歐陽(yáng)慧芳

[摘要]檔案知識(shí)管理是一種新興的管理概念和管理體制，知識(shí)管理的基本流程包括對(duì)知識(shí)的采集、識(shí)別、獲取、開(kāi)發(fā)、整合、存儲(chǔ)和使用。關(guān)于如何運(yùn)用知識(shí)管理的理念對(duì)名人檔案進(jìn)行有效管理，論文主要從名人檔案的知識(shí)采集、知識(shí)組織、知識(shí)的揭示與獲取、知識(shí)庫(kù)的建設(shè)等幾方面作了探討。

[關(guān)鍵詞]名人檔案知識(shí)管理知識(shí)挖掘知識(shí)共享

[分類號(hào)]G270.9

Analysis on the Knowledge Management of Celebrity Archives

Ouyang Huifang

（Archives of South China University of Technology， Guangzhou， Guangdong， 510641）

Abstract： Archival knowledge management is a new management concept and system， and the basic process of knowledge management includes the acquisition， identification， acquisition， development， integration， storage and use of knowledge.How to use the idea of knowledge management to manage the archives of celebrities effectively？ This paper probes into the knowledge collection， knowledge organization， revelation and acquirement of knowledge and the construction of knowledge base.

Keywords： CelebrityArchive；KnowledgeManagement；KnowledgeMining；KnowledgeSharing

當(dāng)今社會(huì)，科技日新月異，人類進(jìn)入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作也從最初的檔案實(shí)體管理逐漸向檔案信息管理和檔案知識(shí)管理階段過(guò)渡。知識(shí)管理是一種新興的管理概念和管理體制?！爸R(shí)不同于信息，只有能為主體以概念、判斷的形式所把握的信息才能成為知識(shí)”[1]。知識(shí)管理的基本流程包括對(duì)知識(shí)的采集、識(shí)別、獲取、開(kāi)發(fā)、整合、存儲(chǔ)和使用。本文以華南理工大學(xué)檔案館為研究對(duì)象，借鑒知識(shí)管理的理念和方法對(duì)該校名人檔案資料的管理進(jìn)行研究，并將成果通過(guò)實(shí)踐進(jìn)行檢驗(yàn)，能夠更好地對(duì)名人檔案進(jìn)行有效管理，從而充分發(fā)揮其史料研究、科學(xué)研究的價(jià)值以及文化教育功能。

1名人檔案知識(shí)采集與獲取

按照經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（OECD）的定義，知識(shí)可分為四大類：事實(shí)知識(shí)、原理知識(shí)、技能知識(shí)和人力知識(shí)。其中前兩類是可表述出來(lái)的知識(shí)，即我們一般所說(shuō)的顯性知識(shí)，而后兩類的技能和人力知識(shí)則難以用文字明確表達(dá)，亦即隱性知識(shí)[2]。名人檔案資料的采集過(guò)程是一個(gè)跨學(xué)科、智能型的知識(shí)發(fā)現(xiàn)和積累、知識(shí)組織和識(shí)別、知識(shí)評(píng)價(jià)和服務(wù)以及知識(shí)創(chuàng)新的行為過(guò)程。在這一過(guò)程中，采集人員應(yīng)盡可能地深入挖掘老科學(xué)家等名人頭腦中的隱性知識(shí)，將其進(jìn)行顯性表達(dá)和開(kāi)發(fā)創(chuàng)造，并運(yùn)用到實(shí)踐中，使知識(shí)的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。因此，對(duì)名人檔案資料不應(yīng)僅限于信息層面的組織管理，還應(yīng)進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行深層次的知識(shí)管理。

要注重對(duì)隱性知識(shí)的挖掘。華南理工大學(xué)名人檔案建檔對(duì)象多數(shù)是在自然科學(xué)領(lǐng)域有突出成就的科學(xué)家，歸檔范圍十分寬泛，既包括其學(xué)習(xí)、工作、生活中形成的各種手稿、原始實(shí)驗(yàn)記錄、教學(xué)幻燈片、學(xué)習(xí)和工作筆記、著作、論文、證書(shū)、照片等紙質(zhì)檔案，也包括音頻、視頻等電子檔案，以及其本人收藏或使用過(guò)的具有特殊紀(jì)念意義的實(shí)物檔案。從其外在形態(tài)來(lái)看，上述各種檔案資料所反映的信息包含了豐富的知識(shí)，比如學(xué)術(shù)著作、學(xué)術(shù)論文中的信息本身就是知識(shí)，是老科學(xué)家們一生學(xué)術(shù)實(shí)踐的積累和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，可以為以后學(xué)者的研究提供指導(dǎo)。此外，老科學(xué)家們?cè)谇髮W(xué)和科研中摸索出來(lái)的一整套科學(xué)方法和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)同樣是值得后人借鑒的重要知識(shí)。我們除了對(duì)承載著豐富顯性知識(shí)的檔案資料采取全面采集、兼收并蓄的原則，進(jìn)行及時(shí)搶救、整理、利用以外，還要通過(guò)口述訪談的方式，將名人頭腦中潛藏著的隱性知識(shí)充分挖掘。在這一過(guò)程中，口述史料的采集相當(dāng)重要，通過(guò)與名人們面對(duì)面的訪問(wèn)交流，引導(dǎo)他們圍繞其一生的求學(xué)、學(xué)術(shù)成長(zhǎng)及工作經(jīng)歷進(jìn)行回憶和深度交談。相對(duì)于能夠被人類以概念、公式、圖表等符碼系統(tǒng)完整表述出來(lái)的顯性知識(shí)而言，隱性知識(shí)是內(nèi)隱于名人頭腦中、依存于個(gè)人心智、難以進(jìn)行明確邏輯說(shuō)明的高度個(gè)體化的知識(shí)，如名人自身的洞察力、直覺(jué)、感悟、信念、經(jīng)驗(yàn)、技巧等，這些隱性知識(shí)難以用概念等形式加以外化，很難被直觀地發(fā)現(xiàn)。與包含在著作、論文等載體中已經(jīng)形成文字明確表述的顯性知識(shí)不同，隱性知識(shí)需要檔案人員配合訪談對(duì)象去挖掘與發(fā)現(xiàn)，予以清晰表述，形成訪談抄本，并進(jìn)一步加工梳理，轉(zhuǎn)化成顯性知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新。例如，名人們?cè)谀骋豢茖W(xué)理論的發(fā)現(xiàn)或是某一科學(xué)發(fā)明的創(chuàng)造過(guò)程中，最初是基于什么現(xiàn)實(shí)背景？其思想淵源和思想基礎(chǔ)、靈感火花的碰撞和行為動(dòng)因是怎樣的？期間受到過(guò)哪些關(guān)鍵人物的指導(dǎo)和點(diǎn)撥，哪些事件或經(jīng)歷的啟發(fā)？這些隱性知識(shí)潛藏于名人們的頭腦中，在其現(xiàn)有的學(xué)術(shù)著作等成果中往往不曾涉及，訪談時(shí)一般他們自己也不會(huì)主動(dòng)提起。這就需要檔案人員事先做好充分的準(zhǔn)備，多方查閱訪談對(duì)象的檔案資料，全方位了解他們的經(jīng)歷、學(xué)術(shù)成就、同行及師承關(guān)系、興趣愛(ài)好，提前擬好采訪提綱呈送給訪談對(duì)象，以便于對(duì)方就相關(guān)問(wèn)題預(yù)作思考，如此才能在訪談過(guò)程中就相關(guān)細(xì)節(jié)和深層次問(wèn)題循循引導(dǎo)，喚起他們的早期記憶，整理思緒、追述往昔，將思維碎片進(jìn)行系統(tǒng)梳理，檔案人員通過(guò)錄音、錄像的方式將其所述內(nèi)容完整記錄下來(lái)，并作適當(dāng)加工，將零散的片段拼接成為有機(jī)的整體，使之呈現(xiàn)出有序化、連續(xù)性特點(diǎn)，讓閱讀者透過(guò)文字了解到這些原本未曾面世的知識(shí)，從而使隱性知識(shí)顯性化，形成新的知識(shí)，這也是知識(shí)挖掘和創(chuàng)造的過(guò)程。同時(shí)，檔案人員也要研究知識(shí)的組織和產(chǎn)生，對(duì)名人們與國(guó)內(nèi)外重要同行就學(xué)術(shù)及工作等方面的來(lái)往書(shū)信、學(xué)習(xí)筆記等進(jìn)行研究，按圖索驥，從中追索某一理論發(fā)現(xiàn)、科學(xué)發(fā)明或技術(shù)創(chuàng)新的思想淵源。例如，在華南理工大學(xué)生物力學(xué)專家岑人經(jīng)教授的口述訪談過(guò)程中，訪談?wù)咭龑?dǎo)其回憶在20世紀(jì)80年代初選擇“血管入口流動(dòng)”這一在當(dāng)時(shí)十分罕見(jiàn)的課題作為深入研究對(duì)象的原因、觸發(fā)靈感的來(lái)由，以及當(dāng)時(shí)國(guó)內(nèi)外相關(guān)學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)和背景等方面；再如，中國(guó)科學(xué)院院士、建筑學(xué)院教授吳碩賢在口述訪談中也詳細(xì)陳述了他的碩士和博士論文研究方向的選擇緣由、契機(jī)、所具備的主客觀條件等。同時(shí)也都談了他們?cè)诔砷L(zhǎng)道路上的師承關(guān)系，對(duì)其成長(zhǎng)有著深遠(yuǎn)影響的人和事，等等。

2名人檔案的知識(shí)組織和整序

知識(shí)組織（Knowledge Organization）一詞最早由美國(guó)著名圖書(shū)館學(xué)家、分類法專家布利斯于1929年提出，其概念具有復(fù)雜性，這里采用美國(guó)人所認(rèn)為的“知識(shí)組織就是指對(duì)文獻(xiàn)的分類、標(biāo)引、編目、文摘、索引等一系列整序活動(dòng)?！盵3]

名人檔案涵蓋了名人一生的各種材料，從內(nèi)容上看，有生平傳記類、信函類、證件類、評(píng)價(jià)類、成果類、聲像類、收藏類等材料，從載體上看，有紙質(zhì)、電子以及實(shí)物類。對(duì)名人檔案進(jìn)行知識(shí)組織就是將初次收集進(jìn)館的數(shù)量龐大的各類材料進(jìn)行分類整理，將原本雜亂的材料進(jìn)行序化，分門(mén)別類，清晰存放，并且逐件編制檔號(hào)，在檔案管理系統(tǒng)中做好條目著錄和索引工作，以便實(shí)現(xiàn)快速查找。

按照高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法，名人檔案屬于人物檔案的一種，為其設(shè)置的分類號(hào)為RW12?？紤]到名人檔案的收集往往不能一次到位，很多名人雖然已退休多年，但仍然孜孜不倦地在科研道路上努力探索，故不斷有新的有價(jià)值的材料產(chǎn)生，這就涉及后期補(bǔ)卷、插卷的問(wèn)題?；诖?，給每一位名人的材料以一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體分類號(hào)，避免不同名人的檔案材料相互混編，在RW12的基礎(chǔ)上再新增三級(jí)類目。例如在2013年征集的教授檔案中，中國(guó)科學(xué)院院士程镕時(shí)教授檔案的分類號(hào)為RW1211，原校黨委副書(shū)記、制糖工程專家李琳教授檔案的分類號(hào)為RW1212，原副校長(zhǎng)、固體力學(xué)專家韓大建教授檔案的分類號(hào)為RW1213，等等，依此類推。一般以初次接收某建檔對(duì)象檔案所屬的年度作為其名人檔案檔號(hào)設(shè)置的歸屬年度，如2014年初次接收中國(guó)工程院院士、制漿造紙工程專家陳克復(fù)教授，化工專家陳煥欽教授，生物力學(xué)專家岑人經(jīng)教授，物理學(xué)專家劉有延教授，國(guó)家教學(xué)名師、制漿造紙工程專家詹懷宇教授，生物工程專家郭勇教授等名人的各類檔案材料，所以我們將上述名人檔案的歸檔年度定為2014年，依此年度編制檔號(hào)。

為了保證各位名人的檔案檔號(hào)的系統(tǒng)性和連續(xù)性，每一位名人檔案的案卷號(hào)均從1開(kāi)始集中統(tǒng)一編制一個(gè)大流水，依照先按問(wèn)題（內(nèi)容、主題等）分類再按時(shí)間分類的順序進(jìn)行有機(jī)排列，逐級(jí)細(xì)分，依次編號(hào)。例如，2017年，我們征集了973項(xiàng)目首席科學(xué)家、著名能源專家華賁的各類材料近2000件。根據(jù)各類材料的數(shù)量，首先給生平傳記類材料的案卷號(hào)編為1—5卷，接著是成果類材料，因?yàn)閿?shù)量多，案卷自然也多，編為6—48卷，再是信函類，按順序編入49—60卷，等等，依次類推。需要注意的是，有些需要后續(xù)補(bǔ)卷的幾類材料，要為其預(yù)留卷號(hào)。

在存儲(chǔ)方面，為了確保檔案的安全性，不同載體的檔案的存儲(chǔ)設(shè)備要求各異。一般的紙質(zhì)材料存放于普通檔案柜或密集架即可，磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)等特殊載體的檔案則應(yīng)存放于專用的防磁柜中，像大幅書(shū)畫(huà)作品、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品等實(shí)物類檔案，需要存放于特制的實(shí)物柜或底圖柜中。那么，同一名人的各類檔案材料，其編號(hào)是連續(xù)的大流水號(hào)，而存放位置卻不全在同一處，為了查找方便和清晰，要注意在檔案目錄中標(biāo)明存放位置。

3名人檔案的知識(shí)挖掘與揭示

挖掘內(nèi)在隱含的信息、對(duì)知識(shí)體系進(jìn)行重組及共享創(chuàng)新是知識(shí)管理的一個(gè)重要理念。將名人檔案中隱含的有效信息予以充分解讀，使之被以最大限度地提取，是實(shí)現(xiàn)知識(shí)挖掘、重組和共享的前提。“知識(shí)管理是信息管理的延伸和發(fā)展，使得人們可以在原來(lái)的信息管理的分散——集中、無(wú)序——有序的基礎(chǔ)上，通過(guò)知識(shí)管理，使信息能夠達(dá)到有機(jī)地結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化，從而轉(zhuǎn)化為知識(shí)?！盵4]檔案信息的揭示主要采用簡(jiǎn)單的目錄標(biāo)引方式，將信息的內(nèi)容屬性、外表屬性展示出來(lái)，而知識(shí)的揭示除了將知識(shí)的內(nèi)容屬性、外表屬性進(jìn)行完整描述以外，還要將一些隱性的知識(shí)表達(dá)出來(lái)，將其轉(zhuǎn)化為人們?nèi)菀桌斫獾男问健＿@一轉(zhuǎn)化所采用的方式主要有類比、隱喻、假設(shè)和深度會(huì)談等[5]。例如生物力學(xué)專家岑人經(jīng)教授的名人檔案中，有他與國(guó)際知名學(xué)者、有“生物力學(xué)之父”美譽(yù)的美國(guó)三院院士馮元楨教授的合影，還有他與國(guó)際著名生物力學(xué)專家、美國(guó)休斯敦大學(xué)教授黃煥常先生等人的合影。對(duì)于這些照片，從知識(shí)揭示的角度，在系統(tǒng)著錄時(shí)，不但要著錄檔號(hào)、照片題名、攝影時(shí)間、人物、事件等基本的字段，還要對(duì)照片中人物的身份、學(xué)科專業(yè)、成就、人物間相互關(guān)系等隱含的背景信息設(shè)置相應(yīng)字段進(jìn)行著錄和描述，以便使名人在其學(xué)術(shù)成長(zhǎng)經(jīng)歷中的師承關(guān)系及學(xué)術(shù)交往圈清晰呈現(xiàn)。此外，還要對(duì)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行表達(dá)和揭示。知識(shí)要以一定方式描述、儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中方可為分析系統(tǒng)所利用?？刹捎霉?jié)點(diǎn)式知識(shí)表達(dá)模式，建立知識(shí)與知識(shí)間的聯(lián)系，以便于利用信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)和內(nèi)容挖掘。為充分提取有價(jià)值的知識(shí)，需要對(duì)名人檔案的屬性和特征進(jìn)行盡可能細(xì)致的分析研究，制定全面完整的元數(shù)據(jù)規(guī)范。例如，自動(dòng)控制領(lǐng)域的專家吳捷教授，閑暇之余喜歡收藏形態(tài)各異、栩栩如生的石頭，這些收藏品擺滿了他家客廳和書(shū)房的柜子，神態(tài)逼真，精妙絕倫，數(shù)量之多，堪稱一個(gè)小型的美石博物館。因館藏容量所限，只擇取了一小部分精美石頭作為名人實(shí)物收入館藏，對(duì)每塊石頭著錄的元數(shù)據(jù)延伸到形狀、質(zhì)地、顏色、產(chǎn)地、來(lái)源、獲取背景等等，從中也能窺探出吳捷教授的性情與愛(ài)好。對(duì)于名人的原始筆記、論文等手稿類檔案，其元數(shù)據(jù)表達(dá)可以延伸到對(duì)手稿的書(shū)寫(xiě)工具、書(shū)寫(xiě)載體和材料、書(shū)寫(xiě)的字體、工整程度等特殊屬性進(jìn)行描述，此類屬性可側(cè)面反映出相關(guān)名人的書(shū)寫(xiě)習(xí)慣、興趣愛(ài)好等。

4名人檔案知識(shí)庫(kù)建設(shè)構(gòu)想

知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建是名人檔案知識(shí)管理的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)名人檔案知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建，使得名人檔案資源知識(shí)化，知識(shí)資源有序化、系統(tǒng)化和結(jié)構(gòu)化。名人檔案知識(shí)庫(kù)能夠有效存儲(chǔ)名人的各類信息，實(shí)現(xiàn)各類資料的完整、真實(shí)、安全、永久保存，對(duì)知識(shí)的內(nèi)涵給予更深層次的揭示，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)的高效流轉(zhuǎn)、共享和創(chuàng)新。借助知識(shí)收集、加工、存儲(chǔ)、傳遞和利用的平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和知識(shí)門(mén)戶、搜索引擎等技術(shù)工具將知識(shí)和應(yīng)用有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的及時(shí)獲取、共享和開(kāi)發(fā)利用，使顯性知識(shí)和隱性知識(shí)相互轉(zhuǎn)化。通過(guò)知識(shí)挖掘、推理、演繹、歸類等方法實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的進(jìn)一步升華，即檔案知識(shí)的再生，從而使各種知識(shí)呈螺旋式上升的形態(tài)，利于名人檔案的深度開(kāi)發(fā)和價(jià)值拓展。

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)在知識(shí)揭示的方面十分有限，通常只是以簡(jiǎn)單的分類標(biāo)引方式對(duì)各類資料和信息加以序化，各自歸位，并進(jìn)行條目的著錄，為資料的迅速查找提供便捷。在著錄條目時(shí)，一般只設(shè)置檔號(hào)、題名、文件形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、備注等幾個(gè)基本的字段，無(wú)更多更深入的信息，僅可滿足用戶對(duì)檔案資料的基本檢索需求。而知識(shí)庫(kù)的建構(gòu)理念則顯得更為全面和成熟，希望借助電子全文檢索系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)、人工智能系統(tǒng)從信息資源庫(kù)中發(fā)現(xiàn)各種信息間潛在的關(guān)系，建立起事件和人物之間的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)各類信息的關(guān)聯(lián)互通，從而挖掘信息的隱含價(jià)值。檔案知識(shí)庫(kù)“將原本分散的檔案知識(shí)點(diǎn)按照一定的主題特征聚合在一起，使聚合在一起的檔案知識(shí)點(diǎn)具備相同的關(guān)聯(lián)或特征”[6]，形成檔案知識(shí)單元，在此基礎(chǔ)上，“對(duì)檔案知識(shí)單元進(jìn)行挖掘、推理、語(yǔ)意關(guān)聯(lián)等形式的知識(shí)組織，可以進(jìn)一步增強(qiáng)檔案知識(shí)單元的知識(shí)密度，滿足利用者更高層次的檔案知識(shí)服務(wù)需求”[7]。就名人檔案知識(shí)庫(kù)來(lái)說(shuō)，希望能為利用者提供一個(gè)功能完善的知識(shí)分析系統(tǒng)，為他們研究各位名人的生平、學(xué)術(shù)成長(zhǎng)經(jīng)歷、師承關(guān)系、國(guó)內(nèi)外同行等學(xué)術(shù)交際圈、各類學(xué)術(shù)成果等提供豐富的知識(shí)資源和相關(guān)的分析解讀，以進(jìn)一步探尋各位名人的學(xué)術(shù)成長(zhǎng)規(guī)律。

建設(shè)名人檔案知識(shí)庫(kù)，首先需要對(duì)已采集進(jìn)館的所有名人檔案按照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，為完整、永久地保存名人檔案提供多一層保障，也為知識(shí)庫(kù)的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。在檔案知識(shí)庫(kù)架構(gòu)的設(shè)計(jì)方面，“利用知識(shí)節(jié)點(diǎn)（研究領(lǐng)域、事件）、時(shí)間軸和推理算法等構(gòu)建知識(shí)地圖”[8]，進(jìn)而構(gòu)建用戶數(shù)據(jù)采集分析系統(tǒng)、多功能檢索系統(tǒng)、可視化呈現(xiàn)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)采集分析系統(tǒng)用于采集利用者的查詢需求，并對(duì)其進(jìn)行分析，繼而將這種需求轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)的檔案知識(shí)檢索語(yǔ)言，反饋到多功能檢索系統(tǒng)，再由該系統(tǒng)進(jìn)行推理分析，將利用者的查詢需求與相對(duì)應(yīng)的檔案知識(shí)資源進(jìn)行匹配，而后將檢索到的豐富的目標(biāo)資源以文本、圖片、知識(shí)關(guān)聯(lián)地圖等多元化的形式推送到可視化呈現(xiàn)系統(tǒng)，貼心地展現(xiàn)給利用者，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)。

*本文系廣東省檔案局2014年度科技立項(xiàng)項(xiàng)目“華南理工大學(xué)名人檔案資源庫(kù)建設(shè)及開(kāi)發(fā)利用研究”（項(xiàng)目編號(hào)：YDK-83-2014），華南理工大學(xué)高等教育研究基金2013年度資助項(xiàng)目“我校名人檔案資料采集、數(shù)字化及其開(kāi)發(fā)利用研究”（項(xiàng)目編號(hào)：GJ2013013）成果。

參考文獻(xiàn)

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