魏國萍

摘 要：轉(zhuǎn)眼間改革開放以來就過去了半個(gè)世紀(jì)，在21世紀(jì)的今天，信息技術(shù)的普及讓計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及到我們生活中的方方面面，同時(shí)，檔案管理工作也同樣全面進(jìn)入了信息管理時(shí)代，為了應(yīng)對(duì)時(shí)代潮流下的變遷和環(huán)境檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，跟得上時(shí)代挑戰(zhàn)，提高工作效率和質(zhì)量，積極的引進(jìn)先進(jìn)的辦公室檔案信息管理系統(tǒng)，讓當(dāng)前的檔案管理工作變得更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。正因如此，加強(qiáng)檔案的管理工作，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化是一個(gè)十分有研究價(jià)值的話題，希望可以通過本篇文章對(duì)促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化做出一些闡述和談?wù)?，提出幾點(diǎn)思考和探索意見，希望可以為相關(guān)檔案管理工作者的工作帶來一點(diǎn)點(diǎn)的幫助和參考意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理、規(guī)范化、信息化、信息技術(shù)、

檔案管理是一個(gè)企業(yè)或者機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的具體體現(xiàn)，是企業(yè)或者機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要依舊和基礎(chǔ)。正因?yàn)闄n案管理在國家文獻(xiàn)信息管理當(dāng)中所占據(jù)的重要地位，基于如今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，多媒體和信息技術(shù)已經(jīng)在生活中的比重越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在的問題也開始越來越多。因而為了應(yīng)對(duì)變化的時(shí)代所提出的挑戰(zhàn)，必須對(duì)檔案管理工作做出創(chuàng)新和發(fā)展，為辦公室檔案管理工作尋找好的發(fā)展之路。健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理措施，引進(jìn)檔案管理新技術(shù)、培訓(xùn)檔案管理人員等等都是當(dāng)下必不可少的趨勢(shì)。因此，本文就以此為題，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、快捷化尋找方法和方向，希望能為相關(guān)檔案管理工作者帶來幫助。

1 當(dāng)下檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題。

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也得到了發(fā)展。但在現(xiàn)階段，我國大多數(shù)企業(yè)單位對(duì)檔案管理的關(guān)注度不高，不重視和關(guān)注檔案管理工作。因此，間接的導(dǎo)致了當(dāng)前的大部分企業(yè)和事業(yè)單位對(duì)管理人員的知識(shí)體系要求不高，文件管理系統(tǒng)建立不完善，相關(guān)人員的專業(yè)能力低下。同時(shí)，由于檔案管理工作的設(shè)施配置不足，大大限制了檔案管理工作規(guī)范化、信息化建設(shè)的工作。如今大多數(shù)企業(yè)單位有關(guān)人事的管理意識(shí)仍然還在傳統(tǒng)的階段。對(duì)檔案管理工作建設(shè)檔案管理主體認(rèn)識(shí)還停留在傳統(tǒng)的文件檔案。一般來說檔案管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人都是兼職的，其知識(shí)體系和相關(guān)的專業(yè)知識(shí)都十分缺乏，無法很好的完成醫(yī)院檔案管理工作。同時(shí)，意識(shí)的缺乏導(dǎo)致了檔案管理工作制度的缺失和執(zhí)行力不夠，沒有各級(jí)人員共同的督促和監(jiān)管，檔案管理工作很難有效的實(shí)施，也很難做出現(xiàn)代化的發(fā)展和規(guī)范性的發(fā)展。[1]

2 對(duì)相關(guān)的檔案管理工作人員進(jìn)行素質(zhì)提高。

與其說做好檔案管理工作，倒不如說是對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高，檔案管理工作和管理人員之間是有著內(nèi)在關(guān)聯(lián)性的。特別是信息化技術(shù)應(yīng)用于辦公室檔案管理的今天，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)是否足夠了解，有足夠的認(rèn)知，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，為了保證的檔案管理工作能夠順利進(jìn)行和規(guī)范化，當(dāng)下的檔案管理工作人員就必須對(duì)自己有所要求，有所提高，首先要具備專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，其次要有學(xué)習(xí)精神，不斷學(xué)習(xí)和發(fā)展檔案管理工作。企業(yè)在這方面也應(yīng)該做出幫助。第一，應(yīng)該加大人才的培養(yǎng)工作，在檔案管理工作人員的日常工作中，建立良好的學(xué)習(xí)機(jī)制和培育機(jī)制，對(duì)人才的知識(shí)能力提出要求，讓檔案管理工作人員能在學(xué)習(xí)中進(jìn)行工作，工作中進(jìn)行學(xué)習(xí)。從而運(yùn)用自己的專業(yè)知識(shí)來對(duì)檔案管理工作做出發(fā)展。同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該對(duì)自己的工作有一個(gè)良好的認(rèn)知，有服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理工作人員的入職要求。從而讓檔案管理工作人員的全面素養(yǎng)得到提高，以促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的發(fā)展和進(jìn)步。[2]

3 建立健全有效的案管理系統(tǒng)。

現(xiàn)代化的檔案管理工作是建立在健全的檔案管理系統(tǒng)之上的，然而隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全的問題開始引起我們的思考。例如病毒入侵、信息失竊、系統(tǒng)崩潰以及黑客入侵等情況的發(fā)生，將會(huì)對(duì)現(xiàn)代的檔案管理工作造成毀滅性的打擊。因此，提高規(guī)范化檔案管理的安全保證系統(tǒng)是十分必要的。首先在規(guī)范化檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該建立健全的檔案信息儲(chǔ)存安全，在儲(chǔ)存信息上，盡可能的使用內(nèi)網(wǎng)，并且搭配相應(yīng)的殺毒軟件和防護(hù)技術(shù)。同時(shí)為了保證規(guī)范化檔案管理系統(tǒng)的使用安全，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中使用必要的殺毒軟件，并且對(duì)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定時(shí)的備份和維護(hù)，加大用戶訪問的安全驗(yàn)證，以此來保證規(guī)范化檔案管理的安全。[3]

規(guī)范化技術(shù)的應(yīng)用?；ヂ?lián)網(wǎng)+環(huán)境的到來，使傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，信息化環(huán)境的下檔案管理工作模式將變得規(guī)范化和數(shù)字化，管理模式將會(huì)防范的依靠于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。例如在以往的檔案管理工作當(dāng)中，往往以來于書面的信息，容易丟失，且不易查找。而這些都會(huì)在規(guī)范化的檔案管理工作當(dāng)中得到解決。通過大數(shù)據(jù)的便利性，一切都變得高效、直觀，減少了其中的人工成本，僅僅利用管理系統(tǒng)就可以對(duì)信息進(jìn)行篩選、決策。大大提高了檔案管理工作的便利性。同時(shí)，信息技術(shù)當(dāng)中復(fù)雜的系統(tǒng)工作中涉獵了廣泛的專業(yè)知識(shí)和內(nèi)容，需要大量的基礎(chǔ)設(shè)置以及專業(yè)化的人才，因此為了做好規(guī)范化的檔案管理工作，必須投入相當(dāng)?shù)馁Y金以及人力。首先建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫 ，然后根據(jù)負(fù)責(zé)管理的文件部門和其他部分合作，利用內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)，來進(jìn)行檔案的整理和分析，以此來促進(jìn)醫(yī)院資源的利用，達(dá)到檔案管理工作的規(guī)范化。[5]

4 檔案管理的作用和意義。

隨著社會(huì)日新月異的發(fā)展，信息化時(shí)代的今天，已經(jīng)有越來越多人認(rèn)識(shí)到信息和資料的重要性，通過檔案的利用可以在其中獲得許多價(jià)值，檔案管理工作就是通過檔案管理來獲取檔案中存在的經(jīng)濟(jì)效益和潛在的社會(huì)效益。同時(shí)經(jīng)過檔案管理工作，可以獲知檔案當(dāng)中的具體需求群體，當(dāng)利用到檔案的時(shí)候，檔案本身材料越是詳細(xì)和保存完好，其價(jià)值就越高。足夠真實(shí)和完整的檔案能夠?yàn)閲液推髽I(yè)帶來難以估量的價(jià)值，幫助挽回更多的經(jīng)濟(jì)損失。因此在當(dāng)下的環(huán)境當(dāng)中，培養(yǎng)有能力的檔案管理工作人員和建立一個(gè)規(guī)范化、數(shù)字化、信息化的檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)是所有企業(yè)和單位的共識(shí)了。

5 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性和專業(yè)性極強(qiáng)的事情，需要檔案管理工作管理人員具有專業(yè)化的水平素養(yǎng)和認(rèn)知水平。同時(shí)，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化和信息化除了讓檔案資料變得更加直觀，方便以外，還是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的基礎(chǔ)，如今越來越多的企業(yè)單位開始認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，開始學(xué)習(xí)這方面的知識(shí)。希望可以通過這篇文章，為相關(guān)的檔案管理工作者的工作提供幫助和建議。

參考文獻(xiàn)

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[5]莊健. 淺談新形勢(shì)下的檔案工作規(guī)范化管理——以高職院校為例[J]. 數(shù)字化用戶， 2016（48）.