尹寶霞

摘要：辦公室是企業(yè)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)的重要部門，如何做好辦公室工作一直是企業(yè)管理的重要課題，本文闡述了辦公室的“窗口”和“紐帶”作用，同時提出了做好辦公室工作，提高工作效率的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：辦公室；效率；窗口作用；樞紐作用

行政辦公室是企業(yè)的標(biāo)配部門，在很多人眼中，辦公室沒有生產(chǎn)部門的業(yè)績鮮明，也沒有后勤部門的忙碌辛苦，但卻似乎有著高高在上的地位。事實(shí)上辦公室的工作看似簡單、重復(fù)，卻又充滿了學(xué)問和藝術(shù)。如何做好辦公室工作一直是企業(yè)管理的重要課題，筆者結(jié)合自己在辦公室的多年工作經(jīng)驗(yàn)，在此談?wù)勼w會和建議。

一、充分認(rèn)識辦公室工作的重要地位

1.辦公室是企業(yè)的形象窗口。一方面，從辦公室的地位來看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，大量地、經(jīng)常性的聯(lián)系工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的。行政管理崗位通常被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作，人們也是從這個“窗口”來看待和評價公司工作的。另一方面，從提高辦公室的整體效率來看，機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項(xiàng)工作各個環(huán)節(jié)合理、準(zhǔn)確、及時地銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理和解決。業(yè)務(wù)部門的單一性要靠辦公室來完成，辦公室人員不僅要掌握自己辦公的職能，還要懂得各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)準(zhǔn)則，只有認(rèn)識、找準(zhǔn)行政管理工作特定的位置和職能，才能樹立全方位為民服務(wù)的觀念；只有積極努力、耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，才能以良好的“窗口”形象樹立起辦公室的威信，提高辦事效率，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作有序、穩(wěn)定、正常地開展。

2.辦公室是企業(yè)的核心樞紐。從行政管理的角度來看，辦公室的工作主要是上級部門以及本公司下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，是整個公司規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)的核心。辦公室的樞紐作用體現(xiàn)在以下幾個方面：一是助手作用。辦公室對上級機(jī)關(guān)的部署結(jié)合本公司領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行，并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行，對加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理、維護(hù)工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的作用。二是參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改革建議，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報并提出建設(shè)性參考意見，作好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。三是協(xié)調(diào)作用。辦公室在管理工作中需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，以維持正常的工作秩序，及時轉(zhuǎn)達(dá)傳送上級主管部門以及本公司領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神，主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的作用。四是保障作用。辦公室既要保證上級主管部門以及本公司分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同公司內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)[1]。

二、做好辦公室工作的幾點(diǎn)建議

1.轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提高辦公室工作效率。做好辦公室包羅萬象的日常工作，要求辦公室工作人員要有良好的工作態(tài)度。首先，是提高工作積極性和創(chuàng)新性，轉(zhuǎn)變一味接受和老牛拉車的工作態(tài)度。雖然接受和服從工作安排、有老牛拉車的耐心，不怕苦，不怕累是對辦公室人員的基本要求，但是一味接受，只顧埋頭工作不做思考就變成了毫無思想的“機(jī)器人”。在辦公室工作要有工作的積極性、主動性，要有獨(dú)立的見解，在認(rèn)真工作、踏實(shí)干事的前提下，多動腦筋、不斷思考，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率和質(zhì)量[2]。其次，提高責(zé)任意識和競爭意識，轉(zhuǎn)變得過且過、盲目樂觀的態(tài)度。辦公室是連接上下級的紐帶，如果抱著得過且過，當(dāng)一天和尚撞一天鐘的想法就會誤事。在工作取得了一定的成績，也不能盲目樂觀、自以為是。作為辦公室工作人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識和競爭意識，提高警覺性，經(jīng)常自我反省，發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)點(diǎn)，找出不足，不斷完善，及時落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，認(rèn)真、負(fù)責(zé)、高效的完成工作任務(wù)。

2.提高綜合素質(zhì)，迎接辦公室工作新挑戰(zhàn)。辦公室工作紛繁復(fù)雜，也面臨越來越多的新挑戰(zhàn)。因此，做好辦公室工作，對于人員的綜合素質(zhì)要求較高，必須依靠過硬的綜合素質(zhì)和強(qiáng)大的工作能力。？首先，要有堅定的政治素質(zhì)。這要求辦公室工作人員要有堅定的政治立場，在重大原則性問題上立場堅定，堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策部署。在處理工作事務(wù)和協(xié)調(diào)關(guān)系時能夠做到公開、公平、公正。其次，要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公室工作內(nèi)容多，責(zé)任重，節(jié)奏快，要求高，要求工作人員不僅要有本事、能干事、會干事，最重要的還是要能干成事。要想干成事就必須具備“三個能力”：文字能力、協(xié)調(diào)能力、辦事能力。文字能力可以依靠平常加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積累知識經(jīng)驗(yàn)和寫作技巧。協(xié)調(diào)能力就既要立足協(xié)調(diào)的高度又要拓寬協(xié)調(diào)的廣度，還要正確把握協(xié)調(diào)的深度。辦事能力要求辦公室人員牢記“辦公室工作無小事”，堅持做到不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為[3]。

3.增強(qiáng)服務(wù)意識，提高工作責(zé)任感與使命感。辦公室的整個服務(wù)工作主要就是為單位服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為職工服務(wù)。這不僅是辦公室工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是辦公室工作的立身之本。這就要求辦公室人員要抱有良好的服務(wù)意識，把服務(wù)融入工作的全部，貫穿于辦公室工作的始終，做好一個“服務(wù)者”。？首先，辦公室人員要有良好的服務(wù)形象。在工作中要衣著大方得體，待人處事熱情周到，特別是對基層職工反映的問題要認(rèn)真傾聽、調(diào)查、分析，切不可一副高高在上的姿態(tài)。其次，辦公室人員要充分發(fā)揮主觀能動性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)。為部門和基層服務(wù)，要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用和督促檢查職能，協(xié)調(diào)好部門間的關(guān)系，如實(shí)反映基層的意見，更好地做好領(lǐng)導(dǎo)、部門、基層職工之間的聯(lián)系。再次，辦公室人員要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感。做到腳踏實(shí)地，客觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龊妹恳粋€細(xì)節(jié)，切忌浮夸。在遇到突發(fā)事件時，能夠犧牲休息時間，加班加點(diǎn)完成任務(wù)，以良好的服務(wù)意識杜絕工作拖延、質(zhì)量粗糙。

4.改進(jìn)工作方法，增強(qiáng)工作針對性。辦公室工作千頭萬緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切聯(lián)系，要做好辦公室工作就要講究工作方式和方法，理清思路，分清輕重緩急，既要抓住重點(diǎn)，又要統(tǒng)籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。改進(jìn)工作方法，要多在求實(shí)求效上下工夫。俗話說：“光說不練假把式?！备倪M(jìn)工作方式方法，在一定程度上就是要改變“說得多、干得少”的不良風(fēng)氣，要“說得少、干得多、干得好”。取得實(shí)際效果是我們一切工作的落腳點(diǎn)，也是檢驗(yàn)我們工作做得到位不到位的重要標(biāo)準(zhǔn)，尤其對于注重工作結(jié)果的辦公室，能不能做到求實(shí)求效更為重要。對工作中遇到的矛盾和困難要善于思考，一是思考工作中出現(xiàn)的失誤，思考哪里做錯了，哪里做得不到位，哪里還有欠缺；二是“三思而后行”，每一項(xiàng)工作都盡可能的考慮周到慎密，不斷尋找創(chuàng)新之路。

總而言之，作為一個溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協(xié)調(diào)工作，使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統(tǒng)一，從而最大限度地調(diào)動公司和個人的積極性，在相互配合、減少內(nèi)耗的情況下發(fā)揮整體的最優(yōu)效能。

參考文獻(xiàn)：

[1]白莉.淺談辦公室行政管理工作，第一論文網(wǎng)，2015（9）.

[2]王勇.關(guān)于如何做好辦公室工作的幾點(diǎn)體會[J].商業(yè)文化：上半月，2012，04：40.

[3]杜亮.新形勢下如何做好辦公室工作[J].科技信息，2011，18：451.