李亮亮

摘 要：數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，為醫(yī)院檔案管理工作迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，通過數(shù)字化技術(shù)不僅可以提高檔案管理效率，而且也能夠確保檔案管理質(zhì)量。基于此，本文首先介紹了醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容與特點(diǎn)，其次分析了我國(guó)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，最后從傳統(tǒng)觀念、管理人員素質(zhì)、管理模式、檔案利用率以及數(shù)字化技術(shù)的利用等方面對(duì)檔案管理模式進(jìn)行了構(gòu)建，具有重要的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代；醫(yī)院辦公室；檔案管理模式

引言：檔案管理是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，完整、準(zhǔn)確的檔案資料可以為醫(yī)院的重大決策提供科學(xué)依據(jù)，是醫(yī)院發(fā)展的助推器。數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，為醫(yī)院檔案管理在管理觀念與意識(shí)、平臺(tái)建設(shè)以及制度等方面都提出了較高的要求，很明顯，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法有效滿足這些要求。所以對(duì)于醫(yī)院而言，有必要抓住數(shù)字化時(shí)代的機(jī)遇，創(chuàng)新自己的管理理念，通過數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與完善。

1 檔案管理工作內(nèi)容與特點(diǎn)

醫(yī)院檔案的主要組成部分是文件，具體來(lái)源于下述幾個(gè)方面：上級(jí)部門所下發(fā)的文件，例如條例制度以及法律法規(guī)等；醫(yī)院頒發(fā)的文件，比如印制稿以及簽發(fā)稿等，同時(shí)還包括一些請(qǐng)示與批復(fù)文件；醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議照片以及會(huì)議錄像等資料；醫(yī)院工作條例、規(guī)章制度、規(guī)劃、報(bào)告、計(jì)劃以及總結(jié)等資料；重要傳真與信件資料；醫(yī)院事記、榮譽(yù)、年鑒以及獎(jiǎng)勵(lì)等資料；合同以及協(xié)議等資料。對(duì)于醫(yī)院辦公室而言，主要是對(duì)上述文件進(jìn)行處理，比如文件收發(fā)、文件流轉(zhuǎn)、文件催辦、文件歸檔等。

在醫(yī)院當(dāng)中，辦公室屬于核心部門，具有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)的作用，對(duì)內(nèi)主要是對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及其他科室等提供服務(wù)，對(duì)外主要是對(duì)上級(jí)部門以及相關(guān)管理部門等進(jìn)行聯(lián)系。所以，辦公室檔案具有形式多樣、內(nèi)容復(fù)雜以及覆蓋面積廣等特點(diǎn)，因此有必要通過數(shù)字化技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提升它的利用率[1]。

2 檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，從我國(guó)醫(yī)院辦公室的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，還存在一些問題。在一些醫(yī)院當(dāng)中，檔案管理者并不是檔案管理專業(yè)的，并且也沒有經(jīng)過專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，因此在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案沒有及時(shí)歸檔、資料長(zhǎng)期積壓等問題，甚至出現(xiàn)了檔案丟失的現(xiàn)象，為檔案的查詢與利用造成了嚴(yán)重影響。另外，部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，還只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，功能比較單一，在檔案記錄、檔案保存等方面浪費(fèi)了大量時(shí)間，檔案管理仍局限于人工收集狀態(tài)，在一定程度上降低了檔案管理工作的效果。

3 數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式

3.1 創(chuàng)新傳統(tǒng)觀念

在傳統(tǒng)觀念的長(zhǎng)期影響下，很多醫(yī)院都比較注重臨床科室的經(jīng)營(yíng)，而沒有提升對(duì)檔案管理工作的重視，因此也沒有對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的投入與規(guī)劃，限制了辦公室檔案管理的發(fā)展。所以在數(shù)字化時(shí)代背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該打破傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并對(duì)其進(jìn)行人力、物力以及財(cái)力等方面的投入，這是提升檔案管理水平的重要基礎(chǔ)。

3.2 提升管理人員素質(zhì)

管理人員在檔案管理工作中占有重要地位，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、分類以及歸檔等，能否對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)保存，確保它們的完整性，關(guān)乎著檔案的查閱與利用效率。所以，醫(yī)院需要投入一些資金與精力對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化以及信息化等方面的培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)與能力，進(jìn)而確保檔案管理的質(zhì)量。

3.3 突破傳統(tǒng)模式

在數(shù)字化時(shí)代背景下，醫(yī)院應(yīng)該突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)檔案信息庫(kù)進(jìn)行建立與完善。管理人員可以結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)以及各個(gè)科室的檔案資料進(jìn)行收集，并將它們放入到統(tǒng)一的系統(tǒng)中進(jìn)行保存，再對(duì)其進(jìn)行分類，進(jìn)而增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化與系統(tǒng)化。同時(shí)也要及時(shí)更新系統(tǒng)軟件，確保系統(tǒng)運(yùn)行效率，進(jìn)而提升檔案管理效率，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的耗時(shí)、費(fèi)力等不足之處。對(duì)檔案信息庫(kù)進(jìn)行建立與完善，是提升醫(yī)院檔案管理水平的前提條件。

3.4 提升檔案利用率

對(duì)文件進(jìn)行歸檔的重要目的在于提升文件的利用率，所以在對(duì)文件進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)該對(duì)文件形成規(guī)律進(jìn)行充分考慮，對(duì)內(nèi)容以及保管年限等進(jìn)行合理區(qū)分，對(duì)時(shí)間點(diǎn)、關(guān)鍵字等進(jìn)行標(biāo)注，進(jìn)而為后續(xù)的檔案查閱與利用創(chuàng)造便利條件。

3.5 對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分利用

在數(shù)字化時(shí)代背景下，在檔案管理工作中可以對(duì)各種數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分利用。各個(gè)科室可以通過各自的電腦終端實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查找與利用，對(duì)申請(qǐng)流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，在方便各個(gè)科室查詢的同時(shí)，也提升了檔案的利用率。

醫(yī)院要想對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，筆者認(rèn)為可以從下述幾個(gè)方面入手：第一，通過數(shù)字化技術(shù)對(duì)信息系統(tǒng)、醫(yī)院影像存檔系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、放射信息系統(tǒng)等進(jìn)行有效整合，對(duì)檔案查詢系統(tǒng)、服務(wù)共享平臺(tái)等進(jìn)行完善，從檔案檢索以及檔案編研等方面對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，同時(shí)也要做好檔案管理的跟蹤與監(jiān)管工作；第二，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行充分利用，對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)，尤其是對(duì)臨床醫(yī)療以及醫(yī)學(xué)研究等方面的評(píng)價(jià)；第三，對(duì)云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等進(jìn)行充分利用，可以建立“醫(yī)療云”，在深入開發(fā)與加工醫(yī)院檔案信息的基礎(chǔ)上，為各個(gè)科室提供檔案管理與利用的終端，提升檔案管理的實(shí)效性。同時(shí)，也應(yīng)該對(duì)檔案查詢、檔案調(diào)取以及檔案使用等功能進(jìn)行完善，全面發(fā)揮檔案對(duì)醫(yī)院的價(jià)值。另外，也應(yīng)該確保檔案管理系統(tǒng)和居民健康檔案以及公共衛(wèi)生系統(tǒng)等的銜接，進(jìn)而為患者、社會(huì)群眾以及醫(yī)務(wù)人員提供全方位的社會(huì)服務(wù)；第四，在數(shù)字化時(shí)代下，醫(yī)院也應(yīng)該加強(qiáng)和其他醫(yī)院的檔案資源合作，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行交流與協(xié)作，對(duì)檔案資源進(jìn)行共享，進(jìn)而為社會(huì)群眾提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

數(shù)字化時(shí)代雖然為醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了便利，但是也存在一些潛在問題，例如網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行以及設(shè)備系統(tǒng)等方面的安全問題，如果文件被病毒攻擊，那么就會(huì)出現(xiàn)文件損毀、文件被盜等問題，所以管理人員應(yīng)該做好備份工作，并對(duì)一些防病毒軟件進(jìn)行靈活運(yùn)用。在進(jìn)行信息共享時(shí)，也應(yīng)該對(duì)信息使用者的行為進(jìn)行規(guī)范，可以為他們?cè)O(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限。另外，醫(yī)院也可以對(duì)員工進(jìn)行檔案信息安全建設(shè)、法律意識(shí)培養(yǎng)等方面的培訓(xùn)，進(jìn)而約束他們的檔案信息管理與使用行為，提升醫(yī)院檔案資源的安全性[2]。

4 結(jié)論

總而言之，完善檔案管理模式是數(shù)字化時(shí)代為醫(yī)院管理提出的新要求，也是醫(yī)院長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的必經(jīng)之路。所以對(duì)于醫(yī)院而言，應(yīng)該創(chuàng)新傳統(tǒng)觀念，增加檔案管理的投入力度，對(duì)先進(jìn)的管理設(shè)備、管理技術(shù)等進(jìn)行引進(jìn)，突破傳統(tǒng)模式，對(duì)各種檔案資源進(jìn)行統(tǒng)籌管理，同時(shí)也需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，提升它的利用率。另外，在數(shù)字化時(shí)代當(dāng)中，也應(yīng)該對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分利用，對(duì)相關(guān)系統(tǒng)、相關(guān)平臺(tái)等進(jìn)行完善，對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境、檔案管理流程以及信息存儲(chǔ)空間等進(jìn)行不斷優(yōu)化，進(jìn)而做好檔案的收集、分類、整合與歸檔工作，促進(jìn)醫(yī)院的數(shù)字化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張澄橙. 數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建[J]. 信息記錄材料， 2016， 17（4）：82-83.

[2]鄒明超， 姜翠玉. 數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建研究[J]. 經(jīng)濟(jì)管理：文摘版：00182-00182.