王新華

摘要：黨政辦公室作為高校的綜合辦事機構(gòu)，是學(xué)校日常工作正常運轉(zhuǎn)的中樞，因此黨政辦公室建設(shè)至關(guān)重要。文章通過分析黨政辦公室建設(shè)的內(nèi)涵，提出建設(shè)的具體對策，為高校黨政辦公室建設(shè)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；建設(shè)

隨著教育事業(yè)的日益發(fā)展，作為高校的綜合辦事機構(gòu)，黨政辦公室職能發(fā)生了變化，主要體現(xiàn)在對外交往上的開放性、參與管理上的參謀性、工作職能上的綜合性、服務(wù)對象上的特殊性等方面，傳統(tǒng)的工做思路已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需求。怎樣以學(xué)校的重點工作為中心，將參謀咨詢、綜合協(xié)調(diào)、橋梁紐帶、督查督辦等職能充分發(fā)揮出來，為學(xué)校教育管理及發(fā)展大局提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，成為黨政辦公室建設(shè)的新課題。

一、黨政辦公室建設(shè)面臨的問題

（一）對職能認識不到位

與其他職能部門相比，黨政辦公室的工作瑣碎繁多，部分人認為，黨政辦公室主要負責(zé)的任務(wù)的就是打雜和跑題，這種錯誤的觀點將黨政辦公室是領(lǐng)導(dǎo)助手的重要職能忽略了。此外，行政色彩仍然是部分高校組織管理中十分明顯的特征，從一定意義上來說，在職能部門管理行為上黨政辦公室發(fā)揮著中轉(zhuǎn)站的作用，這個環(huán)節(jié)如果尺度把握不好，就容易導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層忽視黨政辦公室的參謀決策、綜合協(xié)調(diào)等重要職能。

（二）服務(wù)創(chuàng)新有待加強

據(jù)了解，大部分高校黨政辦公室在工作中存在經(jīng)驗主義較為普遍的現(xiàn)象，工作人員習(xí)慣于墨守成規(guī)，被繁雜瑣事牽著鼻子轉(zhuǎn)，系統(tǒng)地總結(jié)、反思、創(chuàng)新不夠。長此以往，極易養(yǎng)成謹小慎微、但求無過、被動從屬的思維定式，服務(wù)層次難以上臺階，服務(wù)效果自然大打折扣。隨著高校改革的不斷深化，過去傳統(tǒng)的工作方法和思維方式，已和新形勢發(fā)展的要求遠遠不符，服務(wù)創(chuàng)新迫在眉睫。

（三）參謀作用有待加強

辦公室人員多數(shù)著眼于眼前工作，忽視了對工作中新情況、新問題的研究和探索[1]。由于主動謀劃不夠，參謀職能日漸弱化，而變成對決策予以執(zhí)行的部門。就此種現(xiàn)象，高校辦公室管理人員應(yīng)遵循抓大放小的原則，有針對性地對大家的參謀意識進行培養(yǎng)，將參謀水平提高，防止在復(fù)雜的事務(wù)中找不到方向。

（四）人員素質(zhì)有待提升

目前，高校黨政辦公室工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象十分普遍，具有繁重的工作任務(wù)和較大的工作壓力，平時基本上沒有多余的時間用于學(xué)習(xí)，更是沒有機會和兄弟院校進行交流和溝通，諸多人都尚未接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)。人員素質(zhì)對黨政辦公室的工作質(zhì)量產(chǎn)生著直接影響，一定程度上也影響著學(xué)校的整體服務(wù)水平。

二、黨政辦公室建設(shè)的內(nèi)涵不容小覷

（一）準確定位是關(guān)鍵

高校黨政辦公室是學(xué)校黨委和行政工作順暢運轉(zhuǎn)的中樞，是單位的“大腦”和“窗口”，是溝通上下的“咽喉”，聯(lián)系左右的紐帶，也是學(xué)校的參謀中心、協(xié)調(diào)中心、督辦中心和服務(wù)中心，地位非常重要。辦公室工作開展得如何，直接制約著學(xué)校的全局工作能否順利開展，教育教學(xué)、各項管理、服務(wù)保障能否及時準確完成。因此，對黨政辦公室準確定位至關(guān)重要，辦公室管理者必須提高站位，從服務(wù)學(xué)校發(fā)展大局的高度，緊緊圍繞教育教學(xué)中心工作開展高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[2]。

（二）科學(xué)管理是基礎(chǔ)

在高校管理系統(tǒng)中，辦公室屬于一級綜合性管理機構(gòu)，各項工作能否正常運轉(zhuǎn)受其管理水平的直接影響，而所有高水平的管理，都必須借助科學(xué)制度的指導(dǎo)。辦公室工作的涉及的范圍較廣，建立健全科學(xué)完善、行之有效的規(guī)章制度，是促使黨政辦公室高校運行得以實現(xiàn)的基本要求。所以，加大辦公室制度建設(shè)的力度，加強辦公室工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化，是提高辦公室管理效能、提升服務(wù)教育教學(xué)工作水平的有效途徑。

（三）優(yōu)質(zhì)服務(wù)是根本

高校黨政辦的工作本質(zhì)就是服務(wù)，為師生服務(wù)，也就是為管理、科研、教學(xué)服務(wù)，借助優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展提供有力的內(nèi)部保障和贏得良好的外部環(huán)境支持。隨著高校體制機制改革的不斷深化，多校區(qū)辦學(xué)格局的形成，加之高校服務(wù)的多元化和社會化，對外交流日漸增多，也給黨政辦服務(wù)工作提出了更高要求。因此，有的放矢，及時轉(zhuǎn)變觀念，提高服務(wù)標準，創(chuàng)新開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這是黨政辦公室服務(wù)學(xué)校發(fā)展的落腳點。

（四）團隊建設(shè)是保障

“求木之長者，必固其根本；欲流之遠者，必浚其泉源”[3]。工作開展的優(yōu)劣，歸根結(jié)底取決于人員的素質(zhì)。黨政辦公室作為學(xué)校的窗口，工作人員的一言一行，從一定意義上而言，都體現(xiàn)了學(xué)校的水平和形象。缺乏良好的素質(zhì)，連普通的秘書工作都無法勝任，要將協(xié)調(diào)工作做好自然難度也就較大，就更別說參謀了。所以，把工作人員的整體素養(yǎng)提高，將一支作風(fēng)過硬、工作能力強、政治上靠得住的高素質(zhì)辦公室人員隊伍建設(shè)起來，是新形勢下把黨政辦公室工作做好的前提。

三、高校黨政辦公室建設(shè)的對策

（一）以隊伍建設(shè)為抓手，提高人員素質(zhì)

辦公室整體團隊水平和個人素質(zhì)直接影響著學(xué)校工作的開展，把辦公室隊伍建設(shè)當作“重點工程”來抓，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，塑造良好的職業(yè)形象，盡全力將服務(wù)水平提高，是新的歷史形勢下、促進學(xué)校事業(yè)良好發(fā)展的基本要求所在。

1.統(tǒng)一思想，牢固樹立“以人為本、服務(wù)至上、講究效能、開拓創(chuàng)新”的辦公室工作理念。以“小機構(gòu)、大服務(wù)”為目標，借助建章立制，嚴格管理，理順關(guān)系，通過完善程序，規(guī)范行為，從而塑造良好的團隊形象，進一步提高工作人員的整體素養(yǎng)，激發(fā)其做事創(chuàng)業(yè)的積極性，最終提高促進服務(wù)質(zhì)量和工作水平、的提升。

2.合理布局，整合優(yōu)勢，充分發(fā)揮辦公室總體效能。第一，要科學(xué)調(diào)整科室布局，按照高效、精簡的原則，合理使用人才，明確職責(zé)分工；第二，不僅要激發(fā)個人潛能，調(diào)動個體積極性，同時還要注重個體與組織的有機契合，實現(xiàn)一加一大于二的效果；第三，要有的放矢、張弛有度，建設(shè)一個健康、高效的內(nèi)部環(huán)境。

3.建立培訓(xùn)機制。辦公室工作對專業(yè)性的要求較高，工作人員最好受過專業(yè)培訓(xùn)，將相關(guān)技能熟練掌握，才能和高等教育發(fā)展新形勢的需要相適應(yīng)[5]?，F(xiàn)階段，諸多高校都存在只對專任教師的在職培訓(xùn)予以重視，而尚未將管理人員的培訓(xùn)納入在日常工作的現(xiàn)象。所以，高校尤其是高校辦公室負責(zé)人員，應(yīng)根據(jù)崗位需求，有計劃、針對性地開展人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新管理理念，掌握新方法與新技術(shù)，提高隊伍的整體素質(zhì)，使他們更好地服務(wù)于教育教學(xué)管理等工作。

（二）以目標管理為核心，構(gòu)建科學(xué)有效的管理體系

管理水平是影響工作效率的重要因素，進一步加強辦公室工作規(guī)范化和制度化管理水平，建立和新形勢辦公室工作特點相適應(yīng)的長效機制，逐步形成活力充足、廉潔高效、公正透明、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作運行體系，是促使辦公室工作效能和管理水平提高的有效途徑。

1、實行“制度化”管理，對工作運行模式予以規(guī)范。就辦公室文秘、保障、辦會、辦文、信息、督查等各環(huán)節(jié)的工作，進一步建立和完善各項制度，形成零縫隙、全覆蓋的制度體系。如：要對內(nèi)部檔案管理制度予以改進；嚴格執(zhí)行工作限時辦結(jié)、印章管理、值班、請假、保密、信息、督查、辦文、學(xué)習(xí)等工作制度；嚴格實行外出辦事報告制、因事因病請銷假制和上下班考勤制度；嚴格實行問責(zé)制。辦公室所有工作人員都要牢固樹立規(guī)則意識，習(xí)慣用制度管事，把落實制度作為提高執(zhí)行力的重要內(nèi)容，虛心學(xué)習(xí)借鑒高水平的管理制度，并在實踐工作中不斷修正和完善，確保各項制度落到實處、真正管用。

2.實行“流程化”管理，對工作運行程序予以規(guī)范。“流程化”管理是提高工作效率的關(guān)鍵。要進一步完善流程管理體系，參照先進經(jīng)驗，科學(xué)設(shè)置、分解、整理、歸類辦公室的工作，將從頭到尾、一環(huán)緊扣一環(huán)、零縫隙銜接的工作流程建立起來，形成一套規(guī)范、科學(xué)、操作性較強的管理運行模式，使每一項工作都能做到高效運轉(zhuǎn)、規(guī)范運作。要對流程設(shè)計予以高度重視，強調(diào)流程設(shè)計的技巧，全面總結(jié)接待、督查、辦會、辦文等各項工作的特點和規(guī)律，建立縱、橫結(jié)合的流程體系，確保流程的嚴謹和周密；形成一套固定統(tǒng)一的格式，確定主要執(zhí)行負責(zé)人和執(zhí)行的辦法、監(jiān)督的主要負責(zé)人和監(jiān)督的方法、考核的負責(zé)人和考核的方法、評價的主要負責(zé)人和評價的方法等，使自行運轉(zhuǎn)和自我約束的效果得以實現(xiàn)。

3.實行“精細化”管理，將工作質(zhì)量提高。第一，按照“工作無差錯、服務(wù)創(chuàng)優(yōu)質(zhì)”的要求，細化崗位管理，科學(xué)設(shè)定崗位職責(zé)權(quán)限，明確每一個人所負有的責(zé)任。第二，對工作標準予以細化，根據(jù)特色工作抓“亮”、重點工作抓“精”、日常工作抓“實”的要求，統(tǒng)籌部署。第三，就特色工作和重點工作實行目標管理，對其予以量化分解，做到有相應(yīng)的獎懲辦法、有統(tǒng)籌的督辦措施、有嚴格的責(zé)任制度、有完整的實施方案、有明確的工作任務(wù)。實現(xiàn)目標明確，責(zé)任清晰，各就各位。

（三）以重點工作為關(guān)鍵點，充分發(fā)揮參謀助手作用

辦公室的參謀工作，反映在實際工作中就是解決問題的策略、處理矛盾的方法。辦公室是一種綜合職能部門，諸多工作都和全局有著極為密切的聯(lián)系，涉及面極為廣泛，和師生利益息息相關(guān)，參謀工作必須主動服務(wù)、超前謀劃，要把問題發(fā)現(xiàn)在前面、信息收集在前面、措施想在前面、調(diào)查研究在前面，及時向領(lǐng)導(dǎo)獻言獻策，切實把參謀助手作用發(fā)揮在領(lǐng)導(dǎo)決策、依法行政和為師生辦實事的全過程中。參謀之效，貴在得法。

1.調(diào)查研究是重點?！皼]有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”，參謀工作也不例外。調(diào)查研究是為了掌握信息，提前籌謀。調(diào)查研究應(yīng)是多維度的，要深入實際，要有針對性。

首先，熟悉并掌握高教的相關(guān)政策。借助對文件，研究分析、準確把控政策內(nèi)涵和導(dǎo)向，以便于領(lǐng)導(dǎo)更好的作出重大決策。

其次，全面了解教育教學(xué)和學(xué)生管理的整體情況。充分發(fā)揮職能科室的作用，采取座談、書面征求意見等形式，定期主動征求職能部門和聯(lián)系密切的教學(xué)系部的合理化意見和建議，增強工作的針對性，更好的將參謀工作落腳到服務(wù)教育教學(xué)發(fā)展上。

最后，關(guān)注和了解其他院校發(fā)展的實際情況。在市場競爭日益激烈的形勢下，高校要發(fā)展，既要具備自身的辦學(xué)特色，同時，還要借助、參照其他院校的好經(jīng)驗和做法，不斷提高自身的教育教學(xué)及管理服務(wù)水平。

2.善于分析形式。對客觀形勢進行認真分析，把握事物發(fā)展的趨勢，增強預(yù)見性，這是做好參謀工作的關(guān)鍵。只有提供密切關(guān)系群眾生活、緊貼中心工作、緊跟上級部署的參謀建議，才能在領(lǐng)導(dǎo)決策中受到高度重視，從而促進辦公室參謀水平的提高。

3.學(xué)會比較優(yōu)劣。在開展工作的過程中，擬一套方案并不難，但是要擬幾套方案卻不容易，從比較中找優(yōu)劣，進行論證，把相對合理的參謀建議和依據(jù)提供給領(lǐng)導(dǎo)，從而提高決策的科學(xué)性。

（四）以督查督辦工作為突破口，提高黨政辦公室服務(wù)效能

督察督辦可以確保決策目標的順利實現(xiàn)，是對決策進行修正和完善的重要措施，是落實工作的有效手段，是使工作作風(fēng)得到改進的重要方法[5]。作為督察督辦職能部門，辦公室重點是對承辦事項的相關(guān)部門進行督辦，促進、協(xié)調(diào)落實督辦事項。督察督辦工作必須把重點環(huán)節(jié)抓好，實現(xiàn)閉環(huán)管理，做到“實施有計劃、定期有反饋、結(jié)項有審核”。要做好督查督辦工作，需要注意以下幾點。

1.要站在全局的角度。督辦工作是領(lǐng)導(dǎo)決策的延伸，必須立足于領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度看問題、做工作，不能局限于任務(wù)之中，要多體會、多思考、多領(lǐng)悟。要善于溝通，督辦工作有諸多工作都需要協(xié)調(diào)，要注意不僅要嚴格遵循原則不動搖，維護領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，又不能將領(lǐng)導(dǎo)掛在嘴邊，要把工作放在首要位置，用真誠的溝通觸動人的心。

2.要堅持學(xué)習(xí)。督辦工作具有很強的政策性，囊括科研、教學(xué)、學(xué)生管理、合作辦學(xué)、產(chǎn)業(yè)創(chuàng)收、外事等各個方面，必須加大學(xué)習(xí)力度，將國家有關(guān)方針政策學(xué)通學(xué)懂，拓展知識，開闊視野，促進業(yè)務(wù)水平的不斷提高。

3.要樹立“督查就是服務(wù)”的理念。不僅督查有關(guān)部門的工作進展情況，未完成原因，還要了解完成工作任務(wù)的困難，并積極予以協(xié)調(diào)，提出合理的建議，協(xié)助被督查單位一道想方設(shè)法完成工作任務(wù)。在督查中要緊盯中心工作不放松，對工作進展滯后的部門進行跟蹤督辦，堅持反復(fù)抓、抓反復(fù)。要暢通群眾訴求渠道，注重傾聽群眾呼聲，群眾利益無小事，只有收集民情民意，掌握廣大群眾的迫切需求，督查工作才能有針對性地開展。

4.要把握好與領(lǐng)導(dǎo)以及中層部門的關(guān)系。督察督辦直接服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，具有十分重大的責(zé)任，不能有絲毫大意，要竭盡全力、追求完美，必須將領(lǐng)導(dǎo)意圖充分體現(xiàn)出來；要緊貼決策精神進行督察督辦，及時把領(lǐng)導(dǎo)部署的事項予以安排，做到“報告重大問題不過夜、辦理重要會議研究決定事項不過夜、辦理領(lǐng)導(dǎo)批示不過夜”。此外，要握好和職能部門的關(guān)系，督促職能部門加強對所轄工作落實的督促檢查，不越俎代庖。

（五）以信息化建設(shè)為手段，提高辦公效率

信息化是行政管理創(chuàng)新的重要趨勢，隨著時代發(fā)展、社會進步，辦公自動化已成為辦公室收集和傳遞信息的重要途徑，建立辦公室自動化系統(tǒng)，構(gòu)建現(xiàn)代化管理平臺，可以顯著提高辦公效率，使學(xué)校各項工作穩(wěn)步、有序進行。

按照“規(guī)范、務(wù)實、高效、創(chuàng)新”的工作理念，建立數(shù)字化辦公系統(tǒng)，特別是要在綜合服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，優(yōu)先實現(xiàn)資源共享，提高辦事效率[6]。比如：運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立辦公群，像政務(wù)工作群、教務(wù)工作群、黨務(wù)工作群等，便于加強溝通和交流，促進工作順利開展；對于校區(qū)分散、不便集中等情況，啟用視頻會議模式，節(jié)約辦公成本；建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)存檔、分類、借閱、查詢、歸還等系列服務(wù)信息化，既方便快捷，又準確科學(xué)；積極提倡無紙辦公，努力把辦公室公文流轉(zhuǎn)、督查考核、信息編報和日常事務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，營造一個更加廉潔、透明、公開、高效、節(jié)約的內(nèi)部管理運行機制。

四、結(jié)論

隨著全球經(jīng)濟一體化進程的不斷推進，教育的重要性日益明顯，高校需要以就業(yè)為導(dǎo)向，優(yōu)化整合教育資源，創(chuàng)新服務(wù)模式，對此，高職院校黨政辦公室需要結(jié)合職業(yè)教育的實際情況，與時俱進，積極探索創(chuàng)新型服務(wù)模式，更好地服務(wù)教學(xué)管理，服務(wù)職業(yè)教育發(fā)展。

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