盧培婧

一、小微企業(yè)的界定及其特征

1.小微企業(yè)的基本界定

小微企業(yè)是關(guān)于規(guī)模形態(tài)的概念，是相對(duì)于大中型企業(yè)來(lái)講規(guī)模較小的企業(yè)。國(guó)際上對(duì)小微企業(yè)的界定都是從本國(guó)的實(shí)際出發(fā)，美國(guó)和英國(guó)采用定性和定量相結(jié)合的方法，日本、意大利等國(guó)家采用定量標(biāo)準(zhǔn)。隨著小微企業(yè)的不斷發(fā)展和革新，其概念也在不斷地變化，一般是從資產(chǎn)總額、從業(yè)人數(shù)、稅收指標(biāo)等來(lái)確認(rèn)小微企業(yè)。

我國(guó)小微企業(yè)的劃分標(biāo)準(zhǔn)有兩個(gè)。其一是小型微型企業(yè)，包括小型企業(yè)、微型企業(yè)以及個(gè)體工商戶等。其二是小型微利企業(yè)，指從事國(guó)家非限制和禁止行業(yè)，主要包括三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

A、資產(chǎn)總額，工業(yè)企業(yè)不超過3000萬(wàn)元，其他企業(yè)不超過10萬(wàn)元。

B、從業(yè)人數(shù)，工業(yè)企業(yè)不超過100人，其他企業(yè)不超過80人。

C、稅收指標(biāo)，年度應(yīng)納稅所得額不超過50萬(wàn)元。

2.小微企業(yè)的特征

2.1生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模小

小微企業(yè)的優(yōu)點(diǎn)是經(jīng)營(yíng)靈活、產(chǎn)品豐富、涉及的行業(yè)較多，有利于活躍市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，但小微企業(yè)自身的資金少，規(guī)模小，貸款信譽(yù)不高，籌集資金相對(duì)困難，所以生產(chǎn)規(guī)模的增長(zhǎng)就比較慢，在產(chǎn)品的質(zhì)量、外觀、性能等方面都很難以和大中型企業(yè)相比，發(fā)展速度較慢。

2.2發(fā)展不平衡，易受環(huán)境影響

我國(guó)小微企業(yè)數(shù)量眾多，地區(qū)發(fā)展的差異巨大，存在地區(qū)發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，同時(shí)存在政策的傾向性等問題，易受環(huán)境的影響，會(huì)存在生命周期比較短的問題。

2.3 小微企業(yè)缺乏管理，業(yè)務(wù)開展水平差

小微企業(yè)的內(nèi)部從業(yè)人員主要是親朋好友，人員的變動(dòng)較大。因此，企業(yè)內(nèi)部的組織管理存在不穩(wěn)定的現(xiàn)象。小微企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者對(duì)于企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)于企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)狀況、各部門的人員缺乏了解，這樣就造成小微企業(yè)在開展業(yè)務(wù)的同時(shí)會(huì)出現(xiàn)工作不及時(shí)、混亂的狀態(tài)。

二、新時(shí)代小微企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)過程中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，是企業(yè)的基礎(chǔ)性管理工作。互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)時(shí)代，為小微企業(yè)的迅速發(fā)展提供了信息平臺(tái)，企業(yè)管理的方式靈活多樣，但企業(yè)檔案的管理卻存在許多問題。

1.小微企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全

大中型企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置較為成熟，人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等有專門的檔案室收集、保管檔案，為企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展提供依據(jù)支持，輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策，使得各項(xiàng)決定更加具有科學(xué)性。小微企業(yè)在檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上存在不足，很多的小微企業(yè)沒有設(shè)置專門管理檔案的部門，眾多的項(xiàng)目文件只是保存在各個(gè)辦公室之下，沒有設(shè)置完整的文件、檔案管理職能部門，在企業(yè)開展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)之時(shí)就會(huì)缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)積累，各個(gè)部門的文件管理分散混亂，嚴(yán)重影響小微企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率。

2.缺乏宏觀管理與體制建設(shè)

小微企業(yè)無(wú)論在設(shè)施、資金、人員管理上都和大型企業(yè)有較大的差距，大型企業(yè)的檔案管理體制較為健全，發(fā)展程度較高，大中型企業(yè)的檔案管理模式不適合小微企業(yè)自身的發(fā)展，但是小微企業(yè)在發(fā)展的過程中存在照搬照抄大中型企業(yè)檔案管理模式的現(xiàn)象，長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)沒有自己的發(fā)展模式，從檔案的收集、整理、鑒定、歸檔等都沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案歸檔無(wú)序，沒有檔案保管期限的限定，檔案的銷毀和保存也就無(wú)從談起。

新時(shí)代隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制的改革，小微企業(yè)要注重自身矛盾的特殊性，要關(guān)注自身的發(fā)展問題，結(jié)合實(shí)際制定出符合自身的檔案管理模式。

3.對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)

3.1領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)

當(dāng)今小微企業(yè)成立的各項(xiàng)門檻都有所降低，成立之初的目的大多只有盈利，一些小微企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者也許具備某些組織領(lǐng)導(dǎo)才能，但是對(duì)文件、檔案的收集、整理、利用服務(wù)意識(shí)較差，認(rèn)為經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)，盈利獲得價(jià)值是第一目的，成立專門的檔案機(jī)構(gòu)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，從而注重了企業(yè)內(nèi)部實(shí)體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而忽視了檔案管理以及隱性知識(shí)中的價(jià)值。

3.2員工對(duì)企業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄

小微企業(yè)的檔案一般分布在各個(gè)辦公室，缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，加上領(lǐng)導(dǎo)部門的不重視，也會(huì)使一些員工的檔案管理意識(shí)淡薄，認(rèn)為小微企業(yè)規(guī)模小，管理支出少，機(jī)構(gòu)設(shè)置少，檔案資料也不會(huì)多，因而輕視檔案管理工作，這就直接造成小微企業(yè)檔案記錄歸檔的混亂、檔案資料的不完整，進(jìn)而影響了企業(yè)自身的發(fā)展。

4.電子文檔管理的風(fēng)險(xiǎn)問題

新時(shí)代小微企業(yè)的檔案管理會(huì)面臨電子文件管理方式的影響，要保障電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性需要小微企業(yè)克服難題。小微企業(yè)在發(fā)展的過程中文件管理的模式非常靈活，大多數(shù)文件會(huì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，這樣會(huì)存在對(duì)小微企業(yè)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的合同、文件等資料真實(shí)性的考驗(yàn)；小微企業(yè)的電子文件如果沒有很好的管理會(huì)存在一段時(shí)間之后文件的失效和無(wú)法讀取等問題，同時(shí)面臨信息系統(tǒng)的更新升級(jí)、原有文件缺乏可讀機(jī)器等現(xiàn)象。

電子文件的管理活動(dòng)中存在風(fēng)險(xiǎn)，小微企業(yè)人員流動(dòng)大，企業(yè)內(nèi)部有價(jià)值的信息也會(huì)出現(xiàn)流失等現(xiàn)象，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)中，讓老板睡不著覺的事情：人才的流失、員工的跳槽，人員的流動(dòng)會(huì)帶走資源信息、機(jī)密文件或者帶走大量的客戶，這類現(xiàn)象都會(huì)對(duì)小微企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。

三、新時(shí)代小微企業(yè)檔案管理重要性分析

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，小微企業(yè)若想更好地融入國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展之中，實(shí)現(xiàn)自身利益的最大化，需要企業(yè)積累的經(jīng)驗(yàn)作為依托，小微企業(yè)應(yīng)更好的重視檔案管理，挖掘自身在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)價(jià)值，運(yùn)用知識(shí)管理理念，員工之間定期召開交流分享會(huì)，重視企業(yè)發(fā)展中的隱性知識(shí)，從而為小微企業(yè)提供更好的發(fā)展思路。

小微企業(yè)注重檔案管理，利用檔案為自身服務(wù)，提供依據(jù)、憑證、經(jīng)濟(jì)價(jià)值。比如以石家莊某科技公司的投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)為例，該科技公司為2014年成立的小微企業(yè)，在對(duì)主要負(fù)責(zé)人的采訪中得知小微企業(yè)在業(yè)務(wù)開展活動(dòng)過程中文件檔案的重要性。在該公司進(jìn)行招投標(biāo)的過程中，需要準(zhǔn)備各類文件資料證明該企業(yè)有能力獲得此項(xiàng)目，例如：企業(yè)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同原件、近年來(lái)發(fā)展的業(yè)績(jī)合同、公司印章等，但在一次投標(biāo)活動(dòng)中，由于相關(guān)的文檔材料沒有系統(tǒng)有序的存放，業(yè)績(jī)合同原本有7份，能夠找到的只有5份，其他兩份在另外一個(gè)同事手中，每一份業(yè)績(jī)合同就會(huì)為企業(yè)自身增加一分，最后該公司因?yàn)闄n案管理的無(wú)序混亂狀態(tài)而招標(biāo)失敗。從該公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)的經(jīng)歷來(lái)說，小微企業(yè)應(yīng)重視自身的檔案管理，它可以為小微企業(yè)直接創(chuàng)造利潤(rùn)價(jià)值。

1.發(fā)揮小微企業(yè)檔案的憑證作用

從以上案例中可以得出檔案對(duì)于小微企業(yè)自身的發(fā)展起到身份證明的作用，小微企業(yè)在成立之初辦理的營(yíng)業(yè)執(zhí)照未嘗不是小微企業(yè)自身存在的依據(jù)憑證，小微企業(yè)在發(fā)展活動(dòng)中產(chǎn)生的業(yè)績(jī)合同作為一種事實(shí)性經(jīng)驗(yàn)價(jià)值為小微企業(yè)的主要管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)狀況、做出科學(xué)的決策提供依據(jù)，為今后的業(yè)務(wù)活動(dòng)提供科學(xué)的參考。

2.發(fā)揮小微企業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備功能

檔案直接記錄了小微企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)過程、經(jīng)驗(yàn)和成果，直接記錄了企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)過程中的原生信息，各種業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案是真實(shí)的歷史記錄，反映了小微企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)律，在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)起到參考和交流作用，小微企業(yè)之間存在有償?shù)募夹g(shù)轉(zhuǎn)讓和技術(shù)交流活動(dòng)，這些都是通過檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

3.發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)功能

企業(yè)發(fā)展過程中的業(yè)績(jī)合同等文件對(duì)于證明企業(yè)的能力有著至關(guān)重要的作用，它可以直接為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。改變小微企業(yè)檔案管理無(wú)序的狀態(tài)，管好用好檔案有利于擴(kuò)大再生產(chǎn)、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。小微企業(yè)做好檔案管理工作對(duì)于小微企業(yè)全面發(fā)展、不斷提升小微企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

四、新時(shí)代小微企業(yè)檔案管理對(duì)策分析

1.健全檔案管理體制，開拓新模式

加強(qiáng)檔案管理體制的建設(shè)，是提高小微企業(yè)管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)。企業(yè)自身內(nèi)部的管理體制要緊跟新時(shí)代的發(fā)展要求，小微企業(yè)逐步建立適合自身發(fā)展的法規(guī)體系《企業(yè)重大項(xiàng)目分類歸檔要求》、《業(yè)務(wù)合同管理》，結(jié)合小微企業(yè)在發(fā)展過程中的特點(diǎn)健全紙質(zhì)檔案、電子檔案的安全保密工作，完善檔案的保管、保密、利用、鑒定、銷毀等過程，使得小微企業(yè)檔案管理活動(dòng)有法可依、有章可循。

開拓新時(shí)期小微企業(yè)檔案管理的新模式，根據(jù)小微企業(yè)人員少、部門少的特點(diǎn)，在規(guī)模較小的企業(yè)可以不用設(shè)置檔案室來(lái)管理檔案，可以設(shè)置一個(gè)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)小微企業(yè)發(fā)展過程中的各類檔案進(jìn)行管理，這類機(jī)構(gòu)既不需耗費(fèi)企業(yè)自身的過多費(fèi)用也不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)機(jī)構(gòu)設(shè)置上負(fù)擔(dān)。比如：在企業(yè)投標(biāo)活動(dòng)中設(shè)置專職人員負(fù)責(zé)收集、整理、妥善保管企業(yè)發(fā)展活動(dòng)中對(duì)于企業(yè)盈利有關(guān)的文件檔案，公司重要印章、各類業(yè)績(jī)合同等，在進(jìn)行投標(biāo)活動(dòng)中能夠及時(shí)有效的發(fā)揮檔案的作用，為小微企業(yè)贏得經(jīng)濟(jì)利益，避免因文檔丟失、損壞而給企業(yè)自身帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。

小微企業(yè)可以將檔案寄存到檔案管理服務(wù)中心，這種運(yùn)行模式企業(yè)本身并不與服務(wù)中心發(fā)生直接的利益關(guān)系。服務(wù)中心通過提供免費(fèi)、專業(yè)、高效的服務(wù)，提供檔案的管理、分類、保存，幫助小微企業(yè)解決在檔案管理設(shè)施設(shè)備和專業(yè)人員上的現(xiàn)實(shí)問題。

2.強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高對(duì)小微企業(yè)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

小微企業(yè)檔案是在其生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件材料，小微企業(yè)應(yīng)將檔案管理工作納入分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)以及各部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作計(jì)劃中，以保證在安排生產(chǎn)計(jì)劃和項(xiàng)目計(jì)劃的同時(shí)，把有關(guān)文件檔案管理任務(wù)列入計(jì)劃之中。小微企業(yè)為了更好的發(fā)展，需要對(duì)檔案資源進(jìn)行充分地運(yùn)用，充分的認(rèn)識(shí)到檔案能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策、拓展新市場(chǎng)、尋找新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)各層進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感，與時(shí)俱進(jìn)，在資金、設(shè)備、人員的投入上加大支持力度，使檔案管理工作和企業(yè)的生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。

3.開發(fā)檔案價(jià)值，為小微企業(yè)各部門提供服務(wù)

運(yùn)用合理的方式和手段開發(fā)檔案價(jià)值，為各部門提供服務(wù)。整合檔案資源，主動(dòng)將企業(yè)的發(fā)展歷程呈現(xiàn)給企業(yè)員工。

第一、開發(fā)整理不同階段企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)、管理、決策有重大影響的文檔，呈現(xiàn)給員工，使各部門在先前成功的業(yè)務(wù)活動(dòng)中積累經(jīng)驗(yàn)。第二、充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，為用戶提供方便的開發(fā)檔案價(jià)值的方式。比如，檔案展覽，通過喜聞樂見的方式開發(fā)檔案的價(jià)值，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工等對(duì)檔案文化產(chǎn)生濃厚的興趣，自覺了解、開發(fā)檔案價(jià)值。

4.重視信息安全，規(guī)避小微企業(yè)檔案信息存在的風(fēng)險(xiǎn)

小微企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)各層應(yīng)重視企業(yè)發(fā)展中的信息安全問題，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，要保護(hù)檔案信息及載體，防止丟失。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，小微企業(yè)的各類文檔以電子化的方式存儲(chǔ)在系統(tǒng)（下轉(zhuǎn)49頁(yè)）（上接38頁(yè)）當(dāng)中，這就要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)的安全工作，制定相應(yīng)的法規(guī)體系，制定專職人員定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)，及時(shí)修復(fù)漏洞，為企業(yè)各項(xiàng)文件檔案提供良好的存儲(chǔ)環(huán)境。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子文件的產(chǎn)生為企業(yè)人員的利用提供了便利，同時(shí)也存在利用與泄密的矛盾問題，規(guī)避檔案信息的存在風(fēng)險(xiǎn)需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行身份認(rèn)證或者設(shè)置內(nèi)網(wǎng)的專用密碼，小微企業(yè)自身重要的合同文件、企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在機(jī)密文件需要特殊的加密工作，對(duì)于相關(guān)的系統(tǒng)軟件需要升級(jí)、完善，對(duì)于跳槽、辭職的工作員要做好保密協(xié)議，確保企業(yè)檔案的絕對(duì)安全。

5.定期開展交流會(huì)，提高檔案管理人員素質(zhì)

小微企業(yè)要想更好地發(fā)展，需要聽取各個(gè)部門人員的建議和想法，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展起來(lái)的小微企業(yè)其內(nèi)部工作人員的新奇想法—隱性知識(shí)為小微企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展提供新的思路，促進(jìn)隱性知識(shí)顯性化，創(chuàng)造平等溝通環(huán)境。企業(yè)知識(shí)不僅涵蓋了大家熟知的顯性知識(shí)如文件、檔案等實(shí)體信息還包含了很多重要的不被注意的隱性知識(shí)：如員工的經(jīng)驗(yàn)、技能以及各種社會(huì)關(guān)系等。建立開放的知識(shí)交流機(jī)制，鼓勵(lì)員工之間，上下層之間的交流，更多的人分享交流經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)創(chuàng)新型思維的產(chǎn)生。

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）