黃紅燕

摘 要：企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中會(huì)產(chǎn)生一定的歷史記錄，形成了豐富的文書檔案體系，在該體系中，能充分反映企業(yè)的發(fā)展史、發(fā)展經(jīng)驗(yàn)與教育等，這都是未來企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中所必不可少的，旨在為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供一定的借鑒與依據(jù)。文書管理還會(huì)對企業(yè)重大決策、貿(mào)易往來、產(chǎn)品開發(fā)等提供重要的信息支撐，具有高度的應(yīng)用價(jià)值?？梢?，做好企業(yè)文書的管理十分重要。本文對企業(yè)文書檔案管理中所存在的問題進(jìn)行闡述，并提出相應(yīng)的處理建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書檔案；管理；問題；對策

檔案是對過去發(fā)生的事情所做的記錄和總結(jié)，檔案由大量的與事件相關(guān)的信息和資料組成，能夠?yàn)槿藗冞M(jìn)行后續(xù)的工作提供借鑒和幫助。對于企業(yè)來說，文書檔案管理工作的意義在于記錄企業(yè)發(fā)展過程中的大小事務(wù)，使企業(yè)發(fā)展歷史能夠體現(xiàn)在一系列文件和檔案當(dāng)中，企業(yè)文書檔案管理水平的高低直接關(guān)系和影響到文書檔案資料的質(zhì)量、完整性和利用效果，只有樹立企業(yè)文書檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，才能切實(shí)發(fā)揮文書檔案的作用，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

1 企業(yè)文書檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

縱觀企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)影響檔案管理水平的基本因素為管理意識(shí)，企業(yè)中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文書檔案管理上意識(shí)比較淡薄，各部門的協(xié)調(diào)性與配合度嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理水平受到限制。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為開展文書檔案管理與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益無關(guān)，且在檔案認(rèn)知上存在偏差，未能全面認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值意義、技術(shù)價(jià)值，進(jìn)而在文書檔案管理上的精力、投資等都嚴(yán)重不足。

1.2 檔案管理模式滯后

檔案管理工作的實(shí)施，很多企業(yè)都還保存著傳統(tǒng)的檔案管理方法，主要以人工方式進(jìn)行管理，不僅耗時(shí)、耗力、耗財(cái)，也會(huì)嚴(yán)重威脅檔案利用效果。企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施，若想提高檔案管理水平，企業(yè)必須要配備相應(yīng)的管理設(shè)備與信息化平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。然而，在信息化背景下，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)上的投入力度嚴(yán)重不足，未配備專門的檔案管理室與計(jì)算機(jī)等設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理信息化工作實(shí)施力度不強(qiáng)，會(huì)嚴(yán)重影響文書檔案管理水平與管理效率。

1.3 缺乏專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)

對于企業(yè)而言，文書檔案是不可或缺的，其在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中扮演著重要的角色。檔案管理工作需要一定的檔案管理者去實(shí)施，然而，就目前檔案管理現(xiàn)狀來看，缺乏專業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致在檔案管理上缺乏專業(yè)性。部分檔案管理者僅僅掌握基本的檔案管理知識(shí)，缺乏熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，導(dǎo)致在檔案信息化管理上缺乏實(shí)效性與科學(xué)性。由于缺乏檔案管理先進(jìn)技術(shù)，導(dǎo)致在檔案管理上的操作缺乏專業(yè)性與高效性，不熟悉信息化管理系統(tǒng)的操作技巧，使得檔案管理效率受到嚴(yán)重威脅。

1.4 企業(yè)文書檔案管理基礎(chǔ)普遍較差

多年來文書檔案管理一直處于封閉式管理狀態(tài)，檔案管理的主要目的在于保管并以不丟失為原則，每個(gè)時(shí)期對檔案的質(zhì)量要求不同、對檔案的整理規(guī)則不統(tǒng)一、檔案裝具不規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和投入不足，檔案人員素質(zhì)參差不齊，檔案部門的待遇和地位過低，未引入檔案部門對歸檔部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核機(jī)制和管理機(jī)制，造成檔案管理基礎(chǔ)較差的局面。

1.5 企業(yè)文書工作與文書檔案工作銜接方面存在問題

企業(yè)在實(shí)際工作中，文書與檔案實(shí)行的是分塊管理制，不可避免的造成了文書工作與檔案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的地方。由于文書人員檔案意識(shí)淡薄，忽視檔案工作對他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、用紙不規(guī)范、裝訂不規(guī)范、附件不規(guī)范、文種使用不當(dāng)、辦理程序不規(guī)范、原稿不齊全、編號(hào)不規(guī)范等情況，文書處理文件工作質(zhì)量的高低直接影響檔案收集工作的質(zhì)量、進(jìn)度和檔案利用，而且對文件鑒定價(jià)值和文件之間的有機(jī)聯(lián)系等都有一定的影響。

1.6 電子檔案保存安全意識(shí)不足，存在管理漏洞

電子文件具有操作方便、傳遞便捷等突出優(yōu)勢，但對軟硬件設(shè)備的依賴性極強(qiáng)，數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害、內(nèi)容易更改等，都給電子文檔的安全保護(hù)和長期保存帶來一定的威脅。據(jù)了解，目前有部分檔案人員防范意識(shí)差，對電子文件的備份及自用機(jī)器的防毒殺毒等觀念淡薄，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰，將會(huì)造成極大的損失。

2 提高企業(yè)文書檔案管理水平的相應(yīng)對策

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視是提高文書檔案管理水平的前提

只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視和充分理解文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作應(yīng)有的地位，不斷提高各部門和員工對檔案工作的認(rèn)識(shí)，為檔案管理部門配備懂專業(yè)綜合素質(zhì)好的人員，不斷加大對檔案設(shè)施的資金、技術(shù)等投入和檔案管理人員培訓(xùn)力度，切實(shí)提高檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，加強(qiáng)各部門與檔案管理部門的溝通與協(xié)調(diào)，才能有助于文書檔案管理水平的提高和文書檔案管理工作的順利開展。

2.2 認(rèn)真理順文書工作與文書檔案管理工作

文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書工作的好壞直接關(guān)系到文書檔案管理的水平。因此，文書人員必須要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，虛心接受檔案管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督，認(rèn)真遵守相關(guān)的法律、法規(guī)，在實(shí)際工作中通過認(rèn)真執(zhí)行完善的立卷歸檔制度，確保文件收集完整、及時(shí)和準(zhǔn)確，通過科學(xué)分類、劃分組合，使文件材料形成有機(jī)的聯(lián)系。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔管理制度，密切關(guān)注文件資料的收集、整理工作，按時(shí)接收檔案，對新接收的文書檔案資料一定要嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真核對，對不符合規(guī)定的文件，一律按照要求返回文書重新整理，嚴(yán)格把好文書檔案質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格按照檔案保管期限表對檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，同時(shí)，對文書檔案的利用工作，一定要按照規(guī)定認(rèn)真履行檔案查、借閱審批手續(xù)，對未按時(shí)歸還的檔案要及時(shí)催還，對歸還的檔案要及時(shí)歸位，并認(rèn)真做好檔案的保護(hù)和統(tǒng)計(jì)工作。

2.3 做好文書檔案的基礎(chǔ)工作、監(jiān)督指導(dǎo)與溝通協(xié)調(diào)工作

文書檔案管理人員應(yīng)立足于本崗位，樹立服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真做好文書檔案的收集、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作，切實(shí)發(fā)揮檔案部門的參謀作用。由于企業(yè)文書檔案中的許多有價(jià)值的檔案往往來源于重要的業(yè)務(wù)部門，因此，文書檔案管理人員應(yīng)積極與各相關(guān)部門和人員及時(shí)溝通，定期對各業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員進(jìn)行檔案法律法規(guī)和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，認(rèn)真指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作，保障檔案收集渠道的暢通，切實(shí)發(fā)揮檔案部門的作用。

2.4 實(shí)現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化

目前，在部分企業(yè)計(jì)算機(jī)作為一種高效地處理龐大信息的現(xiàn)代先進(jìn)工具被引入了文書檔案的管理，通過該技術(shù)的應(yīng)用大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時(shí)間、提高了效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)、光盤等高科技檢索工具，借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的平臺(tái)，檔案利用者通過授權(quán)可以便捷地得到所需的檔案資料，這可有效地提高檔案查借閱效率，豐富了檔案查借閱手段，這也是檔案發(fā)展的必然趨勢。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)文書檔案管理工作雖然還存在一些問題，但是，只要檔案管理部門主動(dòng)尋求問題解決的方式，改變檔案管理工作模式、積極進(jìn)行檔案服務(wù)宣傳，文書檔案管理問題就能夠妥善解決，檔案管理部門也能夠在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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