許方

在事業(yè)單位中使用政府采購系統(tǒng)提高了政府采購的自動化水平，為政府采購信息公開和社會監(jiān)督創(chuàng)造便利條件。本文認為，為了提高政府采購系統(tǒng)的使用效率，事業(yè)單位應配備專人，進行密碼管理；成立專門的小組，進行政府采購的討論、計劃、申報等；并進行專門的數(shù)據(jù)保存和系統(tǒng)維護和存檔管理。

在實行政府采購系統(tǒng)前，事業(yè)單位普遍存在采購程序不夠規(guī)范的問題，這導致了事業(yè)單位在進行政府采購時隨意購買，沒有會議討論、申報、批復的流程。這樣的政府采購模式使得采購資金管理的預算約束力不強、自主支出權限過大。而且，事業(yè)單位的政府采購批復過程也不夠透明，無法及時了解批復信息的問題。

由于存在以上弊端，財政部財庫[2015]135號文件《關于做好政府采購信息公開工作的通知》提出要做好相關信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡媒體的升級改造，提高政府采購的自動化水平和信息公開水平。基于財政部的文件要求，山東省各地級市單位陸續(xù)開始實行了政府采購系統(tǒng)。政府采購系統(tǒng)采用網(wǎng)略模塊設計，通過指標模塊和建議書模塊進行采購申報、批復，給事業(yè)單位的采購工作帶來不小的影響，對于節(jié)省采購開支、使采購流程透明、固定資產(chǎn)入資的資料查詢等方面帶來了便利。

政府采購系統(tǒng)實行后，事業(yè)單位需要結合系統(tǒng)的相關信息，更好地使用政府采購系統(tǒng)，提高政府采購自動化水平和信息透明程度。首先，需要配備專人，進行密碼管理；其次，需要成立專門的小組，進行政府采購的討論、計劃、申報等；再次，需要進行數(shù)據(jù)保存和系統(tǒng)維護；最后，需要進行存檔管理。

事業(yè)單位政府采購系統(tǒng)簡介

政府采購系統(tǒng)主要完成政府采購指標的管理、政府采購建議書管理、預采購管理、委托協(xié)議管理、項目執(zhí)行管理、合同管理、驗收管理、公文流轉管理、預警管理以及誠信管理等工作。系統(tǒng)分為指標、建議書、委托協(xié)議、項目執(zhí)行、合同管理、驗收支付、個人信息七個模塊。

在實際使用中，最長用到兩個模塊：指標模塊和建議書模塊。指標模塊負責分門別類指標的申報，即根據(jù)本年年初預算，結合單位實際，確定今年需要進行政府采購的物品品種的指標，申報完畢后，等待批復。建議書模塊負責待采購指標全部審核批復后，按指標分別進行建議書申報錄入，等待批復。

政府采購系統(tǒng)對事業(yè)單位的影響

政府采購系統(tǒng)對事業(yè)單位的影響主要有：政府采購系統(tǒng)給采購帶來了方便，使得事業(yè)單位便于控制經(jīng)費開支、審批過程透明、可控，給固定資產(chǎn)按照標準入資提供了依據(jù)，為新事業(yè)單位會計制度下報表體系的補充，

1.便于控制經(jīng)費開支。現(xiàn)在實行預算的情況下，政府采購指標首先就必須控制在預算內，必須在履行財政局相關部門的審核手續(xù)后才能開始采購。同時，對于大額支出以及非生產(chǎn)性設備的購置必須履行必要的審批手續(xù)，執(zhí)行事業(yè)單位的各項采購管理制度。

2.審批過程透明、可控。在政府采購系統(tǒng)中，審批到哪一步了，有個“日志”模塊，使采購做到有預見性。系統(tǒng)的保存功能確保數(shù)據(jù)信息的真實性、可靠性以及完整性，保證了資金?？顚Ｓ?。

3.政府采購系統(tǒng)給采購帶來了方便。有了政府采購系統(tǒng)就省去了很多麻煩，直接在系統(tǒng)送審即可，不合適的，退回在系統(tǒng)退回，再修改上報即可。

4.政府采購系統(tǒng)有利于事業(yè)單位采購管理制度的完善。實行政府采購系統(tǒng)后，流程透明化，同時采購需要備科室配合，單位可結合自身實際情況與有關法規(guī)，在《會計法》的基礎上，建立完善與單位政府采購監(jiān)督相配套的法規(guī)制度，提高監(jiān)督能力，真正做到了資金有效監(jiān)管。

5.政府采購系統(tǒng)，給固定資產(chǎn)按照標準入資提供了依據(jù)。由于政府采購系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)長期保存，不論什么時候，輸上年份就可查詢當年的政府采購情況，尤其對于其中申請物品的型號、價格一查便知，因此可作為固定資產(chǎn)入資的依據(jù)。

6.政府采購系統(tǒng)同單位原會計系統(tǒng)一起成為新事業(yè)單位會計制度下報表體系的補充，給報表編制者、使用者提供了數(shù)據(jù)依靠。政府采購系統(tǒng)申報的物品等的會計核算，大多數(shù)要放在會計報表項目下的商品和服務支出欄目下，因此給報表使用者提供了數(shù)據(jù)支持。

對政府采購系統(tǒng)應加強的管理措施

由于在政府采購系統(tǒng)實行之前，事業(yè)單位關于該方面的相關信息尚屬空白，需要重新摸索，加強政府采購系統(tǒng)應的管理措施，提高系統(tǒng)使用效率。

加強政府采購系統(tǒng)的管理

1.加強密碼管理。政府采購系統(tǒng)因關系到本年預算、決算、報表等相關財務信息，應設置密碼、專人管理，無論是主管還是經(jīng)辦人視角，都應該引起重視。

2.強化時限管理。各科室部門在執(zhí)行政府采購政策時由于不能按照年度進行申報的物品，每月20日至月末才能申報，規(guī)范了采購時間，應相互協(xié)調，統(tǒng)一申報，有利于節(jié)約時間成本。

加強政府采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保存和檔案管理

1.加強數(shù)據(jù)保存管理。提高政府采購的透明度，以促使包括事業(yè)單位在內的使用者獲取政府采購信息的便利，因此要定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行多種手段，多種媒介的保存管理。

2.加強政府采購系統(tǒng)的檔案管理。采購人、集中采購機構和監(jiān)管部門都應當加強政府采購記錄控制，按照規(guī)定妥善保管與政府采購管理、執(zhí)行相關的各類文件，同其他會計資料一起對政府采購系統(tǒng)按照年度進行歸檔整理，長期保存。