李梅

摘要：從起草者的角度來(lái)說(shuō)，明明知道應(yīng)該使用函卻使用了請(qǐng)示，這種情況實(shí)屬無(wú)奈，而從領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)講，這種混用確實(shí)是對(duì)公文知識(shí)尤其是對(duì)函的使用規(guī)定缺乏正確的理解造成的。

關(guān)鍵詞：公務(wù)活動(dòng)；公務(wù)函；使用；問(wèn)題

曉玢是龍騎地產(chǎn)公司辦公室新招聘的文員，有一天，辦公室的林主任交給她一項(xiàng)寫作任務(wù)，主題是向西山區(qū)國(guó)土局申請(qǐng)購(gòu)買位于羊市口西山腳下的一塊土地。

曉玢很快擬好了稿件。以下是曉玢所擬寫的文稿內(nèi)容：

辦公室的林主任看完曉玢寫的這份公文，很生氣。打回去叫曉玢重寫。為什么林主任很生氣呢？因?yàn)闀早惴噶艘粋€(gè)不應(yīng)該犯的錯(cuò)誤，最起碼在文種的選用上就是錯(cuò)誤的。而曉玢覺(jué)得自己很委屈，心想：難道請(qǐng)求事項(xiàng)不是用“請(qǐng)示”嗎？

“請(qǐng)示”是用于相隸屬的上下級(jí)機(jī)關(guān)。也就是說(shuō)請(qǐng)示的行文機(jī)關(guān)之間必須存在“領(lǐng)導(dǎo)”和“被領(lǐng)導(dǎo)”的行政關(guān)系，或者在相關(guān)的業(yè)務(wù)范疇有著“指導(dǎo)”和“被指導(dǎo)”業(yè)務(wù)歸口關(guān)系，請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)“請(qǐng)求”或者“批準(zhǔn)”有關(guān)事項(xiàng)的上行文件，是標(biāo)準(zhǔn)的上行文種。前面曉玢所擬寫的文稿在文種的選用上就出現(xiàn)了錯(cuò)誤?！褒堯T地產(chǎn)公司”與“西山區(qū)國(guó)土局”這兩個(gè)單位顯然不存在“領(lǐng)導(dǎo)”和“被領(lǐng)導(dǎo)”的行政關(guān)系，業(yè)務(wù)上也沒(méi)有“指導(dǎo)”和“被指導(dǎo)”的業(yè)務(wù)歸口關(guān)系，因此曉玢使用“請(qǐng)示”文種行文肯定就是不對(duì)的了。不能用“請(qǐng)示”行文改用“函”行文可以嗎？我們接下來(lái)看看函的適用范圍。

“函”這個(gè)文種是用在不相隸屬機(jī)關(guān)之間，在公務(wù)活動(dòng)中相互進(jìn)行工作的商洽、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、以及請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的時(shí)候所使用的平行公文文種。按照這個(gè)規(guī)定，曉玢在選擇文種的時(shí)候就應(yīng)該選用“函”來(lái)行文。

在現(xiàn)實(shí)工作中，類似像曉玢這樣出錯(cuò)的情況比比皆是。有的地方明明就該使用“函”請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)卻使用了“請(qǐng)示”。例如：醫(yī)院向所在地供電部門要求增加用電量，本就應(yīng)該使用“函”行文。因?yàn)楣╇姴块T是這項(xiàng)工作的主管部門，而醫(yī)院要求增加用電必須要征得供電局的同意，但醫(yī)院和供電局沒(méi)有上下級(jí)的關(guān)系，所以行文要用函。而醫(yī)院卻選用了“請(qǐng)示”行文。這樣的行文結(jié)果，直接導(dǎo)致“函”處于被“請(qǐng)示”、“批復(fù)”等等文種邊緣化或者掩埋的境地。顯然這是一種非常不正常的現(xiàn)象。

“函”之所以處于這樣一種境地，其原因大概有以下幾個(gè)方面。

一、起草公文的人認(rèn)識(shí)上的原因

因撰寫公文的人不注重學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)公文的相關(guān)規(guī)定，對(duì)“函”的適用范圍模糊不清，對(duì)其缺乏明確的認(rèn)識(shí)，所以只要是需要向相關(guān)的主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的行文，一概認(rèn)為是需要請(qǐng)示對(duì)方，自我感覺(jué)要“低人一等”，于是就以“請(qǐng)示”替代“函”去行文，從而導(dǎo)致了文種的誤用。

二、發(fā)文機(jī)關(guān)簽發(fā)人的原因

在大多數(shù)情況下，公文的撰稿人能正確選用函向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，卻不能過(guò)本機(jī)關(guān)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)這一關(guān)。例如，某廠舉辦文化班，需要聘請(qǐng)一名英語(yǔ)教師，向某學(xué)校行文，有關(guān)人員最初選用的文種是“函”，但領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為函不算是正式文件，用函來(lái)請(qǐng)求人家批準(zhǔn)解決這個(gè)問(wèn)題，不能表達(dá)自己謙恭的態(tài)度，擔(dān)心會(huì)影響到問(wèn)題的解決，所以最終還是被領(lǐng)導(dǎo)者改寫成“請(qǐng)示”。從起草者的角度來(lái)說(shuō)，明明知道應(yīng)該使用函卻使用了請(qǐng)示，這種情況實(shí)屬無(wú)奈，而從領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)講，這種混用確實(shí)是對(duì)公文知識(shí)尤其是對(duì)函的使用規(guī)定缺乏正確的理解造成的。

三、受文機(jī)關(guān)思想意識(shí)的原因

受文機(jī)關(guān)思想意識(shí)上的問(wèn)題是造成“函”錯(cuò)用的原因，也是主要的癥結(jié)所在。在公務(wù)活動(dòng)中，有關(guān)主管部門大權(quán)在握，有權(quán)利審批某一事項(xiàng)，于是不管機(jī)關(guān)之間是不是具有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系，不自覺(jué)地就把自己放在高高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的位置上，以上級(jí)機(jī)關(guān)自居，認(rèn)為函只是直來(lái)直去的平行公文，用它來(lái)使喚我這個(gè)主管部門辦這辦那，小看了本機(jī)關(guān)。于是，一定要對(duì)方采用“請(qǐng)示”行文。如若不按照這個(gè)意圖行文，就給對(duì)方設(shè)置一大堆不必要的障礙。而當(dāng)對(duì)方采用“請(qǐng)示”行文，便又會(huì)采用“批復(fù)”給對(duì)方回文。例如：某縣工業(yè)局向該縣財(cái)政局申請(qǐng)購(gòu)置防暑設(shè)備的經(jīng)費(fèi)，將題目擬寫成《某縣工業(yè)局關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置防暑設(shè)備經(jīng)費(fèi)的函》，文種的選用我完全正確?？h工業(yè)局與縣財(cái)政局是不相隸屬機(jī)關(guān)，平級(jí)的關(guān)系，按照公務(wù)文書的法規(guī)規(guī)定，這樣的機(jī)構(gòu)之間行文應(yīng)當(dāng)使用“函”。然而，這份沒(méi)有問(wèn)題的公文發(fā)出后卻杳無(wú)音訊。后來(lái)，相關(guān)人士道出實(shí)情，之所以會(huì)出現(xiàn)石沉大海的原因，是行文沒(méi)有采用“請(qǐng)示”。后來(lái)該縣工業(yè)局只好將“函”修改成了“請(qǐng)示”，之后很快便收到該縣財(cái)政局的“批復(fù)”。

“函”是我國(guó)15種現(xiàn)行的黨政公文之一，被列為主要的公文文種。函的發(fā)文和受文機(jī)關(guān)之間，不存在職權(quán)上的領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。在實(shí)際工作中，除了有上下級(jí)隸屬關(guān)系外的一切組織之間進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)（相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等等）的時(shí)候都可以使用函來(lái)行文。但由于“函”具有向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的功能，所以在公務(wù)活動(dòng)中人們常常把“函”與“請(qǐng)示”混用，給正常的公務(wù)活動(dòng)造成了困擾和麻煩，這樣的錯(cuò)誤必須要進(jìn)行糾正，因此需要從幾個(gè)方面入手：

首先，應(yīng)當(dāng)在思想上高度重視“函”的重要地位及其功用，不要把普通的“便函”（ 便函是現(xiàn)實(shí)生活中常用的一種日常應(yīng)用寫作的文種。）當(dāng)做是公務(wù)文書的“函”，不能混淆不清。

其次，加大力度宣傳公文法規(guī)，特別是對(duì)公務(wù)文書“函”的使用的相關(guān)規(guī)定。弄清函的適用范圍，從根本上杜絕錯(cuò)用、混用現(xiàn)象的發(fā)生。

最后，起草者、簽發(fā)人以及受文單位應(yīng)協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，嚴(yán)格按照公文法規(guī)規(guī)定行文。有關(guān)主管部門之間要相互溝通和理解，確保作為公務(wù)文書的“函”這一文種使用的正?；⒁?guī)范化。