摘 要：歸檔的各種檔案是記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展整體過程的主要根據(jù)。檔案對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，不僅僅是記錄某些事物或單位發(fā)展的主要手段；同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行單位管理的主要借鑒依據(jù)也是它。然而，當(dāng)下機(jī)關(guān)單位撤并過程中卻存在著部分檔案無人處理、檔案移交不積極不主動(dòng)、檔案無故遺失等一系列檔案安全風(fēng)險(xiǎn)問題，對(duì)此有關(guān)單位給予高度重視并提出相關(guān)解決方案；可將撤并單位檔案管理與撤并工作同步規(guī)劃、做好檔案移交工作、加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督管理等等。以確保檔案的安全性。若想把機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作做好，就一定要十分注重檔案管理科學(xué)化，利用檔案管理的科學(xué)化，從而帶動(dòng)整個(gè)單位的工作高效化。出于這樣的考慮，本文將從撤并單位、對(duì)檔案的保護(hù)和保密、對(duì)檔案管理部門的監(jiān)督等幾個(gè)角度入手，分析并探討怎樣才能做好當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的安全工作，以便能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的保護(hù)！

關(guān)鍵字：撤并單位 檔案安全風(fēng)險(xiǎn) 加強(qiáng)監(jiān)督 維護(hù)檔案安全

當(dāng)下，中國(guó)正處于經(jīng)轉(zhuǎn)型期，政府職能轉(zhuǎn)變的腳步逐漸加快，機(jī)關(guān)部門也加緊了改革的步伐，有關(guān)部門的機(jī)關(guān)單位的撤并現(xiàn)象發(fā)生的也越來越頻繁。按照十三屆全國(guó)人大一次會(huì)議通過的國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案，不再設(shè)立國(guó)有重點(diǎn)大型企業(yè)監(jiān)事會(huì)，其職責(zé)與國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)的重大項(xiàng)目稽察、財(cái)政部的中央預(yù)算執(zhí)行情況和其他財(cái)政收支情況的監(jiān)督檢查、國(guó)務(wù)院國(guó)資委的國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)一并劃入審計(jì)署。另外，國(guó)家檔案局、中央檔案館關(guān)于強(qiáng)化檔案安全事故管理工作的緊急通知：為更好地做好檔案移交的相關(guān)安全管理工作，切實(shí)防范以及更為妥善處理出現(xiàn)的檔案安全事故，做出了以下相關(guān)規(guī)定：開展檢查，排除隱患，使檔案具有足夠的安全性、工作不出現(xiàn)紕漏、落實(shí)制度，開創(chuàng)條件，以便確保平穩(wěn)運(yùn)行檔案安全管理機(jī)制、并做出對(duì)應(yīng)的預(yù)選方案，正確應(yīng)對(duì)所出現(xiàn)的問題，及時(shí)妥善處置安全事故、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，明白自己的責(zé)任，切實(shí)履行監(jiān)管職責(zé)，這足以說明國(guó)家對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的管理工作是勢(shì)在必行的！

一、提前介入，變被動(dòng)為主動(dòng)

（一）根據(jù)檔案移交問題的相關(guān)方案需注意的幾個(gè)問題

對(duì)于撤銷單位的檔案移交問題，應(yīng)該依據(jù)它的特征，從而制訂出一套比較好的完整的解決辦案，尤其是以下幾個(gè)共性問題要引起足夠的重視：一是檔案主管部門要及早進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)助，相關(guān)的移交工作也要爭(zhēng)取以最快的時(shí)間向檔案館進(jìn)行移交；二是要注重對(duì)業(yè)務(wù)部門和散存在個(gè)人手中的文件材料和檔案進(jìn)行搜集并保存；三是要特別搜集該部門在被撤去過程中以及撤去后的善后工作中形成的所有的重要文件及資源。

（二）相關(guān)制約機(jī)制進(jìn)行建立，并要依法行使對(duì)檔案管理部門監(jiān)督的監(jiān)督工作

檔案的移交工作的工作質(zhì)量與檔案部門自身的關(guān)系是密不可分的，直接決定了移交工作的好壞與否。檔案館政府工作者要及時(shí)與決策部門和主管領(lǐng)導(dǎo)多多溝通以及協(xié)商，并要主動(dòng)向其要求介入改制小組努力成為其中的成員，負(fù)責(zé)進(jìn)行全面的監(jiān)察工作、輔導(dǎo)并接收撤并機(jī)構(gòu)的相關(guān)檔案資源。落到實(shí)處，真正將這項(xiàng)工作做好。

（三）主動(dòng)與撤并單位聯(lián)系，變被動(dòng)為主動(dòng)

縱使《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》第六條的第四款做出了如下相關(guān)規(guī)定：“有些從屬產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)的國(guó)有企業(yè)部門，要依照它所從屬的關(guān)系及時(shí)地向相關(guān)主管的企業(yè)部門和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門向其報(bào)備，檔案處置的相關(guān)事宜也需向其申請(qǐng)”，可是在實(shí)際工作當(dāng)中，有些資產(chǎn)的變動(dòng)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的國(guó)有企業(yè)并沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案局提出申請(qǐng)，它們也僅僅只是在將一切事情基本都處理完之后，才會(huì)向相關(guān)的檔案資源部門詢問怎樣去處置檔案的相關(guān)問題等事項(xiàng)，這也就會(huì)間接導(dǎo)致相關(guān)檔案資源部門在第一時(shí)間內(nèi)不能進(jìn)行介入、指導(dǎo)、督查其檔案處置等工作的完成。所以，在沒有及時(shí)建立提前介入制度的這種情況下，負(fù)責(zé)該事件的相關(guān)部門不要坐等撤并單位找上門來，一接收到相關(guān)信息，就立馬要對(duì)其引起足夠大的重視，立馬與相關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系、交流，把這項(xiàng)工作做在前面，將指導(dǎo)的全部力量都投入至此。

二、對(duì)撤并單位及相關(guān)人員及經(jīng)費(fèi)的落實(shí)

（一）對(duì)撤并單位加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

1.要盡量將當(dāng)?shù)攸h委、政府工作部門聯(lián)合到一起，召開撤銷、將檔案資源單位首要負(fù)責(zé)人進(jìn)行合并、檔案部門管理人員聯(lián)和的會(huì)議，要求要做到目標(biāo)明確、責(zé)任到人。

2.相關(guān)檔案資源部門要及時(shí)發(fā)出撤銷、合并單位檔案清除、轉(zhuǎn)交等工作的具體方案、步驟、措施、規(guī)則及其他相關(guān)問題的通知，必須要做到有理可講、有據(jù)可依。

3.為確保能夠順利進(jìn)行相關(guān)的工作事項(xiàng)，相關(guān)檔案部門可以采取分組進(jìn)行各自撤除、合并單位的方案，指導(dǎo)、并監(jiān)督相關(guān)的工作人員做好該項(xiàng)工作。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視，人員、經(jīng)費(fèi)落實(shí)

檔案工作中的重中之重是“安全保管”這項(xiàng)工作，各個(gè)級(jí)別的相關(guān)檔案部門都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到“檔案安全管理”這項(xiàng)工作的關(guān)鍵性及重要程度，對(duì)檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)仍然要不斷進(jìn)行強(qiáng)化，實(shí)施保障檔案安全一把手的負(fù)責(zé)制度。以”安全第一，預(yù)防為主”的重要方針應(yīng)努力貫徹并盡早落實(shí)下來，從而來實(shí)現(xiàn)它。堅(jiān)決抵抗和克制麻痹心理和僥幸的心理。同時(shí)，要進(jìn)一步完善檔案安全管理法律及法規(guī)，不斷地強(qiáng)化監(jiān)督力度，對(duì)那些存在家庭資金不夠明了、每天需要工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不夠扎實(shí)、管理監(jiān)管力度不夠規(guī)范、各項(xiàng)制度也并未落實(shí)到實(shí)處等一系列問題的相關(guān)單位要及時(shí)限制以及進(jìn)行徹底的排查。要不斷強(qiáng)化出現(xiàn)事故調(diào)查處理工作的力度，嚴(yán)格對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的責(zé)任追究，對(duì)于疏于預(yù)防、疏忽管理、相關(guān)制度的制定不夠全面、責(zé)任也未及時(shí)落到實(shí)處、相關(guān)的工作人員沒有及時(shí)到位而造成檔案安全事故的，必須嚴(yán)肅究其有關(guān)檔案責(zé)任部門相關(guān)負(fù)責(zé)人和各級(jí)責(zé)任人的責(zé)任，需對(duì)其失職之處進(jìn)行最為嚴(yán)肅的處理！

三、對(duì)檔案的規(guī)范管理

收進(jìn)以及移出的檔案和資料，必須做好清點(diǎn)的工作，進(jìn)行工作時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案交接手續(xù)的相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行。對(duì)于檔案和資料的保存方法，卷皮和卷盒應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的來，并要進(jìn)行有序列的排序，便于日后進(jìn)行查詢。保存檔案資料的庫(kù)房必須十分堅(jiān)固，鐵門、鐵窗都是必須要安裝上的；以及其他的防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等”十防”設(shè)施也是必不可少的！。

根據(jù)氣候的變化情況，隨時(shí)做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)的工作，并要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間時(shí)進(jìn)行祛濕或清除塵土等相關(guān)的工作，防止檔案資源發(fā)生霉變，從而導(dǎo)致檔案資源造成不必要的損壞。

存放檔案的資料庫(kù)房應(yīng)與檔案部門的有關(guān)工作人員的辦公室、閱覽室分隔開來，但是也要適當(dāng)?shù)募幸恍?，以便進(jìn)行管理。庫(kù)房專管人員進(jìn)出庫(kù)房時(shí)，應(yīng)養(yǎng)隨手關(guān)門上鎖的良好習(xí)慣，若是非專管人員，則不得隨意進(jìn)出庫(kù)房。庫(kù)房必須定期進(jìn)行檢查、清點(diǎn)庫(kù)存檔案和資源的質(zhì)量以及數(shù)量。如若發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理及做好修復(fù)等工作。因失職而損毀、丟失檔案資料者，應(yīng)按檔案的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，須將其所保管的檔案和資料清點(diǎn)進(jìn)行移交，否則將不對(duì)其辦理調(diào)離等一系列手續(xù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)待那些撤并單位檔案移交的問題，應(yīng)依據(jù)該撤銷單位的性能和職能來進(jìn)行專業(yè)的定位解析及分析。第一，各省各市依據(jù)本地的實(shí)際情況用法律法規(guī)對(duì)撤銷及合并單位的檔案移交進(jìn)行相關(guān)的細(xì)化規(guī)定；其次，檔案移交的范圍應(yīng)該十分明確，去除那些不需要移交的檔案；最后，應(yīng)嚴(yán)格按照移交規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的檔案移交，對(duì)于移交過程中的各種違法違規(guī)行為，依法對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和引導(dǎo)。以便保障移交過程中檔案的安全性。

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作者簡(jiǎn)介

朱丹華（1981-），女，漢，福建泉州，研究專業(yè)和方向：檔案管理，泉州市海洋與漁業(yè)信息中心