管理方式也是最基本的要求，對(duì)于提高檔案管理的水平具有重要的作用，由于傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中還存在很多的局限，這就要求有關(guān)企業(yè)管理者能夠重視加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，不斷的引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)等，然后建立建全相應(yīng)的系統(tǒng)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的要求。因?yàn)橹挥幸劳鞋F(xiàn)代化的技術(shù)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的真正提高，這樣就能在人事檔案管理方面有所突破，充分發(fā)揮出人事檔案管理的作用，進(jìn)而還有助于加強(qiáng)人力資源的管理。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)最缺乏的就是人才，只有培養(yǎng)出符合企業(yè)發(fā)展的人才，同時(shí)能夠合理的進(jìn)行調(diào)用，才能真正發(fā)揮人才的價(jià)值，增加企業(yè)的實(shí)力，進(jìn)而增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，有助于促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。這就不得不提到人事檔案管理工作的重要性，工作的內(nèi)容主要就是收集與管理員工的基礎(chǔ)信息，然后為人力資源管理工作的開(kāi)展打好基礎(chǔ)，隨后在人才的培訓(xùn)、選用等方面提供相應(yīng)的人員資料信息，使得人力資源結(jié)構(gòu)更為合理，能夠提高整理企業(yè)的實(shí)力，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。

（作者單位：山東博物館）