潘淑淳

編者按：3月30日，河北省檔案局（館）召開深入開展“雙創(chuàng)雙服”暨糾正“四風(fēng)”和作風(fēng)紀(jì)律專項(xiàng)整治工作調(diào)度匯報(bào)會(huì)，局（館）保管利用處、行政財(cái)務(wù)處和機(jī)關(guān)黨委以“打擂臺(tái)曬成績(jī)比比看”的形式，匯報(bào)了兩項(xiàng)工作的開展情況，三個(gè)處室的工作各有千秋、活動(dòng)各具特色，現(xiàn)將其內(nèi)容摘錄如下，以推動(dòng)這項(xiàng)工作向縱深發(fā)展。

檔案提供利用是省檔案館服務(wù)社會(huì)服務(wù)民生的一個(gè)重要窗口，在落實(shí)省委、省政府部署的“雙創(chuàng)雙服”活動(dòng)暨糾正“四風(fēng)”和作風(fēng)紀(jì)律專項(xiàng)整治工作中，一直作為一個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)嚴(yán)抓不怠，馳而不息。我處經(jīng)過自查自糾，在服務(wù)群眾方面尋找問題和差距，明確責(zé)任，進(jìn)行整改，努力消除差距和不足，下大力氣擦亮檔案服務(wù)窗口，爭(zhēng)取為社會(huì)和民眾提供更好的服務(wù)。

一、主要工作內(nèi)容

省檔案館檔案提供利用工作主要包括四個(gè)方面：一是負(fù)責(zé)館藏檔案資料向社會(huì)公眾提供查詢利用和咨詢服務(wù)；二是承辦省政府各部門政府信息公開接收、整理、發(fā)布有關(guān)工作；三是行政許可事項(xiàng)審批；四是省網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)中心在線咨詢值班工作。

二、開展的主要工作及存在的問題

檔案利用室肩負(fù)著省檔案館對(duì)外提供利用服務(wù)的責(zé)任，工作人員的一言一行代表的是單位形象，時(shí)刻接受黨委政府、社會(huì)以及公眾的監(jiān)督，因此全體工作人員一直以來不敢有絲毫懈怠，始終勤勉敬業(yè)，忠于職守，熱情服務(wù)，努力工作。2017年全年共接待利用者694人次，提供利用577人次，提供檔案3340卷。接收政府公開信息3560件。辦理了挪威人攜帶檔案復(fù)制件出境的行政許可。完成了省網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)中心的在線咨詢值班工作，并在第一時(shí)間在線答復(fù)了群眾提出的問題。為了更有效地做好利用工作，貫徹落實(shí)中辦文件，起草了《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》，以省委辦公廳文件冀辦發(fā)〔2018〕12號(hào)印發(fā)全省，這將成為今后一個(gè)時(shí)期做好利用工作的重要遵循；同時(shí)，在利用收費(fèi)取消后對(duì)《河北省檔案館利用檔案須知》《河北省檔案館利用政府信息公開文件規(guī)定》《河北省檔案館利用政府信息公開文件須知》等內(nèi)部利用制度進(jìn)行了修訂，重新制定了《取消利用收費(fèi)后的復(fù)印規(guī)定》，并將修訂后的制度、規(guī)定制作成宣傳架，同時(shí)制作了標(biāo)識(shí)牌、導(dǎo)引牌和宣傳小冊(cè)子，放在閱覽室醒目位置，便于公眾了解相關(guān)政策和流程。根據(jù)省直工委《關(guān)于在省直機(jī)關(guān)開展最美政務(wù)大廳創(chuàng)建推選展示活動(dòng)》的通知要求，結(jié)合單位實(shí)際，制訂了《河北省檔案局最美政務(wù)大廳創(chuàng)建推選實(shí)施方案》。為落實(shí)這項(xiàng)工作，一是設(shè)計(jì)增添了《月利用檔案情況統(tǒng)計(jì)表》《接聽電話咨詢登記簿》《利用者帶走的檔案復(fù)制件、摘錄件登記簿》《檔案復(fù)制件專用章使用登記簿》《河北省檔案館館藏檔案使用協(xié)議》等基礎(chǔ)工作臺(tái)賬，進(jìn)一步細(xì)化工作流程，同時(shí)便于利用情況的統(tǒng)計(jì)分析；二是編制了河北省檔案局（館）檔案利用室升級(jí)改造建設(shè)項(xiàng)目，擬對(duì)利用室進(jìn)行環(huán)境整治及完善設(shè)施設(shè)備，提高服務(wù)條件和能力；三是對(duì)利用平臺(tái)上革命歷史檔案利用權(quán)限進(jìn)行調(diào)整，對(duì)服務(wù)器進(jìn)行檢查調(diào)試，更換了交換器并對(duì)線路進(jìn)行了重新布設(shè)，確保檔案信息安全，提高工作效率。

雖然我們開展了一些工作，取得了一定成績(jī)，但是工作中還存在很多問題，一定程度上制約了檔案利用的成效和提高。一是設(shè)施設(shè)備老舊，利用大廳面積不足，功能使用設(shè)置不清。二是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱，檢索工具簡(jiǎn)單、落后；檔案鑒定開放工作滯后；檔案破損嚴(yán)重。三是庫(kù)房調(diào)卷人員不足，影響利用效率。

三、下一步采取的措施

一是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)技能，提供最優(yōu)服務(wù)。檔案利用服務(wù)對(duì)象來自黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)團(tuán)體以及社會(huì)民眾等方方面面，甚至還有外國(guó)友人、港澳臺(tái)同胞，利用人員成分復(fù)雜，利用目的后知、被動(dòng)，工作程序細(xì)致繁瑣，因此對(duì)工作人員的服務(wù)意識(shí)、服務(wù)能力，接待水平都提出挑戰(zhàn)。我們始終要求工作人員要從全局出發(fā)，強(qiáng)化政治意識(shí)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，在確保檔案實(shí)體安全、信息安全的前提下，緊緊圍繞做好服務(wù)這個(gè)核心目標(biāo)，努力做到態(tài)度和藹，熱情問詢，遇到問題不急不躁，靈活應(yīng)對(duì)，協(xié)調(diào)好檔案利用安全與滿足利用者利用需求這一矛盾。加強(qiáng)接待技巧、表達(dá)方式、禮儀形象等方面的學(xué)習(xí)提高，以良好狀態(tài)迎接來自不同行業(yè)的利用人員。提高館藏檔案的熟悉度，做到熟知檔案全宗內(nèi)容，了解全宗存放，靈活運(yùn)用檢索工具，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。努力做到以程序最簡(jiǎn)、審批最快、時(shí)間最短、服務(wù)最優(yōu)的四最目標(biāo)，提供完美的檔案利用全流程服務(wù)。

二是美化環(huán)境，完善硬件設(shè)施設(shè)備，升級(jí)改造檔案利用室，成為省檔案館檔案政務(wù)服務(wù)大廳。按照不同的利用需求、查閱方式進(jìn)行利用分區(qū)，功能細(xì)化，有紙質(zhì)檔案、電子數(shù)據(jù)、控制檔案等閱覽區(qū)，政務(wù)信息查閱區(qū)，檢索工具區(qū)，政府公報(bào)等公開信息展示區(qū)；規(guī)劃休息等候區(qū)，配備沙發(fā)、茶幾、存包柜、飲水機(jī)、碎紙機(jī)等設(shè)施，提供飲水、存包、老人服務(wù)等便民措施；布置綠植、更換窗簾，營(yíng)造安靜和諧的閱覽環(huán)境；完善硬件，購(gòu)買電腦，提高檔案利用平臺(tái)效率；上墻展示各項(xiàng)規(guī)章制度、利用流程、須知，便于監(jiān)督，同時(shí)讓利用者一目了然。改造后的利用大廳面貌勢(shì)必?zé)ㄈ灰恍?，將推進(jìn)檔案利用服務(wù)邁上一個(gè)新臺(tái)階。

三是貫徹落實(shí)冀辦發(fā)〔2018〕12號(hào)《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》，嚴(yán)格按照《利用規(guī)定》做好省館館藏檔案資料的利用申請(qǐng)、審批和提供利用的全部流程，最大限度地滿足利用者對(duì)館藏各種狀態(tài)檔案資料的合理利用需求，提供優(yōu)質(zhì)高效便捷的利用服務(wù)。同時(shí)，對(duì)利用者利用檔案的相關(guān)行為進(jìn)行約束規(guī)范，確保省檔案館檔案安全利用，合理合法權(quán)益得到正當(dāng)有效保障。

四是加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，為檔案利用工作奠定基礎(chǔ)。加快檔案文件級(jí)整理，實(shí)現(xiàn)檔案文件級(jí)目錄檢索，優(yōu)化檔案檢索工具，提高檔案利用的查準(zhǔn)率、查全率；著力開展檔案鑒定開放工作，繼續(xù)革命歷史檔案的鑒定劃控工作，目前累計(jì)完成約3萬件；同時(shí)啟動(dòng)1977-1986年年滿30年應(yīng)開放檔案的鑒定劃控，這項(xiàng)工作比較緊迫卻也是極為復(fù)雜，我們?cè)诿髦袑ふ腋m合的方式方法，努力做好這項(xiàng)工作。

五是完成2016-2017年政府信息文件整理、數(shù)字化掃描。這兩年共接收政府信息公開文件8253件，目前全部經(jīng)過系統(tǒng)整理，下一步經(jīng)技術(shù)處全文數(shù)字化掃描后掛接互聯(lián)網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)2008-2017年政府信息公開文件59335件全部網(wǎng)上原文瀏覽，進(jìn)一步方便社會(huì)公眾隨時(shí)隨地查詢政府公開信息。

檔案提供利用本是檔案部門一項(xiàng)常態(tài)化工作，卻因是對(duì)外提供服務(wù)的窗口而變得重要、敏感，成為社會(huì)直接了解檔案工作、了解檔案部門的第一道門戶，也可謂風(fēng)口浪尖。守住守好這道門戶，得到社會(huì)和廣大民眾的認(rèn)可，是我們努力的方向和不懈的追求，我們會(huì)一直加油，努力擦亮這個(gè)窗口。