白磊

摘 要：本文以于南寧市檔案局為例從檔案信息化管理問題研究的現(xiàn)狀出發(fā)，分析檔案信息化管理的現(xiàn)狀、存在的問題及解決的措施，并就其未來發(fā)展趨勢做出了一定的探討，以期為檔案信息化管理事業(yè)的發(fā)展，提供理論支持。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；管理

198 年底，全國已有20多個(gè)檔案館成功運(yùn)行計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。進(jìn)入20世紀(jì)后，我國在全球檔案信息化建設(shè)浪潮的沖擊下也開始并加大了檔案信息化建設(shè)的步伐，新時(shí)期，我國檔案工作必須適應(yīng)新形勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的要求，推動(dòng)檔案管理不斷向前發(fā)展。

一、檔案信息化管理的必要性

隨著信息社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演著舉足輕重的關(guān)鍵角色。信息化已經(jīng)成為人類社會(huì)發(fā)展的一個(gè)至關(guān)重要的標(biāo)志。檔案作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，必將隨著社會(huì)的發(fā)展和人類的進(jìn)步而不斷地發(fā)展和進(jìn)步。

1.檔案信息化使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到不斷提高

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)為現(xiàn)代管理手段所代替。如傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以檔案的實(shí)體管理為主，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間，進(jìn)行手工收集、整理、保管、編研和向利用者提供服務(wù)。然而，如果把現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中去，那么檔案管理人員就可以直接利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)完成“文檔一體化”管理，打破了傳統(tǒng)檔案的管理方式，從而提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。

2.檔案信息化使得檔案紙質(zhì)載體得到保護(hù)

傳統(tǒng)的查閱方式是要到相關(guān)檔案保管部門或綜合檔案館進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查閱，并從中摘錄自己所需的信息或復(fù)印相關(guān)內(nèi)容。這種利用方式不僅浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，影響了檔案的利用效率，而且也增加了紙質(zhì)檔案的磨損。紙質(zhì)載體的檔案是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性是毋容質(zhì)疑的，因此，保護(hù)檔案的紙質(zhì)載體就顯得尤為重要。如果檔案保管部門將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理之中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的存貯、管理和索引，那么所需的信息資源，便可以真接從數(shù)據(jù)庫中獲得了。

二、檔案信息化管理現(xiàn)狀

目前，信息化建設(shè)方興未艾，電子信息撲面而來。然而，對(duì)電子信息進(jìn)行集成管理的數(shù)字檔案館大多卻有殼無核。即使像深圳、青島這樣居國內(nèi)領(lǐng)先地位的數(shù)字檔案館，在全文檢索服務(wù)上也只能算是猶抱琵琶半遮面。

1.檔案信息化管理的整體環(huán)境

環(huán)境因素對(duì)信息化發(fā)展影響頗大，文獻(xiàn)、圖書信息化的跨越式發(fā)展就是最好的佐證。如今，在許多圖書館，特別是高校館，讀者只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，即可實(shí)現(xiàn)書刊檢索及論文下載。文獻(xiàn)、圖書通過多途徑、多形式的廣泛的共建共享，有效推進(jìn)了圖書館數(shù)字化進(jìn)程。相比之下，檔案的信息化建設(shè)卻是風(fēng)景這邊獨(dú)寂寞，頗有些愚公移山單打獨(dú)斗的味道。檔案信息為原生信息，來自不同部門，具有差異性、特色性和內(nèi)斂性，這在一定程度上阻礙了檔案信息共建共享及規(guī)?；?、市場化運(yùn)作氛圍的形成。

2.檔案信息化管理的數(shù)字化能力

檔案信息化建設(shè)的核心是資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)的途徑無非兩條：其一，通過錄入、掃描、翻拍等手段，將館藏紙質(zhì)、聲像等載體檔案全文數(shù)字化；其二，接收、整合辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)、多媒體教學(xué)等條件下產(chǎn)生的各類電子文件。前者因費(fèi)時(shí)費(fèi)財(cái)費(fèi)力且進(jìn)程緩慢，只能擇時(shí)分步實(shí)施；后者雖快捷高效，但目前的檔案管理系統(tǒng)及信息技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的集成、整合大多力不從心。檔案信息化建設(shè)因此陷入了一方面費(fèi)時(shí)費(fèi)力地將館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，另一方面現(xiàn)成的電子信息卻大量流失的怪圈。

3.檔案信息化管理的人才隊(duì)伍狀況

對(duì)于檔案信息化建設(shè)來說，信息技術(shù)人才尤其是高級(jí)復(fù)合型人才至關(guān)重要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人才大戰(zhàn)愈演愈烈。然而渴求信息技術(shù)人才的各級(jí)檔案部門卻似乎成了戰(zhàn)爭的中立國。究其原因，還是我國檔案長期沿用的傳統(tǒng)手工管理模式固化了的“檔案部門是安置富余人員，解決人才家屬就業(yè)之地”的思想在作祟，這在高校、科研院所等突擊大規(guī)模引進(jìn)高級(jí)人才的單位反而愈演愈烈?？梢?，檔案館（室）進(jìn)人容易但引進(jìn)人才難上加難。

三、檔案信息化管理的具體措施

1.資源體系建設(shè)

檔案信息資源體系建設(shè)在檔案信息化建設(shè)中具有舉足輕重的意義，其中數(shù)據(jù)庫建設(shè)尤為重要。檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和內(nèi)容，決定著人們共享檔案信息資源的能力和水平。數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)遵循以下3個(gè)原則：一是實(shí)用性。對(duì)館藏的非電子檔案，應(yīng)先挑選常用的、急需的、珍貴的檔案，通過掃描或錄入等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，并按統(tǒng)一的要求進(jìn)行著錄標(biāo)引或檢索鏈接；二是快捷性。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將新形成的電子檔案轉(zhuǎn)換到數(shù)據(jù)庫中，定期更新和充實(shí)數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。三是安全性。嚴(yán)格限定利用者的使用權(quán)限，建立起不同層次的數(shù)據(jù)庫，實(shí)行檔案全宗和密級(jí)雙重控制管理，確保檔案數(shù)據(jù)不被非法改寫。

2.管理體系建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息化管理的各項(xiàng)工作中，加強(qiáng)管理體系的建設(shè)尤為重要。其中，基礎(chǔ)工作是檔案信息化管理體系建設(shè)的關(guān)鍵?；A(chǔ)工作是多方面的，包括硬件、標(biāo)準(zhǔn)化以及安全保密工作等方面，都需要我們加強(qiáng)管理。首先是要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置，將檔案信息化管理納入整個(gè)單位信息化管理體系當(dāng)中，才能更好的獲得支持，從而改善設(shè)備條件。需要充分配備的硬件有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等。設(shè)備配備要把握一個(gè)原則：既滿足工作需要，又節(jié)約成本。對(duì)于這些設(shè)備，檔案部門要指派專人對(duì)檔案信息化管理的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，保證設(shè)備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。

3.利用體系建設(shè)

檔案是信息、是資源，沒有檔案就沒有信息，沒有信息就沒有服務(wù)的資源。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”等舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”等做法?，F(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)一些新情況、新問題，特別是思想觀念落后、思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代步伐，缺乏開放和創(chuàng)新意識(shí)，成為了制約檔案信息化管理發(fā)展的重要因素。針對(duì)這種問題，檔案工作部門首先要破除“重管理設(shè)施購置、輕服務(wù)研究”等做法，樹立開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)。

4.安全保障體系建設(shè)

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案信息安全問題日益突出。因此，研究檔案信息安全保障體系問題，是檔案工作者面臨的一個(gè)重要問題。而安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲(chǔ)安全，二是檔案信息利用安全。在信息存儲(chǔ)安全方面，要增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲(chǔ)檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。

結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化管理已成為當(dāng)今世界的主流。檔案信息化建設(shè)有利于提升檔案服務(wù)效能、拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新檔案工作模式。檔案信息化管理不是短時(shí)間內(nèi)的工作，在此具體工作中需要所有工作人員的工作主動(dòng)性和協(xié)調(diào)性，檔案管理人員需要有良好的職業(yè)道德，努力提高檔案工作信息化管理的質(zhì)量，促進(jìn)國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化的建設(shè)。

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（作者單位：云南省建設(shè)投資控股集團(tuán)有限公司路橋總承包部）