摘要：隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中的應用十分廣泛，在檔案收集及管理工作中運用信息技術(shù)有助于提高檔案管理的質(zhì)量與水平，檔案管理工作要符合時代發(fā)展的特征，信息化檔案管理體系的構(gòu)建是社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。目前，對于企事業(yè)單位而言，加強檔案管理的信息化建設有助于推動檔案管理工作的開展。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工，工作效率較低，檔案資料收集和整理較慢，因此，運用信息技術(shù)提高檔案管理的效率是十分必要的。本文首先指出了信息時代檔案管理的特點，分析了當前檔案管理存在的問題，提出了將信息技術(shù)應用于檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案收集；檔案管理；應用策略

一、信息時代檔案管理的特點

（1）信息技術(shù)的應用可以轉(zhuǎn)變檔案管理的載體。與傳統(tǒng)檔案管理不同，信息技術(shù)多是將檔案資料轉(zhuǎn)換成一種數(shù)字化信息，利用存儲介質(zhì)進行儲存，實現(xiàn)檔案信息的快速處理，保存形式得以改變，不受空間時間的限制。信息化模式下，檔案管理可以利用計算機進行管理，檔案數(shù)據(jù)的交換與共享容易實現(xiàn)，電子文件、電子圖紙等代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，更方便保存和攜帶。

（2）基于信息技術(shù)應用的檔案管理模式發(fā)生了改變。傳統(tǒng)的檔案管理包括文書檔案資料、基礎建設資料、人事檔案、單位發(fā)展史等，檔案類別較少，現(xiàn)代的檔案分類就可以根據(jù)信息技術(shù)應用，建立分類管理模塊，運用計算機技術(shù)設定好人為指令，并且隨時根據(jù)情況進行調(diào)整，電子檔案就可以根據(jù)單位生產(chǎn)、財務、人事、行政管理等分為很多類別，建立規(guī)范的檔案管理體系。

二、我國目前檔案管理體制存在的問題

（一）檔案管理部門觀念較為滯后

部分單位管理者對于檔案管理不夠重視，認為檔案管理工作不是很重要，加之企業(yè)領導過于重視利益，大量精力都用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，檔案管理工作一直處于比較邊緣的地位。其次，企事業(yè)單位檔案管理資金投入有限，信息設備較少，信息化建設力度不足，檔案管理經(jīng)費十分有限。另外，企業(yè)員工對于檔案管理的重要性也不夠重視，檔案管理人員管理意識與責任意識不強，認為檔案管理屬于服務性質(zhì)的工作，因此，檔案管理工作難以開展。

（二）檔案管理不夠科學和規(guī)范

企事業(yè)單位的檔案管理工作存在的另一個問題就是缺乏健全的管理制度，即使部分單位建立了檔案管理制度，但是缺少針對性與普遍性，企業(yè)檔案分類方法不科學，分類混亂，檔案歸檔日期不確定，檔案保管存在問題，檔案收集不全面，資料真實性有待考證，檔案質(zhì)量標準不統(tǒng)一等等。個別單位沒有建立單獨的檔案管理部門，檔案零散存儲在不同的部門，檔案收集面臨一定的困難，檔案管理秩序混亂，部分檔案資料丟失，檔案管理水平較低。

三、信息技術(shù)在檔案收集與管理中應用策略

（一）建立檔案管理信息化體系

企事業(yè)要加大投入購置檔案管理需要的相關(guān)設備，如計算機、路由器、復印機、掃描儀等，還要加強檔案管理軟件的開發(fā)，為搭建檔案管理信息化平臺建立一定基礎。其次，要促進檔案資料的數(shù)字化，要做好資料的錄入，管理人員要從源頭抓起，建立檔案格式，做好紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的歸檔。另外，要做好檔案的安全保管，檔案室鑰匙要嚴格管理，做好檔案秘密等級規(guī)定，電子檔案管理要做好計算機系統(tǒng)的安全處理。

（二）提升檔案管理人員的業(yè)務能力與綜合素質(zhì)

信息化的檔案管理主要依靠專業(yè)的檔案管理人才，管理者要具備較強的責任心與管理意識，要有時代感和敏銳的洞察力，掌握先進的設備操作技能，檔案管理專業(yè)知識過硬，對于檔案管理有著獨到的見解，具備檔案管理設備的維護能力，了解檔案鑒定與評估的流程，對于檔案收集與整理業(yè)務十分熟悉，進而促進檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案收集與管理中信息技術(shù)的具體應用

1.當檔案收集與整理

信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用是十分必要的，在檔案收集與整理的過程中運用信息技術(shù)可以提高檔案管理的質(zhì)量和水平，檔案管理人員一定要充分發(fā)揮自身的專業(yè)知識與技能，重視檔案的收集與整理，在收集整理檔案時做到不外泄，保證檔案資料的私密性。其次，在運用計算機技術(shù)管理檔案時要做好檔案資料的錄入，保證數(shù)據(jù)信息的真實性與精確性，做好軟件的操作，避免出現(xiàn)錯誤，影響檔案資料的科學性。

2.檔案資料的歸納與分類

檔案管理中資料的歸納與分類是重要的一個環(huán)節(jié)，是提升檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性工作，檔案管理人員要結(jié)合檔案的內(nèi)容將其做好分類，利用信息技術(shù)做好電子檔案的分類，例如根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、人事、財務等進行檔案分類歸納，同一類的檔案做好序號編制，進行統(tǒng)一管理。其次，信息技術(shù)應用與檔案歸納與分類是檔案管理工作過的前提，有助于提高檔案管理的效率。

3.檔案資料的查閱與提取

企事業(yè)單位要建立檔案管理平臺，建立檔案索引，可以便于檔案的查閱與提取，有助于檔案資料發(fā)揮其應有的作用，檔案資料是企業(yè)發(fā)展和決策的依據(jù)，因此，查閱與提取檔案是其作用發(fā)揮的體現(xiàn)，傳統(tǒng)的查閱與提取方式容易浪費時間，利用信息技術(shù)可以瞬間找到檔案信息，管理人員直接到檔案時提取，十分快捷與方便。

四、結(jié)語

綜上所述，筆者分析了當前信息技術(shù)在檔案管理中應用存在的問題，指出了信息技術(shù)合理運用于檔案管理的有效策略，旨在為企業(yè)實行科學的檔案管理提供依據(jù)，檔案管理人員要樹立責任意識與管理意識，重視檔案管理工作，促進檔案資料管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

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作者簡介：石春莉（1974-），女，大專，館員，檔案管理。