尹聲聲

摘 要：人事檔案管理工作是醫(yī)院人事管理中的一個(gè)重要方面，伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的人事檔案管理工作中融入了很多計(jì)算機(jī)技術(shù)，融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)的人事檔案管理與純手工的管理相比，具有傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)勢(shì)。它可以更迅速的為單位提供各類人才的基本信息。為專業(yè)技術(shù)職稱的評(píng)審和職務(wù)的任命、薪的發(fā)放等提供更準(zhǔn)確的依據(jù)。所以，我們應(yīng)當(dāng)更新人事檔案管理的理念，充分利用信息化技術(shù)，把人事檔案管理工作放到更重要的位置上，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化，科學(xué)化，規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理現(xiàn)狀；優(yōu)化分析

人事檔案管理作為醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要方面，隨著醫(yī)院改革的發(fā)展，應(yīng)該主動(dòng)的去適應(yīng)發(fā)展的要求，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及時(shí)更新工作的方式、方法。對(duì)人事檔案管理的范圍和內(nèi)容，以及對(duì)象等都進(jìn)行新的界定，這些都是做好人事檔案管理工作所需的必要前提。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及其所存在的主要問題

1）在人事檔案的交接過程中手續(xù)不嚴(yán)密，隨意性大。人事檔案管理人員大多數(shù)都由人事科的工作人員來擔(dān)任，他們并不是專職的檔案人員，所以在他們崗位變動(dòng)或者是離職的時(shí)候，很少能夠按照應(yīng)有的制度和程序辦理檔案的移交手續(xù)。會(huì)因?yàn)橛X得程序繁瑣甚至都沒有進(jìn)行認(rèn)真的檢查，核對(duì)與清點(diǎn)，許多該簽字的地方都沒有簽字，導(dǎo)致檔案材料在數(shù)量和內(nèi)容等方面因?yàn)榻缦薏磺逅载?zé)任不明，甚至普遍認(rèn)為，檔案交接只是一種形式，無需規(guī)范，只是將檔案材料從一個(gè)人的手上轉(zhuǎn)移到另一個(gè)人的手上，隨意性大。人們普遍認(rèn)為醫(yī)療，科研，教學(xué)才是醫(yī)院的重心。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層普遍忽視人事檔案管理工作的重要性，從而導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理的硬件條件設(shè)施如檔案室的空間不夠以及檔案架的缺乏等種種不完善，人事檔案管理人員也缺乏應(yīng)有的培訓(xùn)教育[1]。

2）人事檔案管理人員因?yàn)椴皇菍Ｂ毜臋n案管理人員，常常會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯姆泵Χ沟脵n案材料的歸檔不及時(shí)。應(yīng)當(dāng)歸檔的材料不能得到準(zhǔn)確及時(shí)地補(bǔ)充，例如一些業(yè)績(jī)考核，職稱考評(píng)，繼續(xù)教育等方面的材料沒有及時(shí)地歸檔，常常使得個(gè)人檔案資料缺漏，所存檔的材料根本不能真實(shí)的反映個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況。

3）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層甚至人事檔案管理人員本身沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。人事檔案管理員基本上是由人事科的工作人員來擔(dān)任，大多只是兼職管理檔案[2]，所以受時(shí)間和專業(yè)的限制，很少能夠有機(jī)會(huì)參加相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，從而對(duì)檔案管理相關(guān)專業(yè)的新技術(shù)新知識(shí)因?yàn)槿狈?yīng)有的培訓(xùn)而不能及時(shí)地掌握。而且有時(shí)候不僅僅是職工本人，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層甚至是人事檔案管理人員自己都沒有充分的意識(shí)到人事檔案的重要性，所以常常導(dǎo)致本該歸檔的材料因?yàn)槎喾矫娴脑驔]能及時(shí)進(jìn)行歸檔，補(bǔ)充和更新，從而使得人事檔案因缺少材料而不完善。

4）現(xiàn)在還存在這樣的現(xiàn)象，即很多員工認(rèn)為自己的個(gè)人檔案是可有可無的，有些甚至連自己的人事檔案在哪里都不知道，正是基于這樣的思想與觀念，可想而知，該歸檔的材料，很多會(huì)由于員工個(gè)人對(duì)歸檔材料無意識(shí)而不能及時(shí)地交給檔案管理人員歸檔。就是因?yàn)檫@些原因?qū)е铝巳耸聶n案材料的不完善和缺漏。

5）人事檔案管理方式落后。人事檔案管理人員基本上是由人事科工作人員來兼職擔(dān)任。在檔案工作的過程中會(huì)存在很多問題，比如沒有專門的計(jì)算機(jī)和相關(guān)的檔案管理軟件可以利用，在查閱人事檔案信息的時(shí)候，只能采用傳統(tǒng)的手工查找。

2 優(yōu)化的對(duì)策及思考

人事檔案是個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷，政治思想，業(yè)務(wù)能力等相關(guān)內(nèi)容的真實(shí)反映和體現(xiàn)，重視并加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理，充分發(fā)揮其價(jià)值，才能為專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘和提拔任用，勞資制度改革以及職工福利等提供更準(zhǔn)確的依據(jù)，才能更好的為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)以及職工本人服務(wù)。針對(duì)以上存在的問題。我們提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作的對(duì)策及思考：

1）嚴(yán)格人事檔案交接的程序。首先必須對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)做好登記工作，使帳務(wù)相符；第二，對(duì)借出的檔案材料要進(jìn)行必要和及時(shí)催還提醒，并做好登記簽名；三是對(duì)于未能及時(shí)歸檔的檔案材料要進(jìn)行分類存儲(chǔ)，就算不能及時(shí)歸檔也要先做好整理排序以方便歸檔；四是要嚴(yán)格按照檔案移交的相關(guān)制度程序辦理檔案移交手續(xù)，在登記本上要注明移交的時(shí)間，地點(diǎn)，移交人，接受人以及監(jiān)交人的姓名等信息，還要在移交記錄上簽字蓋章，改變界限不清， 責(zé)任不明的現(xiàn)象。

2）更新理念思想，重視檔案管理。加大宣傳培訓(xùn)的力度，使得不管是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層還是職工個(gè)人，都充分意識(shí)到人事檔案的重要性，對(duì)必須要增加的檔案管理硬件設(shè)施，如檔案室，除濕機(jī)，鐵皮柜和計(jì)算機(jī)等，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要給予大力的支持，最好還能引進(jìn)相對(duì)應(yīng)的檔案管理軟件[3]。人事檔案管理不僅是醫(yī)院管理工作的重要方面，特別與專業(yè)技術(shù)職稱審和干部任命，薪資等個(gè)人利益息息相關(guān)，我們應(yīng)當(dāng)努力提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)其工作的積極性和主動(dòng)性，這樣才可以從根本上確保人事檔案材料能夠得到及時(shí)的歸檔，資料完善并且內(nèi)容真實(shí)可靠。

3）努力實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作的規(guī)范化。首先是操作程序規(guī)范化，管理人員要積極主動(dòng)的去進(jìn)行檔案的補(bǔ)充，收集，更新工作。對(duì)于必須要補(bǔ)充的材料要進(jìn)行及時(shí)的追補(bǔ)，使人事檔案資料可以真正能真實(shí)的反映本人的現(xiàn)實(shí)情況。從而更迅速的為單位提供各類人才的基本信息，為專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘和提拔任用，勞資制度改革以及職工福利等提供更準(zhǔn)確的依據(jù)。嚴(yán)格貫徹執(zhí)行<<檔案法>>，<<保密法>>和人事檔案管理的規(guī)章制度，做到檔案工作人員有章可循。嚴(yán)格執(zhí)行<<查閱檔案規(guī)定>>制度，認(rèn)真做好檔案的借閱，歸還登記手續(xù)。非工作需要，任何人不得查閱檔案。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，人事檔案一律不得外借。職工檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出都要及時(shí)登記，按照相關(guān)的制度程序辦理移交手續(xù)。

4）給讓人事檔案管理人員提供機(jī)會(huì)能夠接受相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，使檔案人員的專業(yè)技能以及責(zé)任感和事業(yè)心都能得到增強(qiáng)，并且充分認(rèn)識(shí)到，職工的人事檔案管理是人力資源管理中的一個(gè)重要方面，在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，不斷的改進(jìn)自己的工作方式和方法方法，創(chuàng)新自己的工作模式，從而提高工作效率，提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)[4]。在鑒別檔案資料真?zhèn)蔚倪^程中，能立場(chǎng)堅(jiān)定，明辨是非。在收集檔案材料的過程中一定要進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，確保是真實(shí)可靠的材料才能歸入人事檔案[5]。檔案鑒別是檔案管理工作過程中很重要的一個(gè)方面，檔案管理人員必須始終秉著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，認(rèn)真審核材料，確保檔案真實(shí)完整。

5）加大宣傳教育的力度，利用多種渠道向醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層以及員工個(gè)人宣傳有關(guān)人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)，使每個(gè)人都對(duì)檔案材料的重要性有充分的認(rèn)識(shí)。讓其知道人事檔案關(guān)系到本人的切身利益，并不是可有可無的，特別是再就業(yè)時(shí)，對(duì)本人具有直接的影響，此外還要做好職工的咨詢答疑服務(wù)工作，使其了解人事檔案的相關(guān)知識(shí)并充分的人事到個(gè)人檔案的重要性。

6）利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的融入，使得人事檔案管理工作的效率得到提高。利用計(jì)算機(jī)做好檔案的轉(zhuǎn)入，轉(zhuǎn)出以及收集的登記，可以快速的查找到想要查閱的檔案材料，比傳統(tǒng)的手工查找要節(jié)省很多時(shí)間，同時(shí)為單位發(fā)現(xiàn)，培養(yǎng)以及使用人才，為職稱晉升，干部聘用等提供更準(zhǔn)確可靠的依據(jù)，真正做到人盡其才，才盡其用。

總之，要更新理念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，形成一整套新的檔案理念，工作方式，模式，才能適應(yīng)人事檔案管理的發(fā)展，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，科學(xué)化。

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