王志軍

我們經(jīng)常會在職場中用到數(shù)據(jù)透視表，例如圖1所示的工作表，這是某單位2017年甲、乙兩種存貨的出入庫數(shù)據(jù)，其實如果你的Excel版本是2016或更高，那么可以基于數(shù)據(jù)模塊創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，功能更為強大。

第1步：創(chuàng)建數(shù)據(jù)模型

切換到“數(shù)據(jù)”選項卡，在“數(shù)據(jù)工具”功能組選擇“數(shù)據(jù)模型”，初次使用時會詢問是否啟用數(shù)據(jù)分析加載項以使用此功能，點擊“啟用”按鈕，此時會切換到新增加的“Power Pivot”選項卡，框選需要處理的數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊“添加到數(shù)據(jù)模型”按鈕，隨后會看到圖2所示的效果。

第2步：添加計算字段

接下來在這里新建一個計算字段，字段名為“入庫合計”，使用公式“入庫合計：=SUM（[入庫]）”，這里的“入庫合計”是字段名稱，SUM是聚合函數(shù)，“入庫”是被計算的字段名，如圖3所示，隨后可以看到最下方顯示“入庫合計：=5661”的計算效果。返回Excel，選擇“入庫”列，如圖4所示，可以發(fā)現(xiàn)此時的計算字段值恰好等于“入庫”列的合計結果。

第3步：創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

切換到“主頁”選項卡，創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，激活“字段列表”，將“倉庫地點”字段拖拽到行區(qū)域，將“商品名稱”字段拖拽到列區(qū)域，“入庫合計”字段拖拽到值區(qū)域，效果如圖5所示。

我們如果對數(shù)據(jù)模型進行篩選，例如“倉庫地點”選擇“A倉庫”，“商品名稱”選擇“丙”，此時計算字段的聚合值會自動刷新，效果如圖6所示。也就是說，透視表中值區(qū)域計算字段的聚合值實際上是在對數(shù)據(jù)模塊中數(shù)據(jù)表按照透視表當前行標簽、列標簽、頁區(qū)域的當前值進行篩選之后進行聚合計算所得到的結果。

當然，我們可以將SUM更改為其他的函數(shù)，例如MAX、MIN、COUNT、AVERAGE等，計算原理都完全相同，感興趣的朋友可以一試。