王秋潔 張江珊

摘要：Web2.0時(shí)代下，社交媒體蓬勃發(fā)展，給檔案信息服務(wù)帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文利用SWOT分析法，分析檔案館利用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)以及外部機(jī)遇、威脅，并提出相應(yīng)措施，以便充分發(fā)揮社交媒體的優(yōu)勢(shì)，提高檔案館的信息服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案館社交媒體信息服務(wù)SWOT分析

Abstract：In the era of Web 2.0， social media is flourishing， bringing new opportunities and challeng？ es to the archive information service. This article ana？ lyzes the internal advantages， disadvantages and ex？ ternal opportunities and threats of utilizing the social media by means of SWOT analysis， and puts forward corresponding measures in order to give full play to the advantages of social media and improve the quali？ ty of the information service of the archives.

Keywords： Archives；Social Media；Information Service；SWOT Analysis

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，我們進(jìn)入Web2.0時(shí)代。在此背景下，社交媒體蓬勃發(fā)展，改變傳統(tǒng)的信息單向傳遞方式，開(kāi)啟雙向傳播模式，廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)，成為社會(huì)信息傳播的重要渠道。早在2010年，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署就發(fā)布了社交媒體戰(zhàn)略，利用社交媒體開(kāi)展多樣化的檔案信息服務(wù)，而我國(guó)檔案界研究社交媒體起步較晚。筆者以“社交媒體”和“檔案信息服務(wù)”為關(guān)鍵詞在中國(guó)知網(wǎng)搜索，相關(guān)文章只有50篇左右，研究成果尚不豐富，而以SWOT研究方法分析我國(guó)檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)尚未見(jiàn)論文涉及。本文采用SWOT分析法研究檔案館應(yīng)用社交媒體的優(yōu)勢(shì)及劣勢(shì)，探索檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展檔案信息服務(wù)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，提出檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)的新模式，以供參考。

一、檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)的SWOT分析

SWOT分析法又稱態(tài)勢(shì)分析法，主要分析研究對(duì)象的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)及外部的機(jī)會(huì)、威脅等。筆者基于文獻(xiàn)和對(duì)我國(guó)省市級(jí)檔案館社交媒體應(yīng)用情況的網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，分析了檔案館應(yīng)用社交媒體的內(nèi)部?jī)?yōu)劣勢(shì)及外部機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

（一）Strengths：優(yōu)勢(shì)分析

作為傳統(tǒng)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，我國(guó)檔案館利用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)具有一定的天然優(yōu)勢(shì)。

1.擁有豐富的檔案信息資源

檔案來(lái)源于社會(huì)生活各領(lǐng)域，內(nèi)容十分豐富，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、科技、歷史等多個(gè)方面。豐富的檔案信息資源為社交媒體發(fā)布信息提供了堅(jiān)實(shí)的資源保障。浩如煙海的檔案資源，獨(dú)特的城市記憶展，精深的編研作品均可通過(guò)社交媒體平臺(tái)向公眾展示。

2.擁有較強(qiáng)的信息存儲(chǔ)管理技能

檔案社交媒體生成的大量信息需要系統(tǒng)存儲(chǔ)和管理，為社會(huì)保存可供利用的數(shù)字記憶，而檔案館在數(shù)字資源存儲(chǔ)與管理方面的專業(yè)特長(zhǎng)為此提供了條件。此外，檔案館有電子文件或數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，有相應(yīng)的設(shè)備、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、制度，豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可保證檔案社交媒體信息的妥善管理。[1]

3.擁有豐富的檔案信息傳播及服務(wù)經(jīng)驗(yàn)

檔案社交媒體本質(zhì)上是傳播檔案信息，提供檔案服務(wù)的公眾平臺(tái)，而檔案館的信息傳播及服務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富。我國(guó)的檔案網(wǎng)站現(xiàn)已形成較大規(guī)模，檔案館在網(wǎng)站上發(fā)布檔案，展示大事記、城市記憶等編研作品，開(kāi)設(shè)信箱、論壇等互動(dòng)專區(qū)，提供多種檔案信息服務(wù)。網(wǎng)站建設(shè)至今，檔案館已積累寶貴經(jīng)驗(yàn)，對(duì)應(yīng)用社交媒體新平臺(tái)開(kāi)展信息服務(wù)具有較強(qiáng)的借鑒作用。

（二）Weaknesses：劣勢(shì)分析

盡管我國(guó)檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)具有天然優(yōu)勢(shì)，但在意識(shí)、人才、服務(wù)質(zhì)量等方面仍有較大缺陷。

1.社交媒體應(yīng)用意識(shí)淡薄

社交媒體快速發(fā)展，已滲透到社會(huì)各領(lǐng)域，國(guó)外檔案界積極應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署已應(yīng)用超過(guò)20種社交媒體，加拿大國(guó)家圖書(shū)與檔案館使用了7種，而我國(guó)中央檔案館尚未使用社交媒體，省級(jí)檔案館中應(yīng)用社交媒體的比例不超過(guò)半數(shù)，除湖北和遼寧省檔案館應(yīng)用了檔案APP，其他多局限于微信和微博?？梢?jiàn)，我國(guó)檔案館應(yīng)用社交媒體提供信息服務(wù)的觀念淡薄。

2.缺乏社交媒體應(yīng)用人才

據(jù)調(diào)查，我國(guó)大部分檔案微信公眾號(hào)未設(shè)置專門的管理人員，多是檔案館工作人員兼職管理。由于缺少專業(yè)訓(xùn)練，發(fā)布的檔案信息內(nèi)容單調(diào)，形式單一，缺乏吸引力，不利于檔案公眾平臺(tái)的長(zhǎng)足發(fā)展。

3.檔案信息資源開(kāi)發(fā)質(zhì)量不高

一方面，缺乏廣度。我國(guó)許多檔案微信公眾號(hào)發(fā)布的大部分信息為本地的歷史文化，微博上多為轉(zhuǎn)發(fā)的新聞動(dòng)態(tài)，單調(diào)的信息資源無(wú)法滿足用戶需求。此外，微信、微博公眾平臺(tái)上不同載體檔案的數(shù)量十分有限，一般為文書(shū)檔案和照片，視頻類檔案屈指可數(shù)。另一方面，缺乏深度。目前，很多檔案微信公眾號(hào)存在檔案深加工產(chǎn)品資源匱乏的問(wèn)題，大多是工作動(dòng)態(tài)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等介紹性信息。檔案信息資源開(kāi)發(fā)質(zhì)量欠佳。

（三）Opportunities：機(jī)會(huì)分析

社交媒體時(shí)代特色及國(guó)家政策的引領(lǐng)為檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)提供了良好機(jī)遇。

1.Web2.0時(shí)代潮流

Web2.0開(kāi)啟了信息開(kāi)放交互的時(shí)代，人們?cè)絹?lái)越重視信息開(kāi)放共享以及公眾參與。截至2017年6月，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到7.51億，手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.24億，手機(jī)上網(wǎng)的比例由2016年底的95.1%上升至96.3%，比例持續(xù)提升。[2]網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和智能移動(dòng)終端的普遍使用為檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)提供了更廣闊的發(fā)展空間。

2.用戶閱讀方式的變化

以互聯(lián)網(wǎng)為載體的閱讀開(kāi)啟數(shù)字化閱讀方式，人們的閱讀習(xí)慣越來(lái)越碎片化、淺層次化、個(gè)性化。社交媒體技術(shù)能對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行編輯加工，為用戶提供更具視覺(jué)沖擊力的獨(dú)特內(nèi)容，短小精悍、圖文并茂，更適應(yīng)現(xiàn)代用戶的閱讀方式。因此，用戶閱讀方式的改變也能進(jìn)一步促使檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)。

3.國(guó)家政策的引導(dǎo)

2014年，習(xí)近平總書(shū)記在第四次深化改革領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，互聯(lián)網(wǎng)特別是微博、微信等新興媒體，重新定義了人們獲取信息的方式……推動(dòng)傳統(tǒng)媒體與新興媒體融合發(fā)展，增強(qiáng)主流媒體信息內(nèi)容傳播力、影響力。[3]同年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》提出要加強(qiáng)檔案宣傳工作，檔案館要充分利用各類媒體，大力宣傳檔案部門貫徹黨和國(guó)家方針政策的新舉措、檔案工作服務(wù)社會(huì)的新成績(jī)、檔案工作者投身現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)代精神。[4]一系列相關(guān)政策的提出，為檔案館應(yīng)用社交媒體提供了極大的外部動(dòng)力。

（四）Threats：威脅分析

由于用戶關(guān)注度不高，缺乏外部資金投入及競(jìng)爭(zhēng)等方面的外在不利因素限制，檔案館應(yīng)用社交媒體也存在一定挑戰(zhàn)。

1.檔案微博、微信平臺(tái)用戶關(guān)注度不高

截至2018年3月18日12時(shí)，南京檔案官方微博顯示的關(guān)注人數(shù)是1399人，宿遷檔案官方微博顯示的關(guān)注人數(shù)只有384人，而進(jìn)行評(píng)價(jià)、轉(zhuǎn)發(fā)的網(wǎng)民更是寥寥無(wú)幾。微信公眾號(hào)定期推送的消息、文章的閱讀量累計(jì)只有幾千次，留言板上的留言寥寥無(wú)幾。檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)，如何留住用戶是一個(gè)難點(diǎn)。

2.缺乏資金投入

據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前70%的檔案微信公眾號(hào)未得到足夠的資金支持，不少自開(kāi)通后就不再更新內(nèi)容，成為空殼微信號(hào)，只有“十堰檔案”“數(shù)字檔案管理”“檔案那些事兒”有少量撥款。[5]由于缺乏資金投入，帶來(lái)人才技術(shù)短缺，許多檔案社交平臺(tái)建設(shè)質(zhì)量不佳。例如“常州檔案”微信公眾號(hào)里的“檔案故事”和“珍檔薈萃”兩個(gè)模塊，均顯示“敬請(qǐng)期待”。

3.缺少業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)

社交媒體的應(yīng)用，對(duì)于公共信息服務(wù)業(yè)的檔案館來(lái)說(shuō)，增加了壓力，卻沒(méi)有天然的利益驅(qū)動(dòng)所帶來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)動(dòng)力。檔案館是非營(yíng)利性的公共機(jī)構(gòu)，不存在激烈的業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)。缺少競(jìng)爭(zhēng)壓力，工作人員可能會(huì)產(chǎn)生惰性，忽視社交媒體平臺(tái)的建設(shè)，得過(guò)且過(guò)。

二、檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)的策略

根據(jù)檔案館應(yīng)用社交媒體提供信息服務(wù)的SWOT態(tài)勢(shì)分析，筆者將各種因素相匹配，通過(guò)系統(tǒng)性分析，提出檔案館開(kāi)展信息服務(wù)的發(fā)展策略。

（一）優(yōu)勢(shì)—機(jī)遇（SO）策略

1.發(fā)揮館藏優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新社交平臺(tái)檔案編研成果

檔案館可依托館藏特色資源，創(chuàng)新社交媒體平臺(tái)編研成果，對(duì)平臺(tái)進(jìn)行特色化建設(shè)，充實(shí)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容。例如，法國(guó)博訥檔案館的Facebook主頁(yè)處處展現(xiàn)其歷史悠久的葡萄酒文化，不僅封面采用葡萄種植園圖片，而且發(fā)布的信息也圍繞其葡萄酒文化，包括相關(guān)歷史文獻(xiàn)，實(shí)體檔案圖片以及視頻等，吸引了大批其他領(lǐng)域用戶，如葡萄酒愛(ài)好者、葡萄酒生產(chǎn)商和銷售商等。[6]

2.借助移動(dòng)終端，拓寬檔案信息傳播途徑

隨著筆記本、智能手機(jī)等移動(dòng)終端的普及，社交媒體用戶日益增多。用戶閱讀到社交媒體平臺(tái)上的檔案信息，會(huì)對(duì)感興趣的內(nèi)容加以留言、分享轉(zhuǎn)發(fā)；經(jīng)過(guò)多次轉(zhuǎn)發(fā)，形成樹(shù)狀的檔案信息傳播渠道，從而拓寬檔案社交平臺(tái)信息的傳播途徑，促使檔案信息得到迅速傳播。

3.發(fā)揮信息服務(wù)優(yōu)勢(shì)，迎合公眾閱讀需求

檔案館應(yīng)發(fā)揮信息服務(wù)優(yōu)勢(shì)，用雙微平臺(tái)向公眾推送篇幅短小、內(nèi)容簡(jiǎn)練、富于趣味、便于公眾訂閱的檔案信息，迎合人們當(dāng)今的閱讀方式。如福建省檔案館在畢業(yè)季時(shí)啟動(dòng)“尋找青春記憶”的活動(dòng)，將本省百余年間十幾所高校的學(xué)籍檔案、通訊錄、同學(xué)錄、知青檔案以及畢業(yè)生分配檔案借助微博和微信發(fā)布，為公眾在這些檔案背后尋找曾經(jīng)的青春記憶提供了機(jī)會(huì)和渠道。[7]

（二）優(yōu)勢(shì)—威脅（SW）策略

1.挖掘民生檔案，吸引用戶廣泛關(guān)注

民生問(wèn)題事關(guān)億萬(wàn)百姓的切身利益，檔案館加強(qiáng)民生檔案建設(shè)，必然會(huì)吸引廣大用戶的眼球。檔案館可深挖民生檔案，利用雙微平臺(tái)講述民生故事，展示社會(huì)生活衣、食、住、行的變遷；或推送健康小貼士，貼近百姓生活。例如，淮安市檔案館依據(jù)飲食文化檔案，在微信公眾號(hào)上推送關(guān)于“淮安飲食文化‘九大怪”的文章，以特色美食文化博得公眾關(guān)注。

2.促進(jìn)融合，增進(jìn)檔案館跨界合作

通過(guò)社交媒體平臺(tái)，檔案部門可進(jìn)行信息橫向交流，尋求多元合作伙伴，開(kāi)拓多種合作途徑，加強(qiáng)跨界合作。例如，江蘇省的各市級(jí)檔案館可在雙微平臺(tái)上展示具有地方特色的館藏資源，形成江蘇特色檔案文化圈?！罢憬n案館與騰訊·大浙網(wǎng)創(chuàng)新性地開(kāi)展新媒體全平臺(tái)合作，成功推出了檔案文化類互動(dòng)欄目——《浙江往事》和《鄉(xiāng)音浙江》”。[8]檔案館跨界合作，可充分利用社會(huì)資源，拓展資源開(kāi)發(fā)的視野，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3.分析檔案社交平臺(tái)用戶行為信息，調(diào)整服務(wù)策略

社交媒體應(yīng)用的顯著特征是信息雙向流動(dòng)。檔案館向公眾發(fā)送信息的同時(shí)，應(yīng)注重分析用戶反饋信息，定期分析用戶瀏覽檔案信息所產(chǎn)生的行為數(shù)據(jù)，獲知公眾興趣所在，對(duì)檔案信息服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，從而調(diào)整服務(wù)策略，優(yōu)化檔案信息服務(wù)。

（三）劣勢(shì)—機(jī)遇（WO）策略

1.順應(yīng)時(shí)代潮流，樹(shù)立社交媒體意識(shí)

進(jìn)入Web2.0時(shí)代，博客、微博等社交媒體迅速發(fā)展，憑借開(kāi)放、平等、互動(dòng)等特點(diǎn)，擁有龐大的用戶群，爆發(fā)出令人炫目的能量。檔案界應(yīng)樹(shù)立社交媒體意識(shí)，積極開(kāi)展檔案服務(wù)。早在2010年，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署就發(fā)布了社交媒體戰(zhàn)略。我國(guó)檔案館也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，及時(shí)制定社交媒體戰(zhàn)略，建立應(yīng)用社交媒體的制度規(guī)范，促進(jìn)檔案館應(yīng)用社交媒體制度化，通過(guò)制度化帶動(dòng)檔案館社交媒體意識(shí)的形成與固化。[9]

2.響應(yīng)國(guó)家政策，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式

服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變是完善檔案服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。檔案館要響應(yīng)國(guó)家政策，充分利用各類媒體開(kāi)展工作，利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，主動(dòng)分析用戶的瀏覽歷史、興趣偏好，在社交平臺(tái)上針對(duì)性地推送檔案信息，加強(qiáng)與用戶的實(shí)時(shí)在線互動(dòng)，提供個(gè)性化及“以用戶為中心”的檔案信息服務(wù)。

3.利用社交平臺(tái)，引導(dǎo)公眾參與檔案信息資源建設(shè)

目前，我國(guó)檔案館的館藏主要來(lái)自于例行接收和民間征集，來(lái)源渠道比較單一，很難滿足檔案信息資源建設(shè)的客觀需要。社交媒體的發(fā)展，越來(lái)越多的檔案用戶成為檔案信息利用及生成的雙重身份者，用戶可在檔案社交平臺(tái)上發(fā)布獨(dú)家擁有的照片檔案、視頻檔案及其他類型的檔案，利用社交平臺(tái)，公眾能更好地參與檔案信息資源建設(shè)。檔案館借助公眾力量，能將存于民間的一些原生檔案信息也進(jìn)行收集，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)。

（四）劣勢(shì)—威脅（WT）策略

1.增加資金投入，完善社交平臺(tái)功能

檔案館應(yīng)積極申請(qǐng)?jiān)黾诱Y金投入，聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員，完善社交媒體平臺(tái)的功能。首先，檔案館要開(kāi)發(fā)社交平臺(tái)的功能板塊，使平臺(tái)能展示除文字以外多種形式的信息內(nèi)容，包括圖片、音頻和視頻資料等，提高檔案社交平臺(tái)功能的完整性和豐富性。其次，完善互動(dòng)功能，可在微信公眾號(hào)里開(kāi)設(shè)語(yǔ)音留言功能，使社交平臺(tái)智能化，方便用戶咨詢。功能完善的社交媒體平臺(tái)是高質(zhì)量服務(wù)的前提，檔案館需要加強(qiáng)社交媒體平臺(tái)的功能建設(shè)。

2.建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提高工作人員積極性

態(tài)度決定高度，檔案人員的工作態(tài)度決定了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。一方面，上級(jí)要?jiǎng)訂T鼓勵(lì)下級(jí)，利用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)；另一方面，檔案館內(nèi)部要建立激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工積極性，使其主動(dòng)探究社交平臺(tái)的功能板塊，認(rèn)真編寫發(fā)布的信息內(nèi)容，力求創(chuàng)新，提高信息服務(wù)質(zhì)量。

檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展檔案信息服務(wù)能極大地提高服務(wù)質(zhì)量，留住用戶，樹(shù)立社交媒體時(shí)代信息傳播機(jī)構(gòu)的形象，具有重大意義。我國(guó)檔案館應(yīng)用社交媒體開(kāi)展信息服務(wù)還處于初始探索階段，形式單一、信息主題狹窄、內(nèi)容匱乏，尚有很大的發(fā)展空間。未來(lái)檔案館要積極探索社交媒體應(yīng)用的理論并付諸實(shí)踐，探索出具有中國(guó)特色的社交媒體應(yīng)用道路。

*本文是國(guó)家社科基金項(xiàng)目《社交媒體背景下的檔案信息公共策略研究》（項(xiàng)目編號(hào)17BTQ078）的階段性成果。

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作者單位：揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院