丘艷

摘 要：高校除了要開展一系列的教學工作外，還要進行科研活動或發(fā)揮服務(wù)社會的其他功能，以上這些工作的開展都非常需要高校財務(wù)部門的支持和輔助。如果高校財務(wù)部門工作效率低下，將會很大程度影響高校各項工作的順利開展。因此，建設(shè)校園信息化、提高高校賬務(wù)報賬流程具有十分重要的意義。本文對高校報賬流程中出現(xiàn)的問題及原因進行分析，進而提出基于信息化的財務(wù)報賬流程，為提升高校的財務(wù)報賬工作質(zhì)量提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息化 財務(wù)報賬 問題 措施

中圖分類號：F275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）02（a）-0135-02

1 高校財務(wù)報賬的內(nèi)容及現(xiàn)狀

高校財務(wù)報賬是指經(jīng)辦人通過自制及外來原始憑證（自制原始憑證需加蓋單位公章），按學校管理要求填寫報銷單，將相應(yīng)的原始憑證附在后面，由證明人或驗收人簽名，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后到財務(wù)部門進行審核報銷的過程。 而高校財務(wù)部門內(nèi)部的報賬流程是：審核經(jīng)辦人提交的資料，審核無誤后填寫報賬支出憑證或財政授權(quán)支付申請書，交由會計主管審驗，最后交由出納開具支票或支付令加蓋印鑒，完成支付的過程。

高校屬于行政事業(yè)性單位，隨著信息時代的到來和高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的教育經(jīng)費也隨之大幅增加，呈現(xiàn)收入來源多樣化的特點，高校的財務(wù)報賬工作也變得日益艱巨。不少教職工反映，在進行高校的財務(wù)報賬時，往往存在報賬審批時間長、一次性通過報賬難、報賬需經(jīng)常往返等問題，因而大大降低了教職工對財務(wù)部門的滿意度。而高校報賬具有較強的政策性與原則性，加上各種業(yè)務(wù)繁雜、手續(xù)繁瑣，財務(wù)人員的工作量也大大增加。因此，實現(xiàn)高校報賬的信息化，實現(xiàn)高校的業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息相互交融，提高報賬效率顯得非常迫切。

2 高校財務(wù)報賬流程存在的問題

2.1 報賬簽字審批困難，報賬時間長

高校為了提升管理效率，會將部分財務(wù)管理權(quán)下放至各二級學院，由二級學院作為報銷的第一個控制環(huán)節(jié)。例如實習經(jīng)費，在報賬時需要先經(jīng)過各學科專業(yè)主任及院級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，完成第一個審批環(huán)節(jié)之后再到校級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門進行審批。而校級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)往往公務(wù)繁忙，報賬人員要完成所有的簽字或蓋完章需要耗費大量的時間。而實際上，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并不太了解相關(guān)的財務(wù)信息，最后的審核工作最后還是要由財務(wù)部門來完成，大大增加了財務(wù)部門的工作量。

2.2 財務(wù)信息不對稱

目前高校各級部門，如資產(chǎn)后勤處、人事處、學工處、采購辦、招生辦及各二級學院等部門都擁有自己的信息系統(tǒng)及相關(guān)數(shù)據(jù)庫。加上隨著網(wǎng)絡(luò)化及信息化進程的快速發(fā)展，數(shù)字化校園平臺給師生提供了各種便利。但財務(wù)處與其他部門之間卻很難實現(xiàn)信息共享，比如報賬人到財務(wù)處進行報賬時，財務(wù)審核人因沒有及時了解費用的預(yù)算及控制情況，因而容易出現(xiàn)報賬難的現(xiàn)象。其次，師生極少關(guān)注網(wǎng)絡(luò)平臺公布的財務(wù)辦事指南，對財務(wù)報賬流程及相關(guān)要求不熟悉，比如不能正確填寫報銷單據(jù)等，由此造成的信息缺失也會加大報賬的難度。

2.3 高校財務(wù)信息化管理水平不高

主要表現(xiàn)在高校財務(wù)信息傳遞的時效性不高，影響財務(wù)信息的實時性、相關(guān)性及有用性，無法滿足學校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及師生對財務(wù)信息的合理需求。另外，財務(wù)軟件功能存在不足。在信息化環(huán)境下，高校普遍實行會計電算化核算，因此，財務(wù)軟件是高校管理的重要基礎(chǔ)。但現(xiàn)行的財務(wù)軟件還不夠靈活，比如高校決策者做出決策或預(yù)測時，不能從財務(wù)軟件中直接得出決策需要的財務(wù)信息數(shù)據(jù)，而是需要先導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)，然后對數(shù)據(jù)進行加工和分析后才能使用，這就明顯降低了信息反饋的時效性，實現(xiàn)高校財務(wù)信息化還有一些差距。

2.4 財務(wù)人員工作滿意度低，服務(wù)質(zhì)量不高。

在高校的部門評價得分中，財務(wù)部門的得分往往較低，這是因為在進行財務(wù)報賬具有較強的原則性和強制性，當因某些單據(jù)不符合要求而予以退回時，會引發(fā)經(jīng)辦人員的不滿情緒，認為是財務(wù)人員的有意刁難。其次，隨著經(jīng)費報銷項目變得繁多且雜，財務(wù)人員的工作量也變得日益繁重，除了要對各項報賬材料的合理性及合規(guī)性進行審核，如遇不懂報賬的經(jīng)辦人員，還需要花費時間和精力為其詳細解釋報賬流程、報賬要求等相關(guān)財務(wù)知識。此外，財務(wù)人員與高校教師一樣要進行工作量的考核，如工作不能順利完成，也會影響績效及獎金的發(fā)放，如此環(huán)境下很容易造成財務(wù)人員產(chǎn)生一些不良心理狀態(tài)，比如比較急躁、焦慮等，而這些不良的心理狀態(tài)很難提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

3 信息化環(huán)境下優(yōu)化高校財務(wù)報賬流程的相關(guān)建議

高校財務(wù)報賬流程信息化是指借助現(xiàn)代信息技術(shù)來協(xié)助完成高校的各項報賬業(yè)務(wù)，從而進一步提升高校的財務(wù)管理水平與效率。

3.1 建設(shè)數(shù)字化校園，實現(xiàn)高校財務(wù)活動與業(yè)務(wù)活動的一體化

充分利用數(shù)字化校園建立財務(wù)信息一體化平臺。比如財務(wù)部門可以在該平臺及時發(fā)布最新的財務(wù)法律法規(guī)、相關(guān)通知或辦事指南等，同時為方便師生查詢，還可建設(shè)經(jīng)費查詢及繳費欠費預(yù)覽子菜單，如經(jīng)辦人員在辦理過程中遇到困難，還可添加交流互動平臺，如此可使報賬不受辦公地點和時間的制約，從而能夠提高業(yè)務(wù)效率，也能實現(xiàn)高校財務(wù)活動與業(yè)務(wù)活動的一體化。其次，通過財務(wù)管理系統(tǒng)的全面信息化，可以實現(xiàn)財務(wù)部門和學校其他部門的資源共享，可避免信息不對稱的現(xiàn)象，可以將高校的財務(wù)管理工作由原有的事后體現(xiàn)和控制轉(zhuǎn)向事前、事中進行控制，發(fā)揮高校財務(wù)報賬管理的實時控制作用。

3.2 實行 “無等候”網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報賬

高校的財務(wù)報賬比較特殊，報賬時間比較集中，一般為期初或期末。業(yè)務(wù)的集中辦理大大增加了財務(wù)人員的工作壓力，影響了報賬的效率。為實現(xiàn)高校財務(wù)的信息化建設(shè)，為提升服務(wù)質(zhì)量及工作效率，高校財務(wù)部門可實行“無等候”網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報賬。預(yù)約報賬是指學校設(shè)立財務(wù)網(wǎng)上報賬窗口，報賬人員可充分這個報賬平臺隨時隨地登錄系統(tǒng)，根據(jù)業(yè)務(wù)類別、業(yè)務(wù)范圍及金額等填寫相關(guān)報賬信息，提交申請，打印“預(yù)約單”，然后將相關(guān)報銷單據(jù)或憑證及預(yù)約單送至財務(wù)處，由財務(wù)人員于規(guī)定時間內(nèi)予以處理。網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報賬不僅可以提高工作效率及管理水平，還能緩解財務(wù)人員的工作壓力，提升服務(wù)質(zhì)量。

實行“無等候”網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報賬時，應(yīng)充分滿足使用者的需求。比如大部分師生都缺乏財務(wù)知識，對相關(guān)的財經(jīng)法規(guī)及學校財務(wù)部門的管理要求并不熟悉，因此，建議該平臺的操作系統(tǒng)能盡量簡化，附上相關(guān)流程，使到操作界面簡單快捷、清晰易懂，高效率地完成預(yù)約及申報工作。

3.3 做好信息化下高校財務(wù)報賬流程的保障工作

（1）加強網(wǎng)絡(luò)安全，規(guī)范操作權(quán)限。信息化環(huán)境下不可避免需要依賴計算機信息系統(tǒng)和校園網(wǎng)絡(luò)，因此必須保障信息系統(tǒng)的安全性。比如要特別注意系統(tǒng)如遇黑客入侵、病毒感染時應(yīng)如何做好應(yīng)對措施。同時也要特別注意權(quán)限的設(shè)置及操作，防范操作風險。

（2）加強溝通，提高報賬效率。與傳統(tǒng)的報賬方式相比，網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報賬缺少面對面的交流。當財務(wù)人員在進行相關(guān)資料時發(fā)現(xiàn)問題，比如金額超出規(guī)定范圍、票據(jù)違規(guī)使用等，無法及時和經(jīng)辦人進行溝通，此時往往會進行電話咨詢溝通。但由于平臺的使用對象大多數(shù)是師生，財務(wù)人員的工作時間也正是師生的上課、開會或科研時間，導(dǎo)致電話溝通有時不及時，影響報賬效率。因此，為報賬信息化環(huán)境下高校報賬流程的優(yōu)化，需加強財務(wù)人員及經(jīng)辦人的溝通及聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提高工作效率。

（3）完善系統(tǒng)軟件、強化網(wǎng)報系統(tǒng)的操作功能。由于高校財務(wù)報賬具有辦理時間集中性的特點，往往容易造成業(yè)務(wù)量集中，即集中的時間點上出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報賬平臺的大量訪問。為避免系統(tǒng)癱瘓，建議高校財務(wù)部門進一步完善系統(tǒng)軟件，比如購買相關(guān)輔助設(shè)備、定期做好備份工作等，不斷提升高校財務(wù)報賬的信息化水平。

（4）定期開展財務(wù)知識講座、提高財務(wù)管理水平。在利用信息化平臺進行財務(wù)報賬時，經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)填寫不規(guī)范、發(fā)票沒有進行分類整理、票據(jù)粘貼不符合規(guī)范等現(xiàn)象，這也說明廣大師生缺乏相應(yīng)的財務(wù)基本知識，對學校的財務(wù)制度及相關(guān)要求不熟悉。甚至對于一些年紀較大的教職工，由于不太清晰平臺的操作而對信息化平臺持有排斥心理，因此，建議學校財務(wù)部門可對報賬人定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括財務(wù)基本知識的宣講，如各項經(jīng)費的使用規(guī)定、報銷流程、報銷單據(jù)的合法填寫要求、票據(jù)的規(guī)范粘貼等，這樣既可以減輕日后財務(wù)人員的工作量，也能提升報賬人員的工作能力，減少返工率。

3.4 提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)、充分調(diào)動財務(wù)人員的工作積極性

為更好地服務(wù)廣大師生，鼓勵財務(wù)人員定期或不定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識，提升專業(yè)技術(shù)能力，以良好的心態(tài)服務(wù)廣大師生。此外，建議實行有效的績效管理，制定可行的激勵措施，以此調(diào)動財務(wù)人員的工作積極性和主動性，從而提升服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。

參考文獻

[1] 黃青山.帥毅.基于信息化的高校財務(wù)報賬流程優(yōu)化研究[J].會計之友，2013（8）：119-121.

[2] 仝寧華.高校財務(wù)核算工作的現(xiàn)狀及建議[J].中國集體經(jīng)濟.2014（28）：141-142.

[3] 段世芳.高校財務(wù)報賬流程中存在的問題及規(guī)范化措施.[J].中國管理信息化，2012（11）：22.

[4] 潘峰.淺析高校如何優(yōu)化報賬方式、提高報賬效率、解決報賬難的問題[J].財會觀察，2014（132）：52-54.

[5] 潘峰.淺談高校網(wǎng)上自助報賬的優(yōu)勢、問題及對策——以華南理工大學為例[J].當代經(jīng)濟，2014（18）：90-91.

[6] 梁霽寧，沈哲，范琳琳.基于用戶體驗的高校無等候報賬系統(tǒng)實踐[J].會計之友，2014（25）：123-126.