張建民

摘 要：現(xiàn)階段，隨著社會的發(fā)展，人們對信息的需求量與日俱增，每個行業(yè)都在進行電子化管理，對于醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作來說也是如此。由于檔案管理工作難度較大，管理困難，實行電子化管理會在很大程度上提高工作效率，加強信息安全，本文就醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理的電子化管理進行討論，在強調(diào)電子化管理重要性基礎上，介紹了加強醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案電子化管理的措施以及對檔案電子化管理進行展望，以供參考。

關鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu) 檔案 電子化管理

眾所周知，檔案管理工作可以在很大程度上反映個人的信息，其中包括崗位調(diào)動、任職情況等信息，這些信息至關重要，它可以幫助領導者了解員工情況，對人才的利用有極大地幫助。但是，這些檔案信息不進行歸整，很難得到利用，為此，為了保證醫(yī)療機構(gòu)檔案的管理效率，順應時代的發(fā)展，這些機構(gòu)必須依靠現(xiàn)代手段，建立信檔案管理系統(tǒng)，專門管理這些信息，推進檔案電子化管理，以提高檔案管理的效率。

1 醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)對檔案管理進行電子化管理的原因

眾所周知，現(xiàn)在是信息時代，同時也是科技時代，利用信息技術，可以提高人們手工處理數(shù)據(jù)的效率和速度，幫助管理更加科學化。為此，這是醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)對檔案管理電子化管理的原因之一。另外，如果人工對檔案進行管理，會在管理中中受到很多人為因素的影響，例如員工的情緒、負責程度以及工作效率等等。這些人為地因素為檔案管理工作帶來很大的難度。為此，利用現(xiàn)代的科學技術，對檔案管理進行電子化管理是其發(fā)展趨勢之一。最后，對檔案管理進行電子化管理會節(jié)約人工成本，實現(xiàn)集約化管理，提高效率。檔案管理借助于網(wǎng)絡進行管理，會增加信息的安全性，防止人為的泄漏個人信息。同時，也會實現(xiàn)集約化管理，醫(yī)療機構(gòu)可以少設置一些管理崗位，減少一些人力管理成本，這是人工管理所不能比擬的?；谝陨显?，醫(yī)療機構(gòu)對檔案進行電子化管理是十分必要的。

2 推進醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案電子化管理的有效措施

2.1 建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子化管理

為了推進推進檔案管理電子化管理，要建立健全電子檔案管理制度。為此，首先要建立了統(tǒng)一的醫(yī)療設備電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的制作、收集整理和歸檔的時間與方法；明確劃分其保管期限；統(tǒng)一規(guī)定文件的載體形式與質(zhì)量、規(guī)格和格式；確認醫(yī)療設備文件的有效性與完整性；在檔案存儲過程中要求文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息要一并保存；嚴格填寫歸檔電子文件登記表。規(guī)定對所有醫(yī)療設備電子檔案實行定期檢查，計算機和移動硬盤的不定期抽查，要求光盤每 4 年進行一次機讀檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。其次，要制定醫(yī)療設備檔案信息網(wǎng)絡和信息安全管理制度、電子檔案應用系統(tǒng)的安全操作制度、網(wǎng)絡安全的保密制度、電子檔案管理人員的管理制度，醫(yī)療設備電子檔案的備份與恢復系統(tǒng)以及檔案管理的記錄系統(tǒng)。

2.2 合理使用資金，開發(fā)管理平臺

現(xiàn)階段，各個企業(yè)為了提高檔案的利用效率，加強對它的管理，都加大了電子化管理。為此，為了保障其建設，首先，要做到合理使用資金，不能過度浪費，要學會合理分配，用于建設檔案管理系統(tǒng)和平臺的開發(fā)。另外，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)也要招聘一些專業(yè)的技術維護和工作人員，開發(fā)管理平臺，并促使衛(wèi)生機構(gòu)購買較好的硬件設備，以支持信息化的進程。最后，其實，電子化管理的實現(xiàn)必須要借助于各種硬件設備，通過這些設備搭建一個管理平臺工作的環(huán)境。為此，醫(yī)療機構(gòu)必須要購進先進的設備，保證設備的處理效率，可以滿足自己的工作需求和發(fā)揮管理平臺的實際作用，這樣的硬件設備才是具有價值的。

2.3 建立獨具特色的信息數(shù)據(jù)庫，做到資源共享

每個醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)之間各有特色，也有各自的檔案管理部門，他們的管理方式不盡相同，但是為了實現(xiàn)信息化管理，必須要開發(fā)有自己特色的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，收集自己員工的信息，并建立自己的管理平臺。另外，由于醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)會涉及到多個角色之間的關系和關聯(lián)，其人事結(jié)構(gòu)復雜，在數(shù)據(jù)庫的建立中，要注意個人信息的完善。同時，為了保證檔案信息的正確性，要注意在進行資料的修改時，要有依據(jù)的修改，這樣才是有用的信息。最后，由于現(xiàn)階段各個醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)不是獨自進行工作的，有些信息必須要和其他機構(gòu)進行共享，為此，必須要注意自己的管理平臺可以實現(xiàn)信息共享。

2.4 進行身份驗證，加強信息保護力度

在檔案管理中，有時會發(fā)生信息泄露現(xiàn)象。如果一旦發(fā)生了信息泄漏問題，其不僅僅是影響個人本身，甚至會威脅醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展。為此，為了加強信息安全性，必須要安排專門的工作人員，加強對數(shù)據(jù)庫的管理，一旦發(fā)現(xiàn)外界的威脅，就要及時的進行維護和管理，解決這些問題。其次，可以在進行檔案管理過程中，設置一些權(quán)限保護，對訪問者的身份進行確認后，才可以允許相關的管理人員進行訪問。最后，檔案信息有時也會發(fā)生變化，需要進行刪除或者添加信息，在這個過程中，系統(tǒng)可以只允許管理人員進行操作。在技術管理員修改的過程中，管理員必須要有較高的覺悟，保證其不會泄漏個人信息，才能對個人信息進行更好的保護。

3 對醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案電子化管理工作的展望

目前大多數(shù)單位已經(jīng)或正在建設網(wǎng)絡中心，一些大型的醫(yī)院、疾病預防控制部門和計劃生育技術服務中心還在籌建數(shù)據(jù)處理中心和數(shù)據(jù)分析部門。隨著云計算發(fā)展，不同部門間的數(shù)據(jù)資源可能通過云平臺深度整合，從而實現(xiàn)從宏觀到微觀，從個體到社會精確描述。不僅如此，穿戴式設備的普及使得實時收集個人的健康數(shù)據(jù)變成可能。這將會成為未來醫(yī)學研究的潮流。檔案管理工作者必須意識到，電子化檔案可能通過云計算技術實現(xiàn)深度整合，這將會深刻地改變檔案管理工作的形式。這對于檔案管理工作而言，既是挑戰(zhàn)，也是機遇。如何可以搭上云計算和大數(shù)據(jù)的快車，推動醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理電子化事業(yè)的發(fā)展，應該引起每一個檔案管理工作者的思考。

4 結(jié)束語

總而言之，近年來，隨著信息化進程的加快，各行各業(yè)都開始利用信息化處理業(yè)務和進行人員管理。另外，檔案使用人工管理存在很多弊端，浪費了人力和物力，促使電子化管理發(fā)展。但是，在實現(xiàn)信息化管理過程中，要建立健全電子檔案管理制度，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息共享，這樣才會在很大程度上提高檔案管理效率。

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