陳登觀

摘 要：水電站工程檔案是水電站工程建設(shè)管理的重要組成部分，水電站工程檔案可反映水電站工程建設(shè)的詳細(xì)情況，也是工程建設(shè)審計、工程驗收、質(zhì)量評定的重要依據(jù)。本文就工程檔案工作中存在的問題進(jìn)行分析總結(jié)，在規(guī)范收集、整理、保管利用好工程檔案等方面提出見解。

關(guān)鍵詞：水電站工程；項目；檔案管理

1 存在的問題

近年來，由于水電站工程建設(shè)投資的加大，工程建設(shè)項目檔案逐年增多，業(yè)務(wù)部門間的分工越來越細(xì)。工程建設(shè)文件包括參建相關(guān)單位在建設(shè)管理過程中形成的原始文件、質(zhì)量評價評定文件、技術(shù)文件、行政文書、音像資料等，是文字、表格、圖紙、音像、電子等各種載體文件的總和。水電站工程尤其是大中型水電站工程一般都形成了種類繁多、數(shù)量龐大的工程文件。因此，整理好工程文件對工程項目是否能順利驗收具有非常重要的意義。

1.1 工程量大，管理環(huán)節(jié)多

（1）隨著工程建設(shè)項目管理水平的提高，建設(shè)工期越來越短，項目過程管理要求越來越高，項目負(fù)責(zé)人及監(jiān)理人員對工程建設(shè)質(zhì)量比較重視，而對項目檔案的歸檔意識較為薄弱，造成工程建設(shè)過程中大量資料未能得到很好的保管。

（2）施工工藝和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)更新較快，檔案管理步伐難以跟上項目管理步伐。

（3）大量新技術(shù)、新產(chǎn)品、新工藝的運用，使歸檔范圍不斷擴(kuò)大，檔案管理工作缺乏可參照的依據(jù)。

1.2 管理不規(guī)范

部分參建單位存在管理不規(guī)范現(xiàn)象，直接導(dǎo)致工程文件資料不規(guī)范。例如：應(yīng)進(jìn)行干密度和壓實度雙控制的土方填筑工程僅進(jìn)行了干密度單項指標(biāo)控制實驗、見證取樣制度落實不到位、部分原材料進(jìn)場未報驗、分部工程未履行開工審批手續(xù)、個別監(jiān)理單位審批的施工進(jìn)度計劃由副總監(jiān)或監(jiān)理工程師代簽字、土工布鋪設(shè)沒有按技術(shù)規(guī)范要求施工、未經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行變更等，這些建設(shè)管理不規(guī)范的問題直接導(dǎo)致了相應(yīng)工程文件形成不規(guī)范。

1.3 全面性和真實性差

個別工程文件不能全面如實反映建設(shè)管理實際情況，有造假現(xiàn)象。例如：施工、監(jiān)理日志不是現(xiàn)場記，而是在辦公室補，并且內(nèi)容簡單、粗糙，不能反映工作實際；施工文件中的單元工程質(zhì)量評定表中填寫的部分內(nèi)容與現(xiàn)場不符；個別監(jiān)理單日抽檢批量大，部分工程標(biāo)段文件整理人員為完成任務(wù)，集中把工程各類檢測、評定文件做好，捏造虛假工程文件。

1.4 管理人員隊伍不穩(wěn)定

參建各方檔案人員變動頻繁且技能欠缺，呈現(xiàn)“三多三少”特點，即：兼職的多、專職的少；新手多、有經(jīng)驗的少，尤其是有大型水電站工程檔案管理經(jīng)驗的人更少；等待觀望的多、主動學(xué)習(xí)、主動開展工作的少。特別是工程進(jìn)入尾聲時，大量技術(shù)人員被抽走，留下整理檔案的人，往往不熟悉工程建設(shè)情況，具體整編操作也頗為生疏，嚴(yán)重影響了檔案工作的有序正常開展。

1.5 管理模式落后

傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足水電站工程建設(shè)項目快速發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)在：（1）檔案管理規(guī)章制度建設(shè)滯后于工程建設(shè)項目建設(shè)，部分制度與業(yè)務(wù)制度有沖突，對檔案管理要求不統(tǒng)一；（2）檔案管理沒有得到足夠重視，管理職責(zé)不夠清晰，監(jiān)督考核不夠嚴(yán)格；（3）部分職工存在思維定勢，“被動接收”檔案的情況普遍存在，工程建設(shè)人員和檔案管理人員未能建立良好的溝通機(jī)制，對彼此的專業(yè)不夠了解，造成歸檔脫節(jié)。

2 檔案質(zhì)量管理措施

2.1 有效利用合同約束

建設(shè)單位在招投標(biāo)和與各單位簽訂合同時，增加比較明確的檔案歸檔要求條款，并與工程進(jìn)度款支付、監(jiān)理費支付相掛鉤來約束相關(guān)參建單位。監(jiān)理單位起著承上啟下的作用，必須要求監(jiān)理單位配備專職檔案管理人員，加強檔案的日常督促管理和指導(dǎo)工作，有效發(fā)揮監(jiān)理單位在管理、審核把關(guān)和移交檔案工作中的職能作用。監(jiān)理單位在做好自身檔案管理工作的同時，必須加強對施工單位及設(shè)備廠家文件資料的督促指導(dǎo)，不僅體現(xiàn)在過程中對文件資料數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，還體現(xiàn)在施工單位移交檔案時對檔案進(jìn)行審核把關(guān)。通過合同約束，有效促進(jìn)檔案管理跟上施工步伐。

2.2 檔案管理嚴(yán)格納入工程建設(shè)全過程

工程建設(shè)項目文件材料產(chǎn)生于工程建設(shè)的全過程，其形成、積累和管理都應(yīng)納入工程項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施，在工程檔案專項驗收中要嚴(yán)格考核這些指標(biāo)體系。從工程建設(shè)項立項時，就同時進(jìn)行文件材料的收集和整理工作，簽訂勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同時，要對工程項目文件材料（包括竣工圖）的歸檔范圍、份數(shù)、整理和移交工作提出明確要求；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，要同時檢查工程項目形成的文件材料的原始性和技術(shù)質(zhì)量，注意紙張、書寫筆等應(yīng)符合檔案規(guī)定和要求。在進(jìn)行項目成果評審、鑒定和重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。

2.3 明確參建各方收集重點及要求

對于工程建設(shè)項目，參建單位有項目法人、勘測設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理等多家單位，對于檔案的整理和重點有所不同。項目法人的重點在工程項目前期運作立項、報批、設(shè)計審查合同簽訂、竣工驗收組織等。勘察設(shè)計單位重點是項目建議書、初步設(shè)計、施工設(shè)計、設(shè)計報告、施工詳圖、竣工驗收鑒定書及相關(guān)文件等。招投標(biāo)單位重點是招標(biāo)過程中形成的文件。施工和監(jiān)理單位是工程項目產(chǎn)生檔案數(shù)量最多，也是工程建設(shè)項目檔案中最為重要的部分。整理檔案之前就要搞清楚工程項目劃分有多少個單位、分部、單元工程。檔案員在收集整理時才能把施工過程中產(chǎn)生的零亂文件材料，有機(jī)的組合在一起。施工單位收集檔案重點為單元工程質(zhì)量評定報驗批、隱蔽工程和關(guān)鍵部位檢查驗收記錄、原材料進(jìn)場報驗批、施工放樣和測繪成果、設(shè)計變更、竣工圖等。監(jiān)理單位重點是監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細(xì)則，單元工程質(zhì)量評定抽檢和旁站記錄、原材料復(fù)檢、抽檢記錄、報告單或者是洽商單等。

2.4 建立網(wǎng)絡(luò)交流平臺，實現(xiàn)工程檔案的“模板化”

利用網(wǎng)絡(luò)，建立聯(lián)絡(luò)平臺，對水電站工程項目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、特殊載體目錄等內(nèi)容進(jìn)行格式的統(tǒng)一和共享。較為成熟的工程建設(shè)項目檔案模板樣式可以提高檔案整理的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于查漏補缺。通過檔案模板的共享降低檔案人員的工作量，為檔案整理提供了較為明確的工作方法和工作方向。同時，聯(lián)絡(luò)平臺的構(gòu)建，可使成員之間就檔案資料整理過程中存在的問題進(jìn)行實時提問和解答，便于建設(shè)單位及各項目辦了解各參建單位的檔案資料整理進(jìn)度。

2.5 加強培訓(xùn)，不斷提高檔案人員管理能力

工程檔案管理是一項專業(yè)性強的技術(shù)工作，多數(shù)工程檔案管理人員既是工程建設(shè)者，又是工程檔案管理者，因此，業(yè)務(wù)培訓(xùn)就顯得尤為重要，按照“打鐵還需自身硬”的要求，不斷強化教育培訓(xùn)，努力提高工程檔案人員管理能力。組織各參建單位進(jìn)行集中培訓(xùn)、集中整理，邀請工程檔案專家授課，通過專家現(xiàn)場整理指出問題所在，基層工程檔案員能夠快速有效地掌握檔案收集整理方法。

3 結(jié)語

綜上所述，水電站工程建設(shè)項目檔案是水電站工程項目建設(shè)的真實記錄，是以后工程維修養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)。加強對水電站工程建設(shè)項目檔案的管理，提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性具有重要的現(xiàn)實意義和社會意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] GB/T 11822—2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].

[2] 中華人民共和國水利部.水電站工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定（水辦[2005]480號）[EB/OL].[2005-11-01].