摘 要：干部人事檔案管理是干部人事工作的重要組成部分，主要記錄個人德能、勤、績、廉，證明“三齡兩歷”的重要依據(jù)，是選拔任用干部的重要、關(guān)鍵信息資源。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有效促進(jìn)了干部人事檔案信息化管理的進(jìn)程。本文重點(diǎn)探索鐵路局公司制改革后，在干部人事檔案信息化管理創(chuàng)新的意義、策略和風(fēng)險防范。

關(guān)鍵詞：公司制鐵路企業(yè) 干部人事檔案 信息化 管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-00-01

中國鐵路總公司下屬18個鐵路局均已掛牌成立鐵路集團(tuán)有限公司。公司制鐵路企業(yè)要加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度，落實(shí)市場主體地位，強(qiáng)化質(zhì)量安全基礎(chǔ)，不斷提升鐵路經(jīng)營管理效益，打造中國智能高鐵，擴(kuò)大鐵路走出去成果，更好地在新時代展示新作為、創(chuàng)造新業(yè)績。

實(shí)現(xiàn)美好的藍(lán)圖干部是決定因素。干部人事檔案管理是干部人事工作的重要組成部分，主要記錄個人德、能、勤、績、廉，證明“三齡兩歷”的重要依據(jù)，是選拔任用干部的重要、關(guān)鍵信息資源，在一定程度上肩負(fù)著“知人與識人”的重任。干部人事檔案管理要有效融合信息技術(shù)，全面提升工作質(zhì)量和效率，為新時代公司制鐵路企業(yè)改革發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)有力的人才支持。

一、公司制鐵路企業(yè)干部人事檔案信息化管理創(chuàng)新的意義

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，促進(jìn)了干部人事檔案信息化管理的進(jìn)程。干部人事檔案信息系統(tǒng)按照權(quán)限設(shè)置在鐵路集團(tuán)公司局域網(wǎng)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)了共享，接收和傳輸更加迅捷，檢索更加便捷，存儲更為便利，全面提升了鐵路企業(yè)干部人事檔案管理的水平。

1.提供鐵路企業(yè)選人用人參考和依據(jù)。干部人事檔案信息的開發(fā)利用，能夠快速調(diào)取人事檔案信息，為選人用人提供重要的參考，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)。人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，使檔案管理人員的工作量大幅降低，有效保證了檔案信息的準(zhǔn)確性，為干部人事檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.促進(jìn)干部人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整。干部人事檔案管理信息化在考察、培養(yǎng)、選拔以及任用各類干部層面發(fā)揮了重要作用。傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于檔案材料調(diào)取、轉(zhuǎn)移、查閱諸多不便，加之信息溝通不暢，無法保證檔案信息的準(zhǔn)確及時。干部人事檔案信息化實(shí)施后，實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息的及時更新，人事檔案管理信息系統(tǒng)與檔案信息保持一致性，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享，為干部人事檔案信息有效利用創(chuàng)造了良好的條件。

3.改進(jìn)干部人事檔案管理人員的工作模式。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案工作十分繁瑣，每天面對大量的檔案資料，檔案人員工作強(qiáng)度較大，人工統(tǒng)計(jì)效率低下且容易出錯。當(dāng)前干部人事檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理，記錄一次即能夠?qū)υ摂?shù)據(jù)進(jìn)行重復(fù)使用，自動檢索、統(tǒng)計(jì)和分析，按照權(quán)限設(shè)置，在鐵路集團(tuán)公司局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息共享，檔案管理工作人員工作質(zhì)量和效率大幅度提升。

二、公司制鐵路企業(yè)干部人事檔案信息化管理創(chuàng)新的策略

2014年10月至2016年6月，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案的專項(xiàng)審核工作。根據(jù)實(shí)施方案要求，鐵路企業(yè)對干部人事檔案十大類資料進(jìn)行審核。特別對“三齡兩歷”出生時間、參工時間、入黨時間、學(xué)歷和工作經(jīng)歷等內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)審核及認(rèn)定，為干部考察和選拔使用干部提供了重要依據(jù)。

1.提高干部人事檔案管理信息化意識。公司制鐵路企業(yè)加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度進(jìn)程中，領(lǐng)導(dǎo)層需要加強(qiáng)對干部人事檔案管理工作的重視和支持，在人力、財(cái)力和物力等方面給予大力支持，針對公司制鐵路企業(yè)自身的實(shí)際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，制定干部人事檔案信息化管理規(guī)劃，并在制度上給予充分的保障，更好地推動干部人事檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。

2.構(gòu)建干部人事檔案信息化管理體系。研發(fā)人干部事檔案信息化管理平臺及軟件時，要尤為重視系統(tǒng)功能的完善性，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的信息的存儲、傳輸、統(tǒng)計(jì)、查詢、管理等各項(xiàng)操作，進(jìn)而確保其利用價值的有效發(fā)揮。同時，應(yīng)加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源信息的有效共享，提高其利用率，并對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期維護(hù)，保證其安全性。

3.創(chuàng)新干部人事檔案管理信息化模式。公司制鐵路企業(yè)人事檔案管理信息化要在基于在鐵路運(yùn)輸經(jīng)營管理模式基礎(chǔ)上，充分借鑒其他公司制大型國企模式，不斷創(chuàng)新發(fā)展，探索出一條適合公司制鐵路企業(yè)的干部人事檔案管理信息化新模式，使其更具科學(xué)性。

4.應(yīng)用OCR技術(shù)數(shù)字化干部人事檔案。干部人事檔案掃描所產(chǎn)生的電子檔案實(shí)際上只是以圖像形式存在的文件，而非真正意義上的文本文件，計(jì)算機(jī)只認(rèn)識檔案的外表，卻不認(rèn)識其內(nèi)在文字，不能對其中的內(nèi)容進(jìn)行引用、檢索等操作，這無疑對將來的電子檔案利用造成了很大的不便。若要得到真正文本形態(tài)的電子檔案，要應(yīng)用OCR （Optical Character Recognition） 技術(shù)，即光學(xué)字符識別，將文本通過掃描儀掃描，然后利用漢字識別技術(shù)，將文本文字的圖像信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以直接處理的文字代碼形式，完成文本的計(jì)算機(jī)自動輸入，獲取文字及檔案信息。OCR技術(shù)應(yīng)用價值就在于將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使紙質(zhì)檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為全文檢索提供數(shù)據(jù)。

5.將二維碼技術(shù)引入干部人事檔案管理。二維碼是條碼的一種，在水平和垂直方向都可以存儲信息，包括漢字、數(shù)字和圖片等。由于二維碼采用了先進(jìn)的糾錯算法，在部分損毀的情況下，仍然可以還原出完整的原始信息。二維碼一經(jīng)生成便不可改動，可封存電子文件形成的原始狀態(tài)信息，解決電子檔案易更改的問題，是確保干部人事電子檔案真實(shí)性的重要工具。二維碼在電子化的過程中不會丟失任何信息，在干部人事檔案管理中使用二維碼可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期保存、信息共享，提高檔案管理水平。將二維碼技術(shù)引入干部人事檔案管理的意義在于，二維碼不依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲、攜帶、傳遞并識讀的理想手段，可較好地解決當(dāng)前檔案管理中出現(xiàn)的問題。

三、公司制鐵路企業(yè)干部人事檔案信息化管理風(fēng)險的防范

1.規(guī)范干部人事檔案管理信息化制度。在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)過程中，必須制定相對完善、規(guī)范的管理制度，形成有力的追責(zé)機(jī)制。從設(shè)計(jì)軟件的開發(fā)論證，到整個局域網(wǎng)內(nèi)OA、PDM（PDS）等計(jì)設(shè)文件管理軟件的架設(shè)與管理入手，規(guī)范其歸檔和管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和接口，明確從紙質(zhì)檔案到電子檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性。

2.防范干部人事檔案管理信息化風(fēng)險。干部人事檔案管理信息化面臨著諸多風(fēng)險，如系統(tǒng)軟件升級信息不被識別風(fēng)險、計(jì)算機(jī)病毒風(fēng)險，要在系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)、分區(qū)分域管理和提升災(zāi)難抵抗能力三個方面全面鞏固提升。通過切除與互聯(lián)網(wǎng)的物理連接、設(shè)立防火墻、定期升級殺毒軟件及加密技術(shù)等有效手段，確保干部人事檔案信息安全。

3.加強(qiáng)干部人事檔案管理信息化涉密管理。干部人事檔案信息具有機(jī)密性特點(diǎn)，檔案信息化嚴(yán)禁委托外包檔案服務(wù)公司實(shí)施，應(yīng)當(dāng)由本單位的涉密人員完成。檔案數(shù)字化過程中，要健全完善系統(tǒng)登錄操作、賬號管理、使用登記、工作交接、信息利用等環(huán)節(jié)的保密管理規(guī)范，對使用的信息系統(tǒng)和信息設(shè)備采取身份認(rèn)證、訪問控制、安全審計(jì)等技術(shù)保密措施。

4.施行干部人事檔案紙質(zhì)和電子“雙軌制”。紙質(zhì)檔案與電子檔案由于其各自的特點(diǎn)，運(yùn)行的生命周期以及在利用過程中所發(fā)揮的作用不同，決定了必須施行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理的“雙軌制”。電子檔案被認(rèn)為具有非實(shí)體性、不受腐蝕的特點(diǎn)。人們往往誤認(rèn)為，紙質(zhì)檔案一旦以數(shù)字形式被捕獲，將會自動地長期保存下來。而事實(shí)上并非如此。電子檔案也具有實(shí)體狀態(tài)，是以數(shù)以百萬計(jì)的磁荷或電荷存在，亞原子水平的微小偏移足以引發(fā)一連串的錯誤，也將經(jīng)歷劣化和失真的過程。即使是不在驅(qū)動器上使用的數(shù)據(jù)也會隨著時間的推移而隨機(jī)劣化。事實(shí)上，硬盤或閃存驅(qū)動器的平均使用壽命無法與存儲在最佳環(huán)境下的紙質(zhì)檔案壽命相提并論。

四、結(jié)束語

“交通強(qiáng)國、鐵路先行”為鐵路改革發(fā)展指明了前進(jìn)方向，干部人事檔案管理信息化進(jìn)一步助推公司制鐵路企業(yè)改革發(fā)展。因此，要努力提高干部人事檔案信息化管理水平，不斷創(chuàng)新干部人事檔案管理模式，全面提升干部人事管理工作與干部人事檔案管理工作質(zhì)量和效率，為鐵路事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大智力支持。

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作者簡介：朱杰（1972—），男，杭黃鐵路有限公司工程師，主要從事鐵路人事管理、綜合管理方面的工作。