羅俊梅

摘要：隨著信息化技術的進一步深入，目前信息化管理已經(jīng)運用到各行各業(yè)的數(shù)據(jù)化管理中去。本文根據(jù)房地產檔案管理的真實性，便捷性，系統(tǒng)性，共有性，安全性的特點，進一步剖析將數(shù)字化管理運用到檔案管理中的的具體價值和作用。同時也給出了具體的應用策略。

關鍵詞：數(shù)字化技術； 房地產檔案管理； 應用；價值

[HJ0.75mm]1 房地產檔案管理的特點

1.1 真實性

房地產檔案是其在各種房地產管理活動中產生的真實的歷史記錄，是房地產特有的專業(yè)活動產生的，需要保證其數(shù)據(jù)的真實，否則會導致后期各項問題的產生。

1.2 便捷性

房地產信息檔案雜而亂，為了保證工作人員能夠及時查詢到對應房產信息，同時便于客戶能夠清晰了解房產信息，于此便要求信息管理必須要具有便捷性。

1.3 系統(tǒng)性

[JP2]由房地產檔案的生成規(guī)律決定了房地產檔案具有系統(tǒng)性，同時房地產的開發(fā)也是模塊化進行的，同時房地產信息檔案的形成也是以房地產項目活動為標準而形成的。因而要求具有參考價值的檔案的形成，需要對整個項目進行收集整理，如此才能保證各個房地產項目開發(fā)過程的情況能夠系統(tǒng)性反應出來。[JP]

1.4 共有性

房地產檔案的共同性是指當房地產出售給買家后，為了便于使用者進行質量起訴的權利，房地產的相關的數(shù)據(jù)檔案應當是使用者和房地產管理者之間的共同財產。

1.5 安全性

當將數(shù)字化管理應用于房地產的檔案管理中時應當保證其網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全，隱私保護。避免數(shù)據(jù)的遺漏，錯誤。設置好各級用戶的使用權限，保證其檔案的安全性。

2 房地產檔案管理中運用數(shù)字化技術的價值：

2.1 使信息查詢更簡便

傳統(tǒng)的檢索方法是通過目錄標記的文件的位置，找出所需的文件的存儲位置。再根據(jù)目錄按照“問題”或“主體”的特點，然后在對應存儲空間中搜索和檢索，既費時又費力。據(jù)房地產檔案檢索的以上特點，房地產開發(fā)企業(yè)必須具有一定的規(guī)模才能用來滿足房地產檔案信息利用的需求，然而在市場經(jīng)濟中，使用傳統(tǒng)檔案管理模式想要滿足以上特性非常困難的。當實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化后，我們可以通過直接咨詢計算機的在線文件，并將原始檔案提供給客戶，通過數(shù)字化檔案對于那些沒有信息的用戶直接對接信息。

2.2 可以通過多種渠道來進行檢索

數(shù)字文件管理可以提供比傳統(tǒng)檢索更多的查詢方法，如計算機模糊查詢，名稱查詢、主題查詢、文件編號查詢，查詢時間，年齡查詢、組合查詢、分類查詢，關鍵字查詢等。根據(jù)給定的分類指導。并且計算機會根據(jù)查詢者提供的要求自動選擇最佳的查詢模式，這樣便能使查詢數(shù)據(jù)的方法更加方便耗時更短和智能化，并真正方便檔案查詢管理工作。

2.3 使得檔案的使用與保存不受時間與地域的限制

[JP2]在網(wǎng)絡技術的支持下，數(shù)字文件查詢最大的優(yōu)點是可以通過實現(xiàn)遠程通信的使用使它能突破時空的限制，同時也可以同時多人查詢且相互之間不受影響，解決了以往使用檔案的不便。[JP]

2.4 便于隱私的保存

在數(shù)字文件系統(tǒng)中，檢索和搜索文件數(shù)據(jù)的唯一方法就是在用戶端口輸入信息進行查詢。并且數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以會根據(jù)服務對象的權限的不同類型，判斷用戶是否被允許進入，通過此種系統(tǒng)設置進一步提高了檔案管理的安全性。

2.5 便于后期做大數(shù)據(jù)管理

為了報告各種檔案的細節(jié)，通常使用的手段是檔案統(tǒng)計，即是檔案數(shù)據(jù)分析手段和基礎，是檔案管理的一個重要組成部分。但是當檔案的數(shù)字化實現(xiàn)后，對系統(tǒng)進行各種統(tǒng)計很方便，其中具體的包括統(tǒng)計特征的分析，進而有助于檔案管理人員進行及時的對文件管理采取正確的行為。

3 數(shù)字化管理的應用

3.1 確定完善的管理制度

在房地產檔案管理的過程中，可以從管理者的培訓，硬件和軟件的要求方面，等主要內容的檔案管理制度，建立一個完善的管理體系。具體措施如下：第一，將存儲數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進行秘密級的分級：對敏感和機密信息進行加密，它也可以離線存儲在一個安全的地方，從而防止房地產檔案信息遭遇改變，被竊取或破壞的危險；第二，保證系統(tǒng)運行環(huán)境的安全，例如：包括房地產檔案訪問控制、系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡環(huán)境保護和管理，防止自然災害、管理保護設施等。第三，對系統(tǒng)的安全運行管理系統(tǒng)的管理：主要是包括業(yè)務管理、操作恢復管理內容、操作安全管理、操作權限管理、作業(yè)標準化管理，經(jīng)營責任管理的應用軟件等，通過相關技術防止數(shù)字檔案信息被偷竊和修改，最終提高數(shù)字檔案信息的安全。同時，嚴格執(zhí)行信息存儲系統(tǒng)，保證記錄信息的收集的真實性，同時控制檔案信息管理和使用過程中記錄信息的真實性。

3.2 將房地產檔案進行系統(tǒng)的管理

在傳統(tǒng)的房地產檔案信息管理中，通常是使用手工收集、整理的紙質材料，主要的害處在于容易造成材料損失，當存放不當時，容易造成信息的損害以至于檔案管理信息不到位。因此，為了實現(xiàn)紙質檔案管理和信息化管理的目的，同時保證更加完善檔案管理，避免或減少檔案丟失、損壞，利用數(shù)字技術對房地產檔案數(shù)據(jù)進行管理是一種非常好的方式。同時，也可以通過視頻、音頻等技術手段，豐富房地產檔案管理的數(shù)據(jù)，使其更具形象化。

3.3 將數(shù)據(jù)網(wǎng)絡建設完全

為了更好的將數(shù)字化管理應用于房地產檔案的管理過程中，我們可以主要從以下兩點出發(fā)：一是要建立一個數(shù)據(jù)庫，可以通過掃描儀掃描文件直接將數(shù)據(jù)錄入計算機，通過掃描的數(shù)據(jù)可以建立成一個房地產檔案數(shù)據(jù)庫。其次，應當在房地產檔案信息數(shù)字化管理的過程中建立傳輸平臺，當完善的數(shù)據(jù)庫建立時，應當頻繁有效地利用房地產檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)其價值為中心。如此才能保證，用戶在使用信息時能夠有效的防止文件信息在傳輸過程中丟失，修改或被盜。

4 結語

綜上所述，將數(shù)字化管理運用到房地產檔案管理中，建立房產影像化檔案庫，可以使得數(shù)據(jù)查詢和保存更為的方便，更便于向各級政府、社會公眾提供真實準確的房產登記信息，同時也為今后全國統(tǒng)一的不動產系統(tǒng)能順利開展打好基礎，更好地服務于不動產檔案管理工作。

參考文獻：

[1]寇楊.檔案網(wǎng)絡信息安全保障體系建設探討.管理觀察，201226.

[2]朱春麗.數(shù)字化信息在企業(yè)技術創(chuàng)新和管理中的作用[J].硅谷，200904.

[3]馬茹.房地產企業(yè)檔案數(shù)字化建設.機電兵船檔案，201004.