（山東省圖書館 山東濟(jì)南 250100）

隨著信息化水平的提高，各行各業(yè)已經(jīng)嘗試使用OA系統(tǒng)（Office Automation，即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)），進(jìn)行業(yè)務(wù)管理和行政管理，以提高協(xié)同辦公能力和決策效能。OA系統(tǒng)主要包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取等四個(gè)基本環(huán)節(jié)，通過表單和流程的設(shè)計(jì)，產(chǎn)生諸多電子文件，能完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)審批工作模式。因此，加強(qiáng)電子文件管理的研究，對(duì)于提高OA系統(tǒng)服務(wù)效能，提升使用方的生產(chǎn)力和核心競(jìng)爭(zhēng)力有重要意義。

一、山東省圖書館通達(dá)OA系統(tǒng)電子文件管理現(xiàn)狀

1.山東省圖書館通達(dá)OA系統(tǒng)基本情況

山東省圖書館現(xiàn)有總館和國(guó)學(xué)分館、少兒館兩個(gè)分館，共計(jì)300余名工作人員，分館與總館距離較遠(yuǎn)，加之各個(gè)崗位人員排班不一，為了提高行政管理效能，本館于2004年開始采用通達(dá)OA系統(tǒng)。使用OA辦公自動(dòng)化的好處：無紙化辦公節(jié)約成本；簡(jiǎn)化傳遞方式提高工作效率；規(guī)范企業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)流程硬規(guī)范；實(shí)現(xiàn)工作過程記錄，可追溯防扯皮；資料檔案的自動(dòng)歸總，規(guī)范檔案管理；內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)替代普通的企業(yè)內(nèi)刊；遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)登錄，實(shí)現(xiàn)異地辦公。

通達(dá)OA系統(tǒng)主要有溝通通訊平臺(tái)、行政辦公平臺(tái)、流程處理平臺(tái)、知識(shí)管理平臺(tái)、資源管理平臺(tái)、擴(kuò)展應(yīng)用平臺(tái)，內(nèi)含個(gè)人事務(wù)、工作流、行政辦公、知識(shí)管理、人事管理、公文管理、檔案管理、交流園地、系統(tǒng)管理等諸多功能模塊。

圖1.通達(dá)OA系統(tǒng)界面

功能模塊通過諸多電子文件進(jìn)行通訊，每個(gè)功能依靠電子文件之間的關(guān)聯(lián)配合來實(shí)現(xiàn)，就像某個(gè)任務(wù)需要諸多員工配合完成一樣，各個(gè)電子文件就像是分散的員工，完成的任務(wù)通過界面來展示就構(gòu)成了該功能模塊。

2.山東省圖書館通達(dá)OA系統(tǒng)使用情況

目前本館使用的功能模塊有：個(gè)人事務(wù)、工作流程、行政辦公、知識(shí)管理、職工交流園地、附件程序六個(gè)模塊。本文以與電子文件管理最密切相關(guān)的個(gè)人事務(wù)和知識(shí)管理兩個(gè)模塊為例，介紹通達(dá)OA系統(tǒng)。

（1）OA個(gè)人事務(wù)功能模塊介紹

個(gè)人事務(wù)分電子郵件、消息管理、瀏覽公告通知、新聞、投票、個(gè)人考勤、我的日程安排、我的工作日志、我的通訊簿、我的文件柜、控制面板11個(gè)子模塊。電子郵件子模塊可以收發(fā)郵件、查詢郵件、廢紙簍等功能，具備與外網(wǎng)郵箱相似功能，不同之處是在填寫收件人地址時(shí)只需選擇本單位成員姓名方便成員間郵件通訊。消息管理模塊可以實(shí)現(xiàn)員工間較簡(jiǎn)短會(huì)話。瀏覽公告通知模塊是本館下發(fā)通知的重要渠道，包含發(fā)布人、標(biāo)題、發(fā)布范圍、生效日期四個(gè)字段，可以上傳附件，可以閱讀、下載、轉(zhuǎn)存至個(gè)人文件柜，發(fā)布的信息有閱讀提醒，提醒員工閱讀，后臺(tái)可統(tǒng)計(jì)閱讀量、下載量、轉(zhuǎn)存量。有的僅可閱讀不可下載，有的可下載，發(fā)布范圍有的是全體部門，有的是部分部門。新聞模塊是發(fā)布信息的渠道，包含標(biāo)題、類型、發(fā)布時(shí)間、點(diǎn)擊次數(shù)、評(píng)論條數(shù)、新聞評(píng)論六個(gè)字段。新聞也可以上傳附件，附件可閱讀、下載和轉(zhuǎn)存，與通知相較，不含提醒功能，員工可以對(duì)新聞進(jìn)行評(píng)論。此處主要發(fā)布本館內(nèi)部不宜對(duì)外的新聞。投票模塊是用于針對(duì)某一事件征求員工態(tài)度的工具，包含發(fā)布人、標(biāo)題、匿名與否、生效日期、終止日期、操作（查看結(jié)果）六個(gè)子字段。個(gè)人考勤模塊是管理員工考勤情況的工具，系統(tǒng)自動(dòng)獲取時(shí)間，按照設(shè)定的登記規(guī)則進(jìn)行登記，如：本館規(guī)定時(shí)間之前 30 分鐘到之后 10 分鐘這段時(shí)間可進(jìn)行上班登記，規(guī)定時(shí)間之前 10分鐘到之后30分鐘這段時(shí)間可進(jìn)行下班登記，其余時(shí)間不在登記時(shí)間段，能控制遲到和早退時(shí)間。OA考勤機(jī)有上下班登記、外出登記、請(qǐng)假登記、出差登記、加班登記、我的值班和查崗記錄。我的日程安排可以添加日程安排、周期性事務(wù)、我的任務(wù)、倒計(jì)時(shí)器、導(dǎo)入導(dǎo)出功能。日程安排幫助我們記錄和提醒工作事務(wù)，具有備忘錄的功能。我的工作日志模塊用于記錄員工建立的個(gè)人或者工作日志，可以設(shè)置共享人員，可以查看被閱讀情況，可被點(diǎn)評(píng)，可以日后檢索。我的通訊錄相當(dāng)于手機(jī)通訊錄的功能，但它可以共享，員工均可使用。比如本館管理員建立了全省公共圖書館通訊錄，內(nèi)含本省各地市及縣區(qū)公共圖書館館長(zhǎng)聯(lián)系方式，方便員工聯(lián)絡(luò)。個(gè)人文件柜模塊是為了方便員工管理個(gè)人工作文件而設(shè)置的，員工可以分級(jí)建立文件柜的文件夾，可以將通知公告中的文件直接轉(zhuǎn)存至文件柜，方便日后快速查閱。

（2）OA知識(shí)管理功能模塊介紹

知識(shí)管理提供兩個(gè)各具特點(diǎn)的公共文檔管理模塊：公共文件柜與網(wǎng)絡(luò)硬盤。均支持任意多級(jí)目錄層次；均支持全局搜索；均支持多媒體文件播放與瀏覽；均支持權(quán)限控制，公共文件柜還可以指定任一層次目錄的訪問及操作權(quán)限，網(wǎng)絡(luò)硬盤管理的文件是磁盤中實(shí)際存儲(chǔ)的文件，不僅可以支持局域網(wǎng)文件共享，還可以支持廣域網(wǎng)文件共享。

二、山東省圖書館通達(dá)OA系統(tǒng)電子文件管理現(xiàn)狀

1.OA系統(tǒng)電子文件的運(yùn)行機(jī)制

我館通達(dá)OA系統(tǒng)主要由各職能部門和業(yè)務(wù)部門使用，由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心維護(hù)。采用分級(jí)管理不同的部門有不同的使用權(quán)限，不同層級(jí)員工（館長(zhǎng)、中層主任和職員）使用權(quán)限不同。OA系統(tǒng)中的功能模塊都依賴后臺(tái)電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)，電子文件以附件的形式保存在OA系統(tǒng)目錄底下，附件可被共同調(diào)用。同步機(jī)制在于指針指向，多個(gè)路徑指向同一文件，當(dāng)文件本身更新后再被調(diào)用也是最新版本。電子文件被保存在系統(tǒng)服務(wù)器上，為保證文件安全需建立備份機(jī)制。

2.OA系統(tǒng)電子文件的管理

OA中的電子文件相當(dāng)于是在OA系統(tǒng)上發(fā)布和保存可使用的文件，并未嚴(yán)格按照檔案進(jìn)行編目、檢索和歸檔管理。按照我國(guó)目前較流行的對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)階段的劃分方法—陳兆祦教授提出的“四分法”，即文件的孕育形成階段、文件的現(xiàn)實(shí)使用階段、文件的暫時(shí)保存階段、文件的保存階段或歷史階段[1]，OA中的電子文件處于現(xiàn)實(shí)使用階段，為了保證電子文件的真實(shí)、完整、有效，需對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理。

目前我館處于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，有OA系統(tǒng)無檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀。紙質(zhì)檔案由辦公室統(tǒng)一整理歸檔，OA系統(tǒng)中的電子文件未歸檔，也未樹立應(yīng)長(zhǎng)期保存電子文件的意識(shí)，而只是分散的保存在文件產(chǎn)生的設(shè)備上，造成文件不能公開查詢。

三、山東省圖書館通達(dá)OA系統(tǒng)電子文件管理存在問題

1.電子文件管理不規(guī)范

OA系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)離不開電子文件的調(diào)用，使用過程中也產(chǎn)生了諸多電子文件，目前電子文件主要用于發(fā)布和使用，并沒有歸檔保存。電子文件從源頭開始就沒有進(jìn)行未按照電子文件著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄，無法記錄其產(chǎn)生背景、有效期、公開范圍、密級(jí)等信息。這樣不利于檢索和后期使用，經(jīng)查閱管理后臺(tái)，其檢索框僅可以檢索有限的標(biāo)題，關(guān)鍵字和附件中的部分文字。

2.電子文件數(shù)量不完整

我館以紙質(zhì)文件保存為主，紙質(zhì)文件進(jìn)行分類編目裝入檔案盒管理。電子文件從起草、修改到印發(fā)都在個(gè)人電腦上進(jìn)行。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件以使用為主要目的，有的電子文件會(huì)被公布，有的電子文件存在起草者電腦終端，造成有的發(fā)，有的不發(fā)，電子文件較為分散。

3.電子文件信息不全面，不能保留檔案的特性

檔案是形成者當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的原始文件的轉(zhuǎn)化物，就是說檔案是歷史的原始記錄[2]。由于電子文件便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印件的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難人為的劃定一條界線[2]。

4.OA系統(tǒng)不具備檔案管理系統(tǒng)的功能

OA系統(tǒng)集成了辦公常用功能，正如職員的桌面，使用起來比較方便。若使用哪個(gè)功能只需看導(dǎo)航，不必挨個(gè)查找，讓員工集中精力工作。但是OA系統(tǒng)形成的電子文件要在實(shí)踐層面真實(shí)、完整、有效歸檔，存在相當(dāng)大的困難[1]。崔海莉[1]對(duì)高校OA系統(tǒng)形成電子文件的歸檔程式試做了一些探索，對(duì)OA系統(tǒng)形成的電子文件從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的諸方面工作提出了解決方案。

5.OA系統(tǒng)使用效果不佳

OA系統(tǒng)雖為每位員工分配了賬號(hào)，但是大部分情況是有通知等消息時(shí)才去用。造成這方面的原因是多樣的：一是僅限于內(nèi)網(wǎng)使用，離開辦公區(qū)域無法使用；二是未開通移動(dòng)辦公，現(xiàn)在是移動(dòng)服務(wù)的時(shí)代，移動(dòng)端以其方便快捷備受用戶親睞，而OA系統(tǒng)使用不夠便捷；三是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視程度，OA系統(tǒng)預(yù)設(shè)了很多辦公中可用的功能，如文件共享，考勤，工作日志等沒有執(zhí)行下去，造成資源的浪費(fèi)；四是流程設(shè)計(jì)不符合實(shí)際工作場(chǎng)景，造成使用起來瑣碎，降低了可用性；五是維護(hù)不及時(shí)，例如人員變更管理不及時(shí)，有的退休人員未及時(shí)簽退新進(jìn)人員增加遲緩。

6.數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)安全策略低端

電子文件具有易丟失的風(fēng)險(xiǎn)，未建立電子文件長(zhǎng)期保存的機(jī)制。為預(yù)防數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)備份必不可少。我館OA系統(tǒng)使用的是MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)，為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)備份采用每天定時(shí)自動(dòng)熱備份數(shù)據(jù)庫(kù)，包括電子郵件、微訊、公告通知、日程安排、文件柜、工作流、部門、用戶、附件等，每隔三天數(shù)據(jù)庫(kù)定時(shí)智能熱備份數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于已備份歸檔的數(shù)據(jù)不進(jìn)行重復(fù)備份，每周完整手動(dòng)備份數(shù)據(jù)一次。

四、山東省圖書館通達(dá)OA系統(tǒng)電子文件管理提升對(duì)策

1.改變思想認(rèn)識(shí)，重視OA系統(tǒng)電子文件管理

由于計(jì)算機(jī)形成的文件比手工起草紙質(zhì)文件方便快捷，保存在磁盤上，不像紙質(zhì)文件占用實(shí)體空間，相比于紙質(zhì)文件定期歸檔，電子文件的管理很容易被忽視。但是當(dāng)用到電子文件的時(shí)候，總覺得在哪里有，但是很難找到，增加了使用難度。即使使用搜索功能查找，也只能按照文件名或者日期進(jìn)行查找，很難按照內(nèi)容查找。即使費(fèi)力找到了想要的文件，有可能不是定稿，是修訂中的版本，往往讓人大使所望。這就是人們只重視電子文件眼前作用的發(fā)揮，忽略了存檔還有那么多技術(shù)與業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)問題[3]。因此，我們應(yīng)該重視電子文件管理，按照國(guó)家電子文件管理辦法進(jìn)行管理。

2.改良OA系統(tǒng)，具備檔案管理的功能

OA系統(tǒng)在研制時(shí)普遍僅考慮公文的建立、流轉(zhuǎn)和督辦，而沒有考慮辦理完畢后的電子文件管理，檔案管理并沒有在系統(tǒng)中體現(xiàn)[4]。因此考慮建立檔案管理系統(tǒng)，將電子文件進(jìn)行規(guī)范管理。建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)按照國(guó)家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的規(guī)定進(jìn)行，并吸收先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立可擴(kuò)展性強(qiáng)，功能完善的檔案管理系統(tǒng)。最好是能與OA系統(tǒng)無縫對(duì)接，電子文件由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到OA系統(tǒng)中，并由檔案人員、技術(shù)人員共享[2]。對(duì)于OA系統(tǒng)形成的電子文件與檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接，崔海莉[1]對(duì)OA系統(tǒng)形成電子文件的歸檔程式做了一些探索，她提出四方面的做法：全程管理與前端控制協(xié)調(diào)統(tǒng)一；歸檔范圍擴(kuò)展至背景信息和元數(shù)據(jù)；運(yùn)用虛擬整理技術(shù)；邏輯歸檔與物理歸檔并重。

3.嘗試OA系統(tǒng)在線歸檔，保障電子文件的容易歸檔

電子文件大部分是在辦理公務(wù)和一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的工作記錄，他們多以文本、圖像、聲音或影像等形式出現(xiàn)，極大地方便了文件信息的傳遞和數(shù)據(jù)共享[5]。正是因?yàn)殡娮游募a(chǎn)生隨意且有價(jià)值，這些不會(huì)在檔案管理系統(tǒng)中產(chǎn)生，也不會(huì)被檔案管理系統(tǒng)及時(shí)收納管理，因此我們可以考慮利用接口對(duì)電子文件進(jìn)行在線歸檔，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件可及時(shí)歸入檔案管理系統(tǒng)中。丁國(guó)勇[5]等人提出了實(shí)現(xiàn)路徑，在OA系統(tǒng)建立中間庫(kù)，將公文的電子文件內(nèi)容和公文條目對(duì)應(yīng)關(guān)系一并以標(biāo)準(zhǔn)XML格式提交到中間庫(kù)，在檔案系統(tǒng)中建立預(yù)歸檔庫(kù)，兩者通過標(biāo)準(zhǔn)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞。

4.實(shí)行雙套制

現(xiàn)實(shí)中紙質(zhì)文件的保存較為完善，電子文件管理確是未來趨勢(shì)，我們可以推行電子和紙質(zhì)文件雙套制。紙質(zhì)文件仍然統(tǒng)一管理和歸檔。電子文件逐步按照檔案管理的辦法規(guī)范，并建立和紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)，指向紙質(zhì)文件的存檔地點(diǎn)，盒號(hào)，標(biāo)題等信息。并且逐步對(duì)沒有電子版的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化，增加保存的份數(shù)，便于傳播和利用。對(duì)于一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)文件保存，這些往往是稀有且珍貴的資料，一方面必須以紙質(zhì)文件的形式長(zhǎng)期存在，另一方面利用縮微、拍照等技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化。

另一種雙套制是電子文件雙套制。由于電子文件的易更改性，電子文件長(zhǎng)期保存技術(shù)的不成熟性和電子文件版本升級(jí)技術(shù)的不穩(wěn)定性，容易造成只有一份電子文件不夠安全的后果。因此，我們有必要探索電子文件雙套制，制作兩套電子檔案，一套封存，一套提供利用；封存的一般只用于與拷貝件核對(duì)校驗(yàn)，不能對(duì)外提供利用，以保證電子檔案的原始性[1]。

5.引入知識(shí)管理思想，重視圖書館其他文件的檔案管理

圖書館是保存信息資源供用戶使用的事業(yè)單位，圖書館有豐富的電子文件，圖書館產(chǎn)生的電子文件大致可分為以下幾種：（1）文本文件（2）數(shù)據(jù)庫(kù)文件（3）圖像文件（4）圖形文件（5）視頻文件（6）音頻文件。從知識(shí)管理的角度看，這些電子文件對(duì)于圖書館的業(yè)務(wù)建設(shè)和智能管理都有舉足輕重的作用，都具有保存價(jià)值，應(yīng)該納入檔案管理的范疇。圖書館應(yīng)從上到下建立知識(shí)管理和電子文件管理的意識(shí)，將本館類似于灰色文獻(xiàn)的電子文件統(tǒng)一管理起來，這將成為本館的機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)，是本館獨(dú)一無二的財(cái)富。而現(xiàn)實(shí)中，圖書館大部分館員和管理層并沒有這個(gè)意識(shí)，也就是理論與實(shí)踐嚴(yán)重脫節(jié)的地方所在。

6.提升數(shù)據(jù)安全策略

電子文件多存在磁盤上，作為OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支撐。筆者認(rèn)為至少應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)加密、多重備份、在線熱備四個(gè)方面采取措施保障數(shù)據(jù)安全。

第一種網(wǎng)絡(luò)安全方面。OA系統(tǒng)處于單位局域網(wǎng)，為防止服務(wù)器被敵對(duì)勢(shì)力、不法分子以及黑客的入侵。圖書館一定要加強(qiáng)防范意識(shí)，增加網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備、設(shè)置更高級(jí)別的路由策略，防止被攻擊。

第二種數(shù)據(jù)加密方面。電子文件往往是一個(gè)單獨(dú)的文件，往往是有辦公軟件或者是多媒體軟件支持的格式，在傳輸過程中往往容易被攔截。因此，我們應(yīng)該不僅在傳輸過程中加密，也在文件形成之時(shí)加密，即使被攔截也不容易打開。

第三種多重備份方面。備份是防止數(shù)據(jù)丟失后再無復(fù)制品可用而采用的策略。我們應(yīng)該通過多種組合的備份方式，如每天定時(shí)增量備份，一星期的全備份，盡量做到異地備份，來保證電子文件的完整與安全。

第四種在線熱備方面，是區(qū)別于上述的靜態(tài)備份而言的，靜態(tài)備份往往是由時(shí)間延遲的，在線熱備可以做到實(shí)時(shí)同步，一旦災(zāi)難發(fā)生，生產(chǎn)端即可遷入備用端，不耽誤前段服務(wù)運(yùn)行。

這幾種數(shù)據(jù)安全策略，對(duì)于提高數(shù)據(jù)安全性都有著舉足輕重的作用。

結(jié)語(yǔ)

本文調(diào)研了我館采用的通達(dá)OA系統(tǒng)使用情況，描述了OA系統(tǒng)中的電子文件產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制和管理策略，分析了電子文件管理中存在的問題，并根據(jù)問題提出了提升本館電子文件管理的對(duì)策。通過本研究，發(fā)現(xiàn)了存在的問題，對(duì)于實(shí)際工作有一定的促進(jìn)作用，確實(shí)達(dá)到了學(xué)以致用的目的。