易祥松

信息化時(shí)代下高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新途徑實(shí)則是開(kāi)創(chuàng)現(xiàn)代化的信息化建設(shè)之路。本文從高校人事檔案管理工作的重要性、當(dāng)下高校人事檔案管理工作的不足之處以及高校人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑三個(gè)方面進(jìn)行分析，以研究信息化時(shí)代下的人事檔案管理新思路、方式、手段為核心，探究高校人事檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展之路，具體如下。

一、當(dāng)下高校人事檔案管理工作的不足之處

首先，人事檔案歸檔過(guò)程不細(xì)致，常出現(xiàn)資料散亂排放的情況，這為后續(xù)的資料查找、檢查、借閱等工作造成了不小的阻礙，甚至?xí)z漏重要的醫(yī)療資料；第二，紙質(zhì)人事檔案保存管理情況差，致使許多重要資料存在破損情況，對(duì)重要的印章、簽名來(lái)說(shuō)，這樣的破損往往是致命的；第三，人事檔案的保密、利用機(jī)制不完善，不僅會(huì)導(dǎo)致重要資料的安全性降低，還會(huì)致使人事檔案的利用率降低，尤其對(duì)于非常重要的人事檔案（例如重要領(lǐng)導(dǎo)人員信息資料等等），保密和利用機(jī)制不完善所造成的安全威脅是不容小視的。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

人事檔案管理工作共分為如下幾個(gè)步驟：首先制定歸檔管理制度；其次制定人事檔案的管理制度；再次，制定人事檔案的保密、利用等制度；最后就是利用人事檔案管理工具整理人事檔案。本文擬從這幾個(gè)步驟入手進(jìn)行分析，具體如下。

（一）人事檔案歸檔過(guò)程信息化

人事檔案歸檔過(guò)程信息化共分為以下幾點(diǎn)：第一，歸檔工作交由專(zhuān)門(mén)的信息化團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，尤其是對(duì)大型高校來(lái)說(shuō)，要選擇“人事檔案團(tuán)隊(duì)+信息化團(tuán)隊(duì)”的團(tuán)隊(duì)式歸檔管理方式；第二，歸檔過(guò)程中做好掃描、拍照、記錄等工作，使每一份人事檔案的歸檔過(guò)程都有最原始的證據(jù)留存，而至于這些掃描的圖片資料，則由專(zhuān)門(mén)的信息掃描人員專(zhuān)管。

（二）人事檔案管理過(guò)程信息化

人事檔案管理過(guò)程信息化共分為以下幾點(diǎn)：第一，人事檔案要做好分類(lèi)管理，這里所說(shuō)的分類(lèi)并不單純的指將資料按類(lèi)別放好，而是要通過(guò)專(zhuān)業(yè)的信息分類(lèi)軟件，按照不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不同資料進(jìn)行二次整理；第二，利用流程監(jiān)管軟件監(jiān)管人事檔案管理流程，使每一環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)“高效保質(zhì)、專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)、分流有序”。

（三）人事檔案的保密、利用機(jī)制信息化

人事檔案的保密、利用機(jī)制信息化共分為以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)于不同人事檔案資料設(shè)定不同的保密級(jí)別，與之對(duì)應(yīng)的設(shè)置不同的管理密鑰，尤其對(duì)高級(jí)別的人事檔案資料來(lái)說(shuō)，管理密鑰不僅要定期更新，還要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)；第二，人事檔案利用機(jī)制旨在提升人事檔案的利用率，因此最好的方法是結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)打造“數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)更新”的新型人事檔案利用機(jī)制。

（四）人事檔案管理過(guò)程信息化

人事檔案的制作過(guò)程信息化共分為以下幾點(diǎn)：第一，管理工具的選擇必須要用心，選擇質(zhì)量好、使用方便的管理工具，這樣可以有效提升人事檔案管理效率和管理質(zhì)量，例如致得E8人事檔案管理軟件或是由高校牽頭開(kāi)發(fā)自己的人事檔案管理軟件；第二，人事檔案管理軟件需入網(wǎng)，所以要求其具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性和安全性，同時(shí)還要有專(zhuān)業(yè)的軟件維護(hù)團(tuán)隊(duì)。

（五）其他信息化建設(shè)途徑

1.加強(qiáng)人事檔案管理信息化人才建設(shè)，為信息化建設(shè)提供新思路

21世紀(jì)最重要的是人才，而高水平的信息化人才隊(duì)伍是推動(dòng)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要力量，因此，各大高校都要建立和完善信息化人才隊(duì)伍建設(shè)制度，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供新思路、新想法。

2.加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航

完善的人事檔案管理制度是保障高校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和前提，因此，各大高校要積極研究現(xiàn)有的人事檔案管理制度中的不足，認(rèn)真聽(tīng)取各方建議和意見(jiàn)，落實(shí)人事檔案管理制度改革辦法，從而推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校人事檔案管理工作也迎來(lái)了前所未有的發(fā)展基于，鑒于現(xiàn)代科技的發(fā)展對(duì)各行各業(yè)的影響越來(lái)越深。人事檔案管理流程也需不斷優(yōu)化和完善，從歸檔、管理、保密和利用、管理等多個(gè)方面入手不斷創(chuàng)新工作方式，同時(shí)加強(qiáng)信息化人才建設(shè)和管理制度建設(shè)，開(kāi)創(chuàng)人事檔案管理工作新局面，開(kāi)拓信息化時(shí)代下人事檔案管理工作新方式。（作者單位為昭通學(xué)院）