盧森

摘要：在新時(shí)期，事業(yè)單位中的檔案管理在整體上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，即在計(jì)算機(jī)中錄進(jìn)檔案信息，然后生成電子文件，再通過規(guī)范化的程序?qū)﹄娮游募M(jìn)行處理與管理。電子檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的一種主要形式，為檔案管理帶來了較大的便利。但是要實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)有效管理，依舊需要采取優(yōu)化措施改進(jìn)其中的不足。本文主要針對事業(yè)單位檔案管理中電子檔案的有效管理措施進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公自動化；電子檔案；有效管理

基于電子信息技術(shù)的電子檔案管理是事業(yè)單位檔案管理的必然發(fā)展趨勢，在事業(yè)單位的檔案部門中已經(jīng)有了一定的應(yīng)用。但是電子檔案管理依舊沒有完全發(fā)展成熟，其中存在的問題阻礙著事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)發(fā)展。因此，要探索科學(xué)高效的電子檔案管理方法來真正提高檔案管理質(zhì)量及水平。

一、事業(yè)單位中電子檔案管理的應(yīng)用優(yōu)勢

電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的引入，讓工作人員可以從繁重的體力勞動中解脫出來，其具體的優(yōu)勢可以包括以下幾點(diǎn)：首先，可對信息進(jìn)行高效處理。計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠支持各種掃描方式與計(jì)算機(jī)程序來對電子檔案進(jìn)行處理，包括檔案資料的快速處理、統(tǒng)計(jì)、分析以及歸檔等等，防止人工失誤帶來的損失，可提高工作效率。其次，錄入檔案信息后，其目錄會自動生成，也可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動分類、整理、編排，通過關(guān)鍵詞檢索方式，可提高查找與閱讀的效率。然后，電子檔案占據(jù)空間小，可存儲于u盤或者存儲卡中，外界環(huán)境影響小，其保存具有穩(wěn)定性、長期性與安全性。再者，電子檔案體現(xiàn)出非常高的信息化水平，利于信息共享。只要有檔案信息的閱讀權(quán)限，就能夠?qū)n案信息進(jìn)行隨時(shí)隨地的查閱，檔案信息的利用率非常高。最后，電子檔案的信息補(bǔ)錄非常方便，通過關(guān)鍵詞檢索而找到需要的檔案后，即可對該檔案予以補(bǔ)充與加工，便捷性很高[1]。

二、事業(yè)單位中電子檔案管理的問題

在事業(yè)單位的檔案管理中，電子檔案管理具有較多的應(yīng)用優(yōu)勢，但是其中存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面[2]：首先，電子檔案對管理人員提出的要求更高，難度增加。現(xiàn)任的管理人員沒有及時(shí)更新對電子檔案管理的知識，提高相應(yīng)的技術(shù)能力。再加上新任的工作人員缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，難以適應(yīng)檔案管理工作，使得電子檔案管理無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。其次，電子檔案管理具有網(wǎng)絡(luò)連接的共享性質(zhì)，為其安全管理帶來隱患。尤其是在文件傳輸過程中，可能會發(fā)生病毒侵入問題，存在檔案信息被竊取或者損壞電子文件信息的風(fēng)險(xiǎn)。然后，在電子檔案的使用過程中，管理制度不夠完善，且忽略了紙質(zhì)檔案的備份工作，依賴于U盤和硬盤對電子檔案的存儲技術(shù)。

三、事業(yè)單位中電子檔案管理的有效對策

（一）構(gòu)建嚴(yán)格的電子檔案管理機(jī)制

嚴(yán)格的管理機(jī)制可以保證電子檔案管理的質(zhì)量，需要包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：第一，確保存儲載體質(zhì)量合格，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒檢測，保證載體沒有病毒，再對其采取保護(hù)措施，要注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場環(huán)境或者有害氣體，可構(gòu)建適合磁介質(zhì)和光介質(zhì)存儲的物理保存與管理環(huán)境，同時(shí)保持合理的溫濕度。第二，加強(qiáng)加密電子檔案的相關(guān)管理，保證電子檔案信息內(nèi)容的完整性與可讀性，確保存儲載體沒有損傷，可定期開展安全性檢查工作，及時(shí)做好電子檔案和存儲載體的維護(hù)工作。

（二）強(qiáng)化電子檔案管理的技術(shù)保障

要提高事業(yè)單位電子檔案管理的質(zhì)量，則需要強(qiáng)化相關(guān)技術(shù)保障，對電子管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)與完善。比如通過多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案管理軟件予以及時(shí)的更新、升級，甚至是改造。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該提高電子檔案管理技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中化管理與統(tǒng)一性規(guī)劃，從實(shí)際情況出發(fā)，建立科學(xué)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、檔案分類、信息鑒定與檔案保存等過程的數(shù)字化、信息化以及自動化，以提高電子檔案管理的科學(xué)技術(shù)水平。

（三）提高檔案管理者的知識水平及技術(shù)能力

從傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)型成功之后，對人才提出的要求更高，要求管理者積極轉(zhuǎn)變自身的工作方式，提高自身素質(zhì)水平，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化，保障電子檔案管理質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要從電子檔案管理工作的實(shí)際需要出發(fā)，注重培養(yǎng)滿足電子檔案管理各項(xiàng)要求的人才，包括管理型、研究型與操作型人才，在實(shí)際電子檔案管理工作中對這三種類型的人才實(shí)施科學(xué)合理的人力資源配置[3]。另外，事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理者的知識水平和技能，促使管理者參與到定期的培訓(xùn)活動中。同時(shí)，事業(yè)單位在樹立正確的人才觀的基礎(chǔ)上，應(yīng)該制定合理的激勵(lì)機(jī)制去激發(fā)管理者對檔案管理工作的積極性，并增強(qiáng)其豐富自身知識體系、提高自身素質(zhì)水平的自主學(xué)習(xí)積極性，促使其掌握電子檔案管理技術(shù)，并努力提高電子檔案管理質(zhì)量。

（四）構(gòu)建可靠的安全保障體系

可靠的安全保障體系能夠保證電子檔案管理的檔案信息安全，從而保障檔案管理質(zhì)量。因此，事業(yè)單位需要構(gòu)建起可靠的安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、硬件設(shè)施與應(yīng)用系統(tǒng)等方面的安全保障。事業(yè)單位除了定期對電子檔案文件進(jìn)行全面的掃描與安全監(jiān)測，還應(yīng)該制定合理的連網(wǎng)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)服務(wù)器運(yùn)行狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)更換老化的設(shè)備或線路。

四、結(jié)束語

總而言之，在事業(yè)單位檔案管理中引入電子信息技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與自動化的必要措施。但是事業(yè)單位要切實(shí)保證電子檔案管理質(zhì)量及其檔案信息安全，就需要從多方面人手來解決電子檔案管理中存在的問題，最大化地發(fā)揮電子檔案管理的應(yīng)用優(yōu)勢和作用，提高檔案管理水平與質(zhì)量的同時(shí)，也促進(jìn)事業(yè)單位的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張敏.電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價(jià)值探討[J].城建檔案，2016（4）：68-69.

[2]趙秀玲.淺析事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（23）：169—169.

[3]陳亮平.探討事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].人才資源開發(fā)，2017（16）：10-11.