張斌 楊文娜 李子林

[摘要]論文在對(duì)美國(guó)、加拿大、澳大利亞政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存政策進(jìn)行全面梳理和特點(diǎn)分析的基礎(chǔ)上提出：我國(guó)在制定相關(guān)政策時(shí)應(yīng)明確責(zé)任主體，建立協(xié)同合作管理機(jī)制；立足政務(wù)活動(dòng)實(shí)踐，從資源類型出發(fā)確定政策的覆蓋面；注重同檔案館和第三方機(jī)構(gòu)合作，解決長(zhǎng)期保存專業(yè)性問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]政務(wù)信息長(zhǎng)期保存政策研究

[分類號(hào)]G276； G273 279

Research on the Long-Term Preservation Policy of Foreign Government Information Resources

Zhang Bin12，Yang Wenna13，Li Zilin1

（1. School of Information Resource Management of Renmin University of China； 2. Key Laboratory of Data Engineering and Knowledge Engineering， Renmin University of China； 3. Archives of Renmin University of China； Beijing， 100872）

Abstract： On the basis of research and analysis of the long- term preservation policy of the government information resources in the United States， Canada and Australia， the paper puts forward some suggestions： we should make clear the main body of responsibility and establish a mechanism of coordination and cooperation when formulating relevant policies； determine the coverage of policies should base on the types of resources of government affairs activities； solve long- term preservation of professional issues focusing on cooperation with archives and other third- party agencies .

Keywords： GovernmentInformation；Long-TermPreservation；PolicyResearch

進(jìn)入二十一世紀(jì)，世界各國(guó)紛紛開展“電子政府”建設(shè)，無(wú)紙化辦公、電子政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用與普及促使政府部門由過(guò)去紙質(zhì)文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)向電子文件、數(shù)字信息產(chǎn)生機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變。伴隨著各級(jí)政務(wù)門戶網(wǎng)站的建立，政府業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展實(shí)現(xiàn)了在線化、平臺(tái)化、流程化，深入推進(jìn)了政務(wù)公開、政務(wù)服務(wù)和政民互動(dòng)，同時(shí)也產(chǎn)生了大量的電子政務(wù)信息。數(shù)字化、電子化背景下，政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存問(wèn)題是世界各國(guó)長(zhǎng)期關(guān)注的焦點(diǎn)。政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存涉及經(jīng)濟(jì)、法律、技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私等多個(gè)方面，是一項(xiàng)需要全方位規(guī)劃、系統(tǒng)化統(tǒng)籌、分步驟實(shí)施的艱巨工程。國(guó)外在政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存政策制定上已取得了一定的成績(jī)，特別是美國(guó)、加拿大和澳大利亞，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累，在政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存的實(shí)踐中已經(jīng)有了相對(duì)完善的政策指導(dǎo)。

2016年，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十三五”國(guó)家信息化規(guī)劃》，文中明確指出：“統(tǒng)籌發(fā)展電子政務(wù)，完善電子政務(wù)頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃。加強(qiáng)國(guó)家電子文件管理，促進(jìn)電子文件規(guī)范應(yīng)用”，政務(wù)信息資源有效管理、長(zhǎng)期保存和開放利用被寫入政府部門及科研機(jī)構(gòu)的工作日程。但是，目前我國(guó)尚未出臺(tái)能夠指導(dǎo)政務(wù)信息資源管理、歸檔、保存的專門政策，缺少對(duì)政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存工作的宏觀指導(dǎo)與規(guī)范，致使政府各部門在實(shí)際落實(shí)政務(wù)信息資源管理、存儲(chǔ)的過(guò)程中缺乏政策指導(dǎo)。鑒于此，通過(guò)研究國(guó)外政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存政策，梳理最佳實(shí)踐與可借鑒的成果，可為我國(guó)政務(wù)信息資源采集、歸檔、保存提供理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)我國(guó)政務(wù)信息資源高效管理與利用。

1政務(wù)信息資源概念界定

國(guó)外與政務(wù)信息資源在內(nèi)涵、外延及應(yīng)用上關(guān)聯(lián)度、相似度最高的概念是“Government Information/Government Information Resource/Government Digital Resource”。美國(guó)紐約州立大學(xué)奧伯尼分校政府技術(shù)研究中心（Center for Technology in Government，CTG）2006年調(diào)查研究報(bào)告中將政府?dāng)?shù)字信息劃分為：文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字出版物、政府網(wǎng)站、電子郵件、音視頻文件，并提出按照政府優(yōu)先順序立足風(fēng)險(xiǎn)情況對(duì)各類政府?dāng)?shù)字信息資源進(jìn)行管理和長(zhǎng)期保存[1]。2014年加拿大國(guó)家圖書與檔案館（Library and Archives Canada，LAC）頒布的《加拿大政府機(jī)構(gòu)向加拿大國(guó)家圖書與檔案館轉(zhuǎn)移具有永久保存價(jià)值未公開信息資源的程序》中，將“Government Information Resource”定義為：加拿大政府機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的任何通訊來(lái)源、信息格式、產(chǎn)生方式、記錄媒介的文件材料。信息資源包括：紙質(zhì)文件（備忘錄、報(bào)告、發(fā)票、合同等）、電子文件（電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)、政府門戶、政府內(nèi)網(wǎng)、數(shù)據(jù)等）、新通訊媒體（即時(shí)消息、維基、博客、播客等）、政府出版物（報(bào)告、書籍、雜志）、影像、錄音、照片、紀(jì)錄片、藝術(shù)品、圖表、地圖和文物[2]。由此可見，國(guó)外在對(duì)“政務(wù)信息資源”定義時(shí)，更多關(guān)注“政務(wù)信息資源”類別的廣泛性與全面性，未過(guò)多強(qiáng)調(diào)政務(wù)信息資源的形成過(guò)程和具體環(huán)節(jié)。

國(guó)內(nèi)，最早出現(xiàn)的是“政府信息資源”概念。政府信息資源是政府活動(dòng)所涉及的信息資源的集合，是指一切產(chǎn)生于政府內(nèi)部或雖然產(chǎn)生于政府外部卻對(duì)政府各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有影響的信息的統(tǒng)稱[3]。隨著電子政務(wù)在世界各國(guó)政府部門的廣泛應(yīng)用和其外延的不斷擴(kuò)展，“政務(wù)信息資源”的概念逐漸興起。以吳占坤和王寧為代表的學(xué)者認(rèn)為，政務(wù)信息資源不僅包括政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、獲取、利用、傳遞和存貯的信息資源，而且還包括搜集整理、發(fā)布傳輸以及保存利用這些資源用到的信息技術(shù)、硬件設(shè)備和技術(shù)人員等資源[4][5]。何振等學(xué)者則傾向于從狹義上理解電子政務(wù)信息資源，將其定義為：政府部門在進(jìn)行行政服務(wù)和內(nèi)部管理時(shí)，形成的以數(shù)字形式存儲(chǔ)和傳輸?shù)男畔⒓蟍6]。本研究將“政務(wù)信息資源”定義為：政務(wù)部門在履行職責(zé)或開展業(yè)務(wù)的過(guò)程中，依托政務(wù)信息系統(tǒng)依法采集、制作和獲取的，以數(shù)字形式記錄、管理和保存的信息。簡(jiǎn)稱“政務(wù)信息”。其中“政務(wù)部門履行職責(zé)或開展業(yè)務(wù)”也稱“政務(wù)活動(dòng)”。

2國(guó)外政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存政策

2.1美國(guó)：全面廣泛的政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存政策體系

美國(guó)在政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存方面已經(jīng)形成全面廣泛的政策體系，從電子政務(wù)、文件管理、信息資源管理、電子郵件管理等不同維度出發(fā)，制定出一套機(jī)制協(xié)調(diào)、法規(guī)遵從、目標(biāo)一致的政務(wù)信息資源管理政策框架。自20世紀(jì)50年代至今，美國(guó)聯(lián)邦政府、白宮管理與預(yù)算辦公室（Office of Management and Budget，OMB）和以美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署（National Archives and Records Administration，NARA）為代表的聯(lián)邦政府重點(diǎn)支持的國(guó)家文件信息管理機(jī)構(gòu)制定和發(fā)布了一系列政策，指導(dǎo)和規(guī)范政府信息資源的管理與保存。1950年美國(guó)聯(lián)邦政府頒布《聯(lián)邦文件法案》，為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件管理提供法規(guī)遵從依據(jù)。國(guó)會(huì)于1980年通過(guò)了《文書削減法》，旨在削減聯(lián)邦政府文書，以最經(jīng)濟(jì)的方式管理政府信息，初步建立起公共信息資源政府管理的基本框架。1996年，國(guó)會(huì)通過(guò)制定《克林格—卡亨法》詳細(xì)規(guī)定了聯(lián)邦政府信息資源管理辦法[7][8]。2002年頒布的《電子政務(wù)法案》將首席信息委員會(huì)法定化，并對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)和檔案館保證隱私、安全的前提下運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和其它電子途徑開展機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)，公開政務(wù)信息作出詳細(xì)規(guī)定。

伴隨大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)應(yīng)用以及Web2.0環(huán)境下機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展，政府部門在社交媒體等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上產(chǎn)生的文件、信息日益多元化、復(fù)雜化。NARA先后發(fā)布了《網(wǎng)絡(luò)文件管理指南》《檔案館最新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)指南》《云計(jì)算環(huán)境下的文件管理指南公報(bào)》《Web2.0和社會(huì)化媒體平臺(tái)文件管理指南公報(bào)》，對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)履行文件職能提供指導(dǎo)，明確新技術(shù)環(huán)境下機(jī)構(gòu)文件的定義，重構(gòu)新型文件價(jià)值評(píng)估體系，重述永久保存價(jià)值文件的移交要求，為國(guó)家檔案館長(zhǎng)期保存文件信息資源夯實(shí)基礎(chǔ)。美國(guó)前總統(tǒng)奧巴馬于2011年簽署美國(guó)總統(tǒng)備忘錄——《政府文件管理》（Presidential Memorandum- Managing Government Records），要求NARA制定政府記錄管理現(xiàn)代化的框架。由此，NARA和OMB向所有M-12-18機(jī)構(gòu)發(fā)布了一份關(guān)于《管理政府記錄》的聯(lián)合指令，該備忘錄標(biāo)志著政府行政部門開始全面改革文件管理政策和實(shí)踐活動(dòng)，致力于制定21世紀(jì)政府文件管理框架，幫助聯(lián)邦機(jī)構(gòu)改善文件記錄（特別是電子記錄）、留存活動(dòng)，輔助業(yè)務(wù)和組織決策，降低管理成本，提高機(jī)構(gòu)績(jī)效，改善公共職能。此外，NARA自2006年起逐年發(fā)布《信息資源管理戰(zhàn)略計(jì)劃》，解決聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)信息資源管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類問(wèn)題，并在2013—2016年間連續(xù)出臺(tái)一系列政府電子郵件管理與長(zhǎng)期保存的指南，如《電子郵件管理綠皮書2013》《電子郵件管理指南2014》《電子文件管理最佳標(biāo)準(zhǔn)2016》，指導(dǎo)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)電子郵件的合規(guī)管理，確保重要價(jià)值電子郵件的長(zhǎng)期存儲(chǔ)、有效獲取及利用。

2.2加拿大：項(xiàng)目實(shí)施型政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存政策

加拿大政府歷來(lái)將信息管理作為政府職能的重要組成部分。加拿大國(guó)家圖書與檔案館是加拿大政府擁有長(zhǎng)期保存政府文件的唯一機(jī)構(gòu)，也承擔(dān)著制定政府信息資源移交、保存、管理政策的職責(zé)。2001年，加拿大國(guó)家圖書與檔案館發(fā)布《保存政府部門的檔案和歷史記憶》（Preserving the Archival and Historical Memory of Government 2001）政策性文件，明確由國(guó)家檔案館管理和保存政府具有永久保存價(jià)值和社會(huì)記憶價(jià)值信息，同時(shí)規(guī)定經(jīng)鑒定后滿足國(guó)家意義標(biāo)準(zhǔn)的政府文件才具備被國(guó)家檔案館接收并永久保存的資格。2007年，加拿大財(cái)政委員會(huì)秘書處（Treasury Board Secretariat，TBS）發(fā)布加拿大政府信息管理政策（Policy on Information Management，TBS）以及相關(guān)指令、指南，例如：《信息管理角色和責(zé)任》（InformationManagementRoles and Responsibilities），《文件長(zhǎng)期保管指令》（Recordkeeping Directive），《開放政府指令》（Open Government Directive），政府部門和機(jī)構(gòu)采取各種方法推進(jìn)以上政策和指令的實(shí)施。這在一定程度上緩解了國(guó)家檔案館信息資源長(zhǎng)期保存的壓力，同時(shí)，也強(qiáng)調(diào)了政府信息資源對(duì)國(guó)家記憶留存、社會(huì)歷史延續(xù)的貢獻(xiàn)。

為積極應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展環(huán)境，實(shí)現(xiàn)政府業(yè)務(wù)管理與信息資源管理的緊密對(duì)接，完成對(duì)政務(wù)信息資源的有效管理和保存、利用，加拿大國(guó)家圖書與檔案館在加拿大政府信息管理政策的指導(dǎo)下，于2017年發(fā)布《信息管理戰(zhàn)略計(jì)劃2020》（Information Management Strategy to 2020），該戰(zhàn)略計(jì)劃以信息生命周期理論為理論基礎(chǔ)，旨在為加拿大國(guó)家圖書與檔案館信息資源的管理、長(zhǎng)期保管、利用和再利用提供指導(dǎo)。2017年，發(fā)布了《數(shù)字保存項(xiàng)目戰(zhàn)略書》（Strategy for a Digital Preservation Program），對(duì)數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行積極主動(dòng)管理以確保其隨著時(shí)間推移能夠被持續(xù)訪問(wèn)。該項(xiàng)目計(jì)劃分“三步走”，識(shí)別信息采集、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施3個(gè)階段對(duì)應(yīng)的技術(shù)性解決方案、數(shù)字資源管理子活動(dòng)、政策性文件，逐步推進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)加拿大國(guó)家數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存。另外，加拿大圖書與檔案館先后制定并發(fā)布了《具有永久保存價(jià)值信息資源的文件轉(zhuǎn)移格式指南》（Guidelines on FileFormatsforTransferring Information Resources of Enduring Value，2013）、《加拿大部長(zhǎng)辦公室文件管理指南》（The Guidelines on Managing Records in a Ministers Office，2015），規(guī)范政府部門信息管理活動(dòng)，保障政府信息資源的長(zhǎng)效存儲(chǔ)和利用。2015年《政府部門電子郵件管理指南》（Mail ManagementinGovernment Departments and Agencies）的發(fā)布為政府部門管理、長(zhǎng)期保存有價(jià)值的電子郵件（包括音頻郵件）提供實(shí)踐綱要、技術(shù)信息及操作規(guī)范。

2.3澳大利亞：跨機(jī)構(gòu)合作式政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存政策體系

澳大利亞在政務(wù)信息資源管理和保存方面，采取信息管理機(jī)構(gòu)與檔案管理機(jī)構(gòu)合作式的政策體系架構(gòu)。一方面，澳大利亞先后設(shè)立政府信息管理辦公室、信息委員會(huì)辦公室兩個(gè)專門機(jī)構(gòu)和首席信息官職位，對(duì)全國(guó)電子政務(wù)建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，并采用地區(qū)之間和行業(yè)之間的合作策略來(lái)推進(jìn)政府信息資源的開發(fā)利用與共享。澳大利亞信息管理督導(dǎo)委員會(huì)于1997年發(fā)布報(bào)告《將政府信息作為國(guó)家戰(zhàn)略資源進(jìn)行管理》，提出了采用標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的戰(zhàn)略[9]。2013年頒布《公共治理、績(jī)效和問(wèn)責(zé)法》（ThePublic Governance，Performanceand Accountability Act 2013），明確要求澳大利亞政府向議會(huì)和公眾提供有價(jià)值意義的信息，并負(fù)責(zé)對(duì)包括政府信息資產(chǎn)在內(nèi)的公共資源進(jìn)行有效治理和管理。2016年澳大利亞信號(hào)局（TheAustralianSignals Directorate，ASD）頒布《澳大利亞政府信息安全手冊(cè)2016》（Australian Government Informat- ion Security Manual 2016），為政府信息安全提供保障，其中三個(gè)補(bǔ)充文件針對(duì)不同級(jí)別的政府機(jī)構(gòu)提供相應(yīng)技術(shù)安全控制措施指導(dǎo)，幫助減輕政府機(jī)構(gòu)信息和系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)。

另一方面，1983年澳大利亞聯(lián)邦政府頒布《澳大利亞聯(lián)邦檔案法》，實(shí)現(xiàn)對(duì)聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)文件、檔案的管理，要求國(guó)家檔案館必須周期性公開聯(lián)邦政府文件，監(jiān)督政府保存記錄的情況。隨后，澳大利亞國(guó)家檔案館于20世紀(jì)90年代中后期頒布一系列建議性文件，指導(dǎo)、幫助政府機(jī)構(gòu)改善其文件管理，尤其注重應(yīng)對(duì)政府機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)產(chǎn)生的電子文件的挑戰(zhàn)。1995年印發(fā)《電子文件管理：共同的責(zé)任》（Managing Electronic Records： A Shared Responsibility）文件，闡明政府機(jī)構(gòu)和國(guó)家檔案館在電子文件分布式保管環(huán)境下的角色和作用。2000年國(guó)家檔案館正式啟動(dòng)數(shù)字保存（Digital Preservation）項(xiàng)目，2002年又發(fā)布《數(shù)字文件保存綠皮書》（An Approach to the Preservation of Digital Records），對(duì)政府部門電子文件管理活動(dòng)進(jìn)行重新闡述和定義。2004年頒布《數(shù)字文件生成、管理與長(zhǎng)期保存指南》（Digital Recordkeeping： Guidelines for Creating，Managing and Preserving Digital Records），該指南繼承AS4390（后來(lái)的ISO15489）中文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施的相關(guān)要求，并進(jìn)一步拓展政府機(jī)構(gòu)文件管理框架，為政府機(jī)構(gòu)提供保存自己文件的數(shù)字保存策略。國(guó)家檔案館作為幫助政府機(jī)構(gòu)提高業(yè)務(wù)信息管理能力和行政績(jī)效的機(jī)構(gòu)之一，通過(guò)制定《信息管理標(biāo)準(zhǔn)》（Information Management Standard），指導(dǎo)澳大利亞政府機(jī)構(gòu)有效地生成、管理業(yè)務(wù)活動(dòng)信息，實(shí)現(xiàn)澳大利亞國(guó)家檔案館對(duì)政府機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息管理的期望，滿足政府、社區(qū)及商業(yè)信息利用需求。近年來(lái)，澳大利亞政府在線上政務(wù)方面取得巨大進(jìn)步。隨著新技術(shù)的應(yīng)用，政府信息和通信系統(tǒng)及相關(guān)服務(wù)成為國(guó)家檔案館下一步研究和關(guān)注的重點(diǎn)。

3對(duì)我國(guó)的借鑒與啟示

3.1明確責(zé)任主體，建立協(xié)同合作管理機(jī)制

通過(guò)對(duì)國(guó)外政府信息資源長(zhǎng)期保存的各種政策的制定機(jī)構(gòu)和內(nèi)容的梳理，可總結(jié)出：美國(guó)、澳大利亞、加拿大三個(gè)國(guó)家基本上采取由政府部門設(shè)立信息管理主管機(jī)構(gòu)（如美國(guó)聯(lián)邦政府、國(guó)會(huì)、OMB；澳大利亞政府、信息管理督導(dǎo)委員會(huì)；加拿大財(cái)政委員會(huì)和秘書處），制定電子政務(wù)、政務(wù)信息管理的專業(yè)性政策文件，從宏觀戰(zhàn)略層統(tǒng)領(lǐng)國(guó)家政府機(jī)構(gòu)信息管理活動(dòng)。同時(shí)，由國(guó)家法律規(guī)定的政府信息資源保管機(jī)構(gòu)（如NARA、澳大利亞國(guó)家檔案館、LAC）制定信息資源移交、長(zhǎng)期保存活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)、指南等規(guī)范性文件，從技術(shù)層、實(shí)施層為政務(wù)信息資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)和有效利用提供政策依據(jù)和實(shí)施策略。

這種協(xié)同合作式管理機(jī)制在一定程度上實(shí)現(xiàn)政府部門與信息資源管理機(jī)構(gòu)間的穩(wěn)定溝通與科學(xué)分工，既能保證政府部門日常管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)需求的實(shí)現(xiàn)，又為社會(huì)公眾利用、獲取政務(wù)信息資源，了解政府運(yùn)營(yíng)歷史提供有效途徑。頂層設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃缺失是我國(guó)政務(wù)信息資源管理面臨的首要問(wèn)題，它進(jìn)一步導(dǎo)致了重復(fù)建設(shè)和投資黑洞等問(wèn)題[10]。鑒于此，我國(guó)可參考借鑒此模式，由國(guó)務(wù)院牽頭，國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)小組、信息化領(lǐng)導(dǎo)小組、信息化辦公室設(shè)計(jì)制定政務(wù)信息資源管理宏觀戰(zhàn)略政策框架，明確政務(wù)信息資源建設(shè)工作發(fā)展目標(biāo)和方向。同時(shí)，由國(guó)家檔案局、國(guó)家信息中心、各級(jí)政府電子政務(wù)辦公室協(xié)同合作，開展政務(wù)信息資源采集、管理、歸檔與長(zhǎng)期保存的研究與實(shí)施工作。從政府業(yè)務(wù)需求和社會(huì)公眾利用需要出發(fā)，制定科學(xué)、合理的實(shí)施方法和保存策略。

3.2立足政務(wù)活動(dòng)實(shí)踐，從資源類型出發(fā)確定政策的覆蓋面

電子政務(wù)環(huán)境下，政府日常管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子化發(fā)展豐富、擴(kuò)展了政務(wù)信息資源的類別和范圍。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、智能化信息管理平臺(tái)、公共郵箱、社交媒體平臺(tái)等新軟件、技術(shù)的普及應(yīng)用，致使政務(wù)信息資源的類別由過(guò)去的紙質(zhì)文件向電子文件、音視頻文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件轉(zhuǎn)變。政府機(jī)構(gòu)各類電子/信息系統(tǒng)、平臺(tái)上生成的信息既是對(duì)政府職能與業(yè)務(wù)的有效記錄，也是政府建設(shè)在社會(huì)進(jìn)程中的重要憑證。面對(duì)新載體、新格式的政務(wù)信息資源，要實(shí)現(xiàn)有效的管理和長(zhǎng)期保存，首要任務(wù)是建立國(guó)家層面的宏觀政策指導(dǎo)。

以社交媒體為例，NARA自2014年起，為實(shí)現(xiàn)對(duì)政府社交媒體文檔信息的管理，開始記錄政府機(jī)構(gòu)政策、業(yè)務(wù)及發(fā)展目標(biāo)的證據(jù)性信息并向社會(huì)提供開放利用，先后發(fā)布《公告2014—02社交媒體文檔管理指南》《社交媒體捕獲最佳實(shí)踐白皮書》《聯(lián)邦Web 2.0使用和文檔價(jià)值報(bào)告》等文件，從社交媒體生成的文檔信息捕獲、歸檔、保管期限、長(zhǎng)期保存等方面做出指導(dǎo)和規(guī)范。隨著社交媒體在政府部門的流行以及我國(guó)電子政府建設(shè)的需要，政務(wù)微博、政務(wù)微信等在我國(guó)全面應(yīng)用與普及，為公眾問(wèn)政、公共信息獲取提供了廣闊的平臺(tái)。鑒于此，我國(guó)在制定政務(wù)信息管理政策時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、實(shí)事求是的基本原則，充分發(fā)揮政策的導(dǎo)向與引領(lǐng)作用，重視對(duì)不同類型政務(wù)信息資源采集、長(zhǎng)期保存政策的制定。參考國(guó)外新型政務(wù)信息資源保管政策，立足我國(guó)國(guó)情，拓展政務(wù)信息資源管理政策的廣度。

3.3注重同檔案館和第三方機(jī)構(gòu)合作，解決長(zhǎng)期保存專業(yè)性問(wèn)題

當(dāng)前，政務(wù)信息資源具有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流量大、來(lái)源格式多樣化、記錄媒介豐富化、工具依賴性強(qiáng)等特點(diǎn)。因此，在政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存的過(guò)程中，如何應(yīng)對(duì)多樣性的電子記錄格式、日漸增多的存儲(chǔ)空間需求、紙質(zhì)文件的數(shù)字化問(wèn)題，僅憑單一機(jī)構(gòu)、單個(gè)部門的介入和管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。任何一個(gè)機(jī)構(gòu)或部門都不可能獨(dú)立承擔(dān)起長(zhǎng)期保存業(yè)務(wù)流程中的所有任務(wù)。盡管頂層設(shè)計(jì)由政策制定部門來(lái)統(tǒng)籌管理，但是落實(shí)在具體實(shí)踐活動(dòng)中卻需要檔案機(jī)構(gòu)以及大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)公司、云服務(wù)提供商等第三方機(jī)構(gòu)的協(xié)助和參與，如若涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私保護(hù)，還需要與法律機(jī)構(gòu)展開合作。另外，參考美國(guó)商務(wù)部下屬的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)研究院（National Institute of Standards and Technology，NIST）和美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)學(xué)會(huì)（American National Standards Institute，ANSI）進(jìn)行認(rèn)證和分工協(xié)調(diào)，來(lái)管理和協(xié)調(diào)政府部門和非政府組織制定的各類政策和標(biāo)準(zhǔn)[11]。我國(guó)可建立專門協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，處理在政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存中涉及的政府部門間的利益關(guān)系，在各種相互利益沖突中做出權(quán)衡和選擇，保障政策規(guī)范的順利推行和自愿性標(biāo)準(zhǔn)體系的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。

在我國(guó)，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)作為接收、保存具有永久保存價(jià)值的政府信息的法定機(jī)構(gòu)，在國(guó)家相關(guān)政策制定部門的指導(dǎo)下承擔(dān)起制定政務(wù)信息資源接收、歸檔、長(zhǎng)期保存的各項(xiàng)政策、標(biāo)準(zhǔn)的任務(wù)，將理論研究和實(shí)踐開發(fā)的重點(diǎn)放在政務(wù)信息資源類別、存儲(chǔ)格式、文件讀取軟硬件設(shè)備、檔案信息系統(tǒng)功能等專業(yè)性、技術(shù)性問(wèn)題上，同時(shí)注重與信息技術(shù)公司、大數(shù)據(jù)技術(shù)研發(fā)公司、云服務(wù)提供商進(jìn)行交流與合作，全面考量新技術(shù)、新行業(yè)環(huán)境下政務(wù)信息資源保管涉及的核心利益相關(guān)方，立足新現(xiàn)象、新問(wèn)題、新需求，循序漸進(jìn)地制定政務(wù)信息資源長(zhǎng)期保存政策。

*本文系國(guó)家社科基金重大項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下政務(wù)信息資源歸檔與管理研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：17ZDA293）階段性研究成果之一。

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[作者簡(jiǎn)介]

張斌，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院博士生導(dǎo)師，研究方向是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、知識(shí)管理。楊文娜，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院2014級(jí)檔案學(xué)博士生，中國(guó)人民大學(xué)檔案館館員，研究方向是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論。李子林，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院2017級(jí)檔案學(xué)博士生，研究方向是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案信息服務(wù)。