韓芳

在日常工作之中，為了處理相應(yīng)事務(wù)、加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，各個(gè)部門之間、部門和個(gè)人之間都需要發(fā)生一定的聯(lián)系，而對(duì)一些重要事務(wù)通常都采用書面記錄的形式來(lái)對(duì)其進(jìn)行保存。所以應(yīng)該從實(shí)際應(yīng)用的角度出發(fā)，逐漸在收集的過(guò)程中形成規(guī)范的方式，這樣就能夠良好的處理相關(guān)事務(wù)，并且也能夠?qū)⒏鱾€(gè)方面的文字材料進(jìn)行進(jìn)行熟練地運(yùn)用，這些工作都是文書檔案的整理和收集工作?，F(xiàn)代辦公室管理工作中，文書檔案的管理是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，而且辦公室對(duì)文書檔案的相關(guān)工作是否能夠及時(shí)和有效的收集、整理、歸檔，也決定了信息在傳達(dá)時(shí)的準(zhǔn)確性以及處理事務(wù)的流暢性等。

一、文書檔案收集和整理工作的重要性

對(duì)文書檔案的收集和管理工作是各個(gè)單位、機(jī)關(guān)開展相關(guān)管理活動(dòng)時(shí)的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是提升單位管理工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)。所以辦公室文書檔案的整理和收集工作在整個(gè)辦公室管理工作中有著重要地位，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，由于文書檔案本身在各個(gè)單位、企業(yè)辦公室中發(fā)揮著重要作用，所以不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案的收集和整理，這樣才能夠使相關(guān)企業(yè)、單位的管理效率得到提升。第二，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的收集和管理工作能夠?qū)挝坏陌l(fā)展過(guò)程進(jìn)行歷史記錄。例如某單位從一些實(shí)際活動(dòng)的開展中獲得了大量的文件材料等，這就需要采用文書檔案的收集和整理方式來(lái)對(duì)這些文件材料進(jìn)行規(guī)范化的統(tǒng)一管理，這樣方便單位在考評(píng)工作或者是需要用到此文件的時(shí)候可以迅速找到有關(guān)資料。第三，辦公室的文書檔案收集和整理工作的重要性也可以在單位領(lǐng)導(dǎo)的決策中提供依據(jù)，所以應(yīng)該加強(qiáng)其工作的落實(shí)力度。

二、文書檔案的收集和管理工作中存在的問(wèn)題

（一）收集文件材料的范圍并不全面

在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，常常會(huì)發(fā)生文書文檔在收集資料的過(guò)程中沒有將全部信息收集的情況，如果出現(xiàn)將文件材料遺落在其他部門或者其他部門的工作人員手中，沒有辦法將其收集回來(lái)，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法完成材料歸檔工作。目前很多單位的文書檔案管理人員和收集人員都是兼職人員，并不是專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的工作人員，在處理多種事務(wù)時(shí)就沒有足夠的時(shí)間和精力來(lái)完成這項(xiàng)工作，或者由于一些其他原因而沒有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)收集，這就導(dǎo)致了文書檔案沒有辦法在第一時(shí)間內(nèi)完成收集和整理工作，最終造成信息不完整的情況。

（二）收集文件檔案的力度不足

在管理和收集文件檔案的過(guò)程中，一些檔案管理人員沒有形成良好的管理意識(shí)，在收集管理時(shí)只偏向于紅頭文件，經(jīng)常忽略一些沒有編號(hào)或者并不重要的文件，這樣會(huì)對(duì)收集工作造成一定的影響，使得收集文件的材料不具備較高的質(zhì)量，再加上一部分管理檔案人員對(duì)此項(xiàng)工作的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)待記錄和整理相關(guān)材料的工作時(shí)沒有采取認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，這樣會(huì)使檔案文件的真?zhèn)涡园l(fā)生混淆，文件材料十分分散，不利于查閱和利用。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：一些檔案人員在對(duì)文件資料進(jìn)行處理時(shí)，沒有檢驗(yàn)其真實(shí)性，并沒有區(qū)分檔案原件和復(fù)印件的能力，同時(shí)也沒有按時(shí)收回文件檔案的原件，還存在請(qǐng)示件沒有批復(fù)、函沒有復(fù)函等問(wèn)題，使其完整性和準(zhǔn)確性遭到破壞，這些都會(huì)使得檔案文件的利用價(jià)值降低。

三、如何加強(qiáng)文書檔案的收集和整理工作

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度

一名具有良好檔案管理能力的工作人員，不但應(yīng)該具有良好的檔案管理意識(shí)，同時(shí)也應(yīng)該具備一定的管理知識(shí)和管理能力，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后，能夠增強(qiáng)管理人員對(duì)文書檔案的敏感程度，并不斷使其管理意識(shí)得到增強(qiáng)，這樣才能夠保證文書檔案的收集工作和管理工作的高效性。對(duì)于一些管理能力較弱的工作人員，應(yīng)該對(duì)其缺乏的地方進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，并且應(yīng)該加大對(duì)文書檔案管理工作重要性的宣傳力度，這樣就能夠使檔案管理人員的素質(zhì)得到整體提升，同時(shí)也能夠增強(qiáng)文書檔案收集和管理工作的效率以及工作質(zhì)量。

（二）完善文書檔案收集和管理方面的制度

將文書檔案的收集時(shí)間、管理期限、歸屬范圍以及相關(guān)注意事項(xiàng)等進(jìn)行明確的規(guī)定，這與文書檔案收集整理工作的效率有著重要關(guān)系。首先應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，并且依據(jù)相關(guān)管理法律和職能制度來(lái)制定相應(yīng)的文書檔案的整理歸檔范圍。其次，應(yīng)該對(duì)文件收集日期進(jìn)行明確，方便進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣能夠增強(qiáng)收集材料的效率以及提升檔案管理人員的工作積極性，每個(gè)單位和部門都應(yīng)該及時(shí)更新自身對(duì)文書檔案管理的制度，從而適應(yīng)不斷發(fā)展和變化的文書檔案收集和管理需要。

（三）加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)檔案材料的收集和管理力度

由于單位和企業(yè)內(nèi)部會(huì)有一定的人員調(diào)動(dòng)，這容易出現(xiàn)少數(shù)資料數(shù)據(jù)不完整等遺留問(wèn)題，最終使得文件和檔案沒有辦法及時(shí)收回，或者丟失。所以管理人員應(yīng)該在規(guī)定期間內(nèi)，例如每個(gè)月的1號(hào)到10號(hào)開始收集上個(gè)月的文書檔案，做到及時(shí)收集、整理、歸檔，最主要的一點(diǎn)就是應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)檔案和材料的收集和管理力度，例如在單位召開重要會(huì)議以后，應(yīng)該通知各部門將會(huì)議資料進(jìn)行回收，保證其完整性；當(dāng)出現(xiàn)人員離職、調(diào)動(dòng)或更換兼職檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行交接，將調(diào)離人員手中的文件和有關(guān)資料交回，這樣可以使歸檔文件更安全、完整，避免丟失，更加方便的進(jìn)行查閱。

（作者單位：石家莊市急救中心）